Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là các hoạt động truyền tải nội dung và thông điệp giữa các phòng ban, thành viên trong cùng một tổ chức hoặc cùng một doanh nghiệp.

Trong các công ty, mục đích của truyền thông nội bộ là chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi với mục tiêu chính là định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa của doanh nghiệp. Và được thực hiện qua các kênh như:

• Bảng tin nội bộ: Dù theo hình thức truyền thống hay điện tử, bảng tin nội bộ vẫn là một trong những kênh chính của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang duy trì bảng tin như một hình thức truyền thông, thông báo tin tức quan trọng đến toàn thể nhân viên.
• Tạp chí nội bộ: Là một trong những kênh kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tạp chí nội bộ được xuất bản định kỳ theo tháng hoặc theo quý. Nội dung truyền thông nội bộ trên tạp chí khá đa dạng, từ tin tức chuyên ngành, thông tin nội bộ cho đến các hình ảnh, câu chuyện vui vẻ của nhân viên, góc hỏi đáp,… 
• Email: Là công cụ giao tiếp công việc và là kênh truyền thông nội bộ phổ biến tại doanh nghiệp. Các thông tin chính thức, sự kiện trong doanh nghiệp sẽ được gửi đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.
• Mạng xã hội: Đây là kênh truyền thông được rất nhiều doanh nghiệp “trẻ” sử dụng. Mạng xã hội không chỉ giúp thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng mà còn là tạo môi trường tương tác hai chiều giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau một cách hiệu quả nhất.
• Con người: Một trong những kênh truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả chính là con người. Phương thức truyền thông truyền miệng sẽ có độ lan tỏa nhanh chóng đến toàn nhân viên.

Sẽ thế nào nếu truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp không hiệu quả?

Mục đích chính của truyền thông nội bộ là truyền tải thông điệp, thông tin, tuyên truyền chính sách, đường lối phát triển của doanh nghiệp, đồng thời khích lệ nhân viên cống hiến và xây dựng mối quan hệ gắn kết. Vì thế, truyền thông nội bộ mang ý nghĩa rất lớn đến sự phát triển đi lên của doanh nghiệp.

Nếu chiến lược truyền thông nội bộ không tốt có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp như: 

• Thông tin nội bộ truyền tải thiếu rõ ràng, sai lệch khiến nhân viên không hiểu đúng về doanh nghiệp và thiếu gắn kết với cấp trên
• Làm mất lòng tin ở nhân sự và khó giữ chân được nhân sự tốt cũng như gặp nhiều khó khăn khi tuyển dụng nhân viên mới.
• Giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp sẽ không được nhân sự chú ý xây dựng
• Bộ máy nhân sự trong công ty thiếu gắn kết, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Các bước lên plan truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xem xét thực trạng

Đây là cơ sở để xác định mục tiêu và chiến lược truyền thông nội bộ tiếp theo. Do đó, bộ phận truyền thông nội bộ cần đánh giá lại tình hình kinh doanh, nhân sự,… của doanh nghiệp. Đồng thời, đánh giá hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ hiện tại đang như thế nào qua hiệu quả của các chiến dịch trước đó.

Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông

Nhân viên truyền thông nội bộ của doanh nghiệp cần xác định được thông tin và đối tượng muốn truyền tải. Bạn có thể chia các đối tượng tiếp nhận thông tin thành nhiều cấp như: quản lý, nhân viên chính thức, nhân viên tăng cường,… để đưa ra nội dung và hình thức truyền thông phù hợp.

Bước 3: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu là yếu tố cốt lõi trong việc xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Khi lên plan truyền thông nội bộ, bạn cần xác định được doanh nghiệp đang cần đạt được mục tiêu nào? Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn hay mục tiêu của thể đạt được. Từ đó đưa ra thông tin muốn truyền tải.

Bước 4: Xây dựng nội dung truyền thông

Sau khi đã xác định được mục tiêu truyền thông, bạn tiến hành xây dựng những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên.

Bước 5: Lựa chọn hình thức truyền thông

Hình thức truyền thông là yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của chiến lược truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Tùy từng mục tiêu và đối tượng truyền thông mà bạn lựa chọn kênh truyền tải thông tin phù hợp.

Bước 6: Triển khai kế hoạch truyền thông

Đây là bước cụ thể hóa các mục tiêu, phương pháp thành những hành động cụ thể. Bạn cần đưa nội dung cần truyền tải đến các phòng ban, nhân viên trên các kênh truyền thông khác nhau sao cho chiến lược truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 7: Đánh giá lại hiệu quả và tiến hành cải tiến

Sau mỗi chiến dịch, bộ phận truyền thông cần đánh giá lại hiệu quả, chỉ ra những điều đã làm được, những điều còn thiếu sót. Từ đó rút kinh nghiệm và cải tiến, cải thiện vấn đề còn gặp phải khi lên plan truyền thông nội bộ ở những kỳ sau.

Cải thiện chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả hơn

Tìm người quản lý có năng lực

Để tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí, nhiều doanh nghiệp thường “phó mặc” truyền thông nội bộ cho đội ngũ HR. Do đó, hiệu quả truyền thông trong doanh nghiệp không cao, tính gắn kết của nội bộ không có mà có tính truyền thông tin đến nhân viên trong doanh nghiệp.

Để triển khai thành công bất kỳ chiến lược truyền thông nội bộ nào, trước hết doanh nghiệp cần có người hoặc đội nhóm quản lý truyền thông nội bộ chuyên nghiệp. Một nhà quản trị có năng lực sẽ đưa ra các định hướng và trực tiếp triển khai chiến lược để văn hoá nội bộ thêm rõ nét.

Số hóa hình thức triển khai phù hợp với thời đại

Trong thời đại hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay, việc đưa công nghệ vào quản lý, triển khai công việc là điều vô cùng cần thiết giúp tăng hiệu quả công việc. Hầu hết mọi thành viên trong doanh nghiệp đều sử dụng các thiết bị thông minh, việc số hoá các kênh truyền thông nội bộ không chỉ bắt kịp với sự phát triển của thời địa mà còn được mọi người quan tâm và thiện cảm hơn.

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là “vũ khí” chiến lược lợi hại, là cầu nối vô hình gắn kết tinh thần đoàn kết của nội bộ nhân viên, từ đó tạo nên sức mạnh to lớn trong thương trường. Vì thế, mỗi doanh nghiệp cần có chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, tạo nền tảng để nâng cao sức mạnh cạnh tranh nội tại của mình trên thị trường.

> Xem thêm: 3 kiểu thu nhập giúp bạn rủng rỉnh tiền bạc

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam