Phần mềm ERP: Đặc trưng, lợi ích và quy trình triển khai hiệu quả

Phần mềm ERP là một giải pháp toàn diện giúp các tổ chức quản lý và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh của mình từ quản lý tài chính, nguồn lực, đến quản lý nhân sự và sản xuất. Bài viết này, HR Insider sẽ phân tích chi tiết về những đặc trưng, lợi ích quan trọng mà ERP mang lại cho doanh nghiệp, cùng với các bước cơ bản để triển khai một hệ thống ERP thành công.

Phần mềm ERP là gì?

Để hiểu rõ khái niệm về phần mềm ERP, trước tiên chúng ta cần nắm bắt các yếu tố cấu thành nên nó:

• Enterprise (Doanh nghiệp): ERP hướng đến các doanh nghiệp, tổ chức mong muốn tối ưu hóa quản lý tài nguyên thông qua hệ thống phần mềm. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Resource (Tài nguyên): Bao hàm tất cả các nguồn lực thiết yếu của doanh nghiệp, cụ thể: tài chính, nhân sự, sản xuất, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, bán hàng, v.v.
• Planning (Hoạch định): ERP hỗ trợ quy trình hoạch định xuyên suốt, kết nối các phòng ban và bộ phận chức năng trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả phối hợp, đồng bộ hóa thông tin và ra quyết định chiến lược sáng suốt.

Phần mềm ERP là một giải pháp công nghệ toàn diện, tổng hợp nhiều ứng dụng thành các module trong một gói phần mềm duy nhất. Nó tự động hóa và tích hợp hoạt động quản lý tài nguyên của doanh nghiệp từ A đến Z nhằm tạo ra một hệ thống dữ liệu thống nhất và liên tục qua các phòng ban và quy trình hoạt động.

Phần mềm ERP là gì?

Đặc trưng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP ngày càng khẳng định vị thế quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, ERP sở hữu 4 đặc trưng chính sau:

• Hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất: ERP không chỉ quản lý từng bộ phận riêng lẻ mà còn kết nối, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban, tạo nên bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh. Mọi quy trình đều được quản lý thống nhất trên một nền tảng, giúp loại bỏ sự chồng chéo thông tin và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Hệ thống hỗ trợ chứ không phải thay thế sức người: ERP cung cấp công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, ERP không tự động hóa hoàn toàn các quy trình mà vẫn cần sự tham gia và vận hành của con người.

• Hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng: ERP giúp thiết lập quy trình làm việc bài bản, thống nhất cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Mỗi nhân viên được phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng với quy định chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả công việc.

• Hệ thống liên kết các phòng ban để cùng hợp tác: ERP phá vỡ rào cản giữa các phòng/ban, tạo môi trường làm việc cởi mở và minh bạch. Các phòng/ban có thể dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu và phối hợp công việc hiệu quả.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.

Kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, việc tổng hợp số liệu tài chính từ nhiều bộ phận có thể dẫn đến sự không đồng nhất. Tuy nhiên, với hệ thống ERP, tất cả dữ liệu tài chính được tích hợp và quản lý tại một nơi duy nhất, đảm bảo tính nhất quán giữa các phòng ban. Khi có sự thay đổi về số liệu, toàn bộ hệ thống sẽ tự động cập nhật và điều chỉnh thông tin liên quan, giúp giảm thiểu các rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

Nhờ vào phần mềm ERP, các doanh nghiệp lớn và có cấu trúc phức tạp không còn phải chờ đến cuối tháng hoặc cuối quý để tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào cần báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, lãnh đạo chỉ cần truy cập vào hệ thống ERP để xem số liệu đã được cập nhật.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Tăng tốc độ dòng công việc

Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô lớn, việc tối ưu hóa tốc độ dòng công việc là một bài toán quan trọng nhưng đầy thử thách. Quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước, nhiều khâu như một mạng lưới rối rắm khiến tốc độ xử lý thông tin và hoàn thành công việc bị ảnh hưởng.

Chẳng hạn, khi vận chuyển hàng hóa từ kho đến các cơ sở kinh doanh, một quyết định được cập nhật trên hệ thống ERP sẽ nhanh chóng đến tay nhân viên kho. Bằng cách loại bỏ các tắc nghẽn của quy trình và giảm thiểu khoảng cách địa lý, ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

Hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Quy trình nghiệp vụ thường liên quan đến nhiều phòng ban, dẫn đến khó tránh khỏi sai sót khi dữ liệu được xử lý qua các bước khác nhau. Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối vì sự nhầm lẫn dữ liệu khi chuyển qua lại giữa các bộ phận.

Sai sót này thường xảy ra trong các quy trình thủ công, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Với ERP, hệ thống đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban, không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian nhập liệu, giúp quy trình làm việc trở nên nhất quán và hiệu quả.

Dễ kiểm soát quá trình làm việc của nhân sự

Phần mềm ERP cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track của ERP cho phép nhanh chóng xác định nguồn gốc và nhân viên liên quan đến các bút toán cần kiểm tra.

Nhà quản lý có thể giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa thông qua giao diện hợp nhất của ERP. Họ có thể xem kết quả làm việc chi tiết, như sản phẩm bán ra và doanh thu hàng ngày. Một số hệ thống ERP còn tự động phân tích dữ liệu để gán nhiệm vụ phù hợp với năng lực của nhân viên, tiết kiệm thời gian quản lý.

Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Nhu cầu kết nối và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các nhân viên ngày càng tăng cao. Vì thế, doanh nghiệp cần có giải pháp hiệu quả để đáp ứng nhu cầu này.

Phần mềm ERP thường bao gồm tính năng liên lạc nội bộ cho người dùng trong cùng hệ thống. Tính năng này có thể là trò chuyện riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân, hoạt động tương tự như một mạng xã hội nội bộ thực sự.

Mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên dễ dàng kết nối và trao đổi thông tin với nhau, từ đó thúc đẩy giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Bên cạnh đó, còn giúp nhân viên chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng với nhau, hỗ trợ nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy đổi mới.

Khám phá thêm những bài viết đặc sắc khác cùng VietnamWorks như: “Giao tiếp nơi công sở”, “Cách giảm stress công sở”, và một số mẹo vặt cuộc sống mà bạn có thể chưa biết. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn về quản trị là gì và kỹ năng của nhà quản trị.

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm ERP?

Phần mềm ERP mang đến giải pháp quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư ERP. Vậy, làm thế nào để biết doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho ERP? Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần đầu tư ERP:

• Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh khối lượng giao dịch, các sai sót như nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin và hóa đơn trở nên phổ biến, và ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Khi đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt và lợi nhuận giảm, doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu về tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình.
• Đang phát triển tốt và sinh lời, doanh nghiệp có thể muốn mở rộng quy mô.
• Khi xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, doanh nghiệp cần một mô hình quản lý phù hợp.
• Bộ máy quản lý trở nên cồng kềnh và kém hiệu quả, doanh nghiệp có thể cần thực hiện tái cấu trúc.

Quy trình cơ bản triển khai phần mềm ERP

Quy trình triển khai phần mềm ERP gồm 8 bước như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai ERP là cần thiết vì quá trình này đòi hỏi nhiều thời gian và tài chính. Kế hoạch cần bao gồm các thông tin như ngân sách, số lượng người tham gia, hệ thống ERP mong muốn, các vấn đề cần giải quyết, và các công việc cần xử lý.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong dự án ERP. Đội ngũ am hiểu về hệ thống và có quyền quyết định cao sẽ chọn phần mềm phù hợp và kết nối các bộ phận. Bộ phận IT sẽ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình triển khai và vận hành hệ thống mới.

Bước 3: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín

Chọn nền tảng ERP phù hợp với ngân sách và có khả năng mở rộng. Đảm bảo lựa chọn đối tác cung cấp uy tín để triển khai hệ thống một cách hiệu quả và lâu dài.

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Nhà cung cấp sẽ chuyển giao công nghệ và tài liệu hướng dẫn chi tiết. Việc triển khai có thể kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm, tùy thuộc vào khả năng tùy biến và năng lực doanh nghiệp.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm

Di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới sau khi kiểm tra và loại bỏ dữ liệu không cần thiết. Sau đó, doanh nghiệp thử nghiệm hệ thống để đảm bảo chất lượng trước khi triển khai chính thức.

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá toàn bộ dự án trước khi đưa vào vận hành. Tiêu chí đánh giá bao gồm tính năng đáp ứng nhu cầu, khả năng mở rộng, an toàn bảo mật, và chi phí tổng dự án.

Bước 7: Đào tạo nhân viên

Tổ chức các khóa đào tạo toàn diện cho nhân viên để đảm bảo họ sử dụng hiệu quả hệ thống ERP mới. Việc này rất quan trọng để tránh gián đoạn sau khi triển khai.

Bước 8: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Sau khi triển khai, nhà cung cấp sẽ bảo trì hệ thống trong 12-24 tháng. Doanh nghiệp có thể cần nâng cấp hệ thống để bổ sung các tính năng mới hoặc sửa đổi các chức năng, quy trình sử dụng.

Quy trình cơ bản triển khai phần mềm ERP

Lưu ý khi triển khai ERP

Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai 

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về chi phí, nguồn lực và thời gian vì:

• Chi phí triển khai ERP cao: Theo báo cáo ERP 2022 của Panorama, tổng chi phí cho việc triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung bình dao động từ $150.000 đến $750.000. Chi phí này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, loại giải pháp ERP được chọn, và tài nguyên bổ sung cần thiết như tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, và giám sát nhiệm vụ.
• Thời gian triển khai ERP dài: Báo cáo ERP 2022 của Panorama cũng chỉ ra rằng thời gian triển khai hệ thống ERP thường từ 2 đến 5 năm. Thời gian này kéo dài do ERP cần chạy thử và cải tiến nhiều lần, cơ sở hạ tầng mạng phải được trang bị đầy đủ, và nhân viên cần thời gian để thích ứng với hệ thống mới.

Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP

Mặc dù ERP mang lại sự chính xác và tối ưu hóa quy trình công việc cho doanh nghiệp, nhưng việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Chẳng hạn, một vấn đề phát sinh trong bất kỳ khâu nào có thể gây tắc nghẽn và làm đình trệ toàn bộ quy trình sau đó. Nếu một quy trình chưa chuẩn hóa được áp dụng lên một hệ thống ERP tổng thể và vận hành, điều này có thể dẫn đến các tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân của vấn đề này là trong một hệ thống ERP, các phân hệ như kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều chia sẻ cùng một dòng dữ liệu. Điều này có nghĩa là một thay đổi nhỏ có thể lan ra toàn bộ hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình khi áp dụng lên ERP có thể lan rộng và gây hậu quả nghiêm trọng.

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Để chuẩn bị cho các thay đổi và nâng cấp ERP trong tương lai, doanh nghiệp cần tính đến những điều sau trước khi triển khai hệ thống. ERP là một hệ thống có sự ổn định cao, do đó việc thực hiện các thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào hoạt động cần được thực hiện cẩn thận:

• Thay đổi sau khi triển khai ERP có thể dẫn đến tốn kém thời gian và chi phí, thậm chí ngang với việc triển khai một hệ thống mới.
• Không nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi thực hiện các thay đổi có thể gây xung đột và lỗi trong cấu trúc ERP, ảnh hưởng đến hoạt động của toàn hệ thống hoặc gây tê liệt.
• Thay đổi ERP sau khi triển khai có thể gây gián đoạn các quy trình làm việc của doanh nghiệp, vì hệ thống sẽ cần tạm ngưng để áp dụng các cập nhật.

Tuy nhiên, trong những trường hợp không thể tránh khỏi, doanh nghiệp vẫn có thể phải thay đổi và nâng cấp hệ thống để đáp ứng nhu cầu công việc, ví dụ như:

• ERP hiện tại không đáp ứng được nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có những thay đổi chiến lược như mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, hoặc mở rộng dịch vụ sản phẩm mới.

Trong những trường hợp này, thay vì thực hiện thay đổi trực tiếp trên hệ thống ERP hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng song song ERP hiện tại và các phần mềm hỗ trợ. Đây được xem là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

Phần mềm ERP không chỉ đơn giản là công cụ quản lý mà là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh. Với những lợi ích và quy trình triển khai hiệu quả, ERP không nên thiếu trong chiến lược phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Phần mềm ERP ngày càng trở nên quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, các công ty như Lego tuyển dụng và Shopee Career đang áp dụng ERP để nâng cao hiệu quả công việc. Ngành việc làm bảo vệ cũng được hưởng lợi từ sự tự động hóa và quản lý tốt hơn nhờ vào phần mềm này.

Các tổ chức lớn như DOJI tuyển dụng và Điện máy chợ lớn tuyển dụng đều cần hệ thống ERP để quản lý khối lượng dữ liệu lớn và nâng cao hiệu quả làm việc. Những công ty chuyên môn như Consultant và Data Analyst Intern cũng có thể tận dụng ERP để cải thiện phân tích và dự báo.

Hơn nữa, các nhà tuyển dụng như Con Cưng tuyển dụng hay những công ty cần tìm người nấu ăn cho công ty có thể hưởng lợi từ việc triển khai ERP để tổ chức và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn. Cuối cùng, với các lĩnh vực y tế như tuyển dụng dược sĩ, ERP giúp nâng cao sự chính xác và quản lý tốt hơn trong các quy trình vận hành.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Vifon tuyển dụng, Tuyển dụng Phúc Long, Mixue tuyển dụng TPHCM, FamilyMart tuyển dụng, Cheese Coffee tuyển dụng, Hòa Phát tuyển dụng, KingFood tuyển dụng và P&G tuyển dụng.