Tầm quan trọng của lời nói và hành động trong giao tiếp
Lời nói và hành động của bạn “nói lên” nhiều điều hơn bạn vẫn nghĩ. Chẳng hạn khi có ai đó hỏi bạn có khỏe không lúc bạn đi ngang qua, nếu bạn quay lại và đi bộ cùng với họ chính là dấu hiệu để gợi mở cuộc chuyện trò. Nếu bạn lướt qua, bạn chỉ muốn thể hiện một cái gật đầu chào hỏi hoặc một câu trả lời ngắn gọn. Tuy nhiên, nếu đối phương dừng lại và nhìn thẳng vào mắt bạn khi hỏi cùng câu hỏi trên, lựa chọn của bạn sẽ khác đi. Hành động của họ đòi hỏi nhiều hơn một câu trả lời phản xạ.
Chúng ta được sinh ra để học cách tạo dựng các thói quen, và các kiểu đối thoại khuôn mẫu là cách để ta né tránh việc phải suy nghĩ về những gì chúng ta phải nói. Thế nhưng nếu chúng ta quá phụ thuộc vào việc sử dụng các khuôn mẫu này bởi vì chúng ta không thể đưa ra các câu các trả lời khác, bản thân ta sẽ nên dễ đoán hơn trong mắt mọi người.
Chẳng hạn, nếu như biết được bạn luôn có xu hướng né tránh các mâu thuẫn hay xung đột, người khác có thể tạo ra các trường hợp buộc bạn phải lùi một bước, xin lỗi và rời đi. 75% nguyên nhân xảy ra điều này là nằm ở bạn! Và điều này hoàn toàn không có lợi cho bạn một chút nào!
Thế nhưng, nếu chúng ta biết cách để đưa ra một câu phản hồi khéo léo hơn, ta có thể tạm biệt ngay những mẫu đối thoại thông thường trên. Chẳng hạn, bạn có thể học cách xem những câu hỏi có phần thô lỗ là một kiểu truy vấn khách quan, tìm ra những điểm logic trong một nhận xét nực cười, hay đáp lại một câu nói xúc phạm bạn như thể bạn đang vô tình làm vậy. Bằng cách này, thay vì trở thành nạn nhân của các cuộc đối thoại sáo rỗng, bạn sẽ là trọng tài quyết định cuộc đối thoại này sẽ đi về đâu.
Những “hệ quả” khi cuộc đối thoại vượt ngoài tầm kiểm soát
Điều gì sẽ xảy ra nếu như một người nói chuyện với bạn một đằng, nhưng sau đó bạn lại nghe được rằng người này nói với người khác theo hướng hoàn toàn ngược lại? Trong môi trường công sở, đây hoàn toàn là điều có thể xảy ra. Bạn có nên cho qua chuyện? Hay ôm mối hận trong lòng? Bạn chọn không tin tưởng đồng nghiệp này nữa hay giải quyết trực tiếp? Với từng kiểu trả lời, bạn sẽ có các lựa chọn khác nhau. Ngay sau lần đầu tiên, nếu bạn có hướng xử lí kịp thời, bạn hoàn toàn có thể ngăn chặn các tình huống như thế tiếp diễn trong tương lai. 7 điều dưới đây sẽ giúp bạn tránh khỏi những tổn thất không mong muốn khi nói chuyện với ai đó:
Chuyển hướng đối thoại – Hãy xoay chiều vấn đề theo một hướng khác. Hãy diễn tả hành vi hoặc lời nói của đối phương theo cách bạn mong muốn trong tương lai. Ví dụ nếu ai đó nói rằng “Tôi không muốn tranh cãi về điều này.”, hãy điều hướng thành “Đây là một cuộc tranh luận, không phải cuộc cãi vã. Và theo tôi nhớ thì bạn là một người tranh luận tốt.”
Chỉnh lại câu nói – Hãy sử dụng các từ ngữ khác để thể hiện điều bạn muốn nói để giảm thiểu sự tiêu cực. Chẳng hạn, nếu ai đó cho rằng bạn quá mạnh mẽ trong các cuộc họp hãy trả lời rằng “Tôi là một người đam mê với công việc hay vấn đề này”. Nếu bạn bị nhận xét rằng cứng đầu, hãy khẳng định “Tôi là một người kiên trì khi biết rằng vấn đề này quan trọng tới nỗ lực thành công như thế nào.” Thay vì để những từ ngữ xúc phạm hoặc khó chịu ảnh hưởng, hãy sử dụng các từ ngữ khác để thể hiện bạn.
Xem lại quá khứ – Sử dụng một thành công trước đó của bạn để định nghĩa lại thất bại lần này. Nếu người tham gia nói chuyện với bạn có trải nghiệm tích cực về lần trò chuyện trước, điều này sẽ nhắc nhở họ rằng giữa bạn và họ vẫn có điểm chung. Ví dụ, bạn có thể nói “Chúng ta đã từng có quãng thời gian khá ăn ý với nhau nên tôi không nghĩ cần phải thay đổi điều gì ở đây.”
Làm rõ nghĩa phủ định – Bất kỳ ai cũng có thể vô tình đưa ra những lời nói xúc phạm hoặc gây ra sự bất đồng. Hãy cho họ một cơ hội để làm điều đúng đắn. Hãy chắc rằng họ đang không có ý xúc phạm bạn như: “Liệu bạn có chắc điều bạn muốn nói là điều tôi nghĩ tôi vừa nghe thấy?” Đây là cách hữu hiệu để đối phương suy xét lại lời nói và thay đổi những gì họ vừa phát ra.
Đặt câu hỏi yêu cầu – Khi bạn đang hoài nghi về ý định của đối phương, hãy đặt câu hỏi kiểm chứng trước khi phản ứng một cách tiêu cực: “Bạn có thể làm rõ giúp tôi ý bạn là gì không?”
Cân bằng mọi thứ – Hãy điều chỉnh quyền kiểm soát cuộc đối thoại của người đối diện. Khi bạn để mất quyền kiểm soát, điều này đồng nghĩa với việc bạn đang cho phép người khác dễ dàng khiến bạn đau khổ hoặc cảm thấy yếu kém về vấn đề được nhắc đến trong cuộc trò chuyện. Hãy hạn chế tác động này bằng chính thái độ của bạn, không cho phép bản thân buồn bã hoặc đáp lại ngay rằng: “May mắn là tôi không dễ bị xúc phạm, đặc biệt là với những tình huống chỉ xảy ra một lần như thế này.”
Sắp xếp lại cuộc trò chuyện – Hãy thay đổi mức độ ưu tiên của các vấn đề khi đối thoại. Điều hướng cuộc trò chuyện ra khỏi các mối bận tâm cá nhân và tập trung hơn vào quá trình. Chẳng hạn như một cách để bạn kéo mọi vấn đề trở lại là “Tôi nghĩ chúng ta đã đồng ý về điều này nhưng có vẻ như chúng ta đang gặp khó khăn về cách thực hiện.” Bằng cách này, bạn đã tập trung cuộc đối thoại đến một vấn đề duy nhất để tránh các sự bế tắc khó hiểu.
Tính linh hoạt như trên sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng bị kéo và đẩy liên tục trong các cuộc đối thoại. Lần tới khi bạn đối mặt với những câu nói tạo ra rào cản, xúc phạm hay nhầm lẫn, hãy nghĩ về 7 cách giải quyết trên. Tập luyện là cách để bạn cứu vãn mọi cuộc đối thoại ngoài tầm kiểm soát và chịu trách nhiệm cho những gì người khác đối xử với chúng ta.
— HR Insider / Theo Harvard Business Review —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
