Việc phản hồi giúp các cá nhân hiểu được những điểm sai sót của họ để sửa chữa, phát huy những điểm mạnh của mình và đặt ra kế hoạch giúp mọi người cùng nhau phát triển hơn. Nhưng, không phải ai cũng thích phản hồi kể cả là nhân viên hay người quản lý. Tuy nhiên, phải phản hồi như thế nào mới khiến người nhận thông tin không e ngại hay phòng thủ với người phản hồi. Vậy, làm thế nào để xây dựng nền văn hóa phản hồi trong công ty?

Nuôi dưỡng tư duy phát triển

Một trong những cách giúp nhân viên phát triển được bản thân mình là họ có tư duy phát triển, bản thân họ tin rằng họ có thể phát triển tốt hơn thông qua sự chăm chỉ và cống hiến làm việc. Các công ty có nền văn hóa phản hồi rất coi trọng suy nghĩ này của nhân viên. Bởi những nhân viên này có tinh thần học hỏi và xem việc phản hồi là một cơ hội giúp họ cải thiện được bản thân mình. Hầu hết những sinh viên mới tốt nghiệp thậm chí cả những người đi làm lâu năm, họ đều thích trong công việc của mình luôn có sự phản hồi từ người quản lý hay những đồng nghiệp, vì họ sẽ biết được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong công việc của mình.

Đặc biệt, người lao động rất muốn cống hiến cho những doanh nghiệp có văn hóa phản hồi trong công việc, vì họ cho rằng công ty rất chú trọng tới sự phát triển trong sự nghiệp của nhân viên. Tuy cũng có một số nhân viên chưa có hoặc còn chưa hình thành rõ tư duy phát triển, bạn có áp dụng những cách sau đây để hình thành nên tư duy phản hồi trong công ty:

• Một tiêu chí lựa chọn trong quá trình phỏng vấn: Có thể sẽ mất rất nhiều thời gian để mọi người trong công ty hình thành tư duy phản hồi, vậy nên, ngay buổi phỏng vấn ứng viên, bạn có thể đánh giá họ có phải là người cầu tiến hay không? có phải là người sẽ sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới hay không? họ có phản ứng ra sao khi đối mặt với thất bại như thế nào? họ sẵn sàng lắng nghe để thay đổi hay không?
• Nâng cao kiến thức chuyên môn cho nhân viên: Đào tạo nhân viên trở nên hoàn thiện hơn trong nghề nghiệp của họ là một cách giúp nuôi dưỡng văn hóa phản hồi. Doanh nghiệp cung cấp những cơ hội học tập và trả những chi phí đào tạo cho nhân viên.
• Ghi nhận những điểm tốt của nhân viên: Không chỉ kết quả cuối cùng mới đánh giá nhân viên đó tiến bộ hay không, để đánh giá một nhân viên làm việc chăm chỉ, hiệu quả ra sao, thì nên đánh giá một quá trình làm việc của họ, thường xuyên ghi nhận những nhân viên làm việc có hiệu quả, chăm chỉ, tập trung vào sự nghiệp của họ.
• Không ngần ngại nhận những điểm chưa tốt của bản thân: Để làm tấm gương mẫu cho mọi nhân viên trong công ty về văn hóa phản hồi trong doanh nghiệp, những người quản lý có thể thừa nhận những điểm yếu của mình, thể hiện rõ bản thân họ sẵn sàng học hỏi và cải thiện những điểm được phản hồi.

Hướng dẫn văn hóa phản hồi trong doanh nghiệp

Nếu trong một doanh nghiệp xuất hiện văn hóa mới, nhân viên sẽ chưa kịp thích ngay với văn hóa đó, vì thế phòng nhân sự có thể xây dựng nên chính sách đào tạo về văn hóa mới. Giống với bất cứ kỹ năng nào, chúng đều cần phải được rèn luyện: 

• Hướng dẫn về cách đưa ra lời nhận xét và cách nhận phản hồi của nhân viên.
• Sử dụng công cụ video những tình huống thực tế về tương tác phản hồi tốt và xấu.
• Đào tạo nhân viên về cách phản hồi hiệu quả.
• Đào tạo nhân viên về kỹ năng đặt câu hỏi, đưa ra ví dụ hiệu quả.
• Giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc phản hồi trong công việc.
• Hướng dẫn người quản lý trong việc đưa ra phản hồi phù hợp với mục tiêu phát triển cho nhân viên và giúp nhân viên đạt được mục tiêu đó.

Tạo môi trường phản hồi an toàn

Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái khi đưa ra ý kiến phản hồi với cấp trên nếu họ cảm thấy an toàn và chắc chắn rằng họ sẽ không bị trả đũa sau khi đưa ra phản hồi đó. Việc xây dựng văn hóa phản hồi phải dựa vào yếu tố trung thực, điều này bắt đầu từ việc nhân viên sẵn sàng đưa ra các phản hồi trung thực.  

Bên cạnh đó, việc đưa ra phản hồi là tự nguyện, không nên ép buộc phản hồi. Công ty nên xây dựng chính bảo vệ nhân viên khỏi những cá nhân lạm dụng quyền để trả đũa, nhằm khuyến khích nhân viên trung thực trong phản hồi về những điều gây ảnh hưởng tới công việc của họ hoặc những điểm cần cải thiện trong công ty.

Biến văn hóa phản hồi thành thường xuyên

Để học bất cứ một kỹ năng nào cũng cần có sự rèn luyện, khi việc phản hồi trở nên thường xuyên hơn, nó được tích hợp vào hoạt động hàng ngày. Mọi văn hóa được hình thành từ truyền thống, thói quen và hiện vật. Các doanh nghiệp, người quản lý tạo cơ hội để trải nghiệm những chia sẻ được đưa ra và nhận lại phản hồi.

Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng phản hồi, bạn cũng cần giám sát quá trình. Để biết được chương trình đào tạo về văn hóa phản hồi trong doanh nghiệp hoạt động thế nào, số lượng người sử dụng, bạn cần có số liệu và hành vi chính xác từ những phản hồi sau mỗi lần nhân viên phản hồi lại hoặc người quản lý phản hồi lại với nhân viên của họ. Bởi những dữ liệu này có thể làm thước đo để đo lường mức độ thành công của quá trình áp dụng phản hồi.

Đánh giá lại và tái cấu trúc.

Sau một thời gian, doanh nghiệp sử dụng văn hóa phản hồi trong công việc, bạn cũng cần đánh giá nghiêm túc toàn bộ quá trình. Ghi lại những điểm chưa hiệu quả, kiểm tra những bước chưa được hiệu quả trong quá trình, thì bạn cần thay đổi hoặc điều chỉnh lại. 

>> Xem thêm: Những chế độ và phúc lợi mà ứng viên muốn nghe từ nhà tuyển dụng

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam