Hành chính nhân sự là gì? 

Đây là một khái niệm tổng hợp giữa “hành chính” và “nhân sự”. Trong đó hành chính sẽ liên quan đến các công việc thủ tục, sổ sách. Còn với “nhân sự” đây chính là nguồn lực quan trọng trong tổ chức đó. 

Trong mỗi công ty, sẽ luôn tồn tại nhiều vị trí nhân viên khác nhau, tương ứng với mỗi lĩnh vực sẽ có một đội ngũ nhân viên phụ trách chính. Hành chính nhân sự là vị trí liên quan đến các thủ tục hành chính nói chung của tổ chức và thực hiện các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của toàn bộ nhân viên.

Đến đây, nhiều người sẽ thắc mắc rằng “nhân hành chính nhân sự có khác gì với nhân viên hành chính?”. Thực chất nhân viên hành chính sẽ phụ trách giấy tờ của nhiều phòng ban hơn. Còn với vị trí hành chính nhân sự, công việc sẽ có phạm vi nhỏ hơn mà cụ thể ở đây là phòng nhân sự.

Quy trình làm việc của nhân viên hành chính nhân sự:

• Phân bổ và sắp xếp hoạt động công việc phù hợp tương ứng với năng lực của mỗi nhân viên.
• Quản lý và biên soạn các giấy tờ, thủ tục pháp lý cho tổ chức
• Lập kế hoạch cho công tác tuyển các nhân sự mới 
• Giám sát và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên, để từ đó đưa ra những lời nhận xét và các giải pháp kịp thời nhất.

Có thể nói, hành chính nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong công tác nhân sự của tổ chức. Họ sẽ là người quản lý và đốc thúc người lao động làm việc mỗi ngày. Nhiệm vụ chính của nhân viên hành chính nhân sự như tổ chức và giám sát các sự kiện, kế hoạch của nội bộ công ty, các hoạt động du lịch, teambuilding cho nhân viên. Ngoài ra, việc giám sát, đánh giá quá trình làm việc của nhân viên các phòng ban cũng được họ phụ trách. 

Tại sao kỹ năng nhân sự là quan trọng nhất?

Đã bao giờ bạn thắc mắc: “Vì sao kỹ năng nhân sự là cần thiết đến thế hay chưa?” Với những người làm về nhân sự, mỗi ngày họ phải làm việc trực tiếp với rất nhiều người, phụ trách rất nhiều thông tin quan trọng trong vấn đề nhân lực của tổ chức. Có chức năng giám sát và điều phối mọi hoạt động, hoặc theo cách nói ví von là “bảo mẫu” của cả công ty. Bởi hầu hết mọi thủ tục giấy tờ, hợp đồng đến lương thưởng của nhân viên đều do họ đảm nhiệm. 

Để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ trên, họ cần rèn luyện cho mình bản lĩnh và những kỹ năng nhân sự cần có ngay từ những ngày đầu tiếp nhận công việc. Có thể thấy, việc quản lý nhân sự, ra quyết định, chỉ thị và giao tiếp sẽ là những kỹ năng của giám đốc nhân sự nếu họ biết nắm bắt đúng lợi thế. 

Các kỹ năng cơ bản của một nhân viên hành chính nhân sự 

Có lẽ khái niệm kỹ năng nhân sự không còn xa lạ với mỗi chúng ta. Nhiệm vụ của họ là phải trau dồi cho bản thân những kỹ năng hành chính cơ bản của một người làm nhân sự như:  

Kỹ năng chuyên môn

Theo đó, kỹ năng nhân sự quan trọng nhất với một ứng viên chính là “chuyên môn”. Vì bất cứ mọi ngành nghề nào, chuyên môn sẽ là điều kiện cần để họ được tiếp nhận vào trong môi trường có sự cạnh tranh khốc liệt như vậy. Chuyên môn chính của các nhân viên hành chính nhân sự chính là khả năng thu thập và sắp xếp thông tin, giấy tờ, sự am hiểu các vấn đề về pháp luật và các lợi ích (BHYT, BHLĐ, chế độ nghỉ thai sản,..) của người lao động

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong môi trường doanh nghiệp, sẽ không tránh được những mâu thuẫn xảy ra. Và họ có nhiệm vụ giải quyết và làm cầu nối liên kết giữa các cá nhân trong tổ chức. 

Chính vì thế, yêu cầu không thể thiếu khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng là có kỹ năng giải quyết tốt vấn đề. 

Giao tiếp tốt và biết lắng nghe

Ngoài yêu cầu về khả năng giao tiếp tốt thì người làm hành chính cũng nên biết lắng nghe. Đây được xem là kỹ năng dùng để kết nối giữa các chủ thể trong tổ chức. Lắng nghe những ý kiến đóng góp hay những tâm tình của nhân viên để thấu hiểu và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Kỹ năng quản lý công việc và thời gian

Với số lượng lớn giấy tờ cần phải xử lý, chắc chắn các nhân viên hành chính phải có đầu óc tổ chức tốt mới có thể hoàn thành mọi việc như vậy. Kỹ năng quản lý công việc và thời gian không chỉ dành cho mỗi nhân viên nhân sự mà còn có thể áp dụng chung cho mọi lĩnh vực. Hãy tập cho mình bản lĩnh biết đối đầu với những khó khăn và áp lực ngay từ bây giờ, để khi đến lúc bạn sẽ nhận lại được kết quả xứng đáng. 

Nâng cao kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả sẽ là “bước đệm” giúp bạn có thể tồn tại và thăng tiến hơn trong công việc. Nếu bạn muốn cải thiện các kỹ năng nhân sự thì có thể tham khảo cuốn sách Kỹ Năng Quản Lý Nhân Sự Chuyên Nghiệp – Whitney Johnson đang được rất nhiều độc giả quan tâm. Nội dung của cuốn sách sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo những kỹ năng để xây dựng môi trường chuyên nghiệp và năng động, giúp ích cho sự phát triển của nhân viên và cho cả tổ chức về lâu về dài.

Công việc hành chính nhân sự không phải lúc nào cũng dễ dàng. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp các bạn có thêm những kiến thức cần thiết. Đồng thời giúp các bạn tìm được nguồn cảm hứng và động lực để không ngừng nâng cao kỹ năng hành chính nhân sự của mình trong tương lai.  

>> Xem thêm: Rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua Email chuyên nghiệp

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam