Để thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào, quản lý hiệu suất là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, việc này đôi khi có thể trở nên phức tạp và khó khăn đối với nhiều nhà quản lý. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách để quản lý hiệu suất một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Quản lý hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất là quá trình quản lý và tối ưu hoá hiệu suất làm việc của cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống. Nó bao gồm việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường kết quả và phân tích dữ liệu để cải thiện quá trình làm việc. Mục đích của quản lý hiệu suất là đảm bảo rằng các cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống đạt được hiệu suất tối đa và đóng góp tối đa vào mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý hiệu suất bao gồm nhiều khía cạnh, bao gồm đánh giá hiệu suất, phát triển kỹ năng, cải thiện quy trình và sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả làm việc. Việc quản lý hiệu suất không chỉ giúp cá nhân hoặc tổ chức đạt được thành công, mà còn giúp họ tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm chi phí.
Những lợi ích của việc quản lý hiệu suất mang lại
Việc quản lý hiệu suất mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống, bao gồm:
- Đạt được mục tiêu: Quản lý hiệu suất giúp đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả để đạt được mục tiêu đó.
- Tăng năng suất: Quản lý hiệu suất giúp cá nhân hoặc tổ chức tăng năng suất làm việc, hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Cải thiện chất lượng: Quản lý hiệu suất giúp tăng cường chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu và tăng khả năng cạnh tranh.
- Giảm chi phí: Quản lý hiệu suất giúp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian và tăng năng suất.
- Phát triển kỹ năng: Quản lý hiệu suất giúp cá nhân hoặc tổ chức phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực làm việc.
- Tăng cường sự hài lòng và sự tham gia của nhân viên: Quản lý hiệu suất giúp tăng cường sự hài lòng và sự tham gia của nhân viên bằng cách đưa ra phản hồi xây dựng và các cơ hội phát triển.
Nhìn chung, việc quản lý hiệu suất là một yếu tố quan trọng giúp cá nhân hoặc tổ chức đạt được mục tiêu và tăng cường năng suất, chất lượng và sự cạnh tranh.
Các bước xây dựng quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
Trong quy trình quản lý hiệu suất, xây dựng kế hoạch là bước quan trọng nhất, được xem như việc xây dựng móng cho ngôi nhà, tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp theo thời gian. Để thực hiện bước này, các cấp quản lý cần đồng ý về mục tiêu cần đạt được và kế hoạch thực hiện.
Sau khi xác định được mục tiêu chung, doanh nghiệp cần công bố công khai và minh bạch đến toàn bộ nhân viên. Thông thường, các mục tiêu xoay quanh việc mở rộng thị trường, tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển nguồn nhân lực. Đặc biệt, các mục tiêu này phải gắn với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Để lập kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình SMART. Mô hình này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phát triển theo thực tế và nhiều yếu tố nội tại của doanh nghiệp. SMART là viết tắt của các tiêu chí:
- Cụ thể (Specific)
- Có thể đo lường được (Measurable)
- Mang tính khả thi (Attainable)
- Một cách thực tế (Relevant)
- Có thời hạn để hoàn thành (Time-bound).
Bước 2: Thực hiện kế hoạch
Dựa trên các mục tiêu đã xác định, các cấp quản lý trong doanh nghiệp sẽ phân công công việc cho các bộ phận, phòng ban và cá nhân. Sau đó, các công việc sẽ được tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã được hoạch định và đúng thời hạn.
Bước 3: Theo dõi tiến độ
Trong quá trình thực hiện mục tiêu, hiệu suất làm việc của nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Vì vậy, các cấp quản lý cần thực hiện ba điều sau đây để đảm bảo tiến độ thực hiện được theo dõi chặt chẽ:
Đầu tiên, giám sát định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều đang làm việc đúng tiến độ và đi đúng hướng. Chu kỳ giám sát không nên quá dài để tránh làm giảm giá trị của việc giám sát và không kịp khắc phục những vấn đề hay sự cố phát sinh. Việc giám sát nên được thực hiện trên tinh thần tìm ra những thiếu sót để kịp thời tháo gỡ và giải quyết.
Thứ hai, hỗ trợ nhân viên một cách nhiệt tình để đạt được kết quả công việc tốt nhất. Quy trình giám sát không nên trở thành một hoạt động gây áp lực cho nhân viên.
Cuối cùng, điều chỉnh mục tiêu kịp thời khi thị trường có sự thay đổi. Điều này là rất quan trọng trong quy trình giám sát, giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng kế hoạch và đảm bảo hướng đến kết quả phù hợp, linh hoạt và không bị giới hạn.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý hiệu suất doanh nghiệp là đánh giá và phản hồi để ghi nhận hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Các câu hỏi đánh giá hiệu quả có thể áp dụng bao gồm phù hợp với tình hình thực tế, liên kết với mục tiêu chung của công ty, học hỏi thêm kỹ năng, đạt thành tích và nỗ lực, cần điều chỉnh mục tiêu trong tương lai, và cải thiện công việc hoặc khía cạnh nào.
Các nhà quản lý cũng cần trao tặng phần thưởng công bằng và minh bạch để khích lệ tinh thần làm việc và gia tăng động lực cho nhân viên trong những dự án tiếp theo. Với những nhân viên chưa đạt hiệu quả, nhà quản lý nên phản hồi và hỗ trợ để giúp họ giải quyết khó khăn và cảm thấy trọng dụng.
Yếu tố nào giúp việc quản lý hiệu suất thành công?
Mục tiêu kế hoạch rõ ràng
Để quản lý hiệu suất hiệu quả, các cấp quản lý cần truyền đạt thông tin chi tiết đến nhân viên và giải thích tầm quan trọng của kế hoạch để tạo động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ và nỗ lực. Quản lý cần hợp tác với nhân viên để xây dựng mục tiêu hiệu quả và tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến để thực hiện kế hoạch trơn tru nhất.
Công nhận cống hiến của nhân viên
Sau khi đánh giá hiệu quả của dự án, doanh nghiệp cần công nhận những đóng góp của nhân viên trong việc đạt được kế hoạch và mục tiêu. Việc khen thưởng những nhân viên xuất sắc, có cống hiến sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá cao và coi trọng hơn, đồng thời tạo động lực cho chính họ và các đồng nghiệp khác trong việc phát triển bản thân và đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.
Phản hồi, đánh giá khách quan, chính xác
Để quản lý hiệu suất một cách cụ thể, người quản lý cần phản hồi kế hoạch một cách đều đặn và khách quan nhất có thể. Điều này giúp đánh giá tiến độ thực hiện và cho phép nhân viên nắm bắt được những vấn đề phát sinh để có thể sửa đổi và điều chỉnh một cách phù hợp.
Minh bạch trong giao tiếp
Để đảm bảo kế hoạch được triển khai một cách nhanh chóng và hiệu quả, thông tin về kế hoạch cần được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho tất cả nhân sự liên quan. Việc này giúp nhân viên có được cái nhìn toàn diện về kế hoạch từ đầu, giúp cho giai đoạn thực thi được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn. Đồng thời, các cấp quản lý nên chia sẻ thông tin minh bạch cho nhân viên để tạo cảm giác tin tưởng và giúp tăng tính tương tác giữa các bên.
Trau dồi kỹ năng cho nhân viên
Mỗi nhân viên đều khát khao được trau dồi kiến thức và học hỏi liên tục. Vì vậy, quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng và kiến thức trong công việc để giúp nhân viên tiến bộ và phát triển hơn.
Quản lý hiệu suất là một hoạt động bắt buộc tại các doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích trong việc tăng trưởng chung và phát triển bền vững. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình quản lý, nhà quản lý cần nắm rõ các bước trên để quản lý hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả.
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Cộng tác viên tuyển dụng, Điền Quân tuyển dụng, MCV tuyển dụng, Ogilvy tuyển dụng, Chicilon Media tuyển dụng, Hakuhodo tuyển dụng, Tous Les Jours tuyển dụng và KOI tuyển dụng.
Xem thêm: Nghệ thuật xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
