Học cách giải quyết mọi vấn đề bằng ma trận EISENHOWER

Vậy ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận EISEHOWER hay còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng. Ngoài là một Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.

Bản chất của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower sử dụng hai yếu tố để đánh giá công việc: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Bản chất của ma trận quản lý thời gian là sắp xếp công việc vào một trong bốn ô:

• Ô 1: Công việc quan trọng và khẩn cấp (cần thực hiện ngay lập tức).
• Ô 2: Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (cần lên kế hoạch thực hiện).
• Ô 3: Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (cân nhắc ủy quyền hoặc hoãn).
• Ô 4: Công việc không quan trọng và không khẩn cấp (cân nhắc loại bỏ hoặc hoãn).

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower có ý nghĩa gì?

Việc ứng dụng ma trận Eisenhower mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Xác định và ưu tiên công việc quan trọng nhất: Ma trận quản lý thời gian giúp bạn xác định được các công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu và thành công.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Bằng cách phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, bạn có thể tập trung vào những công việc cốt yếu và tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng.
• Giảm căng thẳng và áp lực: Có một hệ thống rõ ràng để quản lý công việc sẽ giúp bạn giảm căng thẳng và áp lực trong quá trình làm việc.
• Nâng cao khả năng quản lý thời gian: Ma trận Eisenhower giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc và tăng khả năng quản lý thời gian.

Xem thêm: Thời gian biểu – Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

4 Cấp độ trong ma trận Eisenhower

Đây là phương pháp giúp bạn tối ưu thời gian nhờ sự ưu tiên công việc với 4 cấp độ chính.

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Đây là những việc bạn có thể thể nhận thấy

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe…
• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
• Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Bạn có thể lên kế hoạch từ trước cho mỗi ngày, tuần tháng để có thể thực hiện và dễ kiểm soát. Không nên trì hoãn và tồn đọng công việc.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những công việc quan trọng cần nhiều thời gian để hoàn thành. Bạn cần hoàn thành nó bằng cách chia nhỏ thời gian ra mỗi ngày. Ở cấp độ có các hoạt động như đọc sách, học ngoại ngữ, luyện tập thể dục, trau dồi các kỹ năng cần thiết khác…

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Đây là những công việc quan trọng mang tính đột xuất, chẳng hạn như tin nhắn của bạn bè lâu ngày… Bạn có thể giải quyết công việc này một cách nhanh hóng nhất, tránh kéo dài thời gian. Hoặc bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện giúp bạn. Bạn cũng nên chọn lọc và học cách từ chối những việc không quan trọng, không đáng để dành thời gian quá nhiều cho nó.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những việc gây cho chúng ta sao nhãng những việc quan trọng lại chẳng được lợi ích gì từ nó. Chẳng hạn xem các trang mạng xã hội một cách vô thức không có chủ đích, tám chuyện…

Sau khi phân tích kỹ và chia các công việc theo cấp độ, bạn cần có một kế hoạch và cam kết để thực hiện hiệu quả theo ma trận bằng cách

• Lên danh sách các công việc đang diễn ra trong cuộc sống hằng ngày của bạn.
• Chia các công việc theo từng cấp độ rõ ràng.
• Cam kết hành động và xem sự thay đổi ở mỗi giai đoạn, nếu chưa có kết quả hãy thử phân tích và hành động lại.

Phương pháp sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

Để sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả, bạn có thể tuân thủ các bước sau đây:

• Xác định và liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện.
• Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc.
• Đặt từng công việc vào ô phù hợp trong ma trận Eisenhower.
• Ưu tiên và lên kế hoạch thực hiện công việc trong ô “Công việc quan trọng và khẩn cấp” (Cấp độ 1) trước.
• Lên kế hoạch để thực hiện công việc trong ô “Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp” (Cấp độ 2) sau.
• Xem xét ủy quyền hoặc loại bỏ các công việc trong ô “Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp” (Cấp độ 3) nếu cần thiết.
• Tránh và giảm thiểu công việc trong ô “Công việc không quan trọng và không khẩn cấp” (Cấp độ 4) để tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Đọc ngay: Bật mí cách tạo động lực cho bản thân tốt hơn mỗi ngày

Cần lưu ý gì khi áp dụng ma trận Eisenhower

Khi áp dụng ma trận Eisenhower, cần lưu ý các điểm sau:

• Thường xuyên cập nhật và xem xét lại ma trận: Công việc có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy bạn hãy cập nhật và xem xét lại ma trận để đảm bảo công việc vẫn được ưu tiên đúng cách.
• Đừng trì hoãn công việc quan trọng: Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể dễ dàng bị trì hoãn. Vì thế, bạn cần có kế hoạch thực hiện các task này đúng hạn, tránh quên lãng ảnh hưởng đến công việc chung.
• Phân chia công việc một cách hợp lý: Tránh phân phối các công việc quan trọng và khẩn cấp tập trung quá nhiều trong một thời điểm hoặc cho một người duy nhất.
• Sử dụng công cụ quản lý công việc: Bạn nên sử dụng ứng dụng hoặc công cụ quản lý công việc để tạo và theo dõi ma trận Eisenhower một cách thuận tiện và dễ dàng.

Đọc thêm: Kỹ năng xác định mục tiêu tạo động lực phát triển và thành công

Ví dụ áp dụng ma trận Eisenhower

Ví dụ, bạn có thể xem một ví dụ về việc áp dụng ma trận Eisenhower trong công việc hàng ngày:

Công việc: Chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp quan trọng.

• Mức độ quan trọng: Cao.
• Mức độ khẩn cấp: Cao.

Đôi khi bạn đang cảm giác rất bận và có quá nhiều thứ để làm. Hãy tự hỏi mỗi công việc bạn đang làm đã hiệu quả hay chưa. Thay vì làm nhiều việc hãy làm việc một cách thông minh. Việc quan trọng và ưu tiên nên đặt lên hàng đầu. Thời gian là thứ vô cùng quan trọng thế nên hãy học ma trận Eisenhower theo phương pháp trên nhé.

Xem thêm: Top kỹ năng “must-have” để tồn tại trong năm 2023 đầy biến động

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam