Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán thường được định nghĩa là kỹ năng mềm. Ví dụ về kỹ năng đàm phán bao gồm các khả năng như giao tiếp, thuyết phục, hợp tác, lập kế hoạch và chiến lược. Nếu bạn muốn trở thành một nhà đàm phán mạnh mẽ hơn, trước tiên bạn cần hiểu những kỹ năng này.

Các hình thức đàm phán.

• Thương lượng một lần, là một lần hoặc duy nhất. Loại này mang lại thành công tối đa trong thời gian ngắn nhất.
• Đàm phán liên tục, dựa trên mối quan hệ kinh doanh liên tục với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Chúng ta có thể mô tả kiểu đàm phán này là kiểu đàm phán bị ảnh hưởng bởi chất lượng của mối quan hệ trong những lần gặp gỡ trước đây.
• Đàm phán trực tiếp, được phân biệt bởi mối liên hệ trực tiếp hiện có giữa các bên liên quan. Liên hệ này ở mức độ cá nhân hơn, có thể là một lợi thế và bất lợi.
• Đàm phán gián tiếp do người đại diện hoặc bên thứ ba thực hiện đàm phán. Thách thức đối với kiểu đàm phán này là lợi ích của bên thứ 3, có thể không phù hợp với các bên khác có liên quan.

7 quy tắc đàm phán và làm thế nào để đạt được kết quả tốt hơn

Điểm khởi đầu

Cách chúng ta nhìn mọi thứ quyết định cách chúng ta sẽ được nhìn nhận trong thực tế. Là một nhà đàm phán hiệu quả, điều quan trọng là giữ cho quan điểm của bạn cởi mở và tránh liên quan đến cái tôi và thành kiến. Nó giúp giữ cho cảm xúc được kiểm soát trong suốt cuộc đàm phán. Chúng đóng một vai trò ảnh hưởng trong mỗi cuộc đối thoại và tương tác. Duy trì cảm xúc ở khía cạnh tích cực có thể nâng cao mối quan hệ kinh doanh. Điều đó chuyển thành các cuộc đàm phán, giải quyết vấn đề và ra quyết định dễ dàng hơn.

Nhấn mạnh vào thời gian

Các cuộc đàm phán có thể và nên bị ràng buộc về thời gian, và bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian. Biết điều mình muốn có và khi nào nên có chúng là vô cùng quan trọng. Các nhà đàm phán hiệu quả biết khi nào nên thúc đẩy và khi nào nên kìm lại. Khi mọi thứ phù hợp với cách bạn đã lên kế hoạch và ước tính, đã đến lúc thúc đẩy và đạt được những gì bạn cần. Tuy nhiên, nếu bạn thúc ép quá mạnh, bạn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tuổi thọ của các mối quan hệ kinh doanh. Đừng vội vàng. Thời gian là điều cốt yếu.

Lắng nghe tích cực

Nghe và lắng nghe tích cực là hai việc khác nhau. Nếu bạn không tích cực lắng nghe, tất cả các chiến lược, chiến thuật và sự phát triển của bạn sẽ vô hiệu. Đôi khi, bạn sẽ gặp phải những vấn đề cần được giải quyết. Thông thường, bên kia chỉ muốn ý tưởng của họ được lắng nghe và hiểu.

Đàm phán giống như một quá trình học hỏi. Đôi khi, nó bao gồm những kết quả không mong đợi hoặc vô cùng bất ngờ. Là một người lắng nghe tích cực, hãy kiên nhẫn chú ý  và quan sát những hiểu biết sâu sắc, những ý tưởng ngầm đằng sau lời nói, chúng sẽ mang lại tác động tích cực đến kết quả của quá trình đàm phán.

Cam kết danh dự

Kết quả của đàm phán bị ảnh hưởng bởi các cam kết mà hai bên đã thực hiện. Nếu một trong hai bên liên quan không thể thực hiện đúng cam kết của mình, họ đang có nguy cơ mất tính liêm chính. Một khi bạn đã đánh mất niềm tin thì việc lấy lại gần như là không thể. Điều này sẽ dẫn đến kết quả tiêu cực của các cuộc đàm phán trong tương lai và thậm chí là từ chối kinh doanh. Là một nhà đàm phán hiệu quả, chỉ đưa ra những cam kết mà bạn có thể tôn trọng và tuân theo.

Giải pháp thay thế

Đặt kì vọng cao và thực tế về những kì vọng đó là điều đáng khen ngợi. Là một nhà lãnh đạo, bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho các giải pháp thay thế của cuộc đàm phán. Điều gì xảy ra nếu kế hoạch ban đầu không thể đạt được thỏa thuận? Bạn có các giải pháp thay thế không? Nếu không, hãy bắt đầu suy nghĩ đến chúng khi chuẩn bị cho các cuộc đàm phán trong tương lai. Điều này sẽ cho phép bạn hợp tác và linh hoạt hơn tùy thuộc vào tình huống.

Nghệ thuật thuyết phục

Lắng nghe tích cực, cam kết và tin tưởng đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Khi bạn xây dựng một mối quan hệ lành mạnh, cơ hội áp dụng kỹ năng thuyết phục của bạn sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Để nâng cao kỹ năng thuyết phục của bạn, hãy sử dụng cách kể chuyện. Nhóm thông tin quan trọng thành ngôn ngữ mô tả sẽ giúp bạn vẽ nên bức tranh tinh thần trong tâm trí đối phương. Điều này sẽ cho phép bạn thuyết phục bằng cách thể hiện thay vì chỉ dùng lời nói. 

Điểm kết thúc

Khi kết thúc bất kỳ cuộc thương lượng nào, ngay cả khi bạn chưa đạt được thỏa thuận, hãy tóm tắt nhanh hoặc tóm tắt lại mọi thứ đã được đề cập trong quá trình này. Điều này sẽ cho phép xác nhận nếu mọi người hiểu và đồng ý. Đừng để bất kỳ câu hỏi nào chưa được trả lời cũng đừng cho phép bất kỳ kết thúc lỏng lẻo nào. Trong trường hợp bạn đã đạt được thỏa thuận, sau khi kết thúc, hãy áp dụng quy tắc “chăm sóc 3 bước”. Chăm sóc trước – trong và sau mỗi lượt đàm phán / thương thuyết. 

Vai trò của Lãnh đạo trong đàm phán

Lãnh đạo và đàm phán đi đôi với nhau. Bản thân quá trình này có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Lựa chọn một chiến lược xuất sắc có thể mang lại nhiều lợi ích, và thành công của bạn phụ thuộc vào cách bạn chuẩn bị cho các cuộc đàm phán. Là một nhà đàm phán hiệu quả, kết quả tích cực phụ thuộc vào khả năng suy nghĩ thấu đáo tất cả các yếu tố cần thiết của bạn. Bạn cần xác định và xem xét tất cả các lựa chọn. Bạn cũng nên thực tế và tránh thiên vị.

Luôn coi bên kia trong đàm phán là đối tác của bạn hơn là đối thủ. Mục tiêu cuối cùng là kết quả đôi bên cùng có lợi bằng cách đạt được điểm chung giữa các bên liên quan. Hãy nhớ rằng đàm phán là điều bắt buộc, vì đây là một trong những kỹ năng lãnh đạo hiệu quả. Nhận ra tầm quan trọng của đàm phán và bạn sẽ phát triển bản thân trở thành nhà lãnh đạo cấp cao hơn trong thời gian ngắn.

>> Xem thêm: Dân văn phòng nên đầu tư thế nào để “tiền đẻ ra tiền”?

— HR Insider / Tổng hợp—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam