Cách trả lời Email xác nhận nhận việc chuyên nghiệp nhất

Email xác nhận nhận việc là gì?

Email nhận việc (job offer email) là email thông báo trúng tuyến được gửi từ nhà tuyển dụng em ứng viên. Thông qua email này, nhà tuyển dụng muốn gửi thông báo cho ứng viên rằng họ đã được chấp nhận và được mời gia nhập vào doanh nghiệp để làm việc.

Email xác nhận nhận việc là gì?

Email nhận việc thường chứa các thông tin quan trọng như lời chúc mừng, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc chính thức, giờ làm việc, tên người quản lý, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, mức lương, lợi ích, tiền thưởng cuối năm, điều kiện làm việc và các hướng dẫn khác liên quan đến quá trình gia nhập công ty.

Email xác nhận nhận việc là email mà bạn sẽ gửi lại nhà tuyển dụng sau khi nhận được email thông báo trúng tuyển. Nội dung email có thể là lời cảm ơn và đồng ý hoặc từ chối, hay thắc mắc và đàm phán thêm một số nội dung đã có trong email trước đó trong luồng email.

Tại sao cần trả lời thư mời nhận việc?

Tại sao bạn cần phải trả lời thư mời nhận việc? Bởi đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng nhà tuyển dụng và chứng minh rằng bạn thực sự quan tâm đến công việc này. Ngoài ra, việc xác nhận lại thông tin cũng giúp cả bạn và nhà tuyển dụng tránh những hiểu lầm đáng tiếc có thể xảy ra.

Đưa ra sự lựa chọn của bạn

Việc xác nhận thư mời nhận việc không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một bước quan trọng khẳng định sự lựa chọn của bạn. Đây là cơ hội để bạn chính thức trở thành một thành viên của công ty và bắt đầu hành trình mới đầy hứa hẹn.

Thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng

Việc phản hồi thư mời nhận việc, dù là đồng ý hay từ chối, đều là một hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Đây là cơ hội để bạn để lại ấn tượng tốt đẹp ngay từ những bước đầu tiên, cho dù bạn có quyết định gia nhập công ty hay không.

Bằng cách phản hồi, bạn không chỉ cho nhà tuyển dụng thấy bạn quan tâm đến cơ hội việc làm mà còn chứng tỏ bạn là một ứng viên có trách nhiệm, tôn trọng thời gian của người khác. Hơn nữa, việc phản hồi kịp thời cũng giúp nhà tuyển dụng có thể lên kế hoạch tuyển dụng hiệu quả hơn.

Tại sao cần trả lời thư mời nhận việc?

Tạo dựng mối quan hệ

Một phản hồi chuyên nghiệp có thể mở ra nhiều cơ hội mới cho bạn trong tương lai. Nhà tuyển dụng sẽ ghi nhớ những ứng viên có thái độ nghiêm túc và chuyên nghiệp. Điều này có thể giúp bạn được ưu tiên trong các đợt tuyển dụng sau hoặc thậm chí nhận được những lời giới thiệu đến các công ty khác.

Thể hiện trách nhiệm với công việc

Việc hồi đáp thư mời nhận việc không chỉ là một hành động lịch sự mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn với cơ hội việc làm. Khi bạn phản hồi, bạn đang gửi một thông điệp rõ ràng đến nhà tuyển dụng rằng bạn đã dành thời gian để đọc kỹ thông tin và nghiêm túc cân nhắc về cơ hội này.

Cách trả lời email nhận việc

Sau khi nhận được email nhận việc từ nhà tuyển dụng, bạn sẽ trả lời thế nào để nhà tuyển dụng thấy được mình là người chuyên nghiệp? Theo các chuyên gia tuyển dụng từ HR Insider, để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, ứng viên cần thực hiện các bước sau:

• Đọc kỹ email thông báo trúng tuyển từ nhà tuyển dụng
• Đàm phàn với nhà tuyển dụng nếu chưa rõ hoặc chưa thống nhất về mức lương, thưởng và các phúc lợi khác.
• Đưa ra lời chấp nhận hoặc từ chối offer từ nhà tuyển dụng.

Đồng ý nhận việc

Nếu bạn đã quyết định đồng ý thì mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần trả lời đồng ý với những thông tin mà doanh nghiệp gửi đến trong email nhận việc. Tuy nhiên, trước đó bạn cần cảm ơn doanh nghiệp vì đã tạo cơ hội được làm việc tại doanh nghiệp và thể hiện sự háo hức, sẵn sàng đóng góp của mình cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên việc xác định lại một lần nữa về các nội dung được nhà tuyển dụng gửi trong email nhận việc để hạn chế sự hiểu lầm không đáng có. Các thông tin bạn cần xác nhận lại như: ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, mức lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cũng như chính sách khi làm việc.

Cuối cùng trong email trả lời thư nhận việc, bạn có thể cân nhắc đến việc hỏi nhà tuyển dụng về những điều cần thực hiện trong ngày đầu đi làm để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Đàm phán thêm

Đàm phán là cách trả lời email nhận việc được nhiều ứng viên lựa chọn. Khi các điều khoản trong email nhận việc không đáp ứng được tiêu chí, mong muốn mà ứng viên đặt ra đối với vị trí đang ứng tuyển.

Trong trường hợp này, bạn nêu nêu rõ sự quan tâm của mình đối với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Đồng thời, bày tỏ để nhà tuyển dụng thấy được mong muốn của bạn khi làm việc tại doanh nghiệp trong email phản hồi.

Từ chối offer

Khi từ chối offer, bạn cũng nên khéo léo để thể hiện sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Đầu tiên, bạn cần cảm ơn nhà tuyển dụng đã đánh giá cao và tạo điều kiện để bạn có cơ hội được làm việc tại doanh nghiệp. Bạn cũng đừng quên cảm ơn họ vì đã dành thời gian để đánh giá CV cũng như phỏng vấn trực tiếp bạn.

Sau đó, hãy đưa ra lý do ngắn gọn và hợp lý nhưng không làm mất thiện cảm với doanh nghiệp. Một số lý do bạn có thể đưa ra để từ chối email nhận việc khéo léo như: địa điểm làm việc xa nhà, không phù hợp với định hướng nghề nghiệp đang đặt ra, bạn đang dành thời gian để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình,…

Và cuối cùng, đừng quên cảm ơn một lần nữa và hy vọng được hợp tác với doanh nghiệp ở một cơ hội khác trong tương lai. Đừng vội đóng sầm cánh cửa kết nối giữa bạn và doanh nghiệp, bởi ai biết được tương lai đúng không nào!

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

3 mẫu trả lời email nhận việc chuyên nghiệp

Chấp nhận

Kính gửi anh/chị (tên HR),

Em rất vui mừng khi nhận được email của anh/chị, và xin chân thành cảm ơn anh/chị đã chọn em cho vị trí (tên vị trí). Em rất mong muốn làm việc cho công ty (tên công ty), và em tin rằng em sẽ đóng góp được nhiều cho sự phát triển của công ty.

em không có bất kỳ câu hỏi nào về công việc hay quy trình làm việc. Em đã đọc kỹ JD và các thông tin liên quan, và em hoàn toàn đồng ý với các điều khoản và điều kiện của công ty. em sẵn sàng bắt đầu làm việc ngay khi có thể.

Xin vui lòng cho em biết nếu anh/chị cần thêm bất kỳ thông tin nào từ phía em. Em rất mong được gặp lại anh/chị sớm.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Từ chối

Kính gửi anh/chị (tên HR),

Em rất vui mừng khi nhận được email của anh/chị, và xin chân thành cảm ơn anh/chị đã chọn em cho vị trí (tên vị trí). Em đánh giá cao cơ hội này, và em rất kính trọng công ty (tên công ty) và những gì công ty đã làm được.

Tuy nhiên, em xin lỗi phải nói rằng em không thể nhận lời làm việc cho công ty (tên công ty) vào lúc này. Lý do là em đã nhận được một lời đề nghị từ một công ty khác, mà em cho rằng phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp và mong muốn của mình. Em hy vọng anh/chị sẽ hiểu và tôn trọng quyết định của em.

Xin vui lòng chuyển lời cảm ơn của em đến những người đã tham gia vào quá trình phỏng vấn của em. Em chúc anh/chị và công ty (tên công ty) thành công trong tương lai.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Đang cần đàm phán

Kính gửi anh/chị (tên HR),

Em rất vui mừng khi nhận được email của anh/chị, và xin chân thành cảm ơn anh/chị đã chọn em cho vị trí (tên vị trí). Em rất mong muốn làm việc cho công ty (tên công ty), và em tin rằng em sẽ đóng góp được nhiều cho sự phát triển của công ty.

Tuy nhiên, em còn một số câu hỏi về công việc hay quy trình làm việc mà em muốn được giải đáp trước khi chính thức nhận lời. Các câu hỏi của em là:

• Công việc của em sẽ bao gồm những nhiệm vụ và trách nhiệm gì cụ thể?
• Em sẽ làm việc trong bộ phận nào, và ai sẽ là người quản lý trực tiếp của em?
• Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các quyền lợi khác của em là bao nhiêu?
• Thời gian làm việc, nghỉ ngơi và điều chỉnh là như thế nào?
• Công ty có cung cấp các khóa đào tạo hoặc hỗ trợ phát triển nghề nghiệp cho nhân viên không?

Xin vui lòng trả lời các câu hỏi của em trong thời gian sớm nhất có thể, để em có thể quyết định có nhận lời hay không. Em rất mong được nghe tin từ anh/chị.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng

Những lưu ý khi trả lời email nhận việc

Khi trả lời email nhận việc, bạn cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Bày tỏ thái độ trân trọng

Bắt đầu email của bạn bằng cách bày tỏ lời cảm ơn và sự biết ơn với nhà tuyển dụng vì đã chọn bạn cho vị trí công việc. Điều này cho thấy lòng tôn trọng và sự đánh giá cao của bạn đối với cơ hội này.

Yêu cầu văn bản về công việc

Trong email, bạn có thể yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp một bản văn bản chính thức về công việc, bao gồm mô tả chi tiết về vai trò, trách nhiệm, mức lương, lợi ích và các điều khoản khác liên quan đến việc làm. Điều này giúp bạn có một cái nhìn rõ ràng hơn về công việc và giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho quá trình làm việc.

Khéo léo khi trả lời

Khi trả lời email nhận việc, hãy đảm bảo bạn chú ý đến ngôn ngữ và cách diễn đạt. Hãy trân trọng và chuyên nghiệp trong cách trả lời, đồng thời tuân thủ các quy tắc giao tiếp và ngữ cảnh công việc. Hãy thể hiện sự hào hứng và sẵn sàng làm việc trong email của bạn.

Đề cập đến các chi tiết và câu hỏi

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần điều chỉnh nào liên quan đến công việc, hãy đề cập đến chúng trong email của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ về vai trò và các yêu cầu công việc, và đặt câu hỏi để làm sáng tỏ mọi thắc mắc.

Gửi email kịp thời

Đáp lại email nhận việc càng sớm càng tốt, thể hiện sự quan tâm và sẵn lòng bắt đầu công việc. Bạn hãy hạn chế thời gian chờ đợi và nên gửi email phản hồi trong vòng 24 – 48 giờ sau khi nhận được email nhận việc từ nhà tuyển dụng.

Thông qua các thông tin mà VietnamWorks HR Insider chia sẻ qua bài viết chắc hẳn bạn đã phần nào nắm được cách trả lời email nhận việc sao cho chuyên nghiệp và hợp lý. Hy vọng các kiến thức mà VietnamWorks HR Insider cung cấp sẽ hữu ích với bạn!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Phê La tuyển dụng, Juno tuyển dụng, Olam tuyển dụng, tuyển dụng Unilever, Công ty Masan tuyển dụng, tuyển dụng Mixue, CP tuyển dụng và ABC Bakery tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam