Giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh một cách chuyên nghiệp

 Trong lĩnh vực kinh doanh, việc sở hữu những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại một cách chuyên nghiệp và vận dụng hiệu quả sẽ luôn là một điểm cộng lớn cũng như là lợi thế cho sự phát triển công việc của bản thân.

“Bỏ túi” những kỹ năng cơ bản trong giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, nhanh chóng và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Nhưng chính không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để duy trì cuộc nói chuyện và đạt được hiệu quả tối đa của mục đích giao tiếp. Mọi giao tiếp đạt được thành công là do có sự chuẩn bị ngay từ đầu. Giao tiếp qua điện thoại cũng không là ngoại lệ.

Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. 

Ngoài ra, là người nghe bạn cũng cần một số kỹ năng khác ở bên dưới.

– Đừng để người gọi độc thoại

– Giọng nói từ tốn, vừa phải

– Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

– Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

– Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt

– Không bất ngờ gác máy

– Nhắc lại nội cuộc trò chuyện

Khi bạn là người gọi

Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần chuẩn bị trước nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian vàng ngọc của mình và cả của đối tác. 

Vậy để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau:

– Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

– Cân nhắc giờ và thời điểm gọi

– Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

– Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

– Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành

– Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách địa lý với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.

Và đặc biệt, trong kinh doanh giao tiếp qua điện thoại là cả một nghệ thuật, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau.

Làm thế nào để đạt hiệu quả tối đa khi giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh?

Tốc độ phát triển nhanh chóng của các mạng viễn thông, sự tăng trưởng không ngừng của các thuê bao điện thoại trong những năm gần đây đang tạo ra một kênh bán hàng lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp. 

Bỏ qua các khoảng cách về không gian, bán hàng qua điện thoại đang tạo ra cơ hội cho những người bán hàng có thể tiếp cận dễ dàng hơn khách hàng mục tiêu của mình.

1. Ấn tượng và thu hút ngay từ lời chào hàng

Bước đầu tiên cho kỹ năng này là một cuộc chào hàng. Khác với các kênh bán hàng khác, bán hàng qua điện thoại đòi hỏi một nghệ thuật chào hàng đặc biệt. Bạn chỉ có một khoảng thời gian ngắn để gây ấn tượng với khách hàng qua lời chào hàng của mình.

Do đó, cần có sự chuẩn bị một lời chào hàng thật sự hấp dẫn, lôi cuốn được sự quan tâm của khách hàng ngay từ những giây đầu tiên nhấc máy. Hãy cho khách hàng biết bạn là ai và doanh nghiệp bạn sẽ mang đến những lợi ích như thế nào.

2. Nắm rõ sản phẩm của doanh nghiệp

Để thuyết phục khách hàng, chính bản thân bạn phải hiểu rất rõ về sản phẩm của doanh nghiệp mình, bản thân bạn phải nhận thức được những thế mạnh của sản phẩm. Người bán hàng thành công phải luôn là người dùng và yêu sản phẩm.

Sự thuận tiện của bán hàng qua điện thoại cũng là khó khăn của chính kênh bán hàng này. Bạn có thể bị khách hàng cắt cuộc nói chuyện bất cứ lúc nào. 

Vì thế càng hiểu rõ và xác định thế mạnh của sản phẩm trong thị trường mục tiêu bao nhiêu càng có cơ hội tư vấn với khách hàng ngắn gọn và súc tích bấy nhiêu. Hãy giúp khách hàng nhận thấy sản phẩm của doanh nghiệp có ưu thế như thế nào chỉ với những dòng giới thiệu ngắn gọn nhất.

3. Xác định mức độ quan tâm của khách hàng

Nếu khách hàng quan tâm đến sản phẩm mà doanh nghiệp đang hướng tới, họ sẽ tiếp tục lắng nghe. Bạn cần rất tinh thế để cảm nhận mức độ quan tâm của khách hàng qua cách khách hàng đặt câu hỏi, qua cường độ giọng nói của khách hàng qua điện thoại.

Khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm khi bạn nhận được một cuộc trao đổi trực tiếp với họ, khi cường độ giọng nói của họ thay đổi theo hướng hồ hởi. Xác định sự quan tâm của khách hàng qua điện thoại chính xác sẽ giúp doanh nghiệp dự trù các bước đi thích hợp tiếp theo.

4. Vượt qua sự từ chối khách hàng

Chào hàng qua điện thoại có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại nhưng tỷ lệ để khách hàng từ chối cũng rất cao. Vượt qua sự từ chối của khách hàng đòi hỏi bạn cũng cần có một nghệ thuật.

Hãy chuẩn bị trước tâm lý và các tình huống khách hàng có thể từ chối. Thực sự bình tĩnh và rút ra kinh nghiệm cho mỗi lần thất bại. Sau đó, bạn hãy tìm ra nguyên nhân tại sao khách hàng từ chối, từ đó đưa ra được những giải pháp tối ưu cho những cuộc gọi lần sau.

Có thể thấy, giao tiếp qua điện thoại là một phần của cuộc sống thời đại số hiện nay, nhưng ít ai biết rằng giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự khéo léo, ứng xử thông minh, truyền thông hiệu quả giữa người nghe và người gọi. 

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng là một phần của văn hóa giao tiếp hàng ngày, là một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi cá nhân, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng qua điện thoại trong kinh doanh.

Khi trau dồi và vận dụng những kỹ năng này một cách hiệu quả, chắc chắn đó không chỉ là một thế mạnh lớn giúp bạn thăng tiến trong công việc mà còn là kỹ năng sống gìn giữ những mối quan hệ của bạn trong cuộc sống.

Trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và mở rộng mối quan hệ khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với các nhân viên kinh doanh, những người thường xuyên phải kết nối với khách hàng qua điện thoại để tư vấn và thuyết phục. Các thực tập sinh cũng nên trang bị kỹ năng này từ sớm để chuẩn bị cho tương lai.

Nếu bạn đang muốn kiếm việc làm liên quan đến lĩnh vực này, hãy chú ý đến các cơ hội tại Bình Dương, Đà Nẵng, việc làm Vũng Tàu, và các khu vực khác như việc làm Bình Định, việc làm Đồng Nai, việc làm Nam Định, việc làm Quảng Ngãi, việc làm Thanh Hóa, và việc làm Huế. Đối với những ai đang công tác tại việc làm TP.CM, việc hiểu rõ cách tính lương gross sang net cũng là một kỹ năng cần thiết để đảm bảo quyền lợi của mình.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam