Văn hoá phản hồi kém mà nhân sự cần tránh
Trong văn hoá giao tiếp đời thường, hành vi một người bỗng ngắt kết nối và mất liên lạc với người khác thường được nhiều người trẻ ví von là “ghosting”, tạm dịch đơn giản là hành động bơ tin nhắn của một ai đó. Không chỉ dừng ở đó, nhiều nhân sự còn mang cả hành vi này vào chốn công sở khi lờ đi tin nhắn, email, cuộc gọi trao đổi công việc từ sếp và đồng nghiệp.
Ở khía cạnh ít tiêu cực, nguyên nhân giải thích cho hành động này của có thể là do nhiều nhân viên bị quá tải công việc và các thông tin đang đến một cách ồ ạt, khiến họ không thể trả lời nhanh chóng và vô tình quên đi mất. Mặt khác, nhiều người có thể quá tự tin với tâm lý “biết rồi”, họ hiểu rõ sếp và đồng nghiệp nên không cảm thấy có trách nhiệm phải phản hồi ngay lập tức. Đơn giản hơn là sau nhiều năm đi làm, những người này dần mất đi động lực và sự nhiệt tình trong công việc, nên cảm thấy không cần phản hồi các cuộc trao đổi.
Tác hại của việc không có kỹ năng phản hồi
Việc không phản hồi kịp thời sếp và đồng nghiệp chắc chắn sẽ mang đến nhiều hậu quả xấu. Chẳng hạn như sự thiếu phản hồi và giao tiếp có thể gây hiểu lầm giữa các thành viên, làm giảm sự tin tưởng lẫn nhau. Việc thiếu thông tin cũng có thể làm chậm tiến độ công việc, giảm hiệu suất làm việc của đội ngũ và gây khó khăn cho việc hợp tác.
Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo sẽ không đánh giá cao hoặc có cảm xúc tiêu cực đối với những nhân viên không có văn hóa phản hồi tốt vì họ cảm thấy sự thiếu tôn trọng từ phía nhân viên, đồng thời cũng cảm thấy người nhân viên đó không có trách nhiệm và sự tập trung, nghiêm túc đối với công việc của mình.
Ngoài ra, một môi trường làm việc thiếu sự phản hồi lẫn nhau giữa mọi người có thể dẫn đến một văn hóa tiêu cực, nơi sự im lặng và lơ là trở thành tiêu chuẩn. Từ đó chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất làm việc của toàn bộ tổ chức.
Cải thiện kỹ năng phản hồi, tuy “nhỏ nhưng có võ”
Có thể thấy việc phản hồi nhanh chóng và đầy đủ đến đồng nghiệp và cấp trên của mình trong quá trình làm việc là điều rất quan trọng. Tuy vậy, điều này tưởng chừng như dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được tốt. Bạn cần phải có những nguyên tắc riêng cho việc giao tiếp và phản hồi, đồng thời cũng phải đảm bảo mình sẽ luôn tuân thủ theo những nguyên tắc đó. Ví dụ, hãy tự đặt quy định cho bản thân sẽ phản hồi email chậm nhất trong vòng 24 giờ, các tin nhắn trong 4 giờ và trả lời cuộc gọi ngay lập tức hoặc trễ nhất trong vòng 1 giờ.
Mỗi khi nhận được tin nhắn liên quan đến công việc từ đồng nghiệp và lãnh đạo, bạn hãy tự nhủ như sau: Nếu đó là những thông tin, nhiệm vụ công việc mình đã biết và nắm rõ, bạn có thể xác nhận với họ rằng mình đã nắm được thông tin cụ thể. Ngược lại, nếu bạn chưa hiểu rõ quy trình hoặc mục tiêu công việc mình cần thực hiện, hãy hỏi rõ lại người trao đổi với bạn để đảm bảo không có sai sót.
Luôn duy trì việc phản hồi trong công việc không chỉ là trách nhiệm của từng cá nhân mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty tích cực và hiệu quả. Một doanh nghiệp, phòng ban hoặc đội nhóm có thể đảm bảo tính phản hồi kịp thời và đầy đủ sẽ giúp duy trì dòng thông tin liên tục, ngăn ngừa hiểu lầm và sai sót. Đồng thời còn cải thiện hiệu suất và tiến độ công việc, cũng như tinh thần hợp tác giữa mọi người.
Mong rằng bạn sẽ luôn đảm bảo được tinh thần trách nhiệm với công việc của mình, bên cạnh đó cũng duy trì thái độ giao tiếp cởi mở với đồng nghiệp và cấp trên. Hãy theo dõi VietnamWorks và HR Insider để đón đọc các thông tin và kiến thức bổ ích nhằm có được hành trang sự nghiệp giá trị bạn nhé!
Xem thêm: Sales support là gì? Điều kiện cần có để trở thành Sales Support chuyên nghiệp
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
