Giao tiếp nơi công sở có thể có những khó khăn gì?

Từ ngữ chuyên ngành

Mỗi ngành nghề đều có những từ, cụm từ chuyên ngành. Trong công việc, sử dụng các thuật ngữ này là điều hiển nhiên và bình thường. Tuy nhiên, khi giao tiếp với các đồng nghiệp ngoài ngành hoặc những người có ít kinh nghiệm chuyên môn lại gây khó hiểu với họ.

Để khắc phục rào cản trong giao tiếp nơi công sở này, thay vì sử dụng các từ chuyên ngành trừu tượng hay ký tự viết tắt, bạn có thể chọn những từ ngữ đồng nghĩa dễ hiểu hơn; hoặc dành thời gian để giải thích thuật ngữ đó để đối phương có thể hiểu thông điệp mà bạn đang muốn truyền tải.

Truyền đạt nhiều thông tin cùng lúc

Một trong những khó khăn khi giao tiếp nơi công sở chính là việc truyền tải thông tin. Một thực tế là chúng ta thường cung cấp nhiều thông tin cùng một lúc với suy nghĩ nói càng nhiều, thông điệp càng rõ ràng. Thế nhưng không phải cứ nói nhiều, viết nhiều thì lượng cung cấp sẽ nhiều. Khi cung cấp quá nhiều thông tin sẽ khiến người nghe không biết đâu là thông tin quan trọng nhất. Chưa kể đến việc, giải thích quá nhiều, rời xa trọng tâm có thể khiến vấn đề trở nên phức tạp hơn.

Vì thế, khi giao tiếp, bạn hãy tập trung vào vấn đề, giải thích ngắn gọn, dễ hiểu về thông điệp đang muốn truyền tải.

Phong cách giao tiếp

Mỗi người sẽ có một phong cách giao tiếp riêng. Có người nói chuyện theo kiểu hài hước, một số người lại nói chuyện rất nghiêm túc. Một số người thích sử dụng cử chỉ tay khi nói chuyện, trong khi đó lại có nhiều người kỵ hành động này. Chính những khác biệt này có thể trở thành những rào cản khi giao tiếp nơi công sở.

Để phá vỡ rào cản trong giao tiếp nơi công sở này, bạn cần lưu ý một số điểm sau: 

• Giọng điệu tự tin: Dù mang phong cách giao tiếp hài hước hay nghiêm túc, bạn nên nói chuyện với giọng điệu và khuôn mặt tự tin. Khi giao tiếp, hãy nhìn thẳng vào đối phương, phát âm rõ và tròn chữ.
• Cung cấp ví dụ: Nếu bạn đang nói về chuyên ngành hay một vấn đề nào đó hơi trừu tượng, hãy đưa ra một ví dụ minh họa cụ thể để người nghe có thể hiểu được quan điểm và thông điệp mà bạn đang muốn truyền tải.
• Đặt câu hỏi: Sau khi trình bày xong một vấn đề, bạn hãy hỏi người nghe xem có thắc mắc điểm nào không? Đây chính là kỹ năng giao tiếp cần có nơi công sở để giúp bạn truyền tải thông tin đến người nghe một cách đầy đủ và trọn vẹn nhất.

Rào cản ngôn ngữ

Đây là rào cản trong giao tiếp nơi công sở phổ biến nhất, đặc biệt là ở những doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia, nơi có nhiều nhân viên từ nhiều quốc gia khác nhau. Nếu đồng nghiệp, khách hàng không thành tạo tiếng Việt hoặc tiếng Anh và bạn cũng không biết nói ngôn ngữ của họ. Lúc này việc truyền đạt thông tin là điều rất khó, họ sẽ không hiểu những gì bạn đang nói và dù có hiểu thì có thể họ cũng sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng.

Để khắc phục tình trạng này, bạn sẽ cần nhờ đến phiên dịch. Đồng thời gửi kèm nội dung cuộc giao tiếp dưới dạng văn bản. Họ sẽ có thời gian để tìm hiểu và hỏi lại bạn khi cần biết thêm thông tin.

Rào cản vật lý

Một trong những khó khăn khi giao tiếp nơi công sở là ranh giới vật lý. Face to face là lối giao tiếp mang lại hiệu quả tốt nhất, nhưng không phải lúc nào bạn cũng sẽ gặp mặt trực tiếp đối tượng cần giao tiếp, đặc biệt là khi làm việc online hay doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và nhân viên ở xa.

Lúc này bạn cần lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp video để quan sát nét mặt và cử chỉ của đối phương. Còn nếu đang giao tiếp qua điện thoại, bạn cần đảm bảo ngữ điệu phù hợp và các thông tin quan trọng đều được cung cấp qua lời nói.

Với những rào cản trong giao tiếp nơi công sở và cách khắc phục mà chúng tôi vừa chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ mang đến những thông tin bổ ích cho bạn. Để nhờ đó, mang đến các trải nghiệm tích cực cho đồng nghiệp và bất kỳ khách hàng nào mà bạn đang hợp tác. 

>> Xem thêm: Cách trả lời câu hỏi “Bạn mong đợi điều gì ở vị trí mới” sao cho hay?

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam