Giải mã sự khác biệt giữa KPI và OKR: chọn công cụ phù hợp với mục tiêu

Đối với các doanh nghiệp, việc xác định và theo dõi hiệu suất đóng vai trò then chốt cho sự thành công. Hai công cụ phổ biến được sử dụng rộng rãi để thực hiện điều này là Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) và Mục tiêu và Kết quả Chính (OKR). Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mơ hồ về sự khác biệt giữa hai công cụ này và cách lựa chọn phù hợp cho mục tiêu của họ. Bài viết sẽ giải mã sự khác biệt then chốt giữa KPI và OKR, giúp bạn hiểu rõ bản chất và vai trò của từng công cụ. Đừng bỏ lỡ!

KPI là gì? OKR là gì?

KPI (Key Performance Indicator) – Chỉ số Hiệu suất Chính: Là thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá hiệu quả của một tổ chức hoặc cá nhân trong việc đạt được mục tiêu cụ thể. KPI tập trung vào hiện tại, đo lường mức độ hoàn thành các nhiệm vụ và hoạt động quan trọng.

KPI là gì? OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results) – Mục tiêu và Kết quả Chính: Là hệ thống quản trị mục tiêu theo hướng kết quả, thiết lập các mục tiêu đầy tham vọng (Objectives) cùng với các kết quả đo lường được (Key Results) để theo dõi tiến trình thực hiện. OKR tập trung vào tương lai, thúc đẩy sự phát triển và đổi mới.

So sánh KPI và OKR

KPI và OKR là hai phương pháp quản lý hiệu suất được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp để đo lường và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Dưới đây là những so sánh chi tiết giúp phân biệt rõ giữa KPI và OKR

Điểm giống nhau

Cả KPI và OKR đều hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân theo dõi tiến trình, đánh giá hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra. Đều có thể được áp dụng cho nhiều cấp độ, từ cá nhân, nhóm, bộ phận đến toàn tổ chức. Cả hai công cụ đều sử dụng các chỉ số đo lường định lượng để theo dõi hiệu quả hoạt động và tiến độ đạt mục tiêu.

Điểm khác nhau

Ví dụ trực quan về KPI và OKR

Để giúp bạn dễ dàng hình dung sự khác biệt giữa KPI và OKR, hãy cùng xem qua các ví dụ sau:

• Công ty A đang kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ thời trang.
• Mục tiêu: Tăng doanh thu bán hàng trong quý 2 năm 2024.

KPI

• Doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng trong quý 2 năm 2024 đạt 10 tỷ đồng.
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng: Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng mua hàng đạt 10%.
• Số lượng khách hàng mới: Thu hút 10.000 khách hàng mới trong quý 2 năm 2024.
• Giá trị đơn hàng trung bình: Giá trị đơn hàng trung bình đạt 1 triệu đồng.

OKR

• Mục tiêu: Trở thành nhà bán lẻ thời trang online hàng đầu trong khu vực.
• Kết quả chính:

• Tăng doanh thu bán hàng online 20% so với quý 1 năm 2024.
• Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng 15%.
• Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng lên 90%.
• Tăng nhận diện thương hiệu 20% trên mạng xã hội.

Phân tích

KPI tập trung vào việc đo lường hiệu suất hoạt động hiện tại của công ty A, cụ thể là các hoạt động bán hàng trong quý 2 năm 2024. Các chỉ số KPI này giúp công ty theo dõi tiến độ đạt mục tiêu doanh thu, đánh giá hiệu quả của các chiến lược marketing và bán hàng, từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.

OKR đề ra mục tiêu đầy tham vọng cho công ty A trong tương lai, đó là trở thành nhà bán lẻ thời trang online hàng đầu trong khu vực. Các kết quả chính trong OKR liên quan chặt chẽ đến mục tiêu này và được đo lường theo thời gian. OKR giúp công ty A tập trung vào những gì quan trọng nhất để đạt được mục tiêu dài hạn, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.

Lợi ích của việc sử dụng KPI và OKR

Việc sử dụng KPI và OKR mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện khả năng đo lường. Dưới đây là cách mà KPI và OKR có thể đóng góp vào hai mục tiêu này:

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Sử dụng KPI và OKR giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tăng cường sự tập trung vào các mục tiêu và ưu tiên quan trọng nhất. Điều này giúp cá nhân và tổ chức tập trung nỗ lực vào những hoạt động mang lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, KPI và OKR thúc đẩy trách nhiệm khi mỗi cá nhân hiểu rõ mục tiêu và vai trò của mình, dẫn đến nỗ lực cao hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Chúng cũng cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu chung và cùng hướng đến mục tiêu đó. Kết quả là, nhờ sự tập trung, trách nhiệm và giao tiếp được cải thiện, hiệu suất làm việc và năng suất của cá nhân và tổ chức sẽ được nâng cao.

Lợi ích của việc sử dụng KPI và OKR

Cải thiện khả năng đo lường

KPI và OKR cũng cải thiện khả năng đo lường trong doanh nghiệp. Chúng cung cấp hệ thống đo lường định lượng rõ ràng, giúp theo dõi tiến độ một cách khách quan và chính xác. Dữ liệu đo lường thu thập được giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp. Ngoài ra, dữ liệu này cũng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và dự báo hiệu quả hơn cho tương lai. Cuối cùng, việc sử dụng KPI và OKR tăng cường tính minh bạch trong hoạt động, tạo dựng niềm tin giữa lãnh đạo và nhân viên, thúc đẩy sự hợp tác và gắn kết trong tổ chức.

Cách áp dụng KPI và OKR hiệu quả

Để áp dụng KPI và OKR hiệu quả, cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Có liên quan, Time-bound – Có thời hạn).

Xác định mục tiêu chung cho tổ chức và mục tiêu cá nhân cho từng thành viên. Đảm bảo mục tiêu cá nhân gắn liền với mục tiêu chung của tổ chức.

Xem thêm về kỹ năng xác định mục tiêu trong hành trình tìm kiếm các bước định hướng nghề nghiệp cho bản thân. Về doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết cách xác định mục tiêu dự án để xây dựng mục tiêu đúng nhất

Cách áp dụng KPI và OKR hiệu quả

Bước 2: Lựa chọn KPI hoặc OKR phù hợp

Xác định mục đích sử dụng KPI hoặc OKR để lựa chọn công cụ phù hợp. Lựa chọn các chỉ số KPI hoặc kết quả chính OKR phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Đảm bảo tính đo lường: Các chỉ số KPI hoặc kết quả chính OKR phải có thể đo lường được một cách khách quan và chính xác.

Bước 3: Triển khai và theo dõi

Công khai mục tiêu KPI hoặc OKR cho tất cả các thành viên trong tổ chức và tiến hành dõi tiến độ thực hiện mục tiêu một cách thường xuyên. Định kỳ đánh giá hiệu quả thực hiện mục tiêu và điều chỉnh khi cần thiết.

Bước 4: Giao tiếp và khuyến khích

Giao tiếp thường xuyên về mục tiêu, tiến độ và kết quả thực hiện với tất cả các bên liên quan. Khuyến khích và khen thưởng những cá nhân và tập thể đạt được mục tiêu. Hỗ trợ và đào tạo: Cung cấp hỗ trợ và đào tạo cần thiết cho nhân viên để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Bước 5: Văn hóa tổ chức

Tạo dựng văn hóa tổ chức tập trung vào việc đạt được mục tiêu. Khuyến khích tất cả các thành viên trong tổ chức tham gia vào việc thiết lập và thực hiện mục tiêu. Học hỏi từ kinh nghiệm thành công và thất bại để cải thiện hiệu quả áp dụng KPI và OKR.

Những điều không nên làm khi xây dựng KPI và OKR

Khi xây dựng KPI và OKR, có một số điều không nên làm để tránh các sai lầm có thể làm giảm hiệu quả của chúng. Dưới đây là những điều cần tránh:

Đặt quá nhiều KPIs

Đừng chọn quá nhiều KPIs. Quá nhiều chỉ số có thể gây rối và làm mất tập trung. Nên tập trung vào các KPIs quan trọng nhất để đo lường hiệu suất.

Lưu ngay cách quản lý hiệu suất tối ưu thường được sử dụng trong tổ chức.

Chọn KPIs không liên quan

Đừng chọn KPIs không liên quan đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. KPIs phải phản ánh trực tiếp các mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa.

Thiếu định lượng

Đừng chọn KPIs không thể đo lường một cách định lượng. KPIs phải rõ ràng và có thể đo lường được để theo dõi tiến trình và hiệu suất một cách chính xác.

Không điều chỉnh KPIs

Đừng để KPIs cố định mãi mãi. KPIs cần được xem xét và điều chỉnh định kỳ để đảm bảo chúng luôn phù hợp với mục tiêu và chiến lược thay đổi của doanh nghiệp.

Bỏ qua sự tham gia của nhân viên

Đừng thiết lập KPIs mà không có sự tham gia của nhân viên. Nhân viên cần hiểu và đồng thuận với KPIs để họ có thể cam kết và nỗ lực đạt được chúng.

Vậy bạn đã biết nên làm gì khi nhân viên không tôn trọng quản lý chưa? Tham khảo thêm tại đây

Những điều không nên làm khi xây dựng KPI và OKR

KPI và OKR – doanh nghiệp nên chọn chỉ tiêu nào?

Việc lựa chọn chỉ tiêu đo lường nào phù hợp với doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.

Các công ty công nghệ hoặc các doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi phạm vi kinh doanh và ra mắt sản phẩm mới sẽ thấy rằng OKR ngắn hạn là sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là những lĩnh vực đòi hỏi cao về R&D và cần nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường. Ngược lại, các công ty có định hướng dài hạn và công việc cần đo lường hiệu quả hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng năm sẽ thích hợp hơn với chỉ số KPI. Để đo lường và nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường sử dụng KPI.

Doanh nghiệp có thể kết hợp cả OKR và KPI để đo lường hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả nhất.

Như vậy, qua bài viết của HR Insider chúng ta đã nắm rõ được sự khác biệt giữa KPI và OKR. Việc lựa chọn chỉ tiêu KPI hay OKR cần cân nhắc kỹ lưỡng về mục tiêu, đặc điểm và văn hóa của doanh nghiệp. Sử dụng hiệu quả KPI và OKR sẽ giúp bạn chèo lái con thuyền doanh nghiệp vươn tới thành công. Điều quan trọng nhất chính là việc sử dụng cách thức và cam kết thực hiện nó một cách nhất quán.

Tìm kiếm bí quyết rèn luyện kỹ năng của nhà quản trị và các kỹ năng liên quan khác? Xem ngay tại đây:

• Kỹ năng tổ chức
• Kỹ năng quản lý nhân sự
• Kỹ năng giao việc
• Kỹ năng giải quyết xung đột
• Cách nhìn người
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng lãnh đạo

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam