Có hai kiểu người khi đối mặt với việc xử lý trả lời khối lượng lớn email hàng ngày, một là những người nỗ lực biến hộp thư đến của mình luôn sạch sẽ và không có bất kỳ một thư mới nào chưa xem qua, và một kiểu khác, là những người hoàn toàn từ bỏ việc này. Hàng loạt những email đi vào hộp thư đến của họ và mãi vẫn nằm ở đó.
Trước hai thái cực trên, một số khác lại chọn cách giải quyết ôn hòa hơn: Họ chỉ đơn giản sắp xếp thời gian và cố gắng kiểm tra email ít thường xuyên hơn trong ngày. Tại Zarvana – một công ty giảng dạy các khóa thực hành về việc quản lý thời gian – đã đặt ra câu hỏi, liệu có cách nào để giảm thiểu 2,6 giờ trung bình trả lời email mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Nghiên cứu đã cho thấy kết quả đáng kinh ngạc: Zarvana nhận ra rằng, họ có thể tiết kiệm hơn một nửa thời gian họ hiện dành cho email, tức là chỉ còn khoảng 1 giờ và 21 phút mỗi ngày.
Dưới đây là 5 cách giúp chúng ta không phải tốn quá nhiều thời gian trong ngày cho việc trả lời email hàng ngày:
Kiểm tra email quá thường xuyên sẽ tốn 21 phút mỗi ngày
Trung bình, các chuyên gia kiểm tra email của họ 15 lần mỗi ngày hoặc cứ sau 37 phút. Liệu có phải chúng ta đều mong đợi sự phản hồi email trong khung giờ này? Có lẽ không phải như vậy. Sự thật lại chứng minh rằng, chỉ có khoảng 11% khách hàng và 8% nhân viên mong muốn một sự phản hồi tức thì trong khoảng 1 giờ đồng hồ đổ lại. Nếu chúng ta kiểm tra hộp thư hàng giờ thay vì cứ mỗi 37 phút, chúng ta có thể tiết kiệm được thời gian tương đương 6 lần kiểm tra email trong ngày.
Điều này mang đến tác động gì? Một số nghiên cứu cho thấy rằng tổng cộng chúng ta có thể mất tới khoảng 23 phút và 15 giây để trở lại trạng thái làm việc sau quãng thời gian gián đoạn, chẳng hạn như việc tạm nghỉ để kiểm tra email. Theo nghiên cứu từ trường Đại học Loughborough, nhiều người mất khoảng 64 giây để quay trở lại tốc độ làm việc như trước khi kiểm tra email.
Xem email xuất hiện ở hộp thư đến không phải là cách duy nhất chúng ta kiểm tra email mỗi ngày. Nhiều người cũng thường đọc các thông báo xuất hiện ở góc màn hình mỗi khi có email đến. Và điều này khiến họ tốn khoảng vài giây cho mỗi lần như thế.
Những gián đoạn này hiển nhiên đem đến hậu quả không tốt trong công việc. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy từ Đại học Washington đã mô tả hậu quả này như sau: “Việc này giống như trong khi tôi suy nghĩ về vấn đề A, tôi lại đang làm việc B, tôi không đủ khả năng để xử lý đồng thời hai việc cùng một lúc và khiến cả hai đều trở nên hoàn hảo.”
“Do đó, giữa việc kiểm tra email nhiều hơn 6 lần so với mức cần thiết và để những thông báo email làm gián đoạn công việc, sau đó lại mất nhiều thời gian để quay lại guồng làm việc, điều này khiến chúng ta tốn đến 21 phút mỗi ngày.”
Hãy tắt các thông báo email xuất hiện trên màn hình và thiết lập thời gian (khoảng từ 5 đến 8 phút) mỗi giờ để kiểm tra email. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề đặc thù, cách này dường như không mấy khả thi. Và nó sẽ rất khó chịu với những người đã quen với việc phản hồi email trong vài phút tức thì ngay khi có thông báo. Nhưng với những người đã từng làm điều này, họ đều thừa nhận rằng việc trả lời email nhanh dường như không cần thiết.
Kiểm tra hộp thư đầy đủ lãng phí 27 phút mỗi ngày
Nhiều người cho rằng việc phân loại và di chuyển các email trong hộp thư đến là không cần thiết bởi vì chỉ cần công cụ tìm kiếm của email là đủ để tìm ra 01 email trong số hàng trăm hoặc hàng nghìn email dễ dàng. Điều này chỉ đúng trên một khía cạnh nhất định. Tìm kiếm là cách nhanh nhất để tìm ra những email cũ, nhưng một hộp thư đầy email thì lại khiến chúng ta mất thời gian theo một cách khác.
Khi chúng ta kiểm tra một hộp thư đầy, chúng ta sẽ phải xem lại những email này nhiều lần liên tiếp. Nếu như những email này vẫn ở đó, chúng ta không thể không đọc chúng. Trung bình, chúng ta có khoảng 200 email trong một hộp thư và nhận khoảng 120 email mới mỗi ngày, nhưng ta chỉ phản hồi khoảng 25% trong số đó. Nếu không có một ý thức phân loại rõ ràng, sự tồn đọng email vẫn sẽ tiếp tục diễn ra. Và nếu chúng ta tiếp tục truy cập hộp thư khoảng 15 lần mỗi ngày và tốn khoảng 4 giây nhìn vào mỗi email (thời gian trung bình để bạn lướt qua phần nội xung “Xem trước” trong email), sau đó chúng ta đọc lại khoảng 10% trong số này (con số email trung bình hiển thị vừa đủ trên giao diện hộp thư máy tính), chúng ta sẽ mất tổng cộng 27 phút mỗi ngày. Với những người không lưu trữ thì con số này tốn khoảng 22 phút vì họ sẽ dành ra 5 phút hàng ngày để xóa các email trong hộp thư đến.
Trong cả hai trường hợp trên, hãy áp dụng quy tắc “một chạm”. Điều này có nghĩa là sao lưu hoặc xóa ngay email từ lần đọc đầu tiên. Cách tiếp cận này có vẻ không hợp lí với những email không cần thiết phải phản hồi ngay. Tuy nhiên, thông thường một email có thể trả lời chậm thường không nhất thiết phải phản hồi. Hãy học cách phân loại và chuyển những chiếc email của bạn ra khỏi hộp thư đến.
Sử dụng các thư mục để phân loại và tìm kiếm email hao tổn 14 phút mỗi ngày
Bởi vì hầu hết chúng ta trì hoãn việc trả lời email trong khoảng 37% thời gian, việc tìm kiếm email trong hộp thư là một phần quan trọng của quá trình kiểm tra email.
Hầu hết mọi người xử lí việc này bằng cách tạo ra các thư mục để phân loại theo đối tượng hoặc loại tin nhắn để dễ dàng lưu trữ. Trung bình, chúng ta tạo thư mục email mới sau mỗi 5 ngày và có tổng cộng 37 thư mục. Nhưng việc nhấp vào các thư mục này khiến bạn chậm hơn 9% so với việc tìm kiếm thông qua các từ khóa hoặc chậm hơn 50% khi so sánh với cách tìm kiếm thông qua email chung của các tổ chức.
Tìm kiếm là một cách làm nhanh chóng. Một cách khác đó là tích hợp các danh sách email này. Nó sẽ cung cấp cho người dùng một địa chỉ email duy nhất mà họ có thể gửi hoặc chuyển tiếp một cách tự động, hoặc cho phép người dùng thêm email vào các ứng dụng email. Khi kết hợp các email lại theo nhóm, chúng ta có thể tiết kiệm được khoảng 14 phút mỗi ngày.
Lưu trữ email vào nhiều thư mục bằng cách nhấp chuột tốn thêm 11 phút mỗi ngày
Theo giao diện email thông thường, hầu hết khoảng 37 thư mục email kể trên sẽ xếp chồng lên nhau bên cột trái của màn hình người dùng. Khoảng 10% tổng số thời gian chúng ta dành cho email để đưa những email muốn lưu trữ vào các thư mục này. Quá trình này bao gồm hai giai đoạn: Một là quyết định thư mục nào là nơi lưu trữ và hai là di chuyển email đến nơi ấy. Nếu càng có nhiều sự lựa chọn, chúng ta sẽ càng mất nhiều thời gian để ra quyết định.
Chúng ta đều biết rằng các thư mục đều không cần thiết cho việc tìm kiếm email. Vậy chúng ta thật sự cần bao nhiêu thư mục là đủ? Hầu hết chúng ta chỉ cần 02 mà thôi, một là nơi chúng ta lưu trữ email chúng ta đọc ngay khi xuất hiện ở hộp thư đến nhưng sẽ cần thêm một thao tác lưu trữ chúng ở thư mục phù hợp sau đó, và một là nơi để chúng ta lưu những email có thể trả lời chậm hơn. Tại sao chúng ta không thử không tạo thư mục nào cả?
Khi áp dụng quy tắc Hick để tính toán việc giảm 37 thư mục xuống còn 2 thư mục, chúng ta thấy rằng quyết định dựa theo 37 thư mục sẽ chậm hơn 5 lần so với quyết định khi có 2 thư mục trong hộp thư.
Có những cách khác để chúng ta tìm kiếm email chính xác và hiệu quả hơn như việc vận dụng các phễu lọc tự động, giúp chúng ta kéo và thả email vào đúng vị trí cũng như tiết kiệm 50% thời gian so với việc dùng chuột. Chẳng hạn, người dùng Outlook có thể di chuyển email vào thư mục theo phím tắt control + shift + v và chọn thư mục theo danh sách. Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển thư mục hoặc thực hiện các thao tác tương tự với các phím tắt dễ dàng.
Đọc và xử lí email không liên quan tốn khoảng 8 phút mỗi ngày
Theo dữ liệu từ Sanebox, 62% email trong hộp thư là không quan trọng và có thể xử lí đồng thời. Nhưng ngay cả việc xử lí email hàng loạt thế này cũng tốn của bạn không ít thời gian. Một người thường mở khoảng 20% các email dạng newsletter, và tốn khoảng 15-20 giây đọc một trong số các email này, tổng cộng tốn khoảng 4 phút mỗi ngày. Thậm chí chỉ cần xóa một email cũng mất khoảng 3,2 giây, cộng thêm khoảng 3 phút cho việc này, một lý do để chúng ta chọn ngừng theo dõi hoặc chặn các email không mong muốn thay vì phải tốn công đi xóa chúng hàng ngày.
Để bỏ thói quen xử lý email không liên quan, hãy áp dụng phương pháp 03 bước sau: lọc tự động những newsletter thật sự cần thiết với bạn, hủy đăng ký những email bạn thấy không cần, chặn thư rác hoặc các email vẫn tiếp tục xuất hiện khi bạn đã hủy đăng ký.
Hãy áp dụng 05 nguyên tắc sau để xử lí email hiệu quả mỗi ngày:
- Di chuyển email ra khỏi hộp thư đến ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó.
- Sử dụng chức năng tìm kiếm dựa theo tên email của tổ chức, công ty để tìm kiếm lại những email cũ.
- Chỉ thiết lập hai thư mục email và sử dụng các phím tắt để lưu trữ email vào hai thư mục này.
- Tránh xử lý từng email không liên quan hoặc ít quan trọng.
Áp dụng các cách trên, chúng ta có thể tiết kiệm nhiều thời gian và kiểm soát được lượng email chúng ta nhận được mỗi ngày một cách hợp lý nhất.
— HR Insider / Theo HBRAcsend —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
