JD là gì? Vai trò và những nội dung cần có của JD

Vậy thực sự JD là gì? Vai trò cũng như nội dung cần có của JD ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết sau của VietnamWorks.

JD là gì?

JD là gì? JD là viết tắt của cụm từ Job Description, chỉ một bản đề mục mô tả các công việc cũng như chức năng và nhiệm vụ hoạt thành của một vị trí công việc. Thông qua bản JD này, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được mục tiêu công việc của một người nằm trong cấu trúc hoạt động vĩ mô của doanh nghiệp, đồng thời có phương án sắp xếp cũng như quản trị phù hợp với vị trí này.

Vai trò của JD trong tuyển dụng

Xây dựng được một bản JD công việc chi tiết và rõ ràng sẽ giúp quyết định đến chất lượng quá trình tuyển dụng cũng như phân bố công việc trong doanh nghiệp. Vậy thì vai trò chi tiết của JD là gì?

Vai trò quan trọng của JD sẽ biểu thị qua các khía cạnh sau:

Vai trò của JD đối với nhà tuyển dụng

• Giúp khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và là căn cứ để tổ chức và đánh giá các ứng viên;
• Làm cơ sở để doanh nghiệp có thể quản lý lương thưởng, từ đó đi đến so sánh mức lương cũng như đãi ngộ ở vị trí đó so với thị trường;
• Giúp doanh nghiệp có thể phân bố nhân sự và khối lượng công việc một cách hợp lý hơn;
• Dưới góc độ quản trị, việc hệ thống hóa JD còn thể hiện được tổng thể chức năng cũng như nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức giúp cấp lãnh đạo có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Vai trò của JD đối với ứng viên

• Giúp ứng viên hình dung rõ ràng được những công việc mà họ sẽ làm cùng với quyền hạn, trách nhiệm tương ứng khi gia nhập doanh nghiệp;
• Giúp ứng viên có thể nắm rõ yêu cầu về vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp, từ đó xem xét năng lực và khả năng của bản thân có thực sự phù hợp với yêu cầu nhà tuyển dụng hay không;
• Giúp ứng viên có thể xác định mục tiêu công việc rõ ràng cũng như có định hướng phát triển nghề nghiệp trong tương lai.

Những nội dung cần có của một bản JD là gì?

Nhìn chung, một bản JD chuẩn sẽ được nhà tuyển dụng trình bày với những nội dung sau:

• Tên vị trí cần tuyển dụng: thể hiện rõ chức danh công việc và vị trí này do bộ phận nào quản lý.
• Mô tả công việc: phần này giúp ứng viên có thể nhìn bao quát được toàn bộ quá trình làm việc của vị trí tuyển dụng thông qua mô tả về nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần cùng với thời gian hoàn thành, tuân thủ quy định ra sao.
• Trách nhiệm trong công việc: đây được xem là nội dung quan trọng để ứng viên có thể nhận biết được nhiệm vụ cốt lõi mà vị trí công việc họ sẽ đảm nhận. Điều này có ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của cả một tập thể vận hành theo đúng quỹ đạo ban đầu đã vạch định.
• Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn: là điều kiện cần có cho một vị trí, gồm các yêu cầu về kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn cho vị trí tuyển dụng, nhìn chung kinh nghiệm làm việc phù hợp thì mới có thể đảm nhiệm tốt được các yêu cầu công việc đặt ra.
• Trình độ học vấn: là yêu cầu cần thiết đặt ra do tính chất công việc và đòi hỏi ứng viên đạt đủ các bằng cấp chuyên ngành thuộc lĩnh vực tuyển dụng thì mới có thể đảm nhiệm tốt được.
• Quyền hạn của công việc: đây là phần nêu rõ về quyền hạn của vị trí công việc đối với các bộ phận quản lý trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• Thu nhập: mức lương tương ứng với vị trí công việc, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra mức lương cụ thể trong JD, bao gồm lương cơ bản cùng các phụ cấp và các khoản thưởng khác (nếu có), khi hoàn thành tốt công việc được giao/ mức lương sẽ được thương lượng trong buổi phỏng vấn.

Một mẫu JD chuyên nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Dưới đây là 5 lời khuyên hữu ích dành cho chuyên viên nhân sự khi xây dựng bản mô tả công việc thu hút đúng đối tượng ứng viên:

• Thông tin rõ ràng và bố cục hợp lý: Hãy cung cấp đầy đủ các thông tin như giới thiệu công ty, mô tả ngắn gọn công việc, trách nhiệm cụ thể, kỹ năng và trình độ yêu cầu. Bên cạnh đó, việc liệt kê các chính sách phúc lợi sẽ tăng cơ hội thu hút các ứng viên tiềm năng.
• Chú trọng chất lượng nội dung: JD là một cách để công ty thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Một bản mô tả công việc được viết chỉn chu, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ nội dung sẽ phản ánh hình ảnh tích cực của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà tuyển dụng nên chú trọng đến việc truyền tải văn hóa doanh nghiệp một cách khéo léo để tạo ấn tượng với ứng viên.
• Ngắn gọn, súc tích: Ứng viên thường không dành nhiều thời gian cho một bản mô tả công việc dài dòng, phức tạp. Vì vậy, hãy giữ nội dung ngắn gọn nhưng đi thẳng vào trọng tâm, đảm bảo truyền đạt đủ các thông tin quan trọng.
• Hướng đến đúng đối tượng mục tiêu: Một JD hiệu quả cần phù hợp với ứng viên mà công ty muốn nhắm tới. Sử dụng ngôn ngữ gần gũi nhưng vẫn chuyên nghiệp, đồng thời mô tả chính xác các nhiệm vụ, yêu cầu kỹ năng, đặc biệt là các kỹ năng mềm. Điều này giúp thu hút ứng viên phù hợp với thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp.
• Cập nhật thường xuyên: Hãy định kỳ kiểm tra và chỉnh sửa JD để đảm bảo nội dung phản ánh đúng yêu cầu hiện tại của vị trí. Khi vai trò có sự thay đổi, cần bổ sung hoặc điều chỉnh để JD luôn phù hợp và chính xác.

4 bước xây dựng JD chuẩn

Nắm rõ các bước sau đây để có thể xây dựng cho doanh nghiệp một bản JD chuẩn, chuyên nghiệp, giúp thu hút sự quan tâm của nhiều ứng viên hơn:

Lập kế hoạch xây dựng JD

Một bản mô tả công việc thực sự thu hút và nhận được sự quan tâm của nhiều người cần phải có mục tiêu rõ ràng để tạo ra một bản kế hoạch xây dựng JD phù hợp. Việc lập kế hoạch chính là bước đầu giúp chúng ta có được một bản JD thu hút.

Khi lập kế hoạch xây dựng JD, bạn cần xác định được nhiệm vụ mà công việc cần đạt được, trách nhiệm của người thực hiện và biết cách kiểm tra, đánh giá. Một bản kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được được mục tiêu mà mình mong muốn.

Thu thập thông tin

Cần thu thập thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, về doanh nghiệp một cách đầy đủ. Có thể sử dụng nhiều nguồn thông tin để bản JD được đầy đủ nhất. Bạn cũng có thể tham khảo một số nguồn như bảng phân tích công việc, kế hoạch timeline làm việc của nhân viên trước của phòng ban, doanh nghiệp khác.

Việc thu thập thông tin vị trí tuyển dụng sẽ do các nhân viên/cộng tác viên tuyển dụng chịu trách nhiệm chính. Đây là công việc yêu cầu tính linh hoạt cao, bởi mỗi vị trí hay mỗi bộ phận sẽ có những yêu cầu và thông tin khác nhau. Khi thu thập thông tin, bạn cần chọn lọc những kết quả phù hợp với doanh nghiệp và có liên quan đến công việc để nội dung JD được rõ ràng, đảm bảo tính liên kết. Có thể sử dụng sơ đồ để tổng hợp thông tin.

Phác thảo mô tả công việc

Dựa trên những thông tin đã được thu thập và chọn lọc trước đó, người làm JD sẽ tổng hợp và phác thảo bản mô tả công việc sơ khai. Mục đích của việc phác thảo này chính là giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng hình dung ra nội dung bao quát, phạm vi công việc chung.

Công việc này thường sẽ do nhân viên hành chính nhân sự phụ trách. Tuy nhiên trong một số trường hợp, người quản lý sẽ trực tiếp cho vị trí đó có thể sẽ là người soạn bản phác thảo để đưa ra yêu cầu và quyền lợi đúng nhất cho vị trí đang tuyển dụng. Khi phác thảo bản mô tả công việc JD nên nhìn dưới góc độ của doanh nghiệp.

Phê chuẩn mô tả công việc

Người chịu trách nhiệm chính cho bản JD và người quản lý cần trao đổi với nhau để thống nhất nội dung công việc chuẩn. Khi phê chuẩn bản mô tả công việc thì cần đứng dưới góc độ của nhân viên, để có hướng xử lý phù hợp đối với những tình huống bất ngờ khi đăng tin hay phỏng vấn.

Bước này cần thực hiện cẩn thận tránh việc sơ hở và quyền lợi bị chồng chéo với nhau. Nếu bỏ qua bước phê chuẩn JD thì có thể dẫn đến các vấn đề như thiếu chuyên nghiệp, không đảm bảo được quyền lợi của công ty.

Những lưu ý khi xây dựng JD

Để tạo dựng một bản JD thực sự thu hút chú ý của ứng viên thì chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau đây:

• Trình bày cụ thể, chi tiết, không viết chung chung: Hãy chắc rằng các thông tin trên bản JD được trình bày một cách rõ ràng tránh việc gây khó hiểu cho người đọc. Nội dung cần đi thẳng vào vấn đề để tránh mất thời gian của ứng viên và nhà tuyển dụng.
• Hạn chế việc sử dụng từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng: Điều này sẽ giúp ứng việc viên không bị hiểu lầm vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Hầu hết ứng viên đều hy vọng có thể biết được vai trò cũng như vị trí của họ trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc mô tả chi tiết vị trí đang tuyển dụng là cách doanh nghiệp sẽ giúp thu hút được nhiều ứng viên tài năng hơn.
• Đừng quên giới thiệu môi trường làm việc và văn hóa của doanh nghiệp: Các ứng viên đều mong muốn có được cho mình một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có người lại thích sự năng động, nhiệt huyết. Vì thế, trong bản mô tả công việc của doanh nghiệp cần nêu rõ văn hóa và môi trường làm việc cũng là cách giúp ứng viên có thể nắm bắt được cơ bản về nơi họ muốn xin vào.

Câu hỏi thường gặp

Phân biệt JD và JP 

JD (Job Description) và JP (Job Profile) đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, nhưng mỗi loại có mục đích sử dụng riêng biệt:

• JD là bản mô tả công việc chi tiết, giúp ứng viên hiểu rõ nhiệm vụ cụ thể của vị trí, cũng như cách thực hiện công việc.
• JP lại tập trung vào hồ sơ công việc, cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc cần làm và tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc.

Ngoài ra, JD thường liệt kê các nhiệm vụ mà người đảm nhiệm vị trí đó phải thực hiện trong tổ chức. Trong khi đó, JP phân loại công việc theo nhóm hoặc lĩnh vực, hỗ trợ ứng viên dễ dàng xác định sự phù hợp với công việc mà họ đang tìm kiếm.

Những hạn chế của JD

Mặc dù quan trọng, JD vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Không đảm bảo sự phù hợp hoàn toàn của ứng viên: Mỗi ứng viên đều mang những kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách riêng biệt. JD không thể đo lường hết các yếu tố này một cách chính xác.
• Thiếu tính linh hoạt: JD thường không đủ nhanh nhạy để thích ứng với sự thay đổi về công việc, môi trường làm việc hoặc nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
• Không phản ánh văn hóa và môi trường làm việc: JD chỉ tập trung vào các nhiệm vụ và yêu cầu công việc, khó có thể truyền tải những yếu tố liên quan đến văn hóa doanh nghiệp.
• Không đánh giá khả năng phát triển của ứng viên: JD chỉ đề cập đến vai trò và yêu cầu hiện tại, không thể đảm bảo ứng viên có khả năng thích nghi và phát triển lâu dài trong tổ chức.

VietnamWorks mong rằng, với những chia sẻ trên đây, các bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn JD là gì cũng như cách viết JD rõ ràng và hiệu quả hơn. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của VietnamWorks. Nhớ theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: An Bình Bank tuyển dụng, VietABank tuyển dụng, Bản Việt Bank tuyển dụng, Kiên Long Bank tuyển dụng, Grant Thornton tuyển dụng, Ngân hàng MB tuyển dụng, VietTinBank tuyển dụng, và NamABank tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam