Event Marketing là gì? Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Event Marketing là chiến lược tạo ra nhằm gây được ấn tượng, gắn kết thương hiệu và thu hút sự chú ý của một nhóm người tham gia. Khi thực hiện hiệu quả, sự kiện sẽ mang đến cho mỗi cá nhân những trải nghiệm đáng nhớ, để lại dấu ấn sâu đậm trong tâm trí họ. Vậy Event Marketing là gì và làm thế nào để tổ chức thành công một sự kiện chuyên nghiệp, nội dung bài viết dưới đây, hãy cùng VietnamWorks HR Insider tìm hiểu thêm chi tiết nhé!

Khái quát về Event Marketing

Event (sự kiện) là một hoạt động có chủ đích được diễn ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, tập trung toàn bộ ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp nào đó. Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động liên quan đến sự kiện mang tính quảng bá sản phẩm và định vị thương hiệu trên thị trường.

Event Marketing là gì?

Event Marketing là một chiến lược quảng cáo có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các công ty và khách hàng tại những sự kiện như hội chợ, buổi hòa nhạc, sự kiện thể thao,… Các thương hiệu tổ chức Event Marketing để tiếp cận người tiêu dùng thông qua việc lấy mẫu trực tiếp hoặc tương tác hiển thị. Mỗi sự kiện Marketing thành công sẽ cung cấp giá trị cho người tham dự không chỉ đơn thuần là thông tin về sản phẩm/dịch vụ. Các chương trình giảm giá, dùng mẫu miễn phí hay các hoạt động vui vẻ sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ nhận được nhiều lợi ích mà không chỉ là tham dự một quảng cáo trực tiếp.

Những lợi ích khi tổ chức sự kiện trong chiến lược Marketing

Event Marketing ngày càng khẳng định được vị thế và trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược Marketing tổng thể. Không chỉ đơn thuần là tổ chức sự kiện, Event Marketing còn đóng vai trò then chốt trong việc:

• Nâng cao sự nhận diện thương hiệu:Event Marketing giúp thương hiệu được nhiều khách hàng nhớ đến và tăng cường sự hiện diện trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội.
• Tăng sự gắn kết từ khách hàng trung thành: Sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp kết nối trực tiếp với khách hàng, xây dựng lòng tin và giữ chân họ qua những trải nghiệm tích cực.
• Khai thác nguồn khách hàng tiềm năng:Event Marketing tạo cơ hội để thương hiệu khai thác nhiều nguồn khách hàng tiềm năng, giúp họ có cơ hội trải nghiệm và đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn.
• Cải thiện sản phẩm/dịch vụ qua phản hồi của khách hàng: Sau Event, thương hiệu có thể tổng hợp được những ý kiến đóng góp thông qua các phiếu khảo sát. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện các sản phẩm và dịch vụ theo hướng tích cực hơn.
• Gia tăng doanh số bán hàng: Event giúp thu hút sự chú ý của khách hàng, hỗ trợ hiệu quả cho các chiến dịch Marketing khác, xây dựng lượng khách hàng trung thành,… Điều này sẽ giúp thương hiệu thúc đẩy doanh số bán hàng một cách hiệu quả.

Vai trò của Event Marketing trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Các loại hình Event Marketing phổ biến hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều hình thức Event có thể được tổ chức cả trong và ngoài trời. Dưới đây là một số loại hình sự kiện phổ biến nhất.

Hội nghị chuyên đề

Hội nghị là những sự kiện có quy mô lớn, tập trung vào các bài phát biểu của lãnh đạo và chuyên gia trong ngành. 40% doanh nghiệp tin rằng hình thức sự kiện này có tác động lớn đến mục tiêu kinh doanh của họ.

Hội thảo

Mục tiêu chính của Event này là giáo dục người nghe. Do đó, các cuộc hội thảo thường được tổ chức ở các địa điểm nhỏ và có giới hạn số lượng người tham gia. Thống kê cho thấy, có 8% công ty cho rằng sự kiện này quan trọng giúp họ đạt được mục tiêu kinh doanh, nâng cao trình độ chuyên môn của người tham dự.

Có rất nhiều loại hình Event Marketing phổ biến hiện nay

Sự kiện dành cho khách VIP

Loại sự kiện này giúp tăng tốc bán hàng và tăng cường sự trung thành của các vị khách VIP. Loại Event Marketing này thường được tổ chức trong một phòng có đầy đủ cổ đông có ảnh hưởng, khách hàng VIP và một số khách mời danh dự khác. 7% doanh nghiệp cho biết các sự kiện VIP có tác động cao nhất đến KPI của họ.

Sự kiện ra mắt sản phẩm

Đây là loại sự kiện được rất nhiều công ty sử dụng để giới thiệu, quảng bá các sản phẩm sắp ra mắt với khách hàng. Mục tiêu của Event là làm cho khách hàng tiềm năng hiểu rõ hơn về các tính năng và lợi ích của sản phẩm mới.

Hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là sự kiện lớn quy tụ rất nhiều công ty đến mở gian hàng và cạnh tranh quảng bá sản phẩm của họ. Event Marketing này thường dành cho những ngành như nông nghiệp, công nghệ thông tin, thực phẩm hữu cơ,…Tham gia hội chợ triển lãm có thể khiến doanh nghiệp tốn kém một khoản tiền khá lớn. Ngoài chi phí thuê gian hàng, bạn cần phải cân nhắc thiết kế thêm background, standee, màn hình led,… Tuy nhiên, chúng có thể ít căng thẳng hơn so với việc tổ chức các hội nghị và tiệc ra mắt bởi địa điểm đã được sắp xếp.Hội chợ triển lãm là một Event tuyệt vời, cho phép bạn kết nối với các chủ doanh nghiệp khác hoạt động trong cùng lĩnh vực. Đồng thời, giúp bạn xác định được phạm vi đối thủ của mình, từ đó đưa ra những chiến lược cạnh tranh phù hợp.

Sự kiện trực tuyến

Sự kiện trực tuyến là kết quả của công nghệ mới tân tiến nhất hiện nay. Cơn sốt các Event trực tuyến đang phát triển nhanh chóng và được nhiều người yêu chuộng vì họ có thể tham dự sự kiện ở bất cứ nơi đâu. Loại hình sự kiện này mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm ngân sách, tổ chức không mất bất kỳ khoản chi tiêu nào để thuê địa điểm và các khoản chi liên quan đến sự kiện.
• Tất cả người xem ở mọi nơi đều có thể truy cập và theo dõi sự kiện.

Event trực tuyến với sân khấu hoành tráng đang là loại hình được nhiều thương hiệu ưa chuộng

Hội chợ việc làm

Hội chợ việc làm giống với những triển lãm thương mại ở chỗ có rất nhiều công ty cạnh tranh với nhau bằng các gian hàng riêng của họ. Đây chính là cơ hội để mọi người thấy được tại sao họ nên làm việc với bạn. Thông qua Event Marketing này, ngoài việc thu hút nhân tài, thương hiệu của bạn cũng sẽ được chú ý nhiều hơn, từ đó góp phần khẳng định vị thế và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Hoạt động tài trợ sự kiện

Bạn có thể đưa tên tuổi doanh nghiệp của mình ra ngoài thị trường thông qua hình thức tài trợ một sự kiện nào đó. Tùy thuộc vào tính chất của Event, bạn có thể giúp đỡ chương trình bằng cách đầu tư tiền và để họ kiểm soát.Hoạt động này cho phép thương hiệu của bạn được hiển thị trên toàn bộ sự kiện. Bạn cũng có thể tài trợ cho các chương trình từ thiện, tuy nhiên cần cẩn thận khi sử dụng những Event này cho mục đích tiếp thị. Bởi nó có thể gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp nếu không mang đến lợi ích thiết thực.

Livestream về sự kiện

Loại hình Event Marketing này tập trung vào việc truyền tải trực tiếp một sự kiện đến với những khách hàng tiềm năng của mình. Mục đích của hình thức này là nhằm vào những người quan tâm đến sự kiện nhưng không thể đến tham dự sự kiện đó.

Bí quyết giúp tổ chức Event Marketing thành công

Để tổ chức một chiến dịch Event Marketing thành công, các bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng.

Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện

Đây là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức Event Marketing. Bạn cần phải xác định được mục tiêu mà mình tạo ra Event này là gì? Ra mắt sản phẩm, tăng độ nhận diện thương hiệu hay để tiếp cận khách hàng mới? Ai là đối tượng mà doanh nghiệp đang muốn thu hút?… Chỉ khi xác định được mục tiêu sự kiện, các bạn mới có thể đưa ra các phương án và kế hoạch tổ chức Event chuyên nghiệp và đi đúng hướng.

Các bước tổ chức Event Marketing chuyên nghiệp và hiệu quả

Bước 2: Lập ngân sách dự trù

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đưa ra dự trù chi phí cho địa điểm, trang thiết bị, nhân sự và truyền thông. Đây là khâu vô cùng quan trọng, giúp bạn phân bổ chi phí một cách hợp lý, tránh tình trạng lãng phí nguồn tài nguyên cũng như hạn chế được các phát sinh ngoài mong muốn.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết

Đơn vị tổ chức sự kiện phải xây dựng được lịch trình cho các hoạt động cụ thể, chẳng hạn như:

• Lên ý tưởng cho chương trình.
• Xây dựng kịch bản cho từng hoạt động.
• Đưa ra câu slogan, chủ đề của sự kiện.
• Lên timeline cho chương trình.
• Lập checklist cho từng hạng mục/nhân sự/thiết bị trong sự kiện.
• Lên thiết kế bản 2D, 3D.
• Phân công nhiệm vụ cho nhân sự.
• Đưa ra những phương án dự phòng và quản lý rủi ro.
• Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách.

Bước 4: Chọn địa điểm phù hợp

Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, bạn cần lựa chọn được địa điểm tổ chức thuận lợi và phù hợp với quy mô của chương trình. Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn địa điểm Event, mời các bạn cùng tham khảo:

• Sức chứa của không gian.
• Vị trí di chuyển.
• Bãi đậu xe.
• Bố trí không gian.
• Mục đích mà sự kiện hướng tới.

Bộ phận Marketing cần nghiên cứu kỹ lưỡng địa chỉ tổ chức Event

Bước 5: Thực hiện chiến dịch truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện là hoạt động vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức Event Marketing. Các bạn có thể sử dụng mạng xã hội, email hoặc các kênh truyền thông đại chúng khác để tiếp cận khách hàng. Việc xây dựng được chiến dịch truyền thông sự kiện hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích thiết thực như sau:

• Cung cấp cho đối tượng mục tiêu các thông tin đầy đủ và chính xác về chương trình.
• Kích thích sự tò mò của mọi người và khơi dậy mong muốn tham gia.
• Thu hút sự tham gia của các đối tượng mục tiêu.
• Quảng bá thương hiệu, dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp một cách rộng rãi.
• Tăng độ nhận diện của thương hiệu.
• Truyền tải thông điệp sự kiện đến với các đối tượng không thể tham gia sự kiện.

Bước 6: Lường trước các rủi ro tiềm ẩn

Trong quá trình diễn ra sự kiện, chắc chắn bạn không thể kiểm soát được những tình huống phát sinh. Do đó, nhà tổ chức cần phải lường trước được các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời đưa ra những phương án dự phòng để điều phối hoạt động một cách linh hoạt.

Bước 7: Đánh giá kết quả sau sự kiện

Đây là bước vô cùng quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện sau khi Event Marketing kết thúc. Theo đó, bạn sẽ thu thập phản hồi từ khách hàng, đánh giá và đo lường mức độ hiệu quả của chương trình, từ đó rút ra kinh nghiệm cho Event sau.

Tiêu chí đánh giá hiệu quả của một chiến dịch Event Marketing là gì?

Để đánh giá hiệu quả của một sự kiện, các bạn cần dựa theo nhiều yếu tố khác nhau.

Số lượng người đăng ký

Thông qua số lượng người theo dõi và đăng ký sự kiện, các nguồn đăng ký và thời gian đăng ký cao điểm, các bạn có thể đo lường được mức độ thành công của một Event Marketing. Bởi những chỉ số này sẽ giúp bạn biết được chiến dịch truyền thông của mình có thu hút được khách hàng mục tiêu hay không.Đặc biệt, bạn nên đánh giá tỷ lệ chuyển đổi từ nguồn đăng ký tham gia sự kiện và thời điểm thu về lượt đăng ký cao nhất. Chúng sẽ giúp bạn xác định được tại thời điểm đó, người đăng ký có bị tác động bởi những chiến dịch giảm giá hay quảng cáo nào hay không.

Ban tổ chức dựa vào số lượng người đăng ký để đánh giá sự thành công của Event Marketing

Lượt nhắc đến trên các nền tảng xã hội

Nhà tổ chức cần theo dõi các lượt đề cập trên mạng xã hội để xem mọi người đánh giá về sự kiện của bạn như thế nào. Cách đo lường hiệu quả sau sự kiện thường dựa vào những yếu tố như:

• Hashtag sự kiện được sử dụng bao nhiêu lần?
• Sự kiện có nhiều lượt tìm kiếm không?
• Số lần hiển thị về sự kiện trên mạng xã hội?
• Có bao nhiêu lượt tương tác hay hình ảnh được đăng tải từ những người tham gia sự kiện?
• Cư dân mạng nhận xét có tích cực không?
• Sự kiện có bất kỳ khiếu nại nào không?

Phản hồi qua khảo sát sự kiện

Khảo sát sự kiện giúp chúng ta đánh giá được mức độ hài lòng của người tham dự qua các giai đoạn Event Marketing, cụ thể:

• Trước sự kiện: Ban tổ chức nên gửi khảo sát để thu thập ý kiến về các diễn giả hay chủ đề mà người tham dự quan tâm nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể hỏi về sở thích món ăn, đồ uống hoặc các hoạt động giải trí mà mọi người yêu thích để phục vụ một cách tốt hơn.
• Trong sự kiện: Doanh nghiệp nên thực hiện khảo sát ngay tại sự kiện để nắm bắt thông tin, phản hồi của khách hàng về những điều đang diễn ra. Qua đây, bạn sẽ biết được những điểm cần cải thiện và nhanh chóng điều chỉnh kịp thời.
• Sau sự kiện: Bạn hãy gửi khảo sát cho khách tham dự để họ đánh giá phản hồi về toàn bộ sự kiện cũng như đóng góp các ý kiến cải thiện sự kiện trong tương lai. Lưu ý, ban tổ chức nên gửi các bản khảo sát riêng cho người tham gia, nhà tài trợ,… vì mỗi nhóm sẽ có những yêu cầu khác nhau.

Mức độ hài lòng của người tham gia

Dù mục tiêu là gì, mọi Event đều hướng đến việc làm hài lòng những người tham dự. Điều quan trọng là bạn cần xác định rõ sự hài lòng đó được họ đánh giá như thế nào. Thông qua những khảo sát, phản hồi hay các bình luận trên mạng xã hội, ban tổ chức có thể nắm được mức độ hài lòng của người tham gia.

Mức độ hài lòng của khách tham dự phản ánh trực tiếp đến hiệu quả của Event Marketing

Tỷ lệ tương tác của người tham gia

Đo lường tỷ lệ tương tác của người tham dự là bước quan trọng để đánh giá mức độ hiệu quả của một sự kiện. Bạn cần theo dõi lượt tương tác trước, trong và sau sự kiện để xác định được mức độ quan tâm của người tham gia về Event đó.

Đóng góp từ người dùng trực tuyến

Việc theo dõi đóng góp của người dùng trên nền tảng quản lý Event sẽ giúp bạn xác định rõ hơn về mức độ tương tác của người tham dự. Theo đó, các chỉ số cần xem xét bao gồm lượt thích, lượt chia sẻ, nhận xét, đánh giá, bài đăng, dữ liệu từ các cuộc thăm dò ý kiến, trò chuyện và phiên hỏi đáp.

Tổng doanh thu đạt được

Với những Event Marketing có bán vé, tổng doanh thu chính là một chỉ tiêu quan trọng để ban tổ chức xác định được mức độ hiệu quả của sự kiện. Ngược lại, nếu sự kiện là phi lợi nhuận và chỉ tập trung vào truyền thông thì bạn không cần phải quan tâm đến vấn đề này.

Mức độ hài lòng của các nhà tài trợ

Các nhà tài trợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ tài chính cho Event. Thông qua hình thức tài trợ, họ sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng và tăng cường nhận thức thương hiệu. Do đó, bạn cần cung cấp những bằng chứng rõ ràng về giá trị mà họ nhận được từ khoản đầu tư đã “đổ” vào chương trình của bạn.

Ban tổ chức cần dựa theo một số tiêu chí nhất định để đánh giá hiệu quả của Event

Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng (SQL)

Doanh nghiệp hãy hợp tác với bộ phận bán hàng để xác định tiêu chí SQL trước khi tiến hành phân loại và chuyển giao người tham dự. Đây cũng chính là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của sự kiện, đồng thời tạo ra doanh thu mới cho doanh nghiệp.

Tỷ lệ chuyển đổi

Tỷ lệ này cho biết phần trăm người dùng thực hiện một hành động cụ thể trên website. Ví dụ, nếu 100 người cùng đọc một ấn phẩm booklet và 5 người yêu cầu liên hệ với đơn vị bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi sẽ là 5%.Event Marketing là một chiến lược truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ và thu hút khách hàng mục tiêu. Để tổ chức thành công một sự kiện, bạn cần phải lên kế hoạch và chiến lược sao cho thật chuyên nghiệp và hiệu quả. VietnamWorks HR Insider hy vọng với những chia sẻ trên đây, các bạn đã hiểu rõ hơn về khía cạnh này và có thể tổ chức thành công một Event Marketing hoành tráng và đẳng cấp.

— HR Insider—

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam