Kỹ năng giao tiếp kém, đặc biệt khi bạn là cấp trên, đôi khi có thể gây ảnh hưởng không hề nhỏ đến sự nghiệp của bản thân. Nhưng thực tế, việc giao tiếp kém đôi khi lại không xuất phát từ chính bạn.
Một nghiên cứu gần đây của Economist Intelligence Unit phát hiện ra rằng những rào cản giao tiếp như những luồng thông tin thiếu rõ ràng, các cuộc họp vô nghĩa, và thậm chí cả sự khác biệt trong phong cách giao tiếp đang tàn phá năng suất và hiệu quả của mọi tổ chức. 44% trong số những người được phỏng vấn cho rằng, việc giao tiếp kém hiệu quả góp phần gây nên những trì hoãn hoặc làm hỏng các dự án. Trong khi đó, gần một phần ba những người khác lại cho rằng, giao tiếp kém gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tinh thần làm việc của họ. Một số khác cho rằng giao tiếp kém khiến mọi người bỏ qua các mục tiêu quan trọng cần giải quyết và 18% nói rằng việc thất bại trong việc giao tiếp gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu – con số thậm chí lên đến hang trăm nghìn USD.
Vậy trong trường hợp bạn là người được uỷ thác trọng trách “nặng nề” trong việc giúp tổ chức giải quyết những lỗ hổng trong giao tiếp thì giải pháp mà bạn đưa ra sẽ là gì?
Đáng nói hơn, khi người phân công cho bạn xử lý lại chính là người cấp trên “với kỹ năng giao tiếp kém hiệu quả”, góp phần gây nên những rối ren nơi công sở?
Xác định những lỗ hổng
Brian Kelley, Phó giám đốc bộ phận Employee Experience tại Sage Commucations, bang Virginia cho rằng: Việc xác định nguyên nhân cốt lõi của những lỗ hổng giao tiếp sẽ giúp bạn và cấp trên rất nhiều trong tiến trình xử lý tiếp theo. Bắt đầu bằng những thói quen & hành vi của cấp trên: Hãy ghi nhớ sự tương tác của sếp với người khác. Họ có thời gian khó khăn giao tiếp với mọi người không? Có điều gì khiến họ gặp khó khăn trong giao tiếp?
Tuỳ vào tính cách mỗi người mà họ sẽ có những đặc điểm và hành vi ứng xử tương tự. Vậy nên, việc nắm rõ tính cách đặc trưng của 1 số tuýp người như Hướng nội, Hướng ngoại, cũng sẽ giúp bạn dễ thở hơn trong việc xử lý.
Hiểu rõ mục tiêu của mình
“Hiểu rõ mục đích dẫn đến dự án này hoặc yêu cầu công việc cụ thể có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì mình cần phải làm” Judith E. Glaser, Giám đốc điều hành kiêm nhà huấn luyện và là tác giả quyển “Conversational Intelligence: How Great Leaders Build Trust and Get Extraordinary Results”, chia sẻ.
Một trong những cách đó là phải hiểu rõ mục đích của mình, để từ đó bạn sẽ nắm rõ ràng hơn những gì mình cần thực hiện tiếp theo.
Tái định hình, tập trung, chuyển hướng
“Khi bạn nói chuyện với sếp và cảm thấy những thắc mắc của mình chưa được giải quyết thoả đáng, hãy thử đặt vấn đề theo 1 cách khác hoặc chia sẻ hiểu biết của bạn về những vấn đề hiện hữu.” Glaser chia sẻ. Hãy thử những câu hỏi sau:
“Tôi có thể hiểu ý mà bạn đang nói là như thế này, liệu nó có đúng không?”
“Từ những chia sẻ của sếp, tôi đang hiểu ý của bạn đang muốn tôi làm thế này, có đúng không?”
Hãy giúp sếp bạn điều vào những chỗ trống trên bằng suy nghĩ của bạn và giúp họ xác thực thông tin truyền đạt trước khi bắt tay vào thực hiện.
Làm rõ các mục tiêu ưu tiên
“Nếu bạn vẫn gặp sự cố khi nhận hướng dẫn chi tiết, ngữ cảnh hoặc phản hồi, hãy cố gắng tập trung vào các ưu tiên” Kelley nói.
Điều quan trọng về dự án? Mục đích là gì? Kết quả thành công sẽ như thế nào?
Hãy hình dung công việc của bạn 1 cách rõ ràng và bạn sẽ dễ dàng tìm ra cách để thực hiện điều đó. Một số lãnh đạo có thể cố gắng kiểm tra khả năng giải quyết vấn đề và khả năng tuỳ cơ ứng biến của bạn bằng cách cho bạn tham gia vào những phần lớn hơn của dự án và để bạn tìm ra cách để thực hiện nó.
Thử thách càng lớn, cơ hội học hỏi càng nhiều.
Tìm những người đồng sự đáng tin cậy
Chẳng may rơi vào thế bế tắc, hãy thử tìm kiếm những lời khuyên từ những người đồng nghiệp xung quanh. Thậm chí những người cấp cao khác có thể giúp bạn có được phương hướng mà bạn cần, cũng chính là một chiến lược bạn nên cân nhắc.
Hỏi han mọi người xung quanh và thu thập những nguồn tin hữu ích, nhằm giúp bạn hỗ trợ sếp của mình trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp.
— HR Insider / Theo fastcompany.com —
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
