Dự toán là gì? Giải thích đơn giản, dễ hiểu cho người mới bắt đầu

Dự toán là một thuật ngữ không thể thiếu trong ngành xây dựng. Đây không chỉ đơn thuần là việc tính toán các chi phí mà còn là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng dự án sẽ được hoàn thành trong ngân sách và thời gian quy định. Trong bài viết này, VietnamWorks HR Insider sẽ cùng bạn tìm hiểu dự toán là gì, mục tiêu của việc lập dự toán trong xây dựng, các đặc điểm của nó và hướng dẫn lập dự toán cho người mới.

Định nghĩa về dự toán là gì?

Dự toán là gì? Dự toán (Estimate) có thể hiểu đơn giản là việc ước tính các số liệu liên quan đến công việc sắp được thực hiện. Theo đó, các bên liên quan cần phải đưa ra những con số dự báo trước, dựa trên việc tính toán toàn bộ các hạng mục trước khi bắt đầu thực hiện dự án.

Định nghĩa về dự toán là gì?

Để đưa ra ước tính phù hợp nhất, các chủ thể cần dựa vào các tiêu chuẩn và dữ liệu thực tế. Nếu ước tính sai lệch, kết quả có thể quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, dẫn đến việc không phản ánh đúng tình hình hiện tại.

Hiện tại, khái niệm dự toán được áp dụng phổ biến trong ngành xây dựng. Thông thường, trước khi khởi công một dự án, các bên liên quan sẽ lập kế hoạch hoặc dự án đầu tư cho năm. Tại giai đoạn này, nhà đầu tư có trách nhiệm tính toán sơ bộ tổng chi phí đầu tư dựa trên các tiêu chuẩn có sẵn. Từ đó, đưa ra các dự toán cụ thể cho từng hạng mục của dự án.

Mục tiêu của việc lập dự toán trong ngành xây dựng

Mục tiêu của việc lập dự toán là gì? Lập dự toán trong xây dựng là một giai đoạn quan trọng và không thể thiếu của quá trình đầu tư và triển khai các dự án hay công trình. Dự toán giúp đạt được những mục tiêu sau:

• Dự toán cho phép nhà đầu tư ước lượng trước các khoản chi phí cần thiết cho từng hạng mục xây dựng. Qua đó, nhà đầu tư có thể chuẩn bị nguồn vốn hoặc có kế hoạch huy động vốn khi cần thiết, đảm bảo quá trình thi công không bị gián đoạn.
• Dựa trên bản dự toán, nhà đầu tư có thể đánh giá được chi phí cũng như giá trị thực tế của công trình. Đây là tài liệu quan trọng cần được lưu giữ trong hồ sơ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc quyết toán giữa nhà thầu và nhà đầu tư sau khi dự án hoàn tất.
• Từ các số liệu dự toán, nhà đầu tư có thể cung cấp thông tin thực tế của công trình cho ngân hàng, giúp dễ dàng xin vay vốn trong trường hợp cần thiết.
• Dự toán cũng là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kỹ thuật, so sánh và lựa chọn phương án thiết kế xây dựng phù hợp, nhằm đảm bảo chất lượng công trình và tối ưu hóa chi phí.
• Kế hoạch dự toán còn là cơ sở cho việc ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, cũng như là căn cứ để quyết toán sau khi hoàn tất thi công.
• Cuối cùng, thông qua dự toán, nhà đầu tư có thể lựa chọn những nhà thầu phù hợp nhất cho dự án của mình.

Mục tiêu của việc lập dự toán trong ngành xây dựng

Các đặc điểm của dự toán là gì?

Vậy, đặc điểm của dự toán là gì? Những đặc điểm chính của dự toán bao gồm:

• Ước lượng và dự báo: Dự toán là quá trình ước lượng và dự báo về các yếu tố như chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án, hoạt động hoặc sự kiện sắp tới.
• Tính linh hoạt: Dự toán thường phải được điều chỉnh và cập nhật liên tục để phản ánh các thay đổi về điều kiện bên ngoài cũng như tiến độ phát triển của dự án hoặc hoạt động.
• Công cụ hỗ trợ quản lý và ra quyết định: Dự toán cung cấp các thông tin quan trọng để quản lý tài nguyên, lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và đưa ra các quyết định nhằm đảm bảo dự án hoặc hoạt động diễn ra hiệu quả.
• Tính đa dạng và phức tạp: Mức độ phức tạp và đa dạng của dự toán phụ thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án, cũng như mức độ chi tiết và chính xác mà người lập dự toán yêu cầu.

Các đặc điểm của dự toán là gì?

Tại Việt Nam, việc lập dự toán không có quy định cụ thể về bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, người lập dự toán cần có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, khả năng phân tích, đánh giá, giao tiếp tốt và thành thạo các công cụ, phần mềm chuyên dụng để tính toán một cách chính xác.

Hướng dẫn lập dự toán trong xây dựng dành cho người mới

Trong quá trình lập dự toán xây dựng, có nhiều hạng mục quan trọng cần được xem xét để đảm bảo tính toàn diện và chính xác cho dự án. Tìm hiểu các hạng mục cơ bản cần chú ý khi lập dự toán là gì trong nội dung dưới đây:

Dự toán khối lượng công việc

Người mới bắt đầu trong lĩnh vực dự toán sẽ thường đi từ việc tính toán khối lượng công việc. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần đọc và hiểu được bản vẽ xây dựng. Điều này có thể trở thành một thách thức lớn đối với những ai chưa có kiến thức chuyên môn.

Hướng dẫn lập dự toán trong xây dựng dành cho người mới

Khi tính toán khối lượng, bạn phải chú trọng vào các hạng mục chính và không được bỏ sót bất kỳ hạng mục nào. Với những phần khối lượng nhỏ hơn, bạn có thể hoàn thiện sau khi đã quen với quy trình hoặc nhờ người có kinh nghiệm hướng dẫn.

Dự toán chi phí đơn giá

Sau khi hoàn thành việc xác định khối lượng, bước tiếp theo là tính đơn giá. Bạn chỉ có thể hoàn thiện bản dự toán khi đã có đầy đủ số liệu về khối lượng và đơn giá. Để tính đơn giá, bạn cần tập trung vào 4 yếu tố chính:

• Giá nhân công hiện tại (lương cho một ngày công).
• Định mức tiêu chuẩn.
• Giá vật liệu trên thị trường.
• Giá ca máy.

Dự toán giá cả nguyên vật liệu

Việc lập dự toán cho giá nguyên vật liệu khá phức tạp và có thể khiến người mới gặp nhiều khó khăn. Khó khăn không nằm ở khía cạnh tính toán mà là ở việc xác định nguồn vật liệu và liệu mức giá có hợp lý hay không.

Do đó, người lập dự toán nên tham khảo giá từ nhiều nguồn khác nhau như website, diễn đàn và khảo sát giá thực tế tại các cửa hàng địa phương vì giá cả có thể chênh lệch giữa các khu vực. Sau khi thu thập đủ thông tin, bạn có thể tính toán và hoàn thiện kế hoạch dự toán.

Tổng hợp chi phí và các hệ số liên quan

Cuối cùng, dựa vào mức lương và các yếu tố đã thu thập được, bạn cần điều chỉnh các hệ số liên quan đến chi phí. Những loại chi phí này bao gồm chi phí nhân công, máy móc, chi phí trực tiếp, chi phí chung, dự phòng và các khoản thuế phải nộp.

Những điểm cần chú ý khi lập dự toán trong xây dựng

Khi tiến hành lập dự toán, có một số điểm quan trọng cần chú ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho dự án. Dưới đây là các yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng:

• Nắm rõ yêu cầu dự án: Người lập dự toán cần phải hiểu rõ ràng yêu cầu và phạm vi của dự án, để đảm bảo rằng các chi phí và nguồn lực được dự tính chính xác và đầy đủ.
• Sử dụng thông tin đáng tin cậy: Cần sử dụng các nguồn thông tin tin cậy như bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật và dữ liệu thị trường để đảm bảo tính chính xác của dự toán.
• Phân tích rủi ro và biến động: Xem xét các rủi ro và khả năng biến động có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án. Đồng thời, lên kế hoạch dự phòng để ứng phó khi có biến động xảy ra.
• Tính đến các yếu tố phụ trợ: Đảm bảo đã bao gồm các chi phí phụ trợ như thuế, phí và các chi phí khác vào dự toán tổng thể.
• Tính toán kỹ lưỡng: Dự toán cần được thực hiện một cách cẩn trọng, với sự chú ý đến mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí và nguồn lực của dự án. Điều này đòi hỏi sự tập trung vào việc thu thập và phân tích thông tin liên quan, từ yêu cầu cụ thể đến những điều kiện có thể phát sinh rủi ro.
• Dự trù cho biến động bất ngờ: Chuẩn bị một khoản chi phí dự phòng nhằm đối phó với những thay đổi bất ngờ trong suốt quá trình thực hiện dự án.
• Liên tục cập nhật và điều chỉnh: Cần thường xuyên đánh giá lại và cập nhật dự toán dựa trên các thay đổi về phạm vi, yêu cầu hoặc điều kiện của dự án.

Những điểm cần chú ý khi lập dự toán trong xây dựng

Việc lưu ý những điều này giúp đảm bảo rằng dự toán được lập chính xác và toàn diện. Từ đó, hỗ trợ quá trình quản lý chi phí và đảm bảo sự thành công cho dự án.

Dự toán là một phần quan trọng trong quy trình xây dựng, giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và trong phạm vi ngân sách. Hy vọng rằng qua bài viết này của VietnamWorks HR Insider, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về dự toán là gì, cũng như cách lập dự toán hiệu quả. Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy làm theo hướng dẫn và chú ý đến những điểm quan trọng để đạt được thành công trong việc lập dự toán cho dự án của mình bạn nhé!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam