Học cách quản lý thời gian là một trong những điều đầu tiên mà những người thành công đều học khi bắt đầu xây dựng sự nghiệp của mình. Họ hiểu rằng nếu không biết cách sắp xếp quản lý công việc, chúng ta không thể làm hết việc với hiệu quả tốt nhất và năng suất tối đa.
Không chỉ khi mới đi làm mà ở vị trí càng lên cao, quản lý nhiều nhân viên hơn với khối lượng và trách nhiệm công việc càng tăng, kỹ năng quản lý thời gian sao cho hiệu quả trở nên quan trọng hơn. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp duy trì cân bằng công việc và cuộc sống.
Chuyên gia tư vấn về sản phẩm và marketing và là một doanh nhân tại Montreal, Étienne Garbugli chia sẻ những bí quyết về cách quản lý thời gian dưới đây được ông đúc rút từ kinh nghiệm làm việc của mình cũng như các doanh nhân trên thế giới. Bài thuyết trình này của ông đạt được hàng triệu lượt xem trên Slideshare và liên tục được ông cập nhật.
- Thời gian của mỗi người là như nhau. Hơn nhau là cách ưu tiên và sắp xếp công việc.
- Chỉ nên lập kế hoạch cho 4-5 tiếng làm-việc-thật-nghiêm-túc mỗi ngày.
- Hãy dừng ngay làm nhiều việc cùng lúc, nó chỉ khiến bạn mất tập trung để hoàn thành.
- Làm việc lâu và nhiều hơn khi bạn có hứng, ngược lại, hãy thư giãn nếu bạn thực sự không có tâm trạng. Chẳng có gì lạ nếu có những ngày bạn chẳng làm gì cả và có những ngày bạn làm việc liên tục 12 tiếng.
- Lên kế hoạch công việc hằng ngày và bám sát theo nó.
- Chúng ta luôn làm việc tập trung và năng suất hơn trong khoảng thời gian hạn hẹp. Hãy luôn đặt thời hạn cho mỗi công việc và tận dụng sự hạn chế về thời gian là động lực để hoàn thành chúng nhanh nhất.
- Chỉ có bắt tay vào thực hiện ngay thì công việc mới tiến triển. Việc trì hoãn để cho ra đời một kế hoạch hoàn hảo chỉ kéo dài thời gian.
- Tách rời bước lên kế hoạch, xây dựng chiến lược và bước thực hiện chi tiết. Bạn sẽ thấy mọi việc khả thi và dễ thực hiện hơn.
- Đừng đặt các cuộc họp vào cuối ngày mà chuyển chúng lên đầu ngày. Thường thì chúng ta cần nhiều thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp.
- Làm việc kết hợp với giải lao. Hãy giải lao trong mỗi khoảng thời gian cảm thấy căng thẳng khi làm việc (phương pháp làm việc Pomodoro).
- Hãy dành thời gian lên danh sách thật chi tiết các công việc phải hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng,…
- Chia công việc thành từng nhiệm vụ nhỏ để hệ thống hóa và sắp xếp thứ tự hoàn thành từng nhiệm vụ một. Nếu không bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu và trì hoãn thực hiện chúng.
- Đừng bao giờ ôm đồm. Hãy học cách phân giao nhiệm vụ cho những người khác trong nhóm.
- Xác định thời hạn cho mỗi công việc và bám theo chúng. Đừng để kéo dài công việc từ ngày này qua tháng nọ.
- Luôn luôn ghi chú. Đừng tuyệt đối tin tưởng vào trí nhớ của bạn.
- Viết ra giấy những điều làm bạn mất tập trung hay gây sao nhãng cho bạn, chẳng hạn: Những ý tưởng mới, những suy nghĩ vẩn vơ,…có như vậy chúng mới ngừng lởn vởn trong đầu bạn khi bạn tập trung vào công việc.
- Nghỉ giải lao. Khi bạn quá bận rộn đến mức không có thời gian nghỉ ngơi, đó chính là khi bạn cần phải nghỉ ngơi.
— HR Insider —
Tìm kiếm ngay các cơ hội việc làm hấp dẫn ngay hôm nay tại vietnamworks.com
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
