Tác dụng của To-do-list mang lại là gì?
Trước tiên, bạn cần hiểu To-do-list là danh sách những công việc cần làm. Đây là phương pháp dựa trên sự liệt kê chi tiết công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự công việc ưu tiên để giải quyết.
Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện đem lại hiệu quả cao, cụ thể như:
Tạo nhiệm vụ
Chúng ta luôn có nhiều nhiệm vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp. Nếu không liệt kê sẽ khiến bạn bị sót việc cần giải quyết. Phương pháp này đòi hỏi người thực hiện phải liệt kê danh sách các công việc trước khi thực hiện. Bước đầu tiên mang tính quyết định này mang lại hiệu quả không ngờ, khi từng việc được ghi chép chi tiết giúp bạn có thể kiểm tra bất cứ khi nào.
Chỉ rõ sự ưu tiên
Nếu giải quyết công việc theo quán tính, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn vì công việc cần gấp không được ưu tiên giải quyết trước. Phương pháp To-do-list này giúp bạn thể hiện rõ sự ưu tiên trong công việc cần xử lý gấp. Từ đó, bạn có thể biết được đâu là việc nên làm trước, tạo thuận lợi trong giải quyết công việc rất nhiều.
Cam kết với nhiệm vụ
Chúng ta thường có xu hướng hà khắc với người khác nhưng dễ dãi với bản thân mình. Chúng ta muốn giảm cân nhưng quên mất phải ăn kiêng. Chúng ta muốn hoàn thành bài học mới nhưng mải mê với chơi game. Bởi chúng ta không đặt ra thời hạn và cam kết với mục tiêu đặt ra. Với phương pháp trên, chúng ta biết rõ deadline của mình vì vậy dễ dàng thực hiện đúng với cam kết hơn
Quản lý thời gian hiệu quả
Nếu bạn phải giải quyết nhiều việc trong cùng một ngày, bạn sẽ dễ bị rơi vào tình trạng lúng túng nếu không biết sắp xếp công việc. Tệ hơn, cả ngày bạn loay hoay với đống công việc nhưng chẳng giải quyết vấn đề nào triệt để cả.
Vì vậy, sắp xếp công việc một cách hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành công việc và giảm bớt lãng phí về mặt thời gian. Thời gian là vàng. Học cách quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều điều tích cực cho công việc. To-do-list là bậc thầy giúp bạn tiết kiệm thời gian giải quyết công việc hiệu quả không ngờ.
Giảm căng thẳng
Nếu bạn đã quá mệt mỏi với việc chạy đua với deadline. Phương pháp này đưa ra kế hoạch thực hiện công việc cụ thể. Từ đó, bạn có thể hoàn thành công việc đúng kế hoạch, hạn chế căng thẳng vì áp lực hoàn thành công việc đúng hạn
Những lợi ích tuyệt vời từ phương pháp To-do-list mang lại vừa giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đây là phương pháp đã và đang được sử dụng. Vì thế, hãy học hỏi và áp dụng To-do-list để công việc không còn là áp lực bạn nhé.
Cách sử dụng To-do-list
Trên thực tế, đây là phương pháp siêu đơn giản ai cũng có thể thực hiện. Để áp dụng phương pháp này đạt được hiệu quả, bạn cần phải cam kết và quyết tâm với từng mục tiêu đề ra. Sau khi hiểu rõ điều đó, chúng ta hãy bắt tay vào xây dựng theo từng bước sau:
Liệt kê nhiệm vụ theo tuần/tháng
Chúng ta thường có thói quen việc nào đến trước sẽ giải quyết trước. Giải quyết công việc không có tổ chức không giúp bạn giải quyết được vấn đề, đôi khi gây phản tác dụng làm tiêu tốn thời gian của bạn hoặc bỏ quên nhiệm vụ quan trọng chưa thực hiện.
Đối với một dự án hay kế hoạch dài hạn, bạn cần liệt kê nhiệm vụ theo tuần, sau đó là theo tháng. Khi nhiệm vụ được liệt kê chi tiết sẽ giúp bạn rà soát và dễ dàng kiểm soát chúng. Điều này giúp chúng ta không bị bỏ sót các nhiệm vụ.
Phân loại nhiệm vụ
Khi gặp phải một dự án, chúng ta sẽ có nhiều việc cần phải thực hiện. Đầu tiên, bạn cần phân loại nhiệm vụ lớn và từng nhiệm vụ chi tiết. Sau đó, chúng ta sẽ sắp xếp nhiệm vụ tùy theo mức độ ưu tiên của chúng.
Để phân loại nhiệm vụ hiệu quả, chúng ta cần chú ý đến thời gian hoàn thành của chúng. Tránh tình trạng để lại công việc quan trọng vào cuối ngày. Nếu chẳng may công việc đó cần người hỗ trợ, liệu đồng nghiệp sẽ sẵn sàng ở lại vì bạn ? Chính vì thế, phân loại nhiệm vụ thể hiện rõ mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn giải quyết công việc đạt hiệu quả cao.
Tạo thông báo nhắc nhở
Sau khi tạo danh sách To-do-list hoàn chỉnh, bạn cần tạo nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc. Hành động này giúp bạn thường xuyên nhắc nhở bản thân hoàn thành mục tiêu với thời hạn đưa ra.
Bạn có thể cài nhắc nhở trên máy tính, sử dụng các app thông báo trên điện thoại,… hãy chọn cách cài đặt thuận tiện cho bạn nhất có thể. Bạn nên ưu tiên cài thông báo ở nơi dễ dàng nhìn thấy để tự nhắc bản thân phải hoàn thành mục tiêu được liệt kê đúng hạn.
Liệt kê mức độ hoàn thành
Dù tiến độ công việc được giải quyết như thế nào rất khó để hình dung nếu không được thống kê mức độ hoàn thành. Vì vậy, bạn cần liệt kê mức độ hoàn thành của mỗi công việc để kiểm tra phương pháp thực hiện nào đem lại hiệu quả nhất. Đối với những nhiệm vụ thất bại, bạn cần tìm ra nguyên nhân và tránh lặp lại sai lầm lần nữa.
Một To-do-list chỉ được phát huy hiệu quả khi bạn lên kế hoạch bài bản và cam kết thực hiện đúng mục tiêu đề ra. Đây là phương pháp thông minh giúp bạn có thể cập nhật công việc ở bất cứ nơi đâu nếu chúng được đồng bộ với điện thoại của bạn. Nếu bạn vẫn loay hoay xử lý công việc chưa hiệu quả, đây là gợi ý tuyệt vời dành cho bạn.
>> Xem thêm: Đồng nghiệp thân thiết nghỉ việc, tôi cũng không còn muốn gắn bó với công ty nữa
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
