Xuất nhập khẩu là ngành công nghiệp có tiềm lực phát triển rất lớn .Đâu là những kỹ năng, phẩm chất cần có của một người làm xuất nhập khẩu?

1. Công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu là gì ? 

Chịu trách nhiệm và quản lý về các thủ tục xuất, nhập hàng:

• Thủ tục xuất nhập hàng bao gồm khâu chuẩn bị xác định hãng tàu để liên hệ đăng ký trước. Sau đó xác nhận với công ty giao nhận về các thông tin (thời gian, địa điểm vận chuyển và giao hàng). Lo liệu đầy đủ các chứng từ, thủ tục liên quan đến việc xuất, nhập khẩu.
• Bạn sẽ phải tiếp xúc với các cán bộ hải quan và có nhiều trường hợp phức tạp, cần xử lý nếu hàng hóa khó khăn trong việc thông quan hay thủ tục có vấn đề gì. 
• Chính vì thế công việc này đòi hỏi bạn phải có sự năng động, chủ động tạo các mối quan hệ tốt đẹp với nhiều người và có khả năng chịu làm việc với áp lực cao.. 
• Nhân viên xuất, nhập khẩu cần đảm bảo chắc chắn các giấy tờ, chứng từ cần gửi cho khách hàng được chuyển giao đúng hạn cho khách hàng theo như thỏa thuận của hợp đồng hai bên. 

Chịu trách nhiệm về các giai đoạn của thủ tục thanh toán: 

• Nhiệm vụ của bạn chính là liên lạc với các đối tác để trao đổi về cách thức thanh toán, lựa chọn phương thức an toàn, đáng tin cậy.
• Bạn cần liên hệ với ngân hàng để hoàn thiện các thủ tục thanh toán.
• Có thể bạn sẽ phải xin bảo lãnh của ngân hàng nếu bạn làm việc cho công ty xuất khẩu. 
• Nếu bạn là một nhân viên ở công ty nhập khẩu bạn có thể cần đến các thủ tục thanh toán cho đối tác nhanh chóng và đảm bảo. 
• Các hóa đơn về việc chi tiêu cho các phương tiện vận chuyển cần được giữ lại và cung cấp cho phía bộ phận kế toán của doanh nghiệp để họ hạch toán vào sổ kế toán. 
• Bên cạnh đó bạn cần chuyển giao các thông tin của hợp đồng cũng như về hàng hóa cho kế toán công nợ, để họ nhập dữ liệu và theo dõi sát sao việc thanh toán.

Giải quyết các vấn đề phát sinh: 

• Đây là điểm đặc biệt trong ngành này bởi các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến địa điểm vận chuyển như trên hợp đồng, các chứng từ, các thủ tục phát sinh không mong muốn liên tục xảy ra. 
• Khi đó các nhân viên xuất, nhập khẩu cần theo dõi liên tục sao cho việc xuất nhập hàng hóa thực hiện theo đúng kế hoạch và đề phòng các trường hợp phát sinh để có thể xử lý kịp thời.
• Nếu bạn là 1 nhân viên, bạn cần nhanh chóng phát hiện sự cố để kết hợp với các bộ phận liên quan, đưa ra các hướng giải quyết an toàn, hợp lý tùy tình huống không gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. 

Chăm sóc khách hàng: 

• Đây là một khâu quan trọng thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp và là công việc thường xuyên của nhân viên xuất-nhập khẩu đặc biệt là bộ phận Sale. 
• Trung thực chính là một phẩm chất cần thiết khi làm việc với các đối tác lớn từ nước ngoài. 
• Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ giải đáp các thắc mắc và tư vấn cho khách hàng về vấn đề liên quan đến xuất nhập hàng hóa khi khách hàng yêu cầu qua các hình thức khác nhau như điện thoại, email, tư vấn trực tiếp,…
• Sau khi giao hàng và nhận tiền thanh toán phải chủ động liên lạc để nhận phản hồi từ phía khách hàng. 
• Lắng nghe khách hàng sẽ giúp sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp được hoàn thiện hơn

Và một vài công việc khác: 

• Trong các trường hợp tham gia các hoạt động giới thiệu sản phẩm, nhân viên xuất-nhập khẩu cần phối hợp với bộ phận bán hàng để tư vấn cho khách hàng các thông tin quan trọng về xuất-nhập khẩu.
• Nhân viên xuất-nhập khẩu là người làm việc liên quan nhiều đến thủ tục và thực hiện theo luật của nhà nước. Vì vậy, bất kỳ một thông tư, điều luật thay đổi bổ sung nào về hoạt động xuất-nhập khẩu cũng phải nắm bắt được nhanh chóng và kịp thời.
• Nhân viên xuất-nhập khẩu cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ liên quan đến xuất-nhập khẩu một cách đầy đủ, cập nhật kịp thời và theo dõi các hồ sơ được giao quản lý.

2. Những năng lực cần có của một nhân viên giỏi

Khả năng xây dựng chiến lược: 

• Yếu tố hàng đầu của một nhân viên giỏi nằm ở khả năng xây dựng chiến lược. 
• Làm sao để có thể giải quyết được bài toán tiết kiệm chi phí sản xuất và chi phí vận chuyển hàng hóa thấp nhất mà không ảnh hưởng đến số lượng cũng như chất lượng hàng hóa, và quan trọng hơn cả là giao hàng đúng hẹn.

Khả năng tổ chức: 

Một nhân viên giỏi đòi hỏi phải có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc để theo dõi thời gian, địa điểm, cách thức sản xuất và vận chuyển hàng hóa.

• Vì phải chịu trách nhiệm chuỗi cung ứng nên cần thành thạo các phần mềm máy tính và hệ thống kiểm kê để cập nhật hàng hóa vận chuyển hàng ngày và hàng tuần, số hàng trong kho, hàng tồn, hàng đã hết hạn sử dụng…

Khả năng giao tiếp: 

• Đặc thù của nghề này là phải làm việc với nhiều bên như hải quan, kho hàng, khách hàng, vận chuyển, các bên cung cấp, nhà vận chuyển trước khi vận chuyển các lô hàng, mở rộng quan hệ với các đối tác khác….  
• Vì vậy kỹ năng giao tiếp cực kỳ quan trọng với một nhân viên xuất nhập khẩu.

Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu giỏi không phải dễ khi đòi hỏi bạn cần phải có nhiều kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng nghề nghiệp.  Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn hiểu hơn về ngành công nghiệp này nhé!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam