Hướng dẫn sử dụng hàm INDEX trong Excel siêu dễ dàng

Hàm INDEX trong Excel dùng để làm gì? Hiểu rõ chức năng và cách sử dụng của hàm INDEX sẽ giúp bạn giảm thiểu được khối lượng công việc và thời gian khi cần tham chiếu một bảng dữ liệu nào đó. Bài viết ngày hôm nay, VietnamWorks HR Insider sẽ chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về hàm INDEX, giúp người dùng có thể dễ dàng vận dụng trong thực tế.

Hàm INDEX trong Excel là gì?

INDEX là một loại hàm linh hoạt, đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm, trích xuất dữ liệu ở bảng tính Excel. Mục đích của hàm này là giúp người dùng có thể truy cập thông tin trong một phạm vi hoặc vùng dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hàm INDEX được đánh giá sao về sự thông dụng trong cuộc sống

Chức năng chính của hàm INDEX là truy xuất giá trị từ một phạm vi của dữ liệu đã cho trước, dựa trên các chỉ số hàng và cột xác định. Nói cách khác, hàm sẽ hoạt động bằng cách xác định vị trí của một hoặc nhiều ô được chỉ định trước đó, sau đó nó sẽ trả về giá trị tại ô mà bạn muốn nhận kết quả. Hàm này rất hữu ích với những người thường xuyên phải đối sánh thông tin trên một tệp dữ liệu lớn, tiết kiệm công sức và thời gian hiệu quả.

Lợi ích khi sử dụng hàm INDEX trong Excel

Như các bạn đã biết, mỗi hàm trong Excel đều có khả năng ứng dụng riêng biệt và hàm INDEX cũng không ngoại lệ. Loại hàm này mang lại nhiều lợi ích mà không phải ai cũng biết đến. Cụ thể:

• Khi sử dụng hàm này, bạn có thể yên tâm về khả năng xác định vị trí của giá trị trong khu vực được chọn một cách chính xác. Nhờ đó, kết quả mà bạn nhận về chắc chắn sẽ đúng với thực tế.
• Ngoài ra, tính tự động của hàm INDEX cũng được người dùng đánh giá cao. Cụ thể, khi thông tin dữ liệu trong bảng tính thay đổi, hàm sẽ tự động cập nhật lại giá trị trả về. Điều này giúp duy trì tính đồng nhất giữa công thức và bảng tính của phần mềm Excel.
• Việc sử dụng hàm INDEX có thể giảm được số lượng công thức mà bạn cần sử dụng so với các cách tiếp cận truyền thống. Hàm này giúp bảng tính trông đơn giản, dễ đọc hơn, nhờ đó người dùng sẽ phân tích được thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng.
• Hàm INDEX có khả năng kết hợp với một số hàm khác, làm tăng tính tiện lợi và hữu ích trong việc xử lý các loại dữ liệu phức tạp.

Lý do nên sử dụng hàm INDEX trong Excel

Công thức của hàm INDEX trong Excel

Công thức hàm INDEX: =INDEX(array;row_num;[column_num])

Trong đó:

• Array: Là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy cập;
• row_num: Số hàng trong phạm vi mà người dùng muốn truy xuất giá trị;
• column: Số cột trong phạm vi người dùng muốn truy xuất giá trị.

Tìm hiểu công thức của hàm INDEX trong phần mềm Excel

Khám phá Bí kíp sử dụng hàm DATE trong Excel

Các ví dụ về cách sử dụng hàm INDEX

Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về cách sử dụng hàm INDEX, chúng tôi sẽ đưa ra một số ví dụ cụ thể ngay sau đây.

Giả sử chúng ta có một bảng tổng hợp lương trên bảng Excel như sau:

Ví dụ 1: Sử dụng hàm INDEX để tìm giá trị của phần từ dòng thứ 4, cột thứ 2 trong mảng.

Bước 1: Xác định các phần tử trong hàm

• array: phạm vi chứa giá trị cần lấy là B3:F10.
• row_num: chọn hàng trong mảng muốn truy xuất dữ liệu là 4.
• column: chọn cột trong mảng này là 2.

Chúng ta sẽ sử dụng công thức: =INDEX(B3:F10,4,2)

Bước 2: Bạn sẽ nhấn Enter và kết quả trả về sẽ là Huỳnh Tiến Dũng.

Tương tự như thế, các bạn có thể tìm một phần tử bất kỳ thuộc mảng này một cách dễ dàng thông qua cú pháp như trên nhé!

Cùng tìm hiểu 150 hàm trong excel thường dùng và ví dụ thực tế

Ví dụ 2: Áp dụng hàm INDEX nâng cao để người dùng lấy giá trị từ nhiều vùng tham chiếu.

Cụ thể, trong ví dụ này có 2 mảng bao gồm mảng [B3:F6] (phần màu xanh lá mạ) và mảng [B7:F10] (phần màu xanh biển). Bạn muốn tìm phần tử nằm ở hàng thứ 3, cột thứ 2 của mảng thứ 2 (hình minh họa ở bên dưới).

Cách thức hiện như sau:

Bước 1: Tìm công thức hàm INDEX nâng cao

=INDEX(reference;row_num;[column_num],[area_num])

Trong đó:

• reference: Vùng tham chiếu (có thể kết hợp được nhiều mảng với nhau);
• row_num: Chỉ số hàng muốn truy xuất dữ liệu;
• column_num: Chỉ số cột trong phạm vi muốn truy xuất;
• area_num: Số của vùng ô sẽ trả về được giá trị trong reference (nghĩa là số thứ tự của mảng ở trong vùng tham chiếu). Nếu area_num được bỏ qua thì lúc này hàm sẽ mặc định dùng vùng 1.

Bước 2: Xác định tham số trong ví dụ này và áp dụng công thức

• reference: Vùng tham chiếu ở đây là (B3:F6,B7:F10).
• row_num: Chọn hàng ở trong mảng là 3.
• column: Chọn cột trong mảng này là 2.
• Area_num: Số thứ tự của mảng là 2.

Chúng ta sẽ có được công thức cụ thể như sau: =INDEX((B3:F6,B7:F10),3,2,2)

Bước 3: Bạn nhấn Enter và nhận kết quả trả về là Lương Xuân Mai.

Hàm INDEX trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp truy xuất dữ liệu từ các bảng tính lớn, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể gặp phải nhiều rủi ro không mong muốn. Khi sử dụng hàm này trong các bảng dữ liệu phức tạp, chẳng hạn như quản lý các dự án liên quan đến chatbot hoặc phân tích lĩnh vực phiên dịch tiếng Trung, một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Đặc biệt là trong các dự án FDI là gì, việc hiểu sai công thức có thể làm lệch kết quả. Ngay cả những ai làm việc làm online tại nhà cũng cần biết cách sử dụng chính xác hàm này, giống như việc hiểu rõ cách cố định dòng trong Excel. Sai lầm khi sử dụng hàm INDEX có thể ảnh hưởng đến các vấn đề tài chính như thuế môn bài hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa. Bạn cũng cần nắm vững cách mở email của mình và cách chuyển Excel sang PDF để đảm bảo hiệu quả công việc.

Bằng cách sử dụng hàm INDEX trong Excel, các quá trình xử lý công việc của người dùng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hy vọng với nội dung mà VietnamWorks HR Insider vừa cung cấp ở trên, các bạn có thể áp dụng thủ thuật này một cách hiệu quả, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức khi làm việc. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm bài chia sẻ về các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam