Kỹ năng ra quyết định – Kỹ năng sống cần có

1. Thế nào là kỹ năng ra quyết định ?

• Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến cuộc sống của bạn hoặc ảnh hưởng đến nhân viên và tổ chức của bạn.
• Kỹ năng ra quyết định là một loạt các kết luận và hoạt động của bản thân để đưa ra một quyết định đảm bảo đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân.
• Những người thành công thích cảm giác tự tin do biết cách lựa chọn khôn ngoan thích hợp. Cùng với việc rèn luyện, bạn có thể cải thiện khả năng đưa ra những quyết định tốt cho mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống vì cuộc sống bao gồm rất nhiều quyết định và những lựa chọn tốt nhất là chìa khóa cho sự thành công của bạn.
• Vậy khi bạn có khả năng ra quyết định .Bạn sẽ có được những gì ?

• Đạt được mục đích ở nơi làm việc và trong cuộc sống riêng tư.
• Tránh được những sai lầm có thể để lại hậu quả không tốt cho bạn.
• Với những bạn trẻ, kỹ năng này còn quan trọng hơn bởi lẽ khi bạn đủ khả năng để đưa ra một quyết định khôn ngoan, chín chắn và có lợi thì đó chính là một trong những dấu hiệu của sự trưởng thành rồi đấy!

2. Phân loại các quyết định ?

Quyết định được đưa ra, thông thường được chia thành 3 loại:

Quyết định theo chuẩn: 

• Bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại. Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định sẵn.

• Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bằng cách suy luận logic và tham khảo các quy định có sẵn. Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theo đúng các quy tắc sẵn có.
• Một lời cảnh giác cho bạn : không nên để những quyết định theo chuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né.

Quyết định cấp thời:

• Đây là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời.  Loại quyết định này thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn.
• Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéo người khác vào quyết định.

Quyết định có chiều sâu:

• Loại này đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét. Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi.
• Quyết định này bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm.
• Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất. Quyết định có chiều sâu là loại quyết định có thể làm gia tăng (hoặc làm giảm giá trị) hình ảnh và tính hiệu quả về mặt quản trị của bạn.

Quy trình ra quyết định với 7 bước chi tiết

Bước 1: Xác định vấn đề

Trước hết, quy trình ra quyết định bắt đầu bằng việc xác định rõ vấn đề cần giải quyết. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết kỹ lưỡng về tình hình và đặc điểm cụ thể của vấn đề, từ đó xác định được mục tiêu cụ thể và rõ ràng.

Bước 2: Xem xét vấn đề từ nhiều khía cạnh

Sau khi xác định vấn đề, quan trọng là nhìn nhận nó từ nhiều góc độ khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh và ảnh hưởng của vấn đề đều được xem xét kỹ lưỡng. Sự đa dạng trong cách nhìn nhận có thể mang lại những thông tin quan trọng và đánh giá toàn diện.

Xem xét vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau

Bước 3: Lập danh sách phương án phù hợp

Dựa trên việc hiểu rõ vấn đề và những khía cạnh quan trọng, bước này đặt ra nhiệm vụ là tạo ra một danh sách các phương án có thể giải quyết vấn đề. Việc này có thể bao gồm sự sáng tạo và thu thập ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn.

Bước 4: Phân tích ưu và nhược điểm

Sau khi có danh sách các phương án, quy trình di chuyển đến bước phân tích ưu – nhược điểm. Điều này liên quan đến việc đánh giá những điều tích cực và hạn chế của từng phương án. Quyết định nên dựa trên việc xác định rõ những yếu tố này và đánh giá chúng theo mức độ quan trọng.

Bước 5: Ra quyết định

Sau cùng, sau khi đã xem xét và đánh giá kỹ lưỡng, quyết định sẽ được đưa ra. Quyết định này cần phản ánh một sự cân nhắc tỉ mỉ và dựa trên thông tin đầy đủ và chính xác.

Bước 6: Triển khai

Với quyết định đã được đưa ra, bước tiếp theo là triển khai. Điều này có thể bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và tổ chức tài nguyên để thực hiện quyết định một cách hiệu quả.

Bước 7: Giám sát, đo lường và đánh giá

Cuối cùng, để đảm bảo tính hiệu quả của quyết định, quy trình kết thúc bằng việc thiết lập một hệ thống giám sát, đo lường và đánh giá. Điều này giúp theo dõi hiệu suất, điều chỉnh nếu cần và học từ quá trình để cải thiện quyết định trong tương lai.

Kỹ năng ra quyết định và 4 nguyên tắc cần nhớ

Có cơ sở và lập luận chặt chẽ

Khi đưa ra quyết định, quan trọng nhất là phải dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ và lập luận chặt chẽ. Điều này đảm bảo rằng quyết định không chỉ được đưa ra dựa trên cảm giác hay ý kiến cá nhân mà còn dựa trên những dữ liệu và thông tin có chứng cứ. Việc này giúp tăng tính chắc chắn và minh bạch, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự đồng thuận từ những bên liên quan.

Đảm bảo tính thống nhất

Một quyết định hiệu quả cần phải đảm bảo tính thống nhất trong logic và mục tiêu. Tất cả các phương án và quyết định phải tuân theo một bộ nguyên tắc chung, không tạo ra sự mâu thuẫn hay mất đồng thuận. Sự thống nhất giữa các yếu tố quan trọng sẽ giúp tạo ra một chiến lược hoạch định hiệu quả và dễ dàng triển khai.

Đảm bảo tính thống nhất khi ra quyết định

Quyết định đúng thẩm quyền

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, quyết định cần được đưa ra đúng thẩm quyền. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết vững về cấp bậc và vai trò của mỗi người liên quan trong quá trình đưa quyết định. Việc phân công thẩm quyền đúng đắn giúp tận dụng tối đa kiến thức và kinh nghiệm của mỗi người, đồng thời tăng cường trách nhiệm và tính nhất quán của quyết định.

Ngắn gọn, kịp thời và chính xác

Quyết định cần phải được trình bày một cách ngắn gọn, kịp thời và chính xác. Việc này giúp tránh sự rối bời và tăng tính linh hoạt trong triển khai. Thông tin cần phải được truyền đạt một cách rõ ràng và đủ để mọi người hiểu rõ, nhưng không nên quá phức tạp để tránh sự hiểu lầm hay mất thời gian không cần thiết.

Những kỹ năng cần thiết hỗ trợ kỹ năng ra quyết định

Để có thể đưa ra được các quyết định mang tính đúng đắn và hiệu quả, chúng ta cần có sự hỗ trợ bởi các kỹ năng cần thiết khác như:

Kỹ năng tổ chức

Trong quá trình đưa ra quyết định, kỹ năng tổ chức là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng mọi thông tin và tài nguyên cần thiết đều được quản lý hiệu quả. Tổ chức thông tin, lên kế hoạch và sắp xếp công việc là những kỹ năng giúp tạo ra một quyết định có tính logic và có thể triển khai một cách hiệu quả.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là yếu tố quyết định tích cực của một người khi phải đưa ra quyết định. Việc có khả năng định hình ý kiến, tạo động lực và hướng dẫn nhóm làm việc là những khả năng quan trọng giúp một quyết định được thực hiện một cách linh hoạt và đồng đội.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là chìa khóa để xử lý các thách thức và khó khăn trong quá trình đưa ra quyết định. Các kỹ năng này bao gồm khả năng phân tích tình huống, xác định rõ vấn đề và đề xuất những giải pháp khả thi để giải quyết.

Kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết trong việc đưa ra các quyết định

Kỹ năng quản lý cảm xúc

Trong quá trình đưa ra quyết định, kỹ năng quản lý cảm xúc giúp người ra quyết định duy trì sự điều độ và ổn định tinh thần trong môi trường áp lực. Khả năng kiểm soát cảm xúc cá nhân cũng ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng.

Tư duy sáng tạo

Tư duy sáng tạo giúp mở rộng khả năng tìm kiếm và xem xét các phương án đưa ra quyết định. Sự sáng tạo có thể dẫn đến những quyết định mới mẻ và hiệu quả hơn trong giải quyết vấn đề.

Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là khả năng xem xét và đánh giá các thông tin một cách logic và khách quan. Kỹ năng này giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và có lý.

Kỹ năng teamwork

Trong môi trường làm việc đội nhóm, kỹ năng teamwork là quan trọng để đảm bảo mọi người cùng hợp tác và đóng góp ý kiến trong quá trình đưa ra quyết định. Sự hiểu biết về cách làm việc nhóm cũng ảnh hưởng đến khả năng triển khai quyết định một cách mượt mà và đồng đội.

3. Các bước rèn luyện khả năng ra quyết định

BƯỚC 1: Hiểu vấn đề:

• Bạn phải quyết định điều gì?
• Đảm bảo là bạn phải tập trung chính xác vào vấn đề mà gây ra sự rắc rối.

BƯỚC 2: Nhận định các giải pháp: 

• Những lựa chọn của bạn là gì?
• Nghĩ đến các cách mà bạn có thể giải quyết được vấn đề.
• Tham khảo ý kiến từ những người khác, có thể là bố mẹ, thầy cô, bạn bè hoặc những người mà bạn cảm thấy tin tưởng.
• Lắng nghe những ý kiến góp ý và phân tích trên cơ sở thực tế của bản thân.

BƯỚC 3: Đưa ra các lý lẽ tán thành và phản đối mỗi lựa chọn

• Lựa chọn một số giải pháp thực thi.
• Suy nghĩ và so sánh đến ưu điểm, nhược điểm của từng giải pháp.
• Xác định hậu quả tiềm tàng và các kết quả có thể đạt được cho mỗi lựa chọn và ảnh hưởng của nó đối với người khác.

BƯỚC 4: Quyết định đâu là giải pháp tốt nhất, sau đó thực hiện giải pháp đó:

• Kết hợp tất cả các thông tin để quyết định đâu là sự lựa chọn tốt nhất.
• Quyết định và thực hiện.
• Chịu trách nhiệm về quyết định và hành động của mình.

4. Gợi ý 9 bí quyết giúp cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả

Cải thiện kỹ năng ra quyết định là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự tự chủ, ý thức và thực hành. Dưới đây là 9 gợi ý giúp bạn phát triển kỹ năng này:

• Nắm rõ mục tiêu:  Định rõ mục tiêu của bạn trước khi ra quyết định. Hiểu rõ hậu quả và ảnh hưởng của quyết định đối với mục tiêu đó.
• Nghiên cứu và thu thập thông tin: Tìm hiểu và thu thập thông tin đầy đủ và chính xác. Đánh giá độ tin cậy của nguồn thông tin để đảm bảo quyết định dựa trên cơ sở vững chắc.
• Phân tích lựa chọn: Liệt kê và đánh giá các lựa chọn có sẵn. Sử dụng phương pháp SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để phân tích mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và rủi ro.
• Lắng nghe ý kiến: Tìm kiếm ý kiến của những người có kinh nghiệm hoặc chuyên gia. Mở cửa lời và lắng nghe ý kiến đa dạng để có cái nhìn toàn diện.
• Đặt ra các tùy chọn dự phòng: Đặt ra kế hoạch dự phòng nếu quyết định không mang lại kết quả như dự kiến. Xem xét các phương án thay thế và sẵn sàng thí nghiệm chúng.
• Quyết định dựa trên giá trị: Xác định giá trị cá nhân và tổ chức để đảm bảo quyết định phản ánh những giá trị đó.  Đối chiếu quyết định với mục tiêu lâu dài và sứ mệnh cá nhân/công ty.
• Thực hành quyết định nhỏ: Thực hành ra quyết định trong các tình huống nhỏ để xây dựng kinh nghiệm. Học từ những quyết định đó và điều chỉnh chiến lược của bạn.
• Tập trung vào quy trình, không chỉ kết quả: Chú ý đến quá trình đưa ra quyết định hơn là chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng. Rút ra bài học từ mỗi trải nghiệm quyết định.
• Tự đánh giá và cải thiện liên tục: Tự đánh giá quyết định của bạn và xem xét những gì đã hoạt động và không hoạt động. Liên tục học hỏi và điều chỉnh phương pháp đưa ra quyết định của mình.

Phân tích các sự lựa chọn trước khi ra quyết định

Nhớ rằng, phát triển kỹ năng ra quyết định là quá trình dài hơi và đòi hỏi sự kiên nhẫn và ý thức tự phát triển.

5. Những khó khăn gặp phải khi ra quyết định?

Ra quyết định có thể đối mặt với nhiều khó khăn, và những thách thức này có thể thay đổi tùy thuộc vào ngữ cảnh và tính chất của quyết định. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến khi ra quyết định:

Những khó khăn gặp phải khi ra quyết định

• Thiếu thông tin hoặc thông tin không chắc chắn: Khả năng thu thập thông tin có hạn hoặc thông tin không chắc chắn có thể làm cho quyết định trở nên khó khăn.
• Áp lực thời gian: Khi phải đưa ra quyết định trong thời gian ngắn, có thể tạo áp lực và làm suy giảm chất lượng quyết định.
• Quá nhiều sự lựa chọn: Nếu có quá nhiều lựa chọn, người ra quyết định có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá và chọn ra lựa chọn tốt nhất.
• Sự không chắc chắn và rủi ro: Nhiều quyết định liên quan đến mức độ không chắc chắn và rủi ro, làm cho quá trình ra quyết định trở nên khó khăn.
• Áp lực từ các bên liên quan: Có thể có áp lực từ các bên liên quan như đồng nghiệp, đối tác hoặc đội ngũ lãnh đạo, làm ảnh hưởng đến sự tự do trong việc ra quyết định.
• Khó khăn trong đánh giá ưu và nhược điểm: Việc đánh giá đúng ưu và nhược điểm của từng lựa chọn có thể là một thách thức, đặc biệt là khi có sự thiên vị cá nhân.
• Thách thức về quản lý cảm xúc: Cảm xúc như sợ hãi, lo lắng và không an tâm có thể ảnh hưởng đến quá trình đưa ra quyết định.
• Khó khăn trong việc đạt đồng thuận: Trong môi trường tổ chức, đạt được sự đồng thuận từ tất cả các bên có thể là một thách thức.
• Thiếu kinh nghiệm hoặc kiến thức: Thiếu kinh nghiệm hoặc kiến thức về lĩnh vực cụ thể cũng là một khó khăn khi ra quyết định.

Chúng ta luôn phải đưa ra quyết định và phải có trách nhiệm với quyết định của mình trong cuộc sống. Kỹ năng ra quyết định sẽ là một hành trang không thể thiếu trên con đường đến với thành công của bạn.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam