Tin rằng rất nhiều nhân viên công sở cũng gặp phải vấn đề tương tự, không biết phải báo cáo công việc với cấp trên ra sao. Dù đã bỏ ra rất nhiều nỗ lực nhưng cuối cùng vẫn bị cái miệng ngốc nghếch của mình phá hỏng hết. Bình thường đi gặp khách hàng cũng vì không có bí quyết tương tác, giao tiếp mà làm lỡ rất nhiều việc, thậm chí bị đối phương xỏ mũi dắt đi. Cứ đến một tình huống quan trọng nào đó liền lo lắng, đầu óc trống rỗng, ấp a ấp úng.
Vậy, những người được thăng chức nhanh thường báo cáo công việc ra sao?
Thực ra, báo cáo công việc cũng cần có mánh khóe, bí quyết.
1. “Bắt thóp”
“Bắt thóp” ý muốn nói khi bạn vừa mở miệng ra là ngay lập tức có thể thu hút được sự chú ý của đối phương, khiến họ cảm thấy những lời tiếp theo của bạn rất quan trọng, có liên quan rất nhiều đến họ.
Lấy một ví dụ, bạn muốn đưa ra một đề nghị với lãnh đạo, bạn có thể nói “Thưa sếp, tôi mới biết thông tin về một việc, có lẽ sếp sẽ rất hứng thú với việc này”, tin rằng lãnh đạo khi nghe xong câu nói đó, nhất định sẽ rất nghiêm túc nghe bạn nói.
Lại lấy một ví dụ khác, trong hội nghị, đến lượt bạn phát biểu trước mọi người, nhưng mọi người sau một hồi lâu ai nấy đều mệt mỏi, không còn hứng thú nghe, vậy thì, bạn có thể nói là “Những lời mà tôi sắp nói có liên quan tới từng người đang ngồi tại đây”, tin rằng mọi người sau khi nghe xong câu này sẽ rất hăng hái nghe bạn phát biểu.
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý, đừng dùng những lời lẽ phản cảm để thu hút sự chú ý của người khác. Chẳng hạn, “Tính tôi nói chuyện hơi thẳng thắn, nói có khó nghe thì mong cậu thông cảm”, nói vậy sẽ khiến người khác lập tức mất hứng thú nghe bạn nói chuyện.
2. Mấu chốt
Mấu chốt chính là tổng kết những lời bạn muốn nói thành một câu, một quan điểm rõ ràng. Quan điểm này cần có sức hút, đồng thời thể hiện rõ lập trường của bạn.
Ở Mỹ có một công ty hàng không khi tiến hành đấu thầu, vấn đề cuối cùng mà họ đặt ra cho các công ty khác đó là đưa ra lý do mà chúng tôi nên chọn bạn, câu trả lời không được quá 15 từ. Hầu hết các công ty đều cho rằng giá trị mà công ty họ cung cấp là rất lớn, cần phải nói dài thì mới rõ ràng được, chỉ vài từ căn bản là không thể lột tả hết được.
Cuối cùng, công ty giành được hợp đồng là công ty nói chi vẻn vẹn 13 từ “Chúng tôi là nhà cung cấp duy nhất khiến mọi người an tâm”, chỉ một câu nói đơn giản như vậy thôi nhưng lại giúp công ty giành được một hợp đồng hiếm có.
Có thể thấy, tóm được trọng tâm, mấu chốt là một chuyện vô cùng quan trọng, vào thời khắc then chốt sẽ có tác dụng rất to lớn.
3. Một kết cấu hợp lý
Ý muốn nói bạn cần sử dụng những dẫn chứng thực tế để chứng minh, bổ sung cho những tiền đề mà bạn nói trước đó. Giống như cách chúng ta làm một bài văn vậy, bạn đưa ra luận điểm thì cần có dẫn chứng thực tế đi chứng minh cho luận điểm đó, có vậy thì độ tin cậy trong luận điểm của bạn mới càng cao.
Thông thường mà nói, một kết cấu hợp lý thường được phân làm 4 loại, lần lượt là kiểu nguyên nhân, kiểu phương pháp, kiểu thời gian và kiểu ứng phó tình huống.
Cái gọi là kiểu nguyên nhân chính là “Sở dĩ họ có thể trở thành nhà cung cấp năm nay đó là bởi 2 lý do”, cái gọi là kiểu phương pháp chính là “Muốn lấy được hợp đồng này, chúng ta có thể thử ba phương pháp.”
Kiểu thời gian, ý muốn nói bạn có thể trần thuật theo thời gian tiến hành, chẳng hạn “Muốn mở một buổi bồi dưỡng, chúng ta trước hết phải liên hệ khách mời, sau đó quyết định thời gian và địa điểm, cuối cùng mời những học viên mục tiêu tham gia buổi giảng dạy.”
Kiểu ứng phó tình huống là khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh.
4. Kêu gọi hành động
Ý muốn nói, sau khi tương tác xong, kêu gọi đối phương làm gì đó, hoặc cả hai bên cùng làm gì đó.
Chẳng hạn, bạn muốn biết xem lãnh đạo nhìn nhận vấn đề này ra sao, bạn có thể nói “Tôi đã nêu xong ý kiến của mình, sếp có thể gợi ý một vài ý tưởng mới không?”, nói vậy, lãnh đạo sẽ cho bạn biết ý tưởng của họ.
Bạn cũng có thể thúc đẩy lãnh đạo đưa ra quyết định, chẳng hạn bạn có thể nói, dự án này, nhóm chúng tôi đã sẵn sàng, chỉ đợi sếp đồng ý, chúng tôi sẽ bắt đầu công việc ngay.
Bằng cách này, tất cả nội dung đã tương tác trước đó có thể được thúc đẩy tiến hành.
5. Học đi đôi với hành
Có một nhân viên báo cáo công việc với sếp như sau: thưa sếp, mọi người trong lúc khoan giếng đã làm kẹt khoan ở mắt giếng. Bây giờ bắt buộc phải hủy đi thân giếng, tất nhiên tôi vốn dĩ cũng đã muốn bỏ nó đi, làm lại cái mới, dù sao thì trước đó đã tiêu hơn 1100 USD rồi, nếu không tiếp tục làm thì số tiền bỏ ra coi như không. Trước mắt thì định vị cũng xong xuôi rồi.
Nếu bạn là sếp của nhân viên này, vậy thì sau khi nghe xong, bạn sẽ có suy nghĩ ra sao? Tôi đoán là bạn sẽ tức giận và nói rằng: “Rốt cuộc cậu muốn nói cái gì? Nói trọng điểm”.
Người báo cáo khi báo cáo công việc không hề có tính logic, thích nói gì thì nói, không hề nghĩ đến cảm nhận của lãnh đạo, lãnh đạo nghe xong cũng không biết là mình phải quyết cái gì.
Hãy thử dùng 4 bước mà chúng ta vừa liệt kê ở trên.
Nhân viên đó có thể nói như sau: “Thưa sếp, bây giờ sếp có rảnh để nói chuyện không? Tôi có chuyện quan trọng muốn thương lượng với sếp. Chúng ta bị tổn thất một cái giếng, hiện tại đã nghĩ ra phương pháp bổ sung thay thế. Các thao tác trước đó là không thích hợp, khoan bị mắc kẹt trong giếng, lần này, chúng tôi đã nghĩ ra một cách mới, dùng ống lót định vị là có thể giải quyết được vấn đề. Mọi công tác chuẩn bị đã xong xuôi, trước mắt chỉ đợi sếp phê duyệt.”
Bạn xem, rõ ràng cùng là một chuyện, nhưng đổi cách nói sẽ mang lại cảm nhận khác nhau. Lãnh đạo cũng sẽ nhanh chóng hiểu ra mọi chuyện và cho cấp dưới một đáp án rõ ràng, không làm chậm tiến độ công việc.
Hãy cùng hồi tưởng lại phương pháp báo cáo công việc này, nó bao gồm 4 nhân tố then chốt.
Thứ nhất là “bắt thóp”, đó chính là câu “Thưa sếp, bây giờ sếp có rảnh để nói chuyện không? Tôi có chuyện quan trọng muốn thương lượng với sếp.”
Thứ hai là trọng tâm, đây chính là câu “Chúng ta bị tổn thất một cái giếng, hiện tại đã nghĩ ra phương pháp bổ sung thay thế.”
Thứ ba chính là kết cấu, chính là đoạn “Các thao tác trước đó là không thích hợp, khoan bị mắc kẹt trong giếng, lần này, chúng tôi đã nghĩ ra một cách mới, dùng ống lót định vị là có thể giải quyết được vấn đề.”
Thứ 4 là kêu gọi, chính là câu “Mọi công tác chuẩn bị đã xong xuôi, trước mắt chỉ đợi sếp phê duyệt.”
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Trong một xã hội mà ai cũng đều đang tự tạo ra “tiếng nói” của chính mình thì bạn nhất định phải có những hiểu biết độc đáo để trở thành duy nhất, tư duy là thứ định giá và tạo nên một con người, hãy mở rộng tư duy, mở mang đầu óc của mình chứ đừng copy y nguyên lại một khuôn mẫu nào đó.
— HR Insider / Theo cafebiz —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
