Phản hồi sớm
Một vài quản lý có xu hướng bỏ qua những lỗi sai của nhân viên trong quá trình làm việc. Nhưng, nếu lỗi sai đó được lặp đi lặp lại nhiều lần, sẽ dẫn đến ảnh hưởng toàn bộ hoạt động của phòng ban. Và, việc người quản lý trì hoãn việc nói cho ứng viên biết họ đang mắc sai lầm ở chỗ nào thì bạn sẽ phải gánh nhiều phiền phức trong tương lai. Do vậy, hãy phản hồi sớm và nói cho nhân viên biết về những sai lầm của họ, nhằm tránh làm bạn mất kiên nhẫn với chính nhân viên của mình.
Tránh làm cho họ xấu hổ
Việc phản hồi có thể tạo ra cảm giác ngại ngùng hoặc xấu hổ cho người tiếp nhận, thậm chí xử lý không khéo sẽ khiến đối phương cảm thấy bản thân bị thiếu tôn trọng. Đây chính là điều chúng ta có thể tìm thấy ở môi trường công sở phương Đông. Chính vì thận trọng, đừng tỏ ra công kích đối tượng đang tiếp nhận phản hồi của mình.
Có mục đích rõ ràng khi đưa ra phản hồi
Trước khi người quản lý đưa ra lời khuyên, góp ý cho đồng nghiệp, bạn cần xem xét một cách thấu đáo việc này có thực sự cần góp ý hay không. Nếu những góp ý của bạn là cần thiết và mang tính chất xây dựng để giúp đồng nghiệp của bạn tốt hơn trong công việc thì đây là điều nên làm.
Còn nếu những góp ý của bạn chỉ mang tính chất góp ý những vấn đề ngoài rìa không nằm trong công việc thì bạn nên cân nhắc. Đây cũng là các cách giúp bạn gây được ấn tượng tốt đối với nhân viên của mình.
Góp ý chân thành và thẳng thắn
Với vấn đề về góp ý, bạn cần đi thẳng trực tiếp vào vấn đề, tránh đi lòng vòng, không nên dông dài, vòng vo hay đề cập tới những vấn đề không liên quan. Thay vào đó, hãy đi thẳng trực tiếp vào vấn đề, trình bày một cách ngắn gọn, nhưng bạn vẫn chú ý lựa lời, tránh sử dụng những từ ngữ gây hiểu lầm hay mang đậm chất phê bình. Điều này sẽ gây ra hiểu lầm, dẫn tới các cuộc tranh cãi không đáng có.
Tạo cơ hội để đồng nghiệp đưa ra ý kiến của mình
Các cuộc trò chuyện hay trao đổi thường mang tính chất góp ý, xây dựng giúp cả hai phía cùng tốt lên. Chính vì thế, sau khi đã trình bày về quan điểm của mình, bạn cũng nên quan tâm tới việc hỏi ý kiến của đồng nghiệp, cho họ có cơ hội được giải thích những nguyên nhân, khó khăn mà họ gặp phải trong công việc để cả hai cùng nhau đưa ra hướng giải quyết mới.
Tập trung vào hành vi
Không có cách nào giúp bạn thay đổi được tính cách của một người, nhưng bạn có thể đề nghị họ thay đổi lại hành vi ứng xử. Đồng thời, bạn cần góp ý hành vi của họ chứ không nên sa đà vào công kích cá nhân họ. Mục đích của các phản hồi không phải là để thay đổi người khác mà là để mà là truyền động lực cho người đó cùng bạn giải quyết các vấn đề hiện tại.
Diễn đạt những suy nghĩ của bạn
Hãy cho nhân viên biết những điều bạn nhìn thấy từ quan điểm của mình, giải thích cụ thể các tác động mà họ gây ra cho bạn hoặc công việc chung. Để giữ hòa khí, bạn có thể thay câu có tính công kích như “Anh/chị đang không lắng nghe tôi” bằng câu có tính xây dựng hơn như “Điều gì làm anh/chị không phản hồi lại cho tôi?”, “Quan điểm của anh/chị về điều đó thế nào?”.
Luyện tập
Nếu bạn muốn góp ý cho ai đó, nhưng làm không khéo sẽ dẫn tới việc ảnh hưởng tới mối quan hệ của cả hai, thậm chí còn làm tổn thương cho họ. Vì thế đừng vội cất đi những suy nghĩ và không phản hồi tiếp cho họ nữa. Bạn sẽ học được những điểm chưa đúng và tiến bộ dần dần.
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe chính là cách giao tiếp hiệu quả. Bạn nên lắng nghe tại sao nhân viên của mình lại rơi vào tình trạng khó khăn như này và hiểu rõ vấn đề trước khi đưa ra những ý kiến nào khác.
Đề nghị giúp đỡ
Khi làm việc nhóm, cả nhóm sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề, trách nhiệm không chỉ thuộc về một người hay một cá nhân nào cả. Vì vậy, nếu cảm thấy cần thiết, người quản lý có thể thử đề nghị giúp đỡ họ trước mà không phải phát hiện ra sai lầm rồi lại để đấy, đến khi mọi việc thất bại rồi mới nói.
Mặt khác, có thể nhân viên của bạn cần thêm sự động viên hay đảm bảo từ phía bạn. Việc khẳng định lòng tin của bạn giúp họ có nhiều tự tin và động lực để chinh phục các thử thách mới hơn.
Thể hiện sự thông cảm và thấu hiểu
Tùy vào mức độ nghiêm trọng của tình huống, bạn nên tạo ra bầu không khí nói chuyện cởi mở giúp nhân viên của bạn xử lý các vấn đề nhỏ ngay lập tức trước khi nó trở nên quá lớn. Dù nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành công việc là gì, bạn đều có thể tìm các nguyên nhân cá nhân giúp nhân viên của bạn khắc phục được chuyện đó. Bên cạnh đó, ban cần giúp nhân viên lên kế hoạch công việc mà không khiến nhân viên cảm thấy bị quản lý gắt gao. Việc bày tỏ sự đồng cảm và niềm tin của bạn dành cho nhân viên cũng giúp họ cảm thấy được ủng hộ và nhanh chóng lấy lại được phong độ làm việc.
Những ý kiến đóng góp sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, bạn cần phải khéo léo khi đưa ra những góp ý của mình. Nếu không chúng sẽ chỉ kiến người nghe cảm thấy bản thân không được tôn trọng hoặc làm vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.
Xem thêm: Những hoạt động đơn giản giúp gắn kết sếp và nhân viên
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
