Kỹ năng xử lý tình huống là gì? Các bước giúp xử lý tình huống hiệu quả

Kỹ năng xử lý tình huống là gì? 

Kỹ năng xử lý tình huống có thể hiểu một cách đơn giản là cách chúng ta phân tích, liên hệ, tìm hiểu các thông tin khác nhau để có một cái nhìn bao quát nhất về sự vật, hiện tượng đang diễn ra. Bên cạnh đó, chúng ta phải đồng thời đưa ra những phương pháp đánh giá và các phương án giải quyết tình huống một cách hợp lý và thỏa đáng nhất trong khả năng của bản thân.

Xem thêm: 10 cách từ chối khéo khi bị nhờ vả mà không gây khó chịu

Vai trò của kỹ năng xử lý tình huống trong công việc và cuộc sống 

Để có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của kỹ năng xử lý tình huống trong công việc và cuộc sống, dưới đây một số vai trò quan trọng của kỹ năng này:

Giữ được bình tĩnh:

Trong mọi tình huống có thể xảy ra, bạn có nhận ra rằng nếu như chúng ta có thể giữ được bình tĩnh thì tỷ lệ trong việc đưa ra những quyết định đúng đắn sẽ cao hơn không? Khi có được kỹ năng xử lý tình huống, sự căng thẳng và lo lắng sẽ không thể khiến bạn mất bình tĩnh và gây ra sai lầm khi quyết định một vấn đề.

Tích lũy kinh nghiệm:

Sau khi giải quyết xong một vấn đề nào đó, cá nhân bạn sẽ nhận được thêm nhiều kinh nghiệm hơn để có thể xử lý được các tình huống sau này. Hiện nay, tại nhiều vị trí tuyển dụng khác nhau thì kỹ năng xử lý tình huống cũng nhận được sự chú ý từ các nhà tuyển dụng.

Giữ bình tĩnh trong mọi tình huống để có thể đưa ra quyết định chính xác

Chủ động trong mỗi vấn đề:

Khi đã mang theo kỹ năng xử lý tình huống trong hành trang của mình, bạn có thể tự tin chủ động trong mọi vấn đề, sẵn sàng bắt tay vào xử lý tình huống ngay thay vì phải tốn thời gian để đắn đo, suy nghĩ. Nhờ đó, bạn sẽ trở thành một người nhạy bén, một nhân viên được đánh giá cao và có thể giúp bạn thăng tiến nhanh trên con đường sự nghiệp của bản thân mình.

4 Bước giúp xử lý tình huống hiệu quả 

Để rèn luyện được kỹ năng xử lý tình huống trong công việc và trong cuộc sống, chúng ta cần tập thói quen xử lý tình huống theo những bước sau đây:

Bước 1: Hiểu rõ tình huống

Đây là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong kỹ năng xử lý tình huống. Để có thể hiểu rõ được tính huống đang phát sinh, chúng ta cần xem xét mọi yếu tố liên quan đến tính huống. 

Bước 2: Tìm hiểu và lắng nghe

Đến bước tiếp theo này, bạn cần phải lắng nghe những gì đối phương (đối tác) đang muốn thể hiện, sau đó cố gắng tìm hiểu về quan điểm và sự cố gắng của họ để có thể giải quyết thỏa đáng vấn đề.

Bước 3: Đề ra phương án giải quyết

Đưa ra các phương án giải quyết là một bước thiết yếu trong xử lý tình huống

Sau khi đã hiểu rõ tình huống cũng như tìm hiểu và lắng nghe đối phương (đối tác), chúng ta hãy đưa ra một số phương án giải quyết khả thi.

Bước 4: Thực hiện phương án – Đánh giá kết quả

Cuối cùng, hãy bắt tay vào thực hiện phương án đã chọn thôi nào! Sau khi xử lý được tình huống, bạn có thể theo dõi để đánh giá kết quả của tình huống này, đồng thời có thể rút ra được kinh nghiệm cho bản thân để bổ sung thêm kỹ năng xử lý tình huống của bạn.

Những kỹ năng cần có để xử lý tình huống trong giao tiếp

Kỹ năng xử lý tình huống rất quan trọng, đặc biệt hơn là trong giao tiếp. Do đó, bạn cần nắm những kỹ năng dưới đây để có thể xử lý những tình huống ứng xử trong cuộc sống thành công, đồng thời phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân nhé!

Lắng nghe và tư duy logic

Lắng nghe và tư duy logic là hai kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Như đã phân tích ở trên, lắng nghe tốt có thể giúp bạn hiểu hơn về đối phương trong giao tiếp. Tư duy logic vừa có thể giúp bạn đưa ra giải pháp cho tình huống vừa giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Đàm phán

Trong kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp, đàm phán là kỹ năng có thể giúp bạn đạt được sự đồng ý hoặc thỏa thuận với đối phương. Để có được kỹ năng đàm phán tốt, ngoài việc hiểu rõ đối phương và nắm vững các lập luận hỗ trợ quan điểm của bản thân, bạn cần phải sử dụng thêm nhiều kỹ thuật khác để có thể đưa ra phương án phù hợp trong các tình huống. 

Điều chỉnh cảm xúc và giải quyết xung đột

Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng nhận biết, đánh giá và quản lý cảm của bản thân và đối phương, biết cách điều chỉnh cảm xúc của bản thân để có thể giải quyết vấn đề theo một hướng khách quan, hợp tình và hợp lý hơn.

Kỹ năng quản lý cảm xúc giúp chúng ta xử lý tình huống khách quan hơn

Xử lý tình huống theo kiểu mềm mỏng

Ông cha ta đã có câu “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” để chỉ về cách xử lý các tình huống ứng xử trong cuộc sống. Bạn nên nhẹ nhàng và nói chuyện lịch sự để đối phương cảm thấy gần gũi và vui vẻ. Theo các chuyên gia, người khôn ngoan trong giao tiếp sẽ biết cách mềm mỏng và nhẹ nhàng khi xử lý các tình huống.

Chuyển bại thành thắng

Cuộc sống không bao giờ là thuận lợi cả, đôi khi bạn sẽ bị đẩy vào tình huống bất lợi. Lúc này bạn cần giữ được bình tĩnh, dự đoán trước tình trạng xấu nhất có thể xảy ra. Đồng thời chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận kết quả xấu nhất. Từ đó, tìm ra cách khắc phục hoặc tạo kế hoãn binh để hạn chế mức thấp nhất những thiệt hại. 

Hài hước trong giao tiếp

Hài hước là một trong những kỹ năng xử lý tình huống ứng xử trong cuộc sống vô cùng quan trọng. Việc sử dụng ngôn ngữ hài hước để phê phán kèm theo lời đối đáp thông minh sẽ mang lại hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Với cách nói hài hước sẽ khiến cuộc trò chuyện vui vẻ hơn, người bị nhắc khéo sẽ không bực mình. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, không phải lúc nào cũng có thể hài hước trong giao tiếp. Bạn phải tùy thuộc vào tình huống và tính chất của cuộc giao tiếp.

Đi thẳng vào vấn đề

Trong một số tình huống bạn không thể sử dụng cách hài hước, vòng vo hay tế nhị để xử lý thì nên bày tỏ thái độ, quan điểm của bản thân một cách thẳng thắn, dứt khoát. Khi đó, vấn đề sẽ dễ dàng được giải quyết hơn. 

Dùng lời nói ẩn ý

Không phải tình huống ứng xử trong cuộc sống nào cũng có thể xử lý bằng những lý lẽ trực tiếp, thái độ mềm mỏng hay hài hước. Một số tình huống đòi hỏi bạn phải dùng phương pháp ẩn ý qua những câu truyện ngụ ngôn. Điều bạn cần làm là chọn những câu truyện có nội dung ẩn ý với mục đích khuyên răn và thuyết phục người nghe.

Giải pháp này sẽ giúp người nghe hiểu hết được những ẩn ý bên trong mà không hề tức giận hay tự ái. Để tận dụng tối kỹ năng này, bạn cần chọn câu chuyện phù hợp với trình độ nghe hiểu của người giao tiếp, tránh xảy ra tình trạng  “ông nói gà bà nói vịt”. 

Phản bác khéo léo

Khi gặp trường hợp người khác đòi hỏi vô lý, không thể chấp nhận được, bạn đừng cãi cố hay bác bỏ mà hãy thừa nhận trước. Bởi càng cãi họ càng áp đặt hơn. Sau đó, bạn hãy khéo léo đưa ra sự vô lý của vấn đề hoặc đưa ra những điều bất lợi, hậu quả xấu để cảnh tỉnh đối phương. Để xử lý tình huống ứng xử trong cuộc sống này, bạn đừng quá thẳng thừng sẽ chạm lòng tự ái và cũng đừng nên gay gắt trong các dùng từ. Bởi điều này có thể là phản tác dụng trong giao tiếp. 

Tìm bạn đồng minh

Khi đang tranh luận quan điểm trước nhiều người, bạn hãy quan sát đến thái độ của những người xung quanh. Khi có nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. bạn sẽ có một lực lượng lớn đồng minh, sức mạnh to lớn để đối phương không phản kích lại được. Đây là một trong những bài tập về kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp được các bậc thầy truyền lại cho thế hệ sau.

Tìm bạn đồng minh

Thuyết phục bằng hành động

Nếu gặp tình huống mà bạn không thể áp dụng cách xử lý trên, bạn nên dùng hành động để thuyết phục. Hành động ở đây là thông qua việc làm mà mình cho là đúng đắn. Chính kết quả tốt đẹp là cách xử lý tình huống ứng xử trong cuộc sống thông minh nhất. Lúc này, đối phương có thể thay đổi cách nghĩ, tình cảm và thái độ mà chấp nhận ý kiến của bạn. 

Ứng phó với tình huống người lớn không chịu nghe chúng ta

Với những người trẻ, việc người lớn tuổi đưa ra hàng trăm lý do để phản bác những ý tưởng hay ho là điều phổ biến. Trong tình huống ứng xử trong cuộc sống này, bạn đừng vội nổi giận hay phản đối vội. Hãy chấp nhận, bình tĩnh lắng nghe rồi nhẹ nhàng trình bày ý tưởng của bản thân. Hãy giao tiếp bằng sự tôn trọng để họ cảm nhận được sự thật lòng, nhiệt thành của bạn. Bởi không có giao tiếp nào hiệu quả bằng hình thức giao tiếp từ trái tim đến trái tim.

Không nhượng bộ khi bản thân có lý

Tranh luận là điều không thể tránh trong các cuộc giao tiếp, thậm chí nhiều cuộc tranh luận còn dẫn đến sự mâu thuẫn, xung đột với nhau. Vì thế, rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng sống là điều bạn cần học hỏi mỗi ngày để trở thành bậc thầy trong giao tiếp, tranh luận và cả thuyết phục.

Xem thêm: Những kỹ năng mềm quan trọng chốn công sở quyết định đến sự thành bại của bạn

5. Một số ví dụ về kỹ năng xử lý tình huống

Trong công việc:

Không thể phủ nhận môi trường công sở là nơi chúng ta cần vận dụng kỹ năng xử lý tình huống rất nhiều. Tại một công ty về dịch vụ Logistics nọ, dựa vào quy trình xuất khẩu hàng, phía chủ hàng có trách nhiệm gửi thông số, dữ liệu cho phía công ty, sau đó, công ty sẽ gửi dữ liệu cho bên hãng vận chuyển. Một ngày nọ trời mưa dẫn tới 02 thùng hàng hóa bị ướt nên buộc phải chờ phía chủ hàng về xưởng lấy thùng theo quy cách mới có thể xuất đi.

Chẳng may, lúc này đã sát giờ thông quan, thế là với kỹ năng xử lý tình huống cùng với mối quan hệ trong ngày, chuyên viên thanh lý hải quan đã xin gia hạn thêm 30 phút. Bên cạnh đó, anh ấy cũng gọi điện về cho bộ phận xử lý chứng từ để liên hệ báo hãng tàu hỗ trợ hàng ra cảng. Với sự chủ động này đã giúp cho lô hàng xuất đi thuận lợi, không bị phát sinh thêm chi phí nào, anh ấy còn được khách hàng khen ngợi về tinh thần trách nhiệm. 

Môi trường công sở là nơi cần vận dụng kỹ năng xử lý tình huống rất nhiều

Trong đời sống:

Trong đời sống hàng ngày, chúng ta phải đối diện với rất nhiều mối quan hệ trong gia đình và trong xã hội. Để có thể giữ gìn các mối quan hệ này không thể thiếu các kỹ năng xử lý tình huống.

Câu chuyện về một cặp vợ chồng nọ, trong thời gian sống chung với mẹ chồng, mỗi ngày, chị vợ dậy từ lúc 5 giờ sáng để nấu bữa sáng và bữa trưa cho gia đình. Cô em chồng thì rảnh rỗi cũng chẳng giúp chị dọn dẹp nhà cửa hay phụ giúp bất kỳ công việc nào. Anh chồng cũng bận rộn công việc nên cũng không thể giúp đỡ nhiều.

 Đến khi có con nhỏ, chị vợ lại càng cực hơn, chị lại càng thấy ngột ngạt hơn. Thấy vợ như vậy, anh chồng đã quyết tâm mua một căn hộ trả góp để hai vợ chồng dọn ra ở riêng. Tuy hai vợ chồng phải “thắt lưng buộc bụng”, nhưng tinh thần của chị vợ cực kỳ thoải mái. Hai vợ chồng họ cũng vui vẻ hơn.

Trong bán hàng:

Bán hàng là công việc tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng với đa dạng tính cách. Chính vì thế, người bán hàng cần có kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt. Ví dụ, tại một công ty hàng gia dụng nọ, sau một mùa khuyến mãi không hiệu quả, họ đã đưa ra một phương thức bán hàng khác cho mùa khuyến mãi tiếp theo như sau:

Thay vì, để khách hàng chen lấn lấy số mua hàng khuyến mãi, họ đã chuyển sang hình thức mua một món hàng ( không khuyến mãi) của công ty thì mới được quyền mua một món hàng nằm trong danh sách khuyến mãi. Nhờ cách xử lý này, công ty có được những khách tiêu dùng thật, chẳng những giúp công ty tặng được doanh số bán mà còn có được một lượng khách hàng tiềm năng mới. 

Xem thêm bài viết khác: cap đăng ảnh – cap hay và ấn tượng cho dân văn phòng

Trong giao tiếp:

Kỹ năng xử lý tình huống hướng đến mục tiêu giảm thiểu tối đa tổn thất cho bản thân mình và người khác. Liệu rằng “giữ im lặng” có phải là cách giải quyết tốt không?

Trong một lần sau khi đi dự đám cưới về, khi đi qua ngã tư, anh A vẫn đi đúng phần đường của mình nhưng bỗng nhiên anh B từ bên phía đèn đỏ phóng qua. Cũng may, anh A chỉ bị nghiêng xe, còn anh B thì bị ngã xuống nhưng vẫn còn quay qua nói:”Đi kiểu gì vậy hả?” với hơi men trong người.

Mọi người đi đường đều chứng kiến được quá trình, trên đường cũng có camera, anh A cũng bực bội vì hành động của anh B. Nhưng, anh A chỉ khẽ lắc đầu rồi đi tiếp,“một điều nhịn, chín điều lành” đối với người say rượu lại càng đúng, bản thân bình an là được. 

Trong sư phạm:

Môi trường sư phạm là nơi đào tạo mầm non của đất nước, nếu không có kỹ năng xử lý tình huống thì các thầy cô sẽ dễ gặp khó khăn trong công việc của mình. Đối với các bạn học sinh cá biệt, thầy cô không thể áp dụng được biện pháp la mắng hay đòn roi. Vì vậy, nhiều thầy cô đã áp dụng biện pháp giáo dục tinh tế như giao trọng trách cho các bạn đó. 

Bạn hay nói chuyện thì được làm lớp phó kỷ luật, bạn xả rác bừa bãi được giao trọng trách làm lớp lao động,… Kết quả chẳng cần đòn roi hay la mắng, các bạn ấy cũng có thể nhận ra và thay đổi tính tình cá biệt của mình.

Kỹ năng xử lý tình huống là một trong những kỹ năng quan trọng trong công việc và trong cuộc sống. Kỹ năng xử lý tình huống bao gồm kinh nghiệm, kiến thức và sự nhạy bén của bạn. Chúng tôi tin rằng với sự nỗ lực, bạn hoàn toàn có cải thiện được các kỹ năng xử lý tình huống này và áp dụng vào trong cuộc sống hàng ngày. Hy vọng rằng bài viết của Vietnamworks  có thể mang đến cho bạn thông tin hữu ích! 

Tham khảo thêm bài viết chia sẻ: Kỹ năng sống là gì?

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam