Kỹ năng làm việc – 7 thủ thuật giúp rút ngắn thời gian làm việc hiệu quả

Liệu làm việc với thời gian nhiều hơn có đem lại hiệu quả cao hơn? Không phải lúc nào cũng “cắm đầu” vào công việc gần như 24/7 thì bạn sẽ gặt hái thành công. Dưới đây là 7 kỹ năng làm việc hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng để có thêm thời gian cho bản thân, mà vẫn đảm bảo năng suất vượt trội.

Một nghiên cứu mới đây của Đại học Stanford đã chỉ ra rằng, năng suất công việc không được quyết định bởi số lượng thời gian bạn đầu tư cho công việc, mà bởi cách làm việc thông minh và hiệu quả. Chẳng hạn như, một nghệ sĩ violin tập luyện nghiêm túc và tập trung cao độ trong 4 tiếng sẽ tiếp thu nhanh hơn khi tập luyện trải dài và ngắt quãng suốt 7 tiếng đồng hồ.

Dưới đây là bí quyết để bạn rút ngắn thời gian làm việc của mình từ 60 giờ mỗi tuần giảm xuống chỉ còn 30-40 giờ:

Hạn chế những tác nhân gây xao nhãng

Mỗi ngày chúng ta có khoảng 8 tiếng để làm việc nhưng không phải ai cũng tập trung 100% cao độ trong suốt 8 tiếng này. Chu trình làm việc của chúng ta thường bị xao nhãng bởi nhiều yếu tố khác, đặc biệt là trong môi trường Internet và tập thể. Hãy cố gắng hạn chế hay thậm chí là loại bỏ những xao nhãng này trong phạm vi làm việc của bạn để tập trung vào những công việc chính. Cố gắng đặt smartphone ở vị trí cách xa bạn và chỉ thật sự cầm đến nó khi cần thiết. Ngoài ra, bạn chỉ nên trả lời email trong một khung thời gian nhất định và không nhận những cuộc điện thoại kém quan trọng trong suốt quá trình làm việc.

Tập trung vào những kỹ năng tốt nhất

Điều này đặc biệt cần thiết khi bạn đang ở những vị trí cao trong một tổ chức. Bạn không thể nào cáng đáng hoặc ôm đồm hết tất cả mọi việc từ khâu quản lí đến khâu thực hành. Giải pháp ở đây là bạn hãy chọn ra những việc quan trọng hoặc giúp ích cho việc phát triển kỹ năng của mình nhất để thực hiện. Đối với những việc bên lề hoặc các dự án nhỏ, hãy thử đặt niềm tin và giao nhiệm vụ “dài hơi” này cho cấp dưới hoặc những cộng sự bạn tin tưởng. Kỹ năng làm việc quan trọng chính là biết phân chia nhiệm vụ sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn vào công việc mà bạn giỏi để lèo lái con thuyền của mình đi xa hơn bao giờ hết.

Tìm ra thời điểm năng suất làm việc cao nhất

Một số người có thể làm việc tốt vào buổi sáng sớm, nhưng cũng có những người chỉ hoạt động hiệu quả khi trăng đã lên cao! Do đó, hãy cố gắng chọn ra một thời điểm trong ngày đồng hồ sinh học của bạn thích nghi tốt nhất cho công việc. Vào trong khoảng thời gian này, hãy tập thói quen bắt tay vào làm những việc trọng yếu nhất. Bạn sẽ bất ngờ khi thấy khối lượng công việc được giải quyết nhanh chóng trong khoảng thời gian đó. Chẳng hạn, nếu bạn cảm thấy mình xử lí công việc ổn nhất vào buổi sáng. Hãy cố gắng đặt đồng hồ để thức dậy thật sớm, chạy bộ hoặc vận động nhẹ, sau đó bắt tay vào giải quyết ngay những việc tồn đọng đặc biệt khẩn cấp. Bằng cách này, bạn sẽ cảm thấy thời gian trôi qua nhanh hơn và khối lượng công việc trong ngày cũng sẽ nhẹ nhàng hơn hẳn.

Giới hạn khung giờ làm việc của bản thân

Chúng ta thường có thói quen làm ráng, hay cố gắng làm nốt những công việc dang dở trong ngày, thậm chí là sẵn sàng ngồi lại công ty đến tận 9 hay 10 giờ đêm chỉ để hoàn thành cho xong việc. Tuy nhiên, bạn lại không biết rằng việc ngồi hàng giờ đồng hồ liên tục như thế sẽ khiến thể chất cũng như tinh thần của bạn trở nên kiệt sức. Hậu quả là vào hôm sau, bạn sẽ đến công ty trong trạng thái mệt mỏi khiến năng suất làm việc tụt xuống chỉ còn khoảng 50%. Do đó, làm việc quá giờ không phải lúc nào cũng đem lại hiệu quả như bạn mong muốn. Trừ những trường hợp khẩn cấp, còn lại bạn hãy cố gắng tập thói quen giới hạn khung giờ của mình, chẳng hạn như từ 9h sáng đến 5h chiều. Hãy đến công ty đúng giờ quy định hoặc sớm hơn nếu bạn muốn, và tắt máy tính, điện thoại khi đến giờ ra về. Đặc biệt, khi cơ thể biết ngày làm việc của bạn đã bị giới hạn trong một số giờ nhất định, cả tinh thần lẫn thể chất không còn chủ quan trì hoãn mà sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc tốt hơn khi có áp lực thời gian đặt ra.

Quản lý Email một cách thông minh

Có thể bạn không nhận ra, nhưng dường như việc trả lời và soạn thảo email lại đang ngốn gần hết thời gian làm việc hiệu quả của bạn. Hãy vạch ra những khoảng thời gian cụ thể để trả lời email cố định, đồng thời thông báo cho mọi người về lịch làm việc của bạn để họ biết khi nào bạn sẽ có thời gian để phản hồi email. Tạo thư mục việc “khẩn cấp” hoặc việc “làm sau” hay đơn giản là dán nhãn phân loại email để dễ dàng tìm kiếm và xử lí khi bạn rảnh rỗi. Tắt thông báo và hộp thư trong thời gian làm việc và chỉ mở ra khi đến giờ trả lời email bạn quy định cho chính mình. Những mẹo trên tuy đơn giản nhưng sẽ giúp bạn “cứu” được rất nhiều thời gian “chết” của bản thân.

Tự động hóa mọi công việc thường nhật

Tại sao phải làm thủ công tất cả mọi công việc trong khi bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các ứng dụng thông minh hoặc các công cụ để tối ưu hóa thời gian làm việc? Chẳng hạn như việc trả lời email, bạn có thể dùng đến các công cụ tự động phản hồi email thay vì dành thời gian để đánh máy. Hoặc chẳng hạn như các công việc liên quan đến phân loại, số liệu tính toán, bạn hoàn toàn có thể tham khảo các phần mềm có thể giúp bạn xử lí và cho ra kết quả nhanh nhất. Những gì bạn cần làm chỉ là nhập dữ liệu là xong! Hãy luôn ghi nhớ rằng, đừng để bản thân bận rộn trong những công việc nhỏ nhặt. Bạn nên cố gắng biến mình trở thành người bận rộn nhưng hiệu quả với những nhiệm vụ quan trọng hơn. Đó mới là kỹ năng làm việc hiệu quả.

Sắp xếp công việc một cách ngăn nắp

Làm việc có tổ chức bắt đầu từ những công việc nhỏ nhất như sắp xếp và phân loại công việc trong ngày của bạn một cách ngăn nắp. Vào buổi sáng khi đến công sở, hãy cố gắng đến sớm trước khoảng 10-15 phút để sắp xếp các việc trong ngày của bạn. Đầu tiên, bạn cần dọn dẹp sạch sẽ không gian làm việc của mình, từ giấy tờ, dụng cụ, sổ sách,… đến email, smartphone, xếp những gì có thể gây xao nhãng cho bạn sang một bên ngoài tầm với, giữ không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng chỉ với những đồ dùng cần thiết nhất. Quan trọng nhất, bạn cần cố gắng duy trì đều đặn mỗi ngày để biến nó thành kỹ năng làm việc của bạn.

Những kỹ năng làm việc trên đây không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc sớm hơn mà còn cho bạn thêm nhiều thời gian quý báu dành để chăm sóc bạn thân và thư giãn bên những người thân yêu. Hãy để những khoảng thời gian trong ngày trở nên có ý nghĩa, thay vì cống hiến trọn vẹn cho công việc nhưng lại chưa đảm bảo hiệu quả bạn nhé.