“Đuối sức, quá tải và xuống tinh thần tại nơi công sở nói riêng cũng như trên đường lập nghiệp nói chung là một tình trạng hoàn toàn có thật. Tôi biết điều này, vì tôi đã từng đối mặt với nó, và tôi tin phần lớn mọi người không ít thì nhiều cũng từng trải qua hoàn cảnh như vậy”.
Lisa Promise – nhà sáng lập, chuyên viên tư vấn chủ lực của công ty tư vấn Promise Consulting Group – đã nhận định như vậy trong một bài viết đăng trên tạp chí Entrepreneur. Được biết, Promise Consulting Group là công ty chuyên định hướng phát triển cho startup cũng như doanh nghiệp mới thành lập thông qua tư vấn chiến lược kinh doanh và marketing. Lisa từng đảm nhiệm vị trí quản lý tại Vistaprint, TripAdvisor và DraftKings. Dưới đây là bài viết của cô.
Tình trạng quá tải và kiệt sức ở nơi làm việc có thể xảy đến với bất cứ ai, trong bất cứ hoàn cảnh hay giai đoạn nào. Một ví dụ là nữ hoàng truyền thông Arianna Huffington – người ngày hôm nay đã trở thành một chuyên gia tư vấn về hạnh phúc và cân bằng trong cuộc sống, sau lần kiệt quệ “nhớ đời” vào năm 2007.
Thời điểm đó, do cố gắng làm việc kéo dài trong tình trạng thiếu ngủ, Huffington đã kiệt sức và ngất xỉu ngay tại văn phòng. Khi tỉnh dậy, bà thấy con gái ở kế bên, còn bản thân bê bết máu do cú ngã đã làm rạn xương gò má của Huffington.
Sau sự kiện đó, Huffington quyết tâm thay đổi và tự đặt sứ mệnh phải thay đổi cho bằng được cái mà bà gọi là “văn hoá đuối sức” nơi công sở, vốn xuất phát từ tác phong làm việc quá độ, bỏ quên chăm lo bản thân. Mới đây, khi trả lời tờ CNN Money, Huffington đã nói: “Khi chúng ta biết chăm lo bản thân mình, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và thành công hơn trên nhiều phương diện”.
Một số nhà khoa học cũng cho biết làm việc ít hơn thực chất mang lại năng suất cao hơn. Và, thời gian lao động tối ưu mỗi tuần là dưới 40 tiếng. Cụ thể, một nghiên cứu dựa trên dữ liệu từ 8.000 người của trường đại học quốc gia Australia cho biết thời gian lý tưởng để làm việc là 39 tiếng/tuần, chứ không phải “chuẩn 48 tiếng/tuần”, vốn đã được ấn định trên toàn cầu từ 80 năm trước.
Ngoài ra, còn một yếu tố quan trọng nữa: Duy trì sự tập trung trong một thời gian dài thực chất là điều bất khả thi. Gần đây, Draugiem Group – một công ty hoạt động trong lĩnh vực mạng xã hội – đã dùng ứng dụng theo dõi năng suất DeskTime để tìm ra điểm khác biệt trong thói quen của các nhân viên có năng suất làm việc cao nhất. Thí nghiệm của họ cho thấy có khoảng 10% nhân viên làm việc năng suất nhất, và điều đặc biệt là giờ làm việc của họ không hề nhiều như của những người khác. Thậm chí, họ còn không làm đủ 8 tiếng và thường xuyên giải lao. Cụ thể, họ giải lao khoảng 17 phút sau mỗi 52 phút làm việc.
Bên cạnh đó, bản thân tôi cũng là một người theo đuổi chủ nghĩa “làm việc thông minh hơn, chứ không phải làm việc nhiều hơn”. Tôi tin rằng làm việc liên tục 8 tiếng không nghỉ thực sự mang đến nhiều tác hại hơn là lợi ích. Thời điểm não bộ đạt công suất tối đa của mỗi người là khác nhau, nên khung thời gian hiệu quả với người này chưa chắc sẽ hiệu quả với người khác. Có người sẽ làm việc tốt nhất vào buổi sáng, số khác lại thấy thời điểm tối muộn mới là lý tưởng. Tôi tin rằng việc ấn định giờ làm việc một cách võ đoán, trong đó quy định khi nào và bao lâu phải làm việc, không phải là cách tốt nhất để thu về kết quả có chất lượng mà còn dẫn đến tình trạng đuối sức, quá tải.
Để thành công, bạn không nhất thiết phải dành nhiều thời gian hơn cho công việc, điểm mấu chốt nằm ở chỗ sử dụng thời gian sao hiệu quả nhất. Nếu không, việc đuối sức, quá tải, kéo theo xuống tinh thần, là kết quả khó tránh khỏi. Dựa theo kinh nghiệm của tôi, có 5 lưu ý nhỏ để tối ưu hóa thời giam làn việc, nhằm tránh khỏi tình trạng đuối sức cả về thể chất lẫn tinh thần như sau:
1. Tránh phải nhớ từng thứ một
Bạn không cần thiết phải ghi nhớ tất cả mọi thứ trong đầu. Tại sao bạn lại phải nhớ tất cả thông tin, trong khi chúng vốn chỉ khiến cho bạn thêm “nặng đầu” và thấy quá tải? Thay vào đó, hãy tìm một ứng dụng nhắc nhở phù hợp để làm hộ bạn việc này.
Một số người lựa chọn cách truyền thống như viết ghi chú, tôi lại thích ứng dụng công nghệ hơn. Là một người dùng Macbook và iPhone, tôi sử dụng ứng dụng Notes và Reminders để lưu trữ mọi thứ cần phải làm. Sau đó, tôi lên lịch nhắc nhở để đánh dấu hoàn thành mục tiêu. Điểm tiện lợi khi sử dụng cả 2 ứng dụng trên 2 thiết bị là dù ở bất đâu, chúng cũng nhắc nhở bạn được.
2. Lập thời gian biểu và đặt lịch
Thêm vào đó, tôi cũng lập thời gian biểu cho mọi thứ, từ hoạt động buổi sáng khi thức dậy, thời gian cần thiết khi gặp từng khách hàng lẫn thời gian đi bộ giải lao. Dĩ nhiên, tất cả cũng được lập bằng ứng dụng. Tuy nhiên, tôi cũng là một người khá linh hoạt và có thể sắp xếp, di chuyển công việc từ thời điểm này sang thời điểm khác nếu cần. Mấu chốt của vấn đề là bạn phải lập được thời gian biểu để tập trung hoàn thành được nhiệm vụ trước mắt.
3. Lên kế hoạch và chia nhỏ công việc
Thực tế, khi làm việc, sẽ có một số dự án phát sinh mà bạn bắt buộc phải hoàn thành, dù có muốn hay không. Và, thông thường, phần khó nhất của những dự án này luôn nằm ở lúc bắt đầu. Nên, hãy lên kế hoạch và chia nhỏ nó thành nhiều phần mà bạn có thể “tiêu hoá” được. Nếu bạn có thể hoàn thành mỗi phần một ngày, không chỉ sức tập trung cho dự án sẽ được duy trì, mà bạn cũng cảm thấy ít bị áp lực hơn. Từ đó, nó sẽ giúp bạn hoàn thành được dự án tốt hơn, dù cho bản thân có thể không muốn.
4. Áp dụng quy tắc 80/20
Tôi là một fan trung thành của quy tắc 80/20, còn gọi là quy tắc Pareto. Vilfredo Pareto là một nhà kinh tế học người Italia. Ông đã phát hiện ra việc chỉ 20% gia đình người Italia lại sở hữu đến 80% tổng tài sản của quốc gia. Bị thu hút bởi phát hiện mới, ông bắt đầu nhìn mọi việc theo hệ quy chiếu 80/20 này và nhận ra rằng: Hóa ra, 20% thời gian làm việc hàng ngày giúp bạn giải quyết tới 80% công việc cần thiết.
Liên hệ xa hơn, nguyên tắc 80/20 cho biết: Với 10 điều bạn dự định thực hiện trong ngày, có tới 8 điều không thực sự quan trọng như bạn nghĩ. Tất cả những gì cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và ưu tiên thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng, bạn sẽ lãng phí 80% thời gian của mình. Hãy ngưng làm những việc vô ích, không thực sự quan trọng lại ngay. Nếu đó là trường hợp bất khả kháng, hãy thuê ngoài (outsource). Biết xếp thứ tự ưu tiên chính là chìa khóa cho làm việc hiệu quả.
5. Nghỉ giải lao
Dù nghe phản khoa học, song bộ não được lập trình để đạt hiệu suất cao hơn khi chúng ta làm việc ít lại. Hai thí nghiệm nêu trên của Draugiem Group và trường Đại học Quốc gia Australia là minh chứng cho việc này. Nghỉ giải lao giữa giờ thực sự có lợi hơn bạn nghĩ. Hãy đi bộ, ra ngoài ăn trưa, đọc sách, gặp mặt bạn bè, đồng nghiệp v.v.. tôi dám cá là bạn sẽ khoẻ lại ngay để sẵn sàng tiếp tục.
Làm việc chăm chỉ không sai, song làm việc chăm chỉ không có nghĩa là làm việc kéo dài trong nhiều giờ. Làm việc hiệu quả sẽ mang lại thành công; làm việc kéo dài và không hiệu quả chỉ mang lại tình trạng đuối sức, quá tải. Những doanh nghiệp thành công là những tổ chức nhận ra sự thật này. Nếu đặt trên bàn cân, kết quả mà bạn mang lại, danh tiếng và các mối quan hệ mà bạn xây dựng được luôn “ăn đứt” số tiếng làm việc. Vậy nên, hãy làm việc một cách hiệu quả, thông minh, hơn là phí thời gian vô mà cái nhận lại không như mong muốn.
Theo Lê Duy/DNSGOnline
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
