Làm sao để lịch sự từ chối lời đề nghị không mong muốn từ đồng nghiệp?

Đã đến lúc giảm bớt sự kỳ vọng

Đối với cá nhân có lòng nhiệt thành hay giúp đỡ người khác thì đây là điều khó thực hiện, mặc dù là điều tốt nhưng trong một vài trường hợp chúng ta nên giảm bớt gánh nặng cho bản thân, hay còn được là sự không ngoan. Lan Phương nói rằng cô đã suy nghĩ nhiều về vấn đề này, sự khôn ngoan và lòng hiếu giúp đỡ cách nhau rất mong manh, vì vậy nên cô thường rơi vào tình trạng khó xử. 

Đang khi chuẩn bị vào luồng công việc thì bỗng có âm thanh ngọt ngào gọi tên Lan Phương, đến đây cô cũng đoán được sự việc sẽ diễn ra như thế nào. Khi nhận được lời nhờ giúp đỡ. Tuy nhiên nhanh quá nên cô chưa kịp nghĩ ra câu từ chối, vì vậy mà cô lại có thêm công việc cần phải hoàn thành. Thật ra đây là tính cách thật mà cô có, vốn hiền lành và tốt bụng mà không hay để bụng, vì thế mà được nhiều đồng nghiệp yêu mến, nhưng đó cũng là phần hoạ mà cô chưa trang bị cho mình.

Đây không phải là lần một, lần hai mà rất nhiều lần trước đây, Lan Phương đều cảm thấy khó từ chối. Đôi khi cô cảm thấy đây là việc dễ và không mất nhiều thời gian nên đã giúp đỡ, nhưng đôi khi làm cảm thấy bản thân quá bận rộn với mớ công việc không liên quan. Lan Phương cũng chia sẻ với bạn bè và muốn lắng nghe ý kiến để có nhiều thời gian hoàn thành tốt công việc của mình hơn.

Sau khi được chia sẻ cô quyết định sẽ tìm cách học từ chối một cách khôn ngoan. Đôi khi Lan Phương biết rằng điều này có thể gây bất lợi cho cô khi làm như vậy, nhưng nó không đến mức đồng nghiệp sẽ ghét bỏ cô. Vì vậy mà cô lựa chọn thay đổi và lên một kế hoạch tập trước để từ chối đồng nghiệp một cách khôn khéo.

Lắng nghe đồng nghiệp

Đây là cách mà Lan Phương vẫn luôn làm khi có ai đó nhờ giúp đỡ, cô nói rằng hãy nghe hết những gì đối phương muốn nói, đừng ngắt lời hoặc từ chối ngay lập tức, điều này giống như khi bạn lắng nghe tâm sự của ai đó một cách chân thành. Việc lắng nghe họ nói cũng là một điều đáng trân trọng, cư xử thô lỗ chỉ gây thù chuốc oán. Hãy để đồng nghiệp của bạn nói xong trước khi đưa ra phản hồi của bạn. Sau khi họ nói chuyện xong, hãy tạm dừng một cách quãng ngắn thời gian trước khi đưa ra câu “không” lịch sự.

Không có lý do gì để tỏ ra thô lỗ với đồng nghiệp của mình. Thay vào hãy nói xin lỗi vì không thể giúp đồng nghiệp là hành động lịch sự, và bạn cũng vậy, hãy mỉm cười và tỏ thái độ tốt. Bạn có thể thử những câu như “Tôi rất tiếc vì tôi không thể giúp bạn lần này”.

lan Phương mở rộng cách cư xử lịch sự của cô  là giải thích lý do tại sao mình nói không. Bạn không cần phải đưa ra lời giải thích, nhưng làm như vậy sẽ giúp người kia không cảm thấy thất vọng hay khó chịu. Đưa ra lời giải thích cũng có thể đảm bảo rằng bạn sẽ tiếp tục có một môi trường làm việc dễ chịu.

Tránh nói dối trong lời giải thích, nói với đồng nghiệp lý do thực sự mà bạn không thể giúp họ. Việc tạo ra các cam kết trước đây hoặc các dự án không tồn tại không tôn trọng đồng nghiệp của bạn. Điều này cũng làm hỏng uy tín của bạn và làm tổn hại danh tiếng của bạn. Hãy nói điều gì đó như, “Tôi thực sự không thể giúp gì cho dự án hôm nay vì tôi đã lên lịch trước sau giờ làm việc.”

Đưa ra một giải pháp

Đưa ra một giải pháp thay thế có thể là sự lựa chọn tốt. Vì bạn không thể giúp hôm nay, nhưng có thể ngày mai bạn có thời gian rảnh. Đưa ra các lựa chọn thay thế cho đồng nghiệp của bạn đối với yêu cầu mà họ đã đưa ra nếu nó không phù hợp với lịch trình thời gian của bạn. 

Thực sự bạn có ý định giúp đỡ thì nên rời lịch sang một ngày cụ thể — đừng chỉ tạo ra các lựa chọn thay thế để loại bỏ đồng nghiệp. Bạn có thể nói, “Bạn có linh hoạt về thời hạn không? Tôi có thể giúp ngày mai, nhưng hôm nay thì không thể”. Nếu bạn không thực sự muốn giúp đỡ đồng nghiệp, thì đừng đưa ra phương án thay thế. Hãy cư xử lịch sự, nói không và giải thích ngắn gọn.

Không khó để nói từ chối giúp đỡ, nhưng làm thế nào để nói “không” một cách thoải mái và lịch sự thì không phải ai cũng biết. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi nói lời “từ chối” với đồng nghiệp.

>> Xem thêm: Năm 2023 nhiều biến động, người đi làm cần chuẩn bị gì?

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam