Khám phá 5 loại Email doanh nghiệp phổ biến nhất 2024

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một dạng email được sử dụng trong môi trường kinh doanh và giao tiếp giữa các cá nhân hoặc tổ chức trong lĩnh vực doanh nghiệp. Nó thường được sử dụng để trao đổi thông tin, thảo luận về dự án, gửi thông báo, đưa ra yêu cầu hoặc yêu cầu hỗ trợ, và thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc và kinh doanh.

Email doanh nghiệp thường có địa chỉ email chứa tên miền của doanh nghiệp, ví dụ: [ten@tendoanhnghiep.com]. Điều này giúp xác định rõ nguồn gốc của email và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp. Email doanh nghiệp cũng thường có một chữ ký kinh doanh chứa thông tin liên hệ và tên chức danh của người gửi.

Lợi ích của email doanh nghiệp

Sử dụng email doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích như tăng tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, dễ dàng tra cứu thông tin trao đổi, và tạo điều kiện cho việc gửi tài liệu và tệp đính kèm. Ngoài ra, email doanh nghiệp cũng cung cấp khả năng giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh, và khách hàng. 

Dưới đây là một số lợi ích chính của email doanh nghiệp:

• Tính chuyên nghiệp: Email doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức và giúp tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy. Sử dụng địa chỉ email chứa tên miền doanh nghiệp thay vì email cá nhân giúp xác định rõ nguồn gốc và tạo sự tin tưởng cho người nhận.

• Giao tiếp hiệu quả: Email doanh nghiệp cung cấp một phương tiện giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi. Người dùng có thể gửi và nhận email trong thời gian thực, gửi thông điệp đến nhiều người cùng lúc và dễ dàng tương tác qua các câu trả lời, chuyển tiếp và thảo luận.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng email doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc gửi thư thông thường hoặc giao tiếp trực tiếp. Không cần in ấn, vận chuyển hay đợi lâu để tin nhắn đến đích. Email cũng cho phép lưu trữ tin nhắn và tìm kiếm lại dễ dàng khi cần thiết.
• Gửi tệp đính kèm: Với email doanh nghiệp, bạn có thể gửi tài liệu, hợp đồng, báo cáo, hình ảnh và các tệp tin khác dễ dàng bằng cách đính kèm vào email. Điều này giúp chia sẻ thông tin và làm việc nhóm một cách thuận tiện và hiệu quả.
• Trao đổi thông tin nhanh chóng: Email doanh nghiệp cho phép bạn gửi thông điệp và yêu cầu hỗ trợ một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh và khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời tiếp nhận phản hồi và câu trả lời trong thời gian ngắn.
• Ghi chú và lịch trình: Bạn có thể sử dụng email doanh nghiệp để ghi chú, nhắc nhở và lên lịch trình công việc. Điều này giúp quản lý thời gian và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
• Truy cập từ xa: Email doanh nghiệp cho phép bạn truy cập và gửi/nhận email từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Điều này rất hữu ích khi bạn cần làm việc từ xa hoặc khi di chuyển.

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Email doanh nghiệp có gì khác email cá nhân?

Email doanh nghiệp khác email cá nhân ở một số khía cạnh sau:

5 loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

Email doanh nghiệp giúp nhận diện thương hiệu và truyền bá hình ảnh công ty cho đối tác, khách hàng. Dưới đây là 5 loại email doanh nghiệp phổ biến hiện nay.

1. Email doanh nghiệp theo hệ thống riêng

Thông thường, các công ty, tập đoàn lớn thường xây dựng hệ thống email riêng cho mình. Loại email này không có giới hạn về số lượng account nên phù hợp với lượng lớn nhân viên ở các phòng ban, bộ phận của các tập đoàn. Email doanh nghiệp theo hệ thống riêng đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp.

2. Google

Không chỉ email cá nhân, Google đã và đang phát triển thêm về dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp. Với loại hình email doanh nghiệp này, bạn khong cần phải tốn chi phí đầu tư vào thiết bị hay phần mềm. Mà thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được cung cấp email kết hợp với nền tảng giao diện của Google đang sử dụng.

3 Server Mail từ Zimbra

Hệ thống email doanh nghiệp này chạy trên hệ điều hành Linux. Hệ thống này cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng với nhiều mức khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng công ty. Khi làm việc với Zimbra, các thông tin quan trọng có thể khôi phục, di chuyển và sao lưu nhanh chóng bằng hình thức trực tuyến.

4. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange cung cấp cho người dùng 2 cách sử dụng email doanh ngiệp, đó là chạy trên máy chủ công ty và chạy trên dịch vụ lưu trữ. Hệ thống email doanh nghiệp này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi kết hợp cùng với các phần mềm Microsoft, mang lại nhiều tính năng độc đáo cho người dùng.

5. Mdaemon

Email doanh nghiệp của Mdaemon đã quá nổi tiếng và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Doanh nghiệp có thể thiết lập, xây dựng và sử dụng email với các tính năng cơ bản, nâng cao phù hợp với nhu cầu. Tuy nhiên, để sử dụng hệ thống email  của Mdaemon, doanh nghiệp cần có thêm một đại chỉ PI riêng và máy chủ.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng loại email nào?

Mỗi loại email sẽ có một ưu điểm riêng. Do đó, việc doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng loại email nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, ngân sách, mức độ quản lý và bảo mật mong muốn.

• Quy mô doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn có nhiều nhân viên sẽ phù hợp với hệ thống email riêng để có quyền kiểm soát đầy đủ và tùy chỉnh theo nhu cầu của họ. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ có thể ưu tiên dịch vụ email đám mây để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa việc quản lý.
• Tính năng và tích hợp: Doanh nghiệp cần xem xét các tính năng cần thiết như email, lịch, danh bạ, chia sẻ tệp tin, cộng tác trực tuyến và tích hợp với các ứng dụng, công nghệ khác trong nội tại của mình trước khi quyết định sử dụng hình thức email nào. 
• Bảo mật: Đảm bảo rằng dịch vụ email được chọn cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và chống thư rác. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu bảo mật cao, việc triển khai hệ thống email riêng giúp kiểm soát tốt hơn so với các dịch vụ email đám mây công cộng.
• Tính khả dụng và hỗ trợ: Đảm bảo rằng dịch vụ email được chọn có sẵn và ổn định trong thời gian dài. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và khả năng tích hợp với các công nghệ khác trong doanh nghiệp.
• Ngân sách: Xem xét ngân sách của doanh nghiệp và tính toán chi phí triển khai và duy trì dịch vụ email. Dịch vụ email đám mây như Google Workspace và Microsoft 365 thường có các gói giá cả phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi triển khai hệ thống email riêng có thể đòi hỏi đầu tư lớn hơn sẽ phù hợp với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn.

Để chọn được loại hình email phù hợp, doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng các yếu tố trên trước khi lựa chọn.

Trên đây là các thông tin về email doanh nghiệp mà HR Insider muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng các thông tin này hữu ích với bạn.. Còn rất nhiều thông tin hữu ích khác đang chờ bạn khám phá tại blog của HR Insider, cùng khám phá nhé!

Xem thêm >> Cách đổi mật khẩu Email của tôi với tính bảo mật cao

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam