Để làm rõ yếu tố này, 10 cuộc khảo sát đã được tiến hành tại Mỹ với sự tham gia của gần 10,000 nhân viên và nhà quản lý trên mọi ngành nghề để làm rõ kỹ năng làm việc này. Kết quả đã chỉ ra rằng, việc xin dời deadline để thực hiện công việc tốt hơn được các nhà quản lý nhìn nhận một cách tích cực, giúp làm giảm mức độ stress cũng như cải thiện năng suất nhân viên và là một trong những kỹ năng làm việc không thể thiếu. Trong một cuộc khảo sát thực hiện, 95% trong số 191 nhân viên khi hỏi ý kiến lãnh đạo về việc xin dời deadline đã được chấp thuận. Và đây được xem là một kỹ năng làm việc được xếp ở loại khá thú vị vì nó có thể đánh giá được khả năng đàm phán của bạn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
Tuy nhiên, 95% số nhân viên này lại hiếm khi yêu cầu gia hạn deadline, ngay cả khi deadline có thể được điều chỉnh linh hoạt (Ví dụ: Sếp bạn đã hỏi ý kiến rằng nếu bạn cần thêm thời gian hãy báo với họ). Chẳng hạn, khi được khảo sát về việc xin dời deadline cho một công việc được thiết lập deadline sát sao nhưng có thể điều chỉnh được, chỉ có 1 trong số 10 nhân viên chia sẻ rằng sẽ xin dời deadline.
Theo các nghiên cứu, nhân viên – đặc biệt là nhân viên nữ, thường lo lắng rằng nếu xin dời deadline, những quản lý của họ sẽ đánh giá rằng họ thiếu năng lực và không có đủ động lực làm việc. Nhưng trái ngược với dự đoán của họ, những lãnh đạo đánh giá cả nhân viên nam và nữ, những người xin dời deadline làm việc có động lực hơn là những người chẳng làm gì. Các lãnh đạo thường không thấy nhân viên mình kém năng lực khi xin dời hạn deadline, trừ khi đó là một nhiệm vụ hay dự án khẩn cấp.
Tại sao phụ nữ thường ít xin gia hạn deadline hơn?
Để hiểu được sự khác biệt về mặt giới tính trong việc xin gia hạn deadline, một cuộc khảo sát tại Mỹ đã được tiến hành với 600 nhân viên ở nhiều ngành nghề tham gia. Các nhân viên bao gồm cả nam và nữ này được yêu cầu thực hiện một cuộc thử nghiệm: Hãy tưởng tượng quản lý yêu cầu bạn làm một công việc có deadline là cuối tuần. Bạn có khả năng sẽ xin dời deadline như thế nào? Kết quả cho thấy rằng nhân viên nam có số lượng gia hạn deadline cao gần gấp đôi so với nhân viên nữ, liệu điều đó có phải kỹ năng làm việc của nữ không tốt như nam?
Tại sao lại có điều này? Mặc dù phái nam cũng lo lắng về những gì các nhà quản lý sẽ nghĩ về họ, nhưng thường phụ nữ sẽ nghĩ tiêu cực hơn rằng sếp sẽ có phản ứng gay gắt nếu họ xin dời deadline. Câu hỏi này được đặt ra cho 800 nhà quản lý, yêu cầu họ đánh giá khi nhân viên nam hoặc nữ xin gia hạn deadline. Kết quả là các nhà quản lý thường không có sự đánh giá khác biệt nào giữa nhân viên nữ và nam trong việc dời deadline. Do đó, có thể thấy hội chị em thường có xu hướng “trầm trọng hóa” sự việc hơn phái nam nghĩ.
Tất nhiên bạn cũng cần phải cảnh giác rằng: Mặc dù nhà quản lý thường không có sự đánh giá tiêu cực hơn khi nhân viên nữ xin gia hạn deadline, nhưng một số ít cũng sẽ kết luận rằng phụ nữ thường ít có tính cam kết với công việc bởi họ còn nhiều yếu tố khác phải lo như gia đình, con cái. Trong nghiên cứu định tính của các chuyên gia tư vấn ở Mỹ, mặc dù các nhà quản lý vẫn chấp nhận đơn nghỉ phép của nhân viên nữ vì lí do gia đình, nhưng đồng thời, họ cũng ngầm đánh giá rằng nhân viên nữ của họ thường không gắn bó với công việc đang làm.
Do đó, có thể hiểu rằng phụ nữ lo lắng trong việc xin dời deadline nhiều hơn nam giới là bởi họ nhận thấy vị trí của họ trong công việc thường không an toàn. Các nhân viên nữ thường đồng ý với những câu hỏi khảo sát đặt ra kiểu như “Tôi không chắc chắn về sự nghiệp tương lai của tôi ở công ty hiện tại” hay “Khi đưa ra quyết định, tôi thường cân nhắc đến những nhu cầu và cảm xúc của người khác” để từ đó, xác định khả năng họ có thể yêu cầu thêm thời gian cho một công việc họ đảm nhận.
Việc lo lắng khi xin dời deadline thường gia tăng stress và sự kiệt sức ở nữ giới. Qua các cuộc khảo sát, hầu hết nhân viên nữ đều đồng ý với câu nói như “Tôi luôn cảm thấy mình lúc nào cũng bận rộn và tôi gần như kiệt sức khi làm việc”. Việc tránh những yêu cầu làm thêm việc cũng ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên nữ ở công ty. Trong một cuộc khảo sát, 103 sinh viên của một trường đại học Kinh doanh được yêu cầu viết bài trong thời hạn quy định và họ được phép email người hướng dẫn để xin gia hạn deadline mà không phải chịu bất kỳ hình phạt nào. Một lần nữa, lượng nam giới email yêu cầu thêm thời gian nhiều gấp đôi so với nữ giới. Khi những người hướng dẫn chấm bài, kết quả là những sinh viên xin dời deadline lại có số điểm cao hơn so với những người còn lại.
Nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên của mình như thế nào?
Yêu cầu tăng thêm thời gian để thực hiện công việc và deadline linh hoạt sẽ giúp nhân viên cảm thấy nhẹ nhõm hơn và hiệu suất làm việc cao hơn. Điều này đặc biệt phù hợp với nhân viên nữ, những người thường có xu hướng bận rộn hơn những nhân viên nam. (Nhân viên nữ thường đảm nhận nhiệm vụ nhiều hơn, hạn chế việc ủy thác cho người khác hơn và bận rộn với việc nhà nhiều hơn nhân viên nam).
Về phía “sếp”, hỗ trợ nhân viên bằng cách gia hạn deadline cũng được xem là một kỹ năng làm việc vô cùng tâm lý của nhà lãnh đạo mẫu mực. Trong trường hợp nhân viên xin phép dời deadline, nhà quản lý có thể áp dụng một số chiến lược sau để khuyến khích, hỗ trợ nhân viên của mình khi họ cần thêm thời gian để hoàn thành việc:
Chia sẻ với các nhân viên cần thêm thời gian rằng họ không phải làm việc một mình. Việc xin gia hạn deadline thường được thực hiện một cách riêng tư như nhân viên email sếp hoặc qua cuộc đối thoại một-một. Do đó, nhân viên thường sẽ cảm thấy việc yêu cầu như vậy rất hiếm và không phổ biến trong công sở. Hãy an ủi họ rằng đây là điều thường tình ở công ty để giúp cả nhân viên nam và nữ giảm bớt nỗi lo lắng họ sẽ bị đánh giá là thiếu năng lực.
Động viên rằng đôi khi chính sếp cũng cần gia hạn deadline. Một chiến thuật khác để an ủi nhân viên và bình thường hóa chuyện gia hạn deadline đó là công khai rằng, chính những nhà quản lý đôi khi cũng cần thêm thời gian để suy nghĩ và hoàn thành công việc. Ví dụ, hãy đối thoại với nhân viên rằng bạn cũng cần thời gian để suy xét trước các đề xuất của nhân viên, sẽ là cách hiệu quả giúp cấp dưới thở phào khi họ xin gia hạn deadline làm việc.
Nhấn mạnh vấn đề về deadline linh hoạt. Thông thường, yếu tố chặt chẽ của deadline rất mơ hồ: Nhân viên sẽ không biết được liệu deadline có thể được dời đi hay không. Khi đối mặt với sự mơ hồ này, nhân viên thường không cảm thấy an toàn trong công việc, đặc biệt là nhân viên nữ, những người dễ mắc sai lầm và ngại yêu cầu thêm thời gian. Hoặc khi bạn gửi email cho nhân viên vào cuối ngày, đêm khuya hay cuối tuần, hãy hiểu lí do vì sao bạn làm vậy và liệu bạn có cần sự phản hồi gấp rút hay không. Những hành động này giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn với deadline và thẳng thắn yêu cầu thêm thời gian khi họ cần.
Sự căng thẳng về mặt thời gian là vấn đề thường gặp ở nhiều công ty. Những nhân viên luôn cảm thấy quá tải trong công việc thường sẽ kém hạnh phúc hơn, sức khỏe suy giảm và nguy cơ nghỉ việc gia tăng. Không chỉ vậy, sự căng thẳng này còn trầm trọng hơn với nhân viên nữ, những người thường phải đảm nhận thêm nhiều việc ngoài lề hơn. Do đó, việc khuyến khích nhân viên, đặc biệt là nữ giới, yêu cầu thêm thời gian khi họ thật sự cần, chính là giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu mức độ căng thẳng và tạo ra sự cân bằng trong môi trường làm việc.
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
