Head Office là gì? Giải đáp những thắc mắc về Head Office

Head Office là gì? Bạn đã bao giờ tự hỏi về tầm quan trọng của Head Office trong một doanh nghiệp chưa? Head Office có vai trò gì trong việc quản lý và điều hành công ty? Tại sao việc đặt trụ sở chính lại phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt? Trong bài viết này, HR Insider sẽ giải đáp tất cả các khía cạnh của Head Office, từ định nghĩa cơ bản đến các quy định pháp lý, giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và yêu cầu về trụ sở chính trong hoạt động của một doanh nghiệp.

Khái niệm về Head Office là gì?

Head Office, hay còn gọi là trụ sở chính, là trung tâm điều hành của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, nơi thực hiện các hoạt động quản lý và hoạch định chiến lược. Trụ sở chính thường được đặt ở vị trí thuận lợi với cơ sở hạ tầng tốt và giao thông thuận tiện để dễ dàng giao dịch với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Head Office là gì?

Trụ sở chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành, quản lý và phát triển công ty. Đây là nơi ra quyết định và điều phối các hoạt động của từng bộ phận, chi nhánh và văn phòng đại diện trên toàn quốc.

Đặc điểm của trụ sở chính trong hoạt động doanh nghiệp

Head Office là địa điểm chính thức, được xác định là trung tâm hoạt động của tổ chức, nằm ở vị trí chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh doanh. Đây là nơi tập trung bộ máy quản lý cao nhất của doanh nghiệp.

Đặc điểm của trụ sở chính

Tại đây, các bộ phận quản lý quan trọng như tài chính, kế toán doanh nghiệp, nhân sự, tiếp thị và phát triển kinh doanh đều tập trung, đảm bảo sự điều hành hiệu quả và nhất quán cho toàn bộ tổ chức. Trụ sở chính cũng là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng, đàm phán với đối tác và chính phủ, cũng như việc xây dựng mối quan hệ trong kinh doanh với khách hàng và cộng đồng.

Quy định về địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, yêu cầu về địa điểm đặt Head Office là gì? 

• Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc chính thức nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này được xác định theo địa giới hành chính: số nhà, ngõ, ngách, hẻm, đường phố, thôn, xóm, phường, huyện, quận, thành phố, tỉnh, số điện thoại và số fax.
• Các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp có thẩm quyền liên hệ với doanh nghiệp thông qua văn bản, tài liệu và công văn tiếng Anh đều gửi đến địa chỉ trụ sở chính. Vì vậy, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp phải cụ thể và rõ ràng để đảm bảo không ảnh hưởng đến việc liên lạc khi cần thiết.
• Địa chỉ đăng ký trụ sở chính phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện hợp pháp để kinh doanh. Đặc biệt, với những ngành nghề yêu cầu giấy phép con trước khi hoạt động chính thức, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng được các điều kiện của giấy phép kinh doanh.
• Doanh nghiệp phải thông báo thời gian hoạt động của trụ sở chính cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò và chức năng trong tổ chức.

Quy định về địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp

Điều kiện về địa chỉ của trụ sở chính

Head Office đóng vai trò cốt lõi trong việc thành lập và phát triển doanh nghiệp. Không chỉ là nơi lưu trữ mọi thông tin liên quan đến doanh nghiệp, trụ sở chính còn là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các cơ quan chức năng. Vậy, điều kiện về địa điểm đặt Head Office là gì? Cùng điểm qua một số yêu cầu sau:

Phải có địa chỉ cụ thể

Khi quyết định thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lưu ý chọn địa điểm phù hợp với quy định về đăng ký trụ sở, cụ thể như sau:

• Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể, chính xác bao gồm: số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh,…
• Số nhà hiện tại không có tranh chấp về mặt chủ quyền.

Với yêu cầu này, doanh nghiệp thuê văn phòng để đặt trụ sở chính cần chú ý kỹ đến hợp đồng thuê văn phòng. Cần xác minh rõ và đảm bảo quyền sở hữu, thời hạn thuê để tránh mất thời gian và chi phí cho các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

Trong trường hợp trụ sở chưa có số nhà, tên đường hoặc tên xã, phường, thị trấn, doanh nghiệp cần phải xin giấy xác nhận từ cơ quan địa phương để chứng minh rằng địa chỉ này chưa được đặt số nhà hoặc tên đường cụ thể.

Không được đặt tại chung cư

Theo Khoản 3 Điều 3 của Luật Nhà ở năm 2014, nhà chung cư là loại hình nhà có từ hai tầng trở lên, bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt và độc lập, cùng với các khu vực hoặc hệ thống hạ tầng chung phục vụ cho các hộ gia đình, cá nhân, hoặc tổ chức.

Nhà chung cư được chia thành 2 loại hình khác nhau, bao gồm:

• Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở, không có hoạt động kinh doanh, dịch vụ nào khác.
• Nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp, vừa để ở, vừa dùng cho các mục đích khác như làm văn phòng, thương mại, dịch vụ.

Trụ sở chính không được đặt tại chung cư

Do đó, doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích ở. Quy định này nhằm đảm bảo an toàn và lợi ích của cư dân sinh sống tại đó và được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô.

Để đăng ký trụ sở chính tại địa chỉ nhà chung cư, doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu chứng minh rằng đây là nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp. Những tài liệu này phải được đính kèm trong hồ sơ đăng ký thành lập và gửi tới Phòng đăng ký kinh doanh để được xem xét.

Cần đáp ứng các điều kiện kinh doanh

Đối với các ngành nghề yêu cầu điều kiện kinh doanh, doanh nghiệp phải xin giấy phép con trước khi bắt đầu hoạt động. Vì vậy, trụ sở chính cũng cần phải đáp ứng các yêu cầu để có thể nhận được Giấy phép kinh doanh.

Quy định về việc trụ sở chính treo biển hiệu

Ngoài các quy định về việc đặt trụ sở chính, chủ doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến việc treo biển tên công ty tại địa chỉ này.

Theo Điều 34 của Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu của công ty phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên cơ quan chủ quản.
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh được ghi như trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có).

Bên cạnh đó, vị trí đặt biển cần tuân thủ các quy định:

• Biển hiệu không được cản trở các lối thoát hiểm và hệ thống cứu hỏa.
• Không nên đặt rộng ra vỉa hè hoặc lòng đường để tránh gây ảnh hưởng đến giao thông.

Quy định về treo biển hiệu tại Head Office là gì?

Treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định này, có thể bị phạt hành chính từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể bị xử phạt nếu địa chỉ kê khai không chính xác hoặc không hợp lệ theo quy định pháp luật.

Hiểu biết về Head Office là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Việc nắm rõ định nghĩa về Head Office là gì, phân biệt với Headquarter, các quy định liên quan đến địa chỉ và biển hiệu đều làm nổi bật vai trò quan trọng của trụ sở chính trong quản lý và điều hành. HR Insider hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về Head Office, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc thiết lập hoặc quản lý trụ sở chính của công ty.

Tham khảo thêm về một số ngành hot hiện nay hiện nay: ngành kinh doanh thương mại, ngành kinh doanh quốc tế, ngành kinh tế, ngành thiết kế đồ họa, ngành truyền thông.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam