Khi những người đồng nghiệp vượt trội hơn bạn nghĩ

Bạn đã bao giờ lâm vào trường hợp bị đồng nghiệp “qua mặt” và luôn được lòng tin của sếp hay không? Người đó không chỉ bỏ rơi bạn lại phía sau, mà còn khiến cho hình ảnh của bạn trở nên không được hoàn hảo trong con mắt của các nhà lãnh đạo. Trong tình huống mà cái bóng của đồng nghiệp luôn là một chướng ngại vật quá lớn, thì bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ đề cập vấn đề này ra sao với họ? Và làm thế nào để bảo toàn được thanh danh của mình đối với cấp trên? 

Đầu tiên, hãy xem những chuyên gia nói gì về vấn đề này

Adam Galinsky – giáo sư tại trường Columbia Business School, đồng tác giả của cuốn sách Friend and Foe: When to Cooperate, When to Compete, and How to Succeed at Both – cho rằng, việc đồng nghiệp luôn muốn hơn bạn trong công việc là vì hai nguồn lý do: thực tế và tâm lý.

Về mặt thực tế, họ muốn một câu trả lời, hoặc một kết quả khác mà theo họ thì có thể tốt hơn so với cách giải quyết mà bạn đã đưa ra. Về mặt tâm lý, họ muốn chứng tỏ rằng họ có nhiều sức ảnh hưởng cũng như là uy quyền hơn là bạn có. Cũng có thể là vì họ khá là bảo thủ và sợ phải nêu vấn đề này trực tiếp với bạn nên họ mới phải làm như vậy.

Với tình huống này, có thể bạn sẽ muốn đến ngay bàn làm việc của người đó, và bằng một thái độ cáu kỉnh, bạn đang chuẩn bị cho họ biết “như thế nào là lễ độ”. Nhưng Caroline Webb, tác giả của cuốn sách How to Have a Good Day: Harness the Power of Behavioral Science to Transform Your Working Life, đã nói: “Bạn phải trở nên bình lặng như một vị Thần để xử lý vấn đề này một cách hợp lý. Không còn bị làm phiền, không bị áp lực, không phải lo lắng về những thử thách trong công việc nếu nó không may xảy ra”. Vì vậy, khi có bất cứ mâu thuẫn nào xảy ra, dù cho bạn đã cảm thấy bớt bực dọc, tốt hơn là vẫn nên có một phương pháp để giải quyết triệt để vấn đề đó.

Đặt câu hỏi cho những phỏng đoán của mình

Webb khuyên rằng chúng ta nên bắt đầu bằng cách cân nhắc xem mình thực sự biết gì. Bạn nghĩ rằng đồng nghiệp “qua mặt” bạn là vì họ muốn trêu tức bạn, nhưng có thể bạn đã hiểu sai vấn đề rồi. Hãy nhìn thẳng vào sự thật và đừng nên vội vàng đánh giá. Ví dụ, thay vì nghĩ rằng: “Anh ta / Cô ta chẳng thèm đếm xỉa gì đến uy quyền của mình”. Hãy nhủ rằng: “Anh ấy / Cô ấy đã nói với sếp về một sáng kiến mới”, rồi hãy hỏi chính mình: Liệu có cách nào khác để giải thích chuyện này hay không?

Webb cho rằng: “Hãy tưởng tưởng ra ba đến bốn khung cảnh khác nhau để có thể mở rộng tầm nhìn của bạn, cũng như giúp bạn trả lời những phỏng đoán của mình về việc liệu đồng nghiệp có đang “ném đá giấu tay” hay có ý định xấu với mình hay không”.

Đó có thể đơn giản là bạn đang hiểu sai vấn đề, Galinsky lưu ý. Ông thừa nhận rằng mình đã từng “qua mặt” trưởng bộ phận để có thể nói chuyện với trưởng khoa của ông lúc ấy, mà không nhận ra rằng mình chỉ nhận lại được một cái cau mày. “Tôi không bao giờ nghĩ rằng trưởng khoa sau đó đã đi xuống để gặp trưởng bộ phận”, ông thừa nhận.

Tìm hiểu nhiều hơn

Theo Webb, nếu bạn không biết nhiều về sự việc – hoặc giả bạn chỉ nghe người trong văn phòng đồn thổi – thì hãy cố gắng tự mình tìm hiểu chuyện gì đang xảy ra. Bạn nên đến gặp sếp của mình và hỏi về chuyện đó một cách trung lập nhất: “Này, tôi nghe nói sếp và Carlos đang bàn về ý tưởng mới của anh ấy phải không?”. Hãy giữ một tông giọng bình thường, không vội kết tội ai để sếp biết rằng bạn đang không có một mối thù hằn gì trong lòng cả.

Tiếp cận với người đồng nghiệp vượt trội hơn bạn

Bạn và đồng nghiệp nên có một cuộc nói chuyện – tốt nhất là ở một nơi riêng tư. Hãy giữ cho đầu óc sáng suốt khi bạn bắt đầu nói về vấn đề ấy. Webb cho rằng: “Đừng nên cứ khư khư nói về một chuyện duy nhất đó với đồng nghiệp. Thay vào đó, hãy nghĩ về tầm quan trọng trong mối quan hệ giữa hai người khi làm việc cùng với nhau”. Tập trung vào mục đích cuối cùng, dù là mục đích đó nhằm để giữ lòng tin hay là để bản toàn cho uy quyền của bạn trong công việc. Hơn hết, hãy sẵn sàng để lắng nghe về tình hình của đối phương, và vì sao họ lại chọn để làm như vậy.

Khẳng định vị vượt trội thế của mình

Galinsky cho rằng hãy bắt đầu cuộc đối thoại bằng cách nói ra những gì bạn biết một cách thẳng thắn nhất. Webb cũng nói thêm, hãy giải thích tại sao bạn lại thất vọng, nhưng hãy tránh dùng những từ như “tức giận” hay “bị phản bội”. Dù cho đó đúng là những từ miêu tả cảm giác của bạn ngay lúc này, nhưng làm như vậy chỉ khiến cho người đồng nghiệp có ý muốn phòng thủ hơn mà thôi. Bạn nên nói những câu như: “Tôi có nghe thông tin rằng cậu và Roger đã nói về sáng kiến mà chúng ta đã cùng thảo luận. Tôi lo rằng chúng ta đã không chia sẻ đủ nhiều với nhau về vấn đề này”. Sau đó, hỏi – hoặc lắng nghe quan điểm của người đó.

Giải quyết vấn đề cùng với nhau

Một khi bạn đã nêu lên chính kiến của mình, giờ là lúc cả hai cùng nhau giải quyết vấn đề đó. “Thử hỏi ý kiến của người đồng nghiệp trước, sau đó hãy cùng xây dựng phương hướng giải quyết. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, mọi người có cảm giác gắn bó hơn với ý tưởng mà họ cùng chung tay nghĩ ra”, Webb giải thích. Vì vậy, thay vì đưa ra chỉ dẫn: “Đây là những cách để chúng ta xử lý vấn đề này” – thì hãy hỏi: “Với tình thế như hiện nay, cậu có ý tưởng gì hay để xử lý hay không?”. Ví dụ, bạn có thể tới gặp sếp và giải thích rằng bạn cũng đang có chung sáng kiến với người đồng nghiệp, và rằng bạn rất sẵn lòng xem xét lại một khía cạnh trong ý tưởng mà bạn đã bị “ngó lơ” đi một cách không công bằng.

Webb nhấn mạnh rằng bạn cũng nên xem lại bản thân có cần thay đổi gì hay không. Liệu người đồng nghiệp đó “qua mặt” bạn là do họ cảm thấy bạn chưa cho họ đủ sự quan tâm, hoặc là bạn chưa thật sự rõ ràng trong các quyết định của mình? Nếu đúng là như vậy, chính bản thân bạn hãy tự sửa sai trước!

Xác định rõ về tuyến thông tin liên lạc với cấp trên

Bạn cũng nên thảo luận về việc sắp tới đây, bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào. Ý tưởng nhất là, cả hai nên nhất trí về việc một người sẽ phải đến và hội ý trước với người kia. Nhưng nếu người đó không đồng ý với thỏa thuận này, bạn sẽ phải cho họ biết rằng việc “qua mặt” như thế không chỉ làm cho bạn bị tổn thương, mà nó còn chẳng có ích lợi gì với họ cả – Galinsky cho biết. Hãy giải thích rằng cả bạn và sếp đều thường xuyên liên lạc với nhau, và nếu có ai đó “qua mặt”, bạn sẽ nắm rõ chỉ trong một sớm một chiều mà thôi. Bạn có thể nói rằng: “Tôi hay thường gặp Roger để thảo luận về những vấn đề cần ưu tiên trong nhóm của chúng ta. Và ông ấy cũng thường cho tôi biết về việc tiếp nhận lời yêu cầu từ những nhóm khác”. Những lời này không nên nói theo cách đầy đe dọa, mà chỉ đơn giản là bạn đang cho họ biết về việc bạn thường xuyên liên lạc với cấp trên mà thôi.

Hàn gắn mối quan hệ với sếp

Mối bất hòa xảy ra trong hệ thống điều hành có thể sẽ làm cho sếp của bạn không hài lòng, hoặc khiến cho sếp hoài nghi về khả năng làm việc của bạn. Ngoài ra, nếu sếp của bạn không chuyển thông tin của người đồng nghiệp đó cho bạn, thì khả năng cao là bạn sẽ bị quở trách. Như vậy, một khi bạn đã sắp xếp ổn thỏa với đồng nghiệp, chắc chắn rằng bạn cũng nên có một cuộc nói chuyện với sếp về những gì đã xảy ra, tại sao nó lại xảy ra, và hướng giải quyết khi có một việc tương tự như vậy trong tương lai.

Một lần nữa, cho họ biết bạn biết gì, bạn cảm thấy như thế nào, rồi sau đó lắng nghe quan điểm từ họ: “Tôi có nghe rằng sếp và Carlos đã nói về sáng kiến của anh ấy, và điều này làm tôi hơi lo một chút vì dường như tôi đang ở tình thế là một người ngoài cuộc. Sếp có thể cho tôi biết chuyện gì đang xảy ra, và nghĩ gì về việc này được không?”. Sau khi nghe ý kiến từ cấp trên, bạn có thể hỏi: “Nếu việc này còn tiếp tục xảy ra, thì chúng ta có thể xử lý theo cách khác được không? Giả dụ như Carlos đến gặp sếp một lần nữa, sẽ không phiền nếu sếp gọi anh ấy đến gặp tôi, hai chúng tôi sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề, và tránh làm mất thời gian của sếp chứ ạ?”. Mục đích của bạn là để bảo toàn danh tiếng của mình, và tái thiết lập nguyên lý cơ bản của giao tiếp, Webb nói, vì “Bạn muốn trở nên là một người khôn ngoan, chu đáo, và kiểm soát”.

Những nguyên lý cần ghi nhớ

Nên:

• Giữ cho đầu óc sáng suốt và sẵn lòng lắng nghe câu chuyện từ phía người đồng nghiệp.
• Tránh dùng những từ như “tức giận” hay “bị phản bội”. Dù là đúng, nhưng nó sẽ làm cho người đồng nghiệp có ý muốn phòng thủ hơn.
• Nói chuyện với sếp để chắc rằng danh tiếng của mình không bị ảnh hưởng.

Không nên:

• Tự phỏng đoán lý do mà người đồng nghiệp có ý “vượt mặt” bạn.
• Tin vào lời đồn thổi. Thay vào đó, hãy tự tìm ra sự thật.
• Để cơ hội cho lần sau. Thay vào đó, hãy nhờ sếp chuyển lời từ đồng nghiệp tới bạn.

Tình huống thực tế 1: Đừng vội đánh giá người khác

Với tư cách là một quản lý dự án cho một công ty đóng gói bao bì mỹ phẩm, Karen Schneider chịu trách nhiệm về việc giúp đỡ các nhân viên mới làm quen, đẩy nhanh tiến độ gia công và thành thạo hơn với công việc. Karen hiện đang đào tạo một quản lý dự án mới, Donna (không phải tên thật của nhân vật). Donna có nhiều kinh nghiệm hơn Karen và “không sẵn lòng để tiếp nhận sự hướng dẫn”, Karen hồi tưởng lại. “Cô ta luôn ra vẻ là mình biết mọi thứ và không cần tôi dạy điều gì cả”. Donna không hài lòng với quy trình cũng như tiến độ mà công ty thường hay sử dụng với khách hàng; cô ấy muốn bỏ qua một vài bước để đẩy nhanh tiến độ bán hàng; cụ thể là không gửi mẫu thử đầu tiên, hoặc cho qua phần kí tên vào báo cáo của giai đoạn tiền sản xuất. Khi Karen nói rằng điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề cho dây chuyền sản xuất, Donna bỏ ngoài tai và đến gặp sếp của Karen để tìm sự chấp thuận.

May thay, sếp của Karen đã lặp lại quy trình tiêu chuẩn của công ty cho Donna biết, và giải thích lý do tại sao phải làm đủ các bước như vậy. Sau đó, ông đến hỏi Karen vì việc Donna tìm đến gặp ông.

Karen biết rằng cô phải giải quyết vấn đề trực tiếp với Donna, nhưng cô cần phải cẩn thận. “Tôi biết nếu tôi tiếp cận Donna theo cách đó, cô ấy sẽ trở nên phòng thủ hoặc thậm chí là có thể gây chiến với tôi”. Sau đó, Karen nhờ Donna ngồi xuống để cùng xem lại sổ sách một lần nữa. Karen nói lại với Donna: “Tôi biết rằng việc theo sát nguyên tắc – kể cả những nguyên do theo sau nó nữa, gây ra rất nhiều áp lực”. Karen có nhắc đến cuộc nói chuyện của Donna với sếp, nhưng với một giọng điệu hết sức bình thường và không hề “ám chỉ riêng tư” đến cô. Hơn nữa, Karen cũng cảm ơn vị đồng nghiệp này vì đã “cố gắng làm việc một cách sáng tạo bằng cách thử xem chúng ta có thể đưa mẫu thử cho khách hàng nhanh hơn ra sao”. Cuối cùng, Karen kết thúc cuộc nói chuyện với đề nghị mang tính tích cực – cô sẽ giúp Donna nhiều nhất cô có thể. Kế hoạch này đã có hiệu quả: Từ đó về sau, cả hai có một mối quan hệ vô cùng tốt đẹp trong công việc.

Tình huống thực tế 2: Duy trì các mối quan hệ thân thiết

Dima Ghawi được thuyên chuyển từ một công ty Fortune 20 để đến với vai trò quản lý đầu tiên của cô ấy. Carol (không phải tên thật của nhân vật), một trong những nhân viên của Dima, đang rất buồn vì cô ấy không được thăng chức. Dima thì không biết về điều này. Những thành viên trong đội làm việc ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới, nhưng điều này cũng không cản được Carol trước việc “cầu xin” sếp của cô một đặc ân nào đó.

“Carol đã nói sai sự thật về tác phong cũng như phong cách quản lý của tôi trước sếp”, Dima giải thích, “Cô ấy khiến cho sếp phải nghi ngờ về khả năng của tôi”. Không may thay, vì Carol và vị sếp ấy đã làm việc với nhau rất nhiều năm, ban đầu ông ấy tin Carol và quở trách Dima vì cô đã “thiên vị” hoặc tạo ra một “môi trường làm việc khắc nghiệt”. Khi Dima biết tin và phản ứng vô cùng ngạc nhiên, ông ấy nói rằng ông đã nhận rất nhiều “thông tin bên lề” từ Carol.

Dima bác bỏ lời nhận định trên, và dù biết rằng cô phải gặp Carol để nói chuyện (tốt nhất là trực tiếp, vào chuyến đi công tác đến nơi làm việc của Carol), Dima quyết định là cần tạo dựng mối quan hệ vững chắc với cấp trên trước. Dima cập nhật lịch trình cụ thể hàng tuần cho sếp về sự năng nổ khi làm việc của nhóm, cũng như cách giải quyết các khiếu nại phát sinh. Thêm vào đó, Dima cũng chắc chắn rằng Carol phải nắm rõ thông tin của những cuộc họp định kì. Cuối cùng, cô và sếp quyết định đưa Carol vào một vị trí khác phù hợp hơn ở công ty. Carol được luân chuyển đến một bộ phận khác và làm việc ở đó hơn 10 năm.

Dima cho biết rằng, cô có thể sống sót vượt qua việc này là nhờ cô luôn tập trung vào sự thật. “Từ tận đáy lòng tôi biết rằng mình đã và đang làm điều đúng đắn cho công ty, cho khách hàng. Những nhân cách như Carol sẽ không thể nào có thể làm tôi đầu hàng được”.

Top các tin tức tuyển dụng mới nhất – Cơ hội tiềm năng đăng tuyển tại VietnamWorks!

• Tuyển dụng điện gió – Cơ hội việc làm ngành năng lượng tái tạo
• Tuyển dụng Digital Marketing TPHCM – Cơ hội trong lĩnh vực số hóa
• Công ty dược tuyển dụng – Cơ hội cho các dược sĩ và nhân viên y tế
• Event tuyển dụng – Khám phá công việc tổ chức sự kiện hấp dẫn
• Tuyển dụng Facebook Ads – Cơ hội cho chuyên viên quảng cáo
• Công việc part time – Việc làm bán thời gian linh hoạt cho mọi người

— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam