Email là g? Cách tạo địa chỉ email miễn phí, đơn giản

Email là gì?

Email là gì? Email viết tắt của Electronic Mail, là một dạng thư điện tử được sử dụng để gửi và nhận thông tin qua Internet. Hiện nay, email đã trở thành phương tiện giao tiếp phổ biến và không thể thiếu trong công việc và học tập hàng ngày.

Cấu trúc của một địa chỉ email là gì?

Một địa chỉ email bao gồm ba phần quan trọng: Tên định dạng, tên email và tên miền.

• Tên định dạng: Được sử dụng để người đọc xác định người gửi email. Tuy nhiên, hiện nay, người ta thường ít sử dụng tên định dạng trong địa chỉ email cá nhân của mình.
• Tên email: Là phần xác định hộp thư của địa chỉ email. Người dùng tự tạo ra tên này miễn sao đảm bảo tính duy nhất và khác biệt so với các địa chỉ khác. Thường bao gồm tên của chủ sở hữu kết hợp với các ký tự đặc biệt.
• Tên miền: Đây là phần chỉ định nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Thường được bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền của tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Ví dụ: anhduc_tran@businessmail.com

Trong đó:

• Tên định dạng: “anhduc”
• Tên email: “anhduc_tran”
• Tên miền: “businessmail.com”

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Lợi ích của việc sử dụng email là gì?

Việc sử dụng email mang lại nhiều lợi ích hơn chúng ta thường nghĩ, và những lợi ích nổi bật mà email mang lại bao gồm:

Trao đổi thông tin nhanh chóng

Chỉ với cú đúp chuột là bạn có thể truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một cách giao tiếp linh hoạt, vượt qua các rào cản không gian. Với email, bạn có thể trò chuyện và chia sẻ thông tin với người ở bất kỳ đâu trên thế giới, ngay lập tức, khác biệt hoàn toàn so với việc gửi thư truyền thống qua đường bưu điện, mà có thể kéo dài vài tuần để đạt được kết quả.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trao đổi thông tin qua email không chỉ giảm chi phí vận chuyển mà còn giảm đáng kể thời gian liên lạc giữa các bên. Điều này tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả hơn, giảm áp lực tài chính và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Đính kèm được nhiều dạng dữ liệu khác nhau

Khác với thư truyền thống, email cho phép bạn đính kèm nhiều loại tập tin như hình ảnh, âm thanh, file PDF, tạo nên một trải nghiệm đa dạng và phong phú trong việc truyền đạt ý kiến và thông điệp. Điều này không chỉ làm tăng sự linh hoạt mà còn thúc đẩy tính sáng tạo trong giao tiếp.

Những nội dung chính có trong email 

Các nội dung quan trọng trong email là gì? HR Insider sẽ nêu cụ thể cho bạn đọc hiểu rõ ngay dưới đây, bao gồm:

• To (Đến): Nơi chứa địa chỉ email của người nhận thư, thể hiện tính chính xác và hướng dẫn rõ đối tượng người nhận.
• From (Từ): Chứa địa chỉ email của người gửi, phản ánh tính minh bạch và quyền trách nhiệm trong giao tiếp.
• Subject (Chủ Đề): Chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư, tạo ra sự hấp dẫn và thúc đẩy người đọc mở thư.
• CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho một người khác, không phải người nhận trực tiếp (tùy chọn). Tất cả những người nhận đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau, tạo nên sự mở và minh bạch.
• BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, nhưng người nhận ở trong phần này hoàn toàn được bảo mật và không thể nhìn thấy lẫn nhau, tăng tính riêng tư.
• Nội dung thư: Nơi nhập nội dung muốn truyền tải, thể hiện sự đa dạng trong cách diễn đạt ý kiến và thông điệp. Một số người sử dụng chữ ký ở cuối thư để thêm tính cá nhân, trong khi người khác có thể chọn giữ nội dung gọn gàng và súc tích.

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Ưu và nhược điểm của email là gì?

Ưu điểm 

• Tiết kiệm thời gian: Email giảm đáng kể thời gian truyền tải thông tin so với thư truyền thống. Một vài giây là đủ để người nhận có được thông điệp, loại bỏ sự chờ đợi dài ngày.
• Tiết kiệm chi phí: So với việc sử dụng thư truyền thống, email không yêu cầu chi phí vận chuyển, không cần mua tem. Việc soạn thảo và gửi email là hoàn toàn miễn phí.
• Chứa nhiều dạng thông tin: Khả năng đính kèm file trong email giúp người gửi truyền đạt thông điệp một cách đa dạng, từ hình ảnh, video đến âm thanh.
• Tính bảo mật cao: Mỗi địa chỉ email được bảo vệ bởi một mật khẩu riêng, đảm bảo tính an toàn và quyền riêng tư cho chủ sở hữu.

Nhược điểm của email là gì?

• Rủi ro chứa Virus: Email có thể chứa các tệp tin có virus, đòi hỏi người dùng cẩn trọng khi mở những thư từ nguồn không rõ.
• Gây hiểu lầm: Thiếu lời nói và cảm xúc, email có thể gây hiểu lầm về ý định của người gửi.
• Quảng cáo làm phiền: Rủi ro nhận được các tin nhắn spam và quảng cáo làm phiền có thể làm mất đi sự thuận lợi của việc sử dụng email.
• Giới hạn lưu trữ: Dịch vụ email miễn phí thường giới hạn dung lượng lưu trữ, làm cho việc quản lý hộp thư và lưu trữ thông tin trở nên khó khăn.

Các loại email phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thị trường đang phổ biến các loại email nào?

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản email riêng biệt, thường được cá nhân tạo ra bằng các dịch vụ thư điện tử miễn phí. Dữ liệu và thông tin giao tiếp trong email cá nhân được lưu trữ trong hộp thư cá nhân, và người sử dụng có khả năng tạo email cá nhân một cách dễ dàng bất cứ khi nào. Tên miền của email thường là tên miền mặc định của nhà cung cấp dịch vụ, như @gmail.com, @outlook.com, …

Email doanh nghiệp

Dành cho sự chuyên nghiệp, thương hiệu email doanh nghiệp sử dụng tên miền thuộc sở hữu của doanh nghiệp và thường là dịch vụ trả phí. Email doanh nghiệp này được quản lý và cấp phát bởi chính doanh nghiệp cho nhân viên, với khả năng thu hồi lại email để đảm bảo an toàn dữ liệu khi cần thiết. Không thể tự do tạo ra email doanh nghiệp mà không có quyền hạn. Với tính năng trả phí, email doanh nghiệp thường có độ bảo mật cao hơn so với email cá nhân, đề phòng spam và bảo vệ khỏi các email quảng cáo không mong muốn.

Email Marketing

Đưa vào sử dụng những chiến lược tiếp thị hiện đại, email marketing không chỉ là những thư điện tử thông thường mà còn là công cụ mạnh mẽ trong lĩnh vực tiếp thị. Các chiến dịch email marketing này chứa đựng nội dung quảng bá, quảng cáo, giúp mở rộng sự tiếp cận đối với nhiều khách hàng tiềm năng và tăng cường khả năng thu hút khách hàng, tăng doanh số bán hàng.

Thuật ngữ thường gặp trong mail

Bcc, Cc trong email là gì?

• CC: Cho phép bạn gửi một email cho người nhận chính và sao chép email này cho những người khác (không bắt buộc). Ví dụ, bạn gửi email cho A và “CC” cho B và C, mặc dù A là người nhận chính, nhưng B và C cũng sẽ nhận được bản sao của email. Tất cả những người nhận (A, B và C) đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
• BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, nhưng với BCC, những người nhận sẽ không thể thấy ai là người nhận email khác. Đây là cách gửi thư mà không tiết lộ danh tính các người nhận khác.

Spam mail là gì?

Spam mail (hay thư rác) là các email chủ yếu chứa quảng cáo hoặc thông tin không có giá trị. Nhiều thư spam có thể lừa đảo người nhận để cung cấp thông tin cá nhân hoặc thẻ tín dụng hay chứa mã độc có thể làm hại máy tính.

Subject là gì trong email?

Subjectlà tiêu đề hoặc chủ đề của email, giúp người nhận hiểu nội dung chính của thư mà không cần phải đọc toàn bộ nội dung. Đây là một đoạn mô tả ngắn gọn và dễ nhận diện về email.

Forward Email (FWD) là gì?

FWD là ký hiệu thường thấy ở phần chủ đề của email khi bạn chuyển tiếp email đến người nhận khác ngoài người nhận ban đầu.

FYI rong Email là gì?

FYI (For Your Information) thường xuất hiện ở đầu email khi bạn chuyển tiếp thông tin cho người khác. Mục đích chính của từ này là cung cấp các thông tin quan trọng hoặc cần thiết cho người nhận.

Dịch vụ email miễn phí tốt nhất hiện nay

Những dịch vụ tốt nhất của email là gì? Ngày nay, thị trường dịch vụ thư điện tử miễn phí ngày càng đa dạng, mang đến những tính năng độc đáo và hấp dẫn:

Gmail

Gmail là dịch vụ thư điện tử miễn phí từ Google, không chỉ quen thuộc mà còn là biểu tượng của đẳng cấp. Với tính năng đặc biệt như gửi thư đính kèm tệp đa phương tiện, khả năng hoàn tác gửi thư, xác minh 2 bước, Gmail trở thành một lựa chọn xuất sắc với lượng người dùng khổng lồ. Điều đặc biệt, tích hợp các công cụ tiện ích như Google Calendar, Google Keep, Google Task, giúp Gmail trở thành nền tảng đa nhiệm và linh hoạt.

Outlook

Outlook do Microsoft cung cấp, là đối thủ đáng gờm của Gmail. Tương tự, Outlook mang lại nhiều tính năng và tiện ích từ Microsoft như Phục hồi email, xác thực 2 yếu tố. Với lượng người dùng toàn cầu không kém cạnh Gmail, Outlook là sự lựa chọn mạnh mẽ cho những ai đặc biệt chú trọng đến hệ sinh thái Microsoft.

Yahoo Mail

Yahoo Mail rất quen thuộc với người dùng Việt Nam, là một trong những dịch vụ thư điện tử miễn phí tốt nhất. Với giao diện thân thiện và khả năng gửi thư dung lượng lớn, Yahoo Mail thu hút người dùng bởi bộ lọc thư rác hiệu quả, nổi bật hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh.

iCloud Mail

Đây là dịch vụ email miễn phí của Apple, không chỉ giới thiệu những tính năng cơ bản như gửi thư và đính kèm tệp, mà còn nổi bật với khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây cùng độ bảo mật cao. Khả năng trả lời email tự động tăng thêm sự tiện lợi cho người sử dụng, đặt iCloud Mail vào hàng ngũ dịch vụ email đa chức năng và tinh tế.

Cách đăng ký Email miễn phí

Đăng ký một tài khoản email miễn phí là một quy trình đơn giản và phổ biến. Dưới đây HR Insider sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tạo một địa chỉ email miễn phí.

• Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập trang đăng ký: https://accounts.google.com/signup.
• Bước 2: Điền thông tin cá nhân vào các ô tương ứng: Họ, Tên, Tên Đăng Nhập (địa chỉ email mong muốn), Mật Khẩu.
• Bước 3: Điền thông tin bảo mật và nhấn “Tiếp theo”.
• Bước 4: Nhập số điện thoại để xác minh và nhận mã xác nhận qua tin nhắn hoặc cuộc gọi.
• Bước 5: Hoàn tất các bước xác minh và tạo xong tài khoản.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ có một tài khoản Gmail và có thể sử dụng để gửi và nhận email, cũng như truy cập các dịch vụ khác của Google. Đảm bảo giữ an toàn thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn.

Xem thêm: Cách đổi mật khẩu Email của tôi với tính bảo mật cao

Câu hỏi thường gặp

Nhập mã xác minh email là gì?

Xác minh email (email verification) là quy trình kiểm tra tính hợp lệ của một địa chỉ email, xác nhận xem nó có nhận được thư hay không. Đây là bước nhanh chóng để phát hiện các lỗi chính tả vô tình hoặc cố ý nhằm làm sai lệch thông tin.

Email khôi phục là gì?

Email khôi phục giúp lấy lại quyền truy cập tài khoản. Mặc dù địa chỉ email khôi phục không bắt buộc, nhưng việc có email này sẽ rất hữu ích. Trong trường hợp bạn quên mật khẩu, bạn sẽ nhận được một email xác minh đến địa chỉ email khôi phục để lấy lại quyền truy cập.

Email khác gì Gmail?

Email là một hình thức thư điện tử, trong khi Gmail là dịch vụ cung cấp nền tảng để gửi và nhận những thư điện tử này.

Lấy mã xác minh Google ở đâu?

Để lấy mã xác minh Google, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Google.
• Bước 2: Sau khi đăng nhập, nhấp vào ảnh đại diện hoặc biểu tượng tài khoản ở góc phải màn hình, chọn Quản lý tài khoản Google. Tiếp theo, chọn Bảo mật.
• Bước 3: Tại phần “Xác minh 2 bước”, nếu bạn chưa kích hoạt, bạn sẽ cần bật tính năng này. Nếu đã bật, Google sẽ cung cấp các tùy chọn xác minh như mã qua tin nhắn SMS, ứng dụng Google Authenticator hoặc thông qua ứng dụng Google.
• Bước 4: Nếu bạn chọn nhận mã qua SMS, Google sẽ gửi một mã xác minh đến số điện thoại của bạn. Nếu sử dụng Google Authenticator, bạn chỉ cần mở ứng dụng để lấy mã.
• Bước 5: Sau khi nhận mã, nhập mã vào yêu cầu trên trang để hoàn tất quá trình xác minh.

Lưu ý, mã xác minh sẽ có hiệu lực trong một khoảng thời gian ngắn, vì vậy hãy chắc chắn nhập mã kịp thời.

Xem mã xác minh email ở đâu trên iPhone?

Để xác minh địa chỉ email trên iPhone, bạn truy cập vào “Cài đặt” => chọn “Tài khoản” => tiếp theo chọn “Mật khẩu & Bảo mật”. Sau đó, nhấn vào “Lấy mã xác minh” để nhận mã xác thực. Mã sẽ được gửi đến địa chỉ iCloud và bạn chỉ cần nhập mã chính xác để hoàn tất việc xác minh tài khoản Apple ID.

Tập tin đính kèm trong Gmail Google email có dung lượng tối đa là bao nhiêu megabytes (MB)?

Nếu gửi nhiều tệp đính kèm, tổng dung lượng của chúng không được phép vượt quá 25 MB.

Làm sao để thay đổi số điện thoại trên Gmail?

Dưới đây là cách thay đổi số điện thoại Gmail trên máy tính:

• Bước 1: Truy cập vào Gmail trên máy tính, nhấp vào biểu tượng hình đại diện ở góc phải màn hình, sau đó chọn “Quản lý tài khoản Google của bạn”.
• Bước 2: Tiếp theo, chọn mục “Bảo mật” và tìm đến phần “Số điện thoại khôi phục”.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng cây bút bên cạnh số điện thoại hiện tại, thay đổi số điện thoại mới và chọn “Cập nhật” để hoàn tất.

Nếu bạn chưa thêm số điện thoại vào tài khoản Gmail, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại, nhấn vào biểu tượng ba dấu gạch ngang ở góc trái màn hình và chọn “Cài đặt”.
• Bước 2: Chọn tài khoản bạn muốn thêm số điện thoại và nhấn vào “Quản lý tài khoản Google của bạn”.
• Bước 3: Vào mục “Bảo mật”, sau đó chọn “Số điện thoại khôi phục”.
• Bước 4: Chọn “Thêm số điện thoại khôi phục”, nhập số điện thoại và nhấn “Tiếp theo”.
• Bước 5: Chọn “Nhận mã”, nhập mã xác nhận bạn vừa nhận được và nhấn “Xác minh” để hoàn tất.

Như vậy, với những chia sẻ chi tiết về email là gì trên đây đã giúp bạn đọc có một cái nhìn tổng quan hơn, mở ra một thế giới tiện ích và kết nối. Hãy trải nghiệm và tận dụng những ưu điểm mà email mang lại trong cuộc sống và công việc của bạn nhé!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Intertek tuyển dụng, Tuyển dụng FamilyMart, Suntory PepsiCo tuyển dụng, FE tuyển dụng, KingFoodMart tuyển dụng, Annam Gourmet tuyển dụng, Rau Má Mix tuyển dụng và Dookki tuyển dụng.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam