Hãy xem xét tình huống của hai vị Giám đốc điều hành Vishal và Sonal, những người đồng cấp với nhau tại một công ty công nghệ. Thử xem họ đã có kỹ năng giao tiếp hợp lý để xử trí tình huống này một cách đúng đắn hay chưa nhé!
Trong cuộc họp nhóm điều hành của họ, Sonal đã đề xuất một ý tưởng mới liên quan đến lĩnh vực tài chính mà nhóm Vishal đã từng làm việc. Vì đã có kinh nghiệm trong mảng này, nên theo đánh giá chủ quan của Vishal thì đây là một ý tưởng không được tốt lắm. Đáp lại, Sonal lên tiếng khó chịu rằng nếu team của Vishal đã làm tốt mảng này trước đây thì họ đã không phải tốn thời gian ngồi họp ở đây để tìm giải pháp của vấn đề.
Cả Vishal và Sonal bắt đầu tranh luận một cách tiêu cực – không lắng nghe những gì người kia đang nói. Khi cuộc họp kết thúc, họ hậm hực rời khỏi phòng mà không thừa nhận ý kiến của nhau, trong khi những người khác giả vờ rất quan tâm đến vấn đề mặc dù họ đều chán tận cổ việc cãi nhau của hai “sếp” và thực ra họ chỉ chú ý đến điện thoại của mình.
Trong buổi huấn luyện vào ngày hôm sau, Vishal tỏ ra hối hận về cách anh ấy cư xử. Mặc dù anh ấy đã không thích ý tưởng của Sonal, nhưng anh ấy biết rằng phản ứng của anh ấy không thể chấp nhận được. Xấu hổ và thất vọng với chính mình, Vishal muốn biết làm thế nào để phục hồi và khôi phục lại vốn quan hệ mà anh ta vừa phung phí.
Và đây là trường hợp khá phổ biến trong môi trường làm việc công sở, bạn có thể đã từng thấy hình ảnh của mình, hoặc của đồng nghiệp mình trong tình huống này. Tuy nhiên, sau thời điểm “núi lửa phun trào”, có khá nhiều người cảm thấy bối rối không biết làm sao để có thể làm lành với đồng nghiệp và có thể tiếp tục làm việc với nhau. Vậy nên bạn có thể tham khảo các kỹ năng giao tiếp sau để khắc phục một cuộc trò chuyện vô tình đi sai hướng – các bước mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để khôi phục mối quan hệ từ một cuộc trò chuyện tồi tệ.
Dám nhận lỗi và cho họ không gian để suy nghĩ
Ngay khi bạn nhận ra rằng một cuộc thảo luận đã không diễn ra một cách tốt đẹp, hãy thiết lập một cuộc gặp riêng với người khác. Chịu trách nhiệm cho lời nói và hành động của bạn bằng cách thừa nhận những gì bạn đã làm sai – có thể bạn đã làm gián đoạn lời nói của họ quá thường xuyên, chưa suy nghĩ kỹ mà đã chỉ trích ý kiến quá sớm, hay công kích trực tiếp tới danh dự của người khác… Sau đó, đề cập đến việc bạn muốn thảo luận chi tiết hơn về vụ việc để tìm ra cách tránh những cảm nhận tiêu cực trong tương lai.
Hãy nhớ cho đồng nghiệp của bạn một ít không gian để tiếp nhận và xử lý những gì bạn đã nói. Cẩn trọng quan sát “tín hiệu” từ khuôn mặt, cơ thể để xác định xem họ có muốn thảo luận về vụ việc ngay lập tức hay sắp xếp thời gian để nói chuyện sau khi suy nghĩ mọi chuyện. Khi bạn kịp thời nói ra lỗi lầm của mình, đồng nghiệp sẽ thấy rằng bạn rất sẵn lòng trung thực về những điểm yếu của mình và nỗ lực cải thiện chúng.
Xin lỗi đúng cách
Nhiều người trong chúng ta nhanh chóng xin lỗi khi mắc phải sai lầm. Tuy nhiên, một lời xin lỗi là không đủ để hàn gắn một mối quan hệ đổ vỡ. Công nhận sự đóng góp tích cực của người khác sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá cao. Sau khi bạn xin lỗi, cảm ơn đồng nghiệp của bạn vì ý định tốt của họ hoặc bất kỳ hành động tích cực nào họ đã thực hiện trong cuộc trò chuyện, chẳng hạn như là một người lắng nghe tốt trong khi bạn trình bày ý kiến của mình.
Chẳng hạn ở câu chuyện trên, nếu Vishal nói với Sonal rằng “Tôi xin lỗi. Tôi đã làm phiền bạn và đã không cho bạn cơ hội để trình bày ý tưởng của bạn. Cảm ơn bạn đã đam mê và có mong muốn đổi mới bằng cách đưa ra những ý tưởng mới cho các cuộc họp của chúng tôi.” Thì có lẽ Sonal cũng sẽ cảm nhận được thành ý từ lời xin lỗi, sau đó rộng lượng cho qua câu chuyện không vui này.
Làm nổi bật mục tiêu tổng thể và tìm kiếm thỏa thuận
Đừng loay hoay mãi trong cuộc trò chuyện đã đổ vỡ này; thay vào đó, hãy căn cứ vào bản thân bằng cách tập trung vào những gì quan trọng nhất – mục tiêu chung của vấn đề. Ví dụ, bày tỏ rằng bạn thực sự quan tâm đến việc giải quyết vấn đề tài chính đang hiện hữu và hiểu rằng sự hợp tác với đồng nghiệp bây giờ là vô cùng cần thiết để giải quyết nó. Hỏi họ cần gì để có thể bình tĩnh ngồi xuống, cùng nhau thỏa hiệp và thoát khỏi cuộc tranh luận gay gắt không đáng có, sau đó làm việc cùng nhau để xác định hoặc tạo ra một mục đích chung mà cả hai bạn có động lực để cùng giải quyết. Bằng cách kết nối với mục đích cao hơn, vấn đề tranh cãi sẽ trở nên tương đối nhỏ hơn sẽ được đặt qua một bên và cho phép bạn tiến về phía trước nhanh hơn.
Tạo tín hiệu chia sẻ
Làm việc cùng nhau để tìm ra sự đồng cảm và tìm ra chiến lược tránh khỏi rủi ro trong tương lai. Tìm tiếng nói chung với đồng nghiệp trước khi đề xuất một ý tưởng thực sự LỚN trong lĩnh vực chuyên môn của bạn. Bạn cũng có thể hứa sẽ thông báo cho họ về bất kỳ chương trình nghị sự thích hợp nào, hoặc một cuộc meeting nho nhỏ để họ có thể đọc thông tin cơ bản và suy nghĩ về ý tưởng của họ trước đó. Còn nếu bạn thấy mình phản ứng tiêu cực trong một cuộc họp, hãy cho phép người khác cảnh báo bạn bằng một cách nào đó. Ví dụ: Nếu bạn đang nóng lên, đồng nghiệp của bạn có thể cung cấp cho bạn một gợi ý bằng lời nói bằng cách nói, giúp bạn bật lên một tín hiệu cảnh giác nguy hiểm trước với não bộ của chính mình.
Đóng góp cho ngân hàng quan hệ
Một cách để tái tạo niềm tin và đẩy nhanh quá trình “phục hồi” mối quan hệ là đề nghị và cung cấp các khoản ưu đãi nhỏ từ ngân hàng mối quan hệ. Bằng cách yêu cầu sự giúp đỡ của đồng nghiệp, bạn khiến họ cảm thấy gần gũi, thân thiện hơn và chứng tỏ rằng bạn coi trọng những đóng góp của họ. Và ngược lại, khi bạn cung cấp sự trợ giúp hoặc ủng hộ cho đồng nghiệp, bạn sẽ xây dựng sự tương hỗ – tiền thân của niềm tin. Sau cuộc trò chuyện tiếp theo của họ, Vishal và Sonal đã nắm được các kỹ năng giao tiếp cần thiết và dành thời gian để làm sáng tỏ ý tưởng của mình cùng nhau. Trong cuộc họp nhóm lãnh đạo tiếp theo của họ, Sonal đã trình bày một ý tưởng tốt hơn bởi vì nó đã được hưởng lợi từ sự phê phán mang tính xây dựng của Vishal – chứ không phải là lời chỉ trích vô căn cứ của anh ta. Tại cuộc họp, Sonal đã thừa nhận Vishal và nhóm của anh ấy cũng đã đóng góp cho đề xuất tài chính của team mình. Khi bạn thấy mình trong tình trạng khó chịu sau một cuộc trò chuyện trở nên tồi tệ, hãy làm theo các bước sau để cứu vãn mối quan hệ. Bất cứ ai cũng có thể có một khoảnh khắc xử lý giao tiếp kém và những lời nói giận dữ, nhưng những người cố gắng sửa chữa thiệt hại sẽ nổi lên với các kết nối mạnh mẽ hơn và sau đó sẽ lại làm tăng sự tôn trọng từ các đồng nghiệp của họ.
Nắm vững các kỹ năng giao tiếp, không lo không có việc “ngon”, đặc biệt là trong ngành Sales. Khám phá ngay tại VietnamWorks!
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
