Đã đến lúc các công ty tiến hành quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, và bạn biết các thủ tục ra sao rồi đấy. Từng thành viên một sẽ được “gọi” vào phòng họp, mỗi người nhận một bản tài liệu trông có vẻ khá là chuyên nghiệp, và rồi một cuộc trò chuyện nhàm chán sẽ bắt đầu được diễn ra. Đầu tiên là nêu một vài điểm tốt mà nhân viên đạt được, sau đó đề cập đến những điểm mà họ còn thiếu sót – và với một nụ cười đầy thảo mai từ nhà quản lý, người nhân viên ra ngoài với một tâm trạng đầy rối bời.
Kết quả là: Thông điệp gây lúng túng từ cuộc đối thoại sẽ để lại cho nhân viên của bạn – dù là đối với người giỏi nhất, những cảm giác chán chường và thất vọng. Nhưng nếu biết tiếp cận đúng cách, quá trình đánh giá này sẽ là cơ hội tuyệt vời để bạn củng cố người giỏi, và định hướng lại người còn yếu kém hơn đấy!
Chuyên gia nói gì?
Đối với nhiều nhân viên, đánh giá hiệu suất 1:1 chính là buổi đối thoại đáng sợ nhất mà họ sẽ phải trải qua mỗi năm tại nơi làm việc. Còn đối với nhà quản lý, buổi đánh giá này cũng chẳng kém căng thẳng hơn là bao. “Bản chất của buổi đánh giá hiệu suất, chính là việc một người đứng ra phê bình người còn lại. Thực sự, điều này bất tiện và thiếu thoải mái vô cùng”, theo Dick Grote – tác giả của How to Be Good at Performance Appraisals.
Và theo James Baron – Giáo sư Quản lý William S. Beinecke tại trường Quản lý Yale, buổi đánh giá hiệu suất không chỉ đơn thuần là một cuộc đối thoại mỗi năm một lần. Quản lý hiệu suất công việc là cả một quá trình. Ông nói: “Giả sử bạn đang đưa ra rất nhiều lời nhận xét trong thực tế, còn đối tượng lại là những người bạn thực sự thân thiết. Hãy hi vọng rằng mối quan hệ của bạn với nhân viên vẫn còn vẹn toàn sau những lời nhận xét chân thật ấy”.
Dù cho công ty của bạn đang sử dụng phương thức nào, dưới đây là một vài chiến thuật giúp bạn và đồng nghiệp vượt qua buổi đánh giá đầy căng thẳng một cách hiệu quả hơn.
Đưa ra kỳ vọng trong công việc từ trước
Buổi đánh giá hiệu suất không nên được bắt đầu bằng cách “ngồi đàm đạo”, mà bạn nên rõ ràng ngay từ đầu rằng nhân viên sẽ được đánh giá như thế nào. Grote khuyên rằng bạn nên tổ chức những buổi “hoạch định đánh giá” với mỗi nhân viên ngay từ đầu năm, nhằm thảo luận về mục tiêu cá nhân cũng như kỳ vọng từ bạn. Ông cho hay: “Bạn sẽ thấy những tiến bộ rõ ràng trong biểu hiện làm việc của nhân viên, vì họ đều đã nắm được mong muốn của sếp mình là gì. Và điều này cũng giúp bạn khiến cho nhân viên có trách nhiệm hơn với việc làm của họ khi cuối năm gần kề”.
Hãy lắng nghe kỹ những tham vọng cá nhân của từng người, vì đó chính là thông tin giúp bạn định hình phương thức đánh giá họ. “Quản lý thường có xu hướng đánh giá năng lực của nhân viên mà chưa hề hiểu sâu về nguyện vọng trong nghề nghiệp của họ là gì. Chúng ta thường tự cho rằng ai ai cũng đều muốn trở thành CEO. Nhưng đó không phải là tất cả”, Barron bổ sung. Thấu hiểu mong muốn của nhân viên, cũng chính là đang giúp nhân viên mở rộng hơn con đường sự nghiệp của chính họ đấy.
Xây dựng nền tảng
Khoảng hai tuần trước buổi đánh giá hiệu suất, hãy yêu cầu nhân viên viết ra những điều mà họ tự hào rằng mình đã làm được trong năm vừa qua. Điều này sẽ giúp cả hai “làm mới” lại ký ức, và “tạo ra năng lượng tích cực cho một sự kiện thường được xem là mang nhiều điều tiêu cực”, Grote cho hay. Tiếp sau đó, hãy xem lại tất cả các ghi chú về người nhân viên đó mà bạn đã lưu giữ trong năm vừa qua: một dự án được thực hiện một cách hoàn hảo, một lần trễ deadline, hay một lần xoay xở tình thế khéo léo với khách hàng khó tính. Cuối cùng, hãy lấy lời nhận xét góp ý từ những đồng nghiệp thân thiết với người nhân viên đó. “Càng có nhiều sự đánh giá độc lập thì càng tốt”, Barron bổ sung.
Một tiếng trước buổi đánh giá, hãy gửi nhân viên một bản copy về biểu hiện trong công việc của họ. Theo cách này, nhân viên có thể bộc lộ cảm xúc trước – dù tích cực hay tiêu cực, một cách riêng tư tại bàn làm việc của mình. Theo Grote, “khi lời nhận xét của mình bị đọc lên cho người khác biết, họ sẽ có xu hướng bùng nổ cảm xúc theo nhiều cách khác nhau”. “Hãy để họ có thời gian riêng tư, cũng là cho họ cơ hội để suy nghĩ về điều đó”. Sau khi đã bình tâm lại, nhân viên sẽ có thể bắt đầu cuộc trò thoại một cách lí trí và có tính xây dựng hơn.
Tạo không khí
Thường thì các cuộc đối thoại trực tiếp đều theo kiểu phản hồi “mô hình bánh hamburger”: khen ngợi – phê bình – và một vài điều tế nhị khác. Vì không có thông điệp nào được đưa ra một cách rõ ràng hay chân thật; nên phương pháp như trên không chỉ làm nản lòng nhân viên sáng giá nhất của bạn, mà còn khuyến khích một cách sai cách đối với nhân viên còn yếu kém. Thay vào đó, hãy chọn một bên mà thôi. Theo Grote, “phần lớn nhân viên đều đã có nền tảng vững chắc, vì thế bạn chỉ nên tập trung vào điều mà họ đã làm tốt mà thôi”, và bổ sung rằng phương pháp này sẽ giúp thúc đẩy những ai có khả năng tốt và thành thạo trong công việc.
Tuy nhiên, đối với những nhân viên thiếu năng lực, thì đừng nên “bọc đường” cho những lời phê bình dành cho họ. Buổi đánh giá hiệu suất là cơ hội để bạn định hình lại phương hướng cho những thành viên có biểu hiện chưa tốt, đồng thời giúp họ cải thiện tích cực hơn trong công việc của mình. Grote cho biết: “Con người hay có tính cả thèm chóng chán. Thời gian trôi qua, họ sẽ không còn có dự định thăng chức hay được tăng lương nữa. Và bạn sẽ chẳng giúp được ai nếu cứ né tránh đề cập đến những điểm thiếu xót từ họ”.
Cố vấn mang tính xây dựng
Sau khi thảo luận về những điểm mạnh và thành tích của những thành viên có năng lực tốt, hãy hỏi xem họ cảm thấy như thế nào sau buổi đánh giá này. “Trong nhiều trường hợp khi bạn phải giải quyết vấn đề với nhân viên lớn tuổi, có thể bạn sẽ suy ra được những nỗi niềm chân thật từ họ”, theo Grote.
Còn theo Barron, đối với nhân viên dù giỏi hay yếu, hãy xây dựng lời nhận xét theo phương thức “dừng lại, bắt đầu, và tiếp tục”. Điều gì cản trở công việc của nhân viên? Điều gì đem lại nhiều hiệu quả nhất? Nhân viên nên chọn phương pháp nào nhằm nâng cao hiệu quả hơn? Phương pháp chú trọng vào hành vi sẽ giúp nhân viên lấy cái tôi cá nhân ra khỏi cuộc trò chuyện. Hãy cho họ những lời khuyên chân thành, và tán dương có chủ đích. “Đừng nói đại loại như: ‘Bạn cần phải tích cực hơn’ vì nó chẳng mang ý nghĩa gì cả. Hãy nói: Bạn cần có nhiều sáng kiến hơn khi kêu gọi khách hàng tiềm năng’. Hay nói: ‘Bạn có nhiều sáng kiến hay đấy’ cũng được, nhưng sẽ tốt hơn nếu họ biết cụ thể điều mà bạn nói ở đây là gì”, theo Barron.
Giữ vững lập trường
Một vấn đề nổi cộm liên quan đến các buổi đánh giá hiệu suất đó là tăng lương và xếp hạng. Nếu công ty cho phép, hãy tránh đề cập đến vấn đề tiền bạc. “Nhưng nếu bắt buộc phải làm, đừng nên thảo luận những thông tin về tiền lương vào cuối buổi đánh giá”, Grote cho biết thêm, “nếu không thì sẽ có một con vẹt vô hình bay lòng vòng trên đầu của nhân viên và la hét rằng: tăng bao nhiêu? tăng bao nhiêu? trong suốt cả quá trình đánh giá”.
Xếp hạng cũng là một vấn đề gây nhức nhối khác. Đại đa số các công ty sẽ yêu cầu quản lý viên xếp hạng nhân viên trực thuộc của mình, thường thì sẽ trên thang đo theo thứ tự từ 1 đến 5. Mục đích của bạn là xem xét lại tất cả các dữ liệu, rồi sau đó là ra “phán quyết” cuối cùng. Hãy nhớ rằng: thang đo 1 đến 5 không hề giống thang điểm A-F như ở trường học; phần lớn nhân viên sẽ được nhận xếp hạng ở giữa – là số 3. Điều này có thể khiến nhân viên có cảm giác thất vọng, vì họ nghĩ rằng họ chỉ thuộc mức “trung bình” mà thôi.
Tuy nhiên, đừng nhượng bộ! Theo Grote, “Ở các tổ chức lớn, bạn sẽ phải giải quyết tình huống với nhiều tập hợp nhóm khác nhau. Luật lệ bây giờ đã thay đổi. Ở trường, C chỉ là một số điểm xoàng xĩnh. Nhưng xếp hạng 3 ở công ty có nghĩa là bạn đã đạt được kỳ vọng mong muốn rồi đấy”. Truyền tải thành công thông điệp đó lại là một thử thách đối với các nhà lãnh đạo. “Về lý thì đúng, nhưng về tình thì khó ai có thể chấp nhận được điều đó. Đó là lí do tại sao việc tổ chức một buổi hoạch định đánh giá ngay từ đầu là vô cùng quan trọng. Nếu nhân viên đạt được mục tiêu, họ được xếp hạng là 3”
Những nguyên lý cần ghi nhớ
Nên làm
- Minh bạch về việc bạn sẽ đánh giá nhân viên ra sao với những buổi hoạch định đánh giá cho từng cá nhân vào đầu năm.
- Cung cấp cho nhân viên một bản copy đánh giá trước buổi họp, để họ có thể bộc lộ cảm xúc một cách riêng tư trước.
- Gửi thông điệp tích cực đến với những nhân viên có biểu hiện làm việc tốt, bằng cách chỉ chú trọng đề cập đến điểm mạnh và thành tích của họ trong suốt cuộc trò chuyện.
Không nên
- Đưa ra những lời nhận xét chung chung; mà hãy cụ thể những hành vi nào mà bạn muốn nhân viên dừng lại, bắt đầu và tiếp tục.
- Nói về vấn đề lương lậu trong buổi đánh giá; nhưng nếu bắt buộc, hãy tiết lộ ngay từ khi mới bắt đầu nói chuyện.
- “Bọc đường” lời phê bình dành cho những nhân viên có biểu hiện yếu kém; thay vào đó, hãy tận dụng cơ hội trò chuyện trực tiếp này để yêu cầu họ cải thiện bản thân hơn trong công việc.
>>Xem thêm bài viết: Làm sao để duy trì hiệu suất công việc của nhân viên
— HR Insider/Theo Harvard Business Review —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
