Kanban là gì? Tìm hiểu các nguyên lý của Kanban

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý dự án và tổ chức công việc có thể rất phức tạp. Để giải quyết vấn đề này, nhiều phương pháp quản lý đã được nghiên cứu và áp dụng, trong đó có phương pháp Kanban, được biết đến như “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. Trong bài viết dưới đây sẽ sẽ giới thiệu về Kanban, nguyên tắc, triển khai và các chiến lược tối ưu hóa quy trình làm việc theo mô hình này.

Kanban là gì?

Kanban là một thuật ngữ có nguồn gốc từ Nhật Bản, ban đầu được Toyota áp dụng trong sản xuất xe hơi. Trong tiếng Nhật, “kan” có nghĩa là “thị giác” và “ban” có nghĩa là “thẻ”, do đó Kanban có thể được hiểu như một “bảng thông tin”.

Mô hình Kanban được sử dụng để trực quan hóa các nhiệm vụ cần thực hiện, giúp các thành viên trong dự án nắm bắt được trạng thái của các công việc trong quy trình làm việc. Một cách đơn giản để áp dụng Kanban là sử dụng bảng trắng và dán các tờ giấy màu để mô tả và quản lý tiến độ công việc.

Tìm hiểu Kanban là gì?

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng Kanban trong quản lý công việc:

Lập kế hoạch công việc linh hoạt

Nhóm Kanban tập trung vào công việc hiện tại, chỉ tiến hành một số lượng công việc hạn chế để tránh quá tải. Khi một hạng mục công việc được hoàn thành, nhóm sẽ chuyển hạng mục tiếp theo vào phần công việc đang làm.

Người đứng đầu dự án có thể dễ dàng sắp xếp lại thứ tự công việc tồn đọng mà không gây gián đoạn cho nhóm. Điều này đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất luôn được ưu tiên và thực hiện đúng lúc.

Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc

Chu kỳ thời gian đo lường khoảng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua toàn bộ quy trình làm việc của nhóm, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Tối ưu hóa chu kỳ thời gian giúp nhóm dự đoán chính xác thời gian phân phối công việc trong tương lai, từ đó giảm thiểu thời gian hoàn thành công việc.

Trong Kanban, không ai giữ vai trò duy nhất về một kỹ năng cụ thể, để tránh tình trạng tắc nghẽn khi một người gặp khó khăn. Thay vào đó, nhóm Kanban khuyến khích các thành viên hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo tất cả đều được học hỏi và không bị giới hạn vào một lĩnh vực kỹ năng duy nhất.

Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi của Kanban là liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm qua từng chu kỳ công việc. Công việc được theo dõi qua các biểu đồ trực quan, giúp nhóm dễ dàng nhận diện và cải thiện quy trình.

Các biểu đồ này, chẳng hạn như biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy, cung cấp dữ liệu trực quan về hiệu suất công việc, giúp nhóm phát hiện và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình. Điều này đảm bảo rằng nhóm luôn cải tiến và tối ưu hóa cách làm việc của mình.

Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) liên quan đến việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm, là một đặc điểm nổi bật của phương pháp Agile. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc và liên tục.

Trong thực tế, nhóm càng nhanh chóng đưa ra sự đổi mới cho thị trường, sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh cao hơn. Nhóm Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc, đảm bảo rằng họ có thể nhanh chóng và hiệu quả đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại giá trị cao nhất.

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “Mệnh Hỏa là gì?”, “Mệnh Kim là gì?”, và một số kỹ năng mềm như “Vuca là gì?”, “COCC là gì?” mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về công nghệ blockchain và lợi ích của công nghệ trong cuộc sống.

5 nguyên lý của Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan và linh hoạt, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất nhóm. Các nguyên lý hoạt động cơ bản của Kanban như sau:

Trực quan hóa luồng công việc

Kanban sử dụng bảng, cột và thẻ để trực quan hóa các công việc và quy trình làm việc. Mỗi thẻ trên bảng Kanban đại diện cho một nhiệm vụ cần thực hiện, trong khi các cột trên bảng thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, tương ứng với các trạng thái khác nhau của nhiệm vụ. Một bảng Kanban đơn giản thường có ba cột: To-do (Việc cần làm), Doing (Đang làm), và Done (Đã hoàn thành).

Giới hạn WIP 

Việc hạn chế số lượng công việc được thực hiện đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc tăng hiệu suất, làm cho các vấn đề và trở ngại trở nên rõ ràng hơn, và tạo điều kiện cho sự cải tiến liên tục. Điều này giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc xác định vấn đề và giảm thiểu chi phí và nỗ lực cần thiết cho việc thay đổi. Ngoài ra, nó cũng tạo ra một động lực “kéo” ổn định trong quá trình làm việc bằng cách đảm bảo rằng công việc mới chỉ bắt đầu khi các công việc hiện tại đã hoàn thành.

Quản lý luồng công việc

Theo dõi luồng công việc thông qua một hệ thống Kanban cho phép nhận diện vấn đề và đánh giá các phương án thay đổi dựa trên hiệu quả. Chính sách quy trình làm việc cần phải minh bạch và rõ ràng. Việc giải thích quy trình công việc một cách rõ ràng là vô cùng quan trọng để nhóm có thể trao đổi ý kiến, thảo luận về các cải tiến, và cải thiện một cách công khai và khách quan, thay vì theo định hướng chủ quan và cảm tính.

Cùng nhau tiến bộ

Thông qua việc khám phá và thử nghiệm trong lĩnh vực khoa học, nhóm có thể tiếp cận để hiểu rõ và tối ưu hóa các quy trình mà họ đang áp dụng, từ đó cùng nhau phát triển và cải thiện chúng.

Các nguyên lý của bảng thông tin công việc

Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Hiện nay, Kanban không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực đó mà còn có thể áp dụng linh hoạt và hiệu quả trong nhiều loại mô hình công ty và ngành nghề khác như HR, Marketing, Sales, v.v., mang theo nhiều tiềm năng.

Áp dụng Kanban vào quy trình làm việc, kết hợp với triết lý và nguyên tắc Agile, được xem như một cách giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội thành công cho dự án. Các công ty hàng đầu thế giới ngày nay đều áp dụng Kanban, nhận thấy những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.Dưới đây là những bước đơn giản để bắt đầu áp dụng Kanban:

• Chuẩn bị một tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau.
• Tạo cột đầu tiên trên bảng Kanban là “Việc cần làm” (To-do list). Phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp bằng các màu sắc khác nhau và ghi chú vào cột này.
• Cột thứ hai là “Việc đang làm” (Work in progress), hiển thị những việc đang thực hiện trong thời điểm hiện tại.
• Cột cuối cùng là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Di chuyển các nhiệm vụ hoàn thành từ cột thứ hai sang cột này và tiếp tục lặp lại các bước trên.

Ngoài ra, hiện nay có nhiều phần mềm quản lý công việc hỗ trợ thực hành Kanban như Trello, Kanban Tool, Tanca, v.v., để bạn lựa chọn.

Quản lý công việc và quy trình trở nên đơn giản hơn rất nhiều với phương pháp Kanban và sự hỗ trợ từ các phần mềm tương ứng. Kanban có thể linh hoạt áp dụng trong nhiều tình huống, ở nhiều nơi, và vào nhiều lúc khác nhau, miễn là người thực hiện có tư duy hệ thống và hiểu biết sâu về nguyên tắc của nó.

Xem thêm: Scrum là gì? Giá trị cốt lõi và các tạo tác của Scrum

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam