Việc viết email phản hồi đơn ứng tuyển của người tìm việc không chỉ giúp ứng viên yên tâm hơn khi biết được hồ sơ của mình đang đi đến đâu, mà đây cũng là cách nhanh chóng giúp nhà tuyển dụng thông báo cho ứng viên kết quả cũng như lên lịch hẹn phỏng vấn vào thời gian nào đó.
Email Template của VietnamWorks là tính năng hỗ trợ tối đa cho nhà tuyển dụng trong quá trình này. Email Template cho phép người dùng thiết lập trước mẫu email, có thể giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian khi gửi email cho ứng viên mà không cần viết lại.
Cách tạo một email trả lời tuyển dụng tự động bằng tính năng Email Template của VietnamWorks:
1. Truy cập trang web nhà tuyển dụng VietnamWorks và đăng nhập theo đường link: https://employer.vietnamworks.com/
2. Trên thanh tiêu đề, chọn menu bên góc phải màn hình, chọn tab phụ “Thiết lập”
3. Chọn “Mẫu email”để tạo mẫu email của riêng nhà tuyển dụng.
4. Nhấp vào “Tạo mẫu email mới” nếu bạn chưa có mẫu sẵn có trước đây.
5. Một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn có thể điền tiêu đề email và sửa đổi nội dung email nếu muốn. Nhà tuyển dụng cũng có thể đính kèm tệp vào mẫu email. Lưu ý: Bạn chỉ có thể đính kèm 5 tệp và tổng kích thước tệp phải nhỏ hơn 10 MB.
6. Bạn có thể chọn “Tạo thêm” để tạo hàng loạt mẫu email
7. Hoặc nhà tuyển dụng có thể thêm trường Thông minh để hỗ trợ email của mình (Candidate_name, Job_title, Login_email, Email_signature).
- Candidate_name: Tự động thay thế bằng tên ứng viên khi bạn gửi email
- Job_title: Tự động thay thế theo chức danh khi bạn gửi email
- Login_email: Tự động thay thế bằng email của bạn khi bạn gửi email
- Email_signature: Tự động thay thế bằng chữ ký email của bạn khi bạn gửi email
Một số lưu ý dành cho nhà tuyển dụng khi soạn email tự động bằng tính năng Email Template của VietnamWorks:
- Cá nhân hóa nội dung email: Hãy đảm bảo rằng bạn điền đúng tên, thông tin cá nhân của ứng viên. Tránh việc viết chung chung như là “Gửi ứng viên” hoặc tệ hơn là nhầm lẫn tên hoặc vị trí ứng tuyển, bởi điều này sẽ khiến ứng viên cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp.
- Ngắn gọn, súc tích: Bạn chỉ nên viết những thông tin cần thiết một cách đơn giản, ngắn gọn và in đậm những điểm trọng tâm cần chú ý, tránh thêm thắt quá nhiều nội dung vì nó có thể khiến ứng viên không tìm ra những nội dung thiết yếu.
- Đừng phạm các lỗi căn bản: Nhất là những lỗi như chính tả, dấu câu, viết hoa, v.v. đây sẽ là điều gây khó chịu cho ứng viên và khiến họ có ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
Tạo email tự động là một trong những bước nhanh nhất giúp nhà tuyển dụng giao tiếp với ứng viên tốt hơn, tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó cũng giúp ứng viên có thêm thông tin và hảo cảm với công ty của bạn. Hay nhanh tay thử tạo một mẫu email theo từng bước phía trên với VietnamWorks để bạn tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn nhé!
– HR Insider –
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
