Khi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn: Ứng dụng cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Nhập liệu, sắp xếp email, quản lý công việc hay xử lý các báo cáo đều là những nhiệm vụ quen thuộc nhưng lại vô cùng tốn thời gian. Trong khi đó, chúng chẳng đòi hỏi nhiều về kỹ năng hay tư duy sáng tạo, chỉ cần làm đúng quy trình là xong. Đây chính là lúc AI trở thành “đồng nghiệp” đáng tin cậy, giúp bạn gánh bớt gánh nặng của những công việc nhàm chán này.
Thay vì phải ngồi hàng giờ để cập nhật bảng tính hay lọc ra những email quan trọng, AI sẽ tự động làm điều đó cho bạn chỉ trong vài giây, vừa giúp tiết kiệm thời gian mà còn vừa giảm thiểu sai sót. Không còn cảnh phải ngồi làm đi làm lại những công việc này, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo, hoặc mang tính chiến lược hơn.
Một số ứng dụng AI phổ biến có thể giúp bạn làm điều này phải kể đến Zapier hoặc IFTTT giúp tự động hóa việc nhập liệu và sắp xếp các công việc qua email. Đặc biệt là với Zapier, bạn có thể kết nối với Google Sheets và Slack để tự động cập nhật dữ liệu hoặc gửi thông báo khi có thay đổi.
Tuy nhiên, không phải ai cũng thoải mái với việc giao nhiệm vụ cho AI. Có nhiều lo ngại cho rằng việc sử dụng AI quá mức có thể khiến họ mất đi kỹ năng quản lý hay bị phụ thuộc quá nhiều.
Thực tế, AI không hề thay thế hoàn toàn con người trong những công việc này mà chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ. Khi biết sử dụng đúng cách, bạn sẽ thấy AI không chỉ giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc mà còn giúp bạn làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn. Suy cho cùng, thời gian chính là tài sản quý giá nhất, và AI sẽ giúp bạn tận dụng nó một cách tối ưu nhất.
Ra quyết định sáng suốt hơn nhờ có AI hỗ trợ phân tích dữ liệu
Trong công việc, ra quyết định thường là phần khó khăn nhất, bởi có thực tế là lượng dữ liệu khổng lồ xung quanh có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, thậm chí là bối rối. Chính những lúc này AI sẽ đóng vai trò như một “cố vấn thông minh” để hỗ trợ bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Chẳng hạn, trong lĩnh vực tài chính, AI có thể phân tích hàng triệu giao dịch trong vài giây và đưa ra dự đoán về xu hướng thị trường. Đối với lĩnh vực nhân sự, AI có thể giúp sàng lọc hồ sơ ứng viên, dựa trên những tiêu chí cụ thể và dự đoán được ai là người phù hợp nhất với công việc. Hoặc trong marketing, AI giúp phân tích dữ liệu khách hàng, xác định những thói quen mua sắm và hành vi tiêu dùng, từ đó gợi ý chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn.
Google Analytics và Tableau chính là những công cụ phân tích dữ liệu phổ biến. Nếu làm việc trong tài chính, Tableau sẽ hỗ trợ xử lý và phân tích dữ liệu phức tạp bằng cách trực quan hóa dữ liệu qua các biểu đồ, giúp bạn dễ dàng nhận diện những mô hình và xu hướng. Còn trong marketing, Google Analytics có thể theo dõi và phân tích hành vi khách hàng. Bạn có thể cài đặt các báo cáo tự động về lưu lượng truy cập trang web, hành vi người dùng, và tỷ lệ chuyển đổi. AI sẽ giúp bạn nhận diện các xu hướng và đưa ra các quyết định cải thiện hiệu quả marketing.
Nhưng cũng cần hiểu rằng AI không phải là một “phép màu” luôn đúng trong mọi tình huống. AI chỉ giỏi trong việc xử lý dữ liệu và đưa ra gợi ý dựa trên quy luật đã lập trình, và tất nhiên, nó không thể thay thế hoàn toàn trực giác hay kinh nghiệm của con người.
Có những lúc, bạn nên xem xét kỹ lưỡng các gợi ý của AI và kết hợp với khả năng phán đoán của bản thân trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Đôi khi, dữ liệu có thể chỉ ra một hướng đi, nhưng con người vẫn phải là người quyết định liệu đó có phải là lựa chọn phù hợp với hoàn cảnh thực tế hay không. Như mọi công cụ khác, việc sử dụng AI cũng cần có sự tinh tế, biết lúc nào nên dựa vào dữ liệu và lúc nào nên kết hợp với kinh nghiệm cá nhân.
Cân bằng giữa sáng tạo và tự động hóa: Biết khi nào không nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI
Không phải lúc nào bạn cũng giao hết mọi việc cho AI, đặc biệt là những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tính cảm xúc. Việc biết khi nào nên, và khi nào không nên phụ thuộc vào AI chính là chìa khóa để giữ cân bằng.
Với những công việc mang tính lặp đi lặp lại hay yêu cầu độ chính xác cao, AI thực sự là người đồng hành lý tưởng. Nhưng khi bước vào những lĩnh vực như sáng tạo nội dung, viết lách, hay thiết kế, bạn sẽ nhận ra rằng AI dù giỏi đến đâu cũng không thể thay thế hoàn toàn tư duy sáng tạo của con người.
Sáng tạo là việc tạo ra những ý tưởng mới mẻ, khác biệt và thấm đượm cảm xúc. Đây là điều mà AI vẫn chưa thể làm tốt như con người. Ví dụ, một chiến dịch marketing thành công không chỉ đơn giản là dựa vào dữ liệu thị trường để xây dựng chiến lược, mà còn cần đến sự tinh tế, hiểu biết về cảm xúc của khách hàng và cách họ tương tác với thương hiệu. Trong những trường hợp như vậy, AI có thể cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản, nhưng chính con người mới là người biến thông tin đó thành những ý tưởng đột phá.
Ngoài ra, việc sử dụng AI quá mức trong những công việc đòi hỏi sự tương tác với con người cũng có thể làm mất đi tính chân thật và cá nhân hóa. Ví dụ như trong dịch vụ chăm sóc khách hàng, AI có thể xử lý các câu hỏi cơ bản và lặp lại, nhưng với những tình huống phức tạp hơn, sự thấu hiểu và khả năng phản hồi cảm xúc của con người vẫn là điều mà AI chưa thể làm được. Việc để AI kiểm soát hoàn toàn có thể tạo ra cảm giác xa cách và thiếu sự kết nối với khách hàng, đây cũng là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần tránh.
Hiện nay đã có rất nhiều công cụ AI dễ dàng bắt gặp trong môi trường công sở. Chẳng hạn như Grammarly giúp soạn văn bản và chỉnh sửa ngữ pháp, Trello Butler giúp tự động hóa các tác vụ quản lý dự án, tạo checklist, gửi thông báo, và phân công công việc, hoặc như Chat GPT, Gemini hay Copilot là các công cụ AI hỏi đáp thông minh.
Do đó, để đạt hiệu quả tối ưu trong công việc hàng ngày, bạn cần biết cách kết hợp giữa AI và khả năng sáng tạo, cảm xúc của con người. Suy cho cùng, bạn vẫn nên sử dụng AI để hỗ trợ bạn trong các công việc mang tính quy trình, nhưng đừng quên rằng, chính sự khác biệt của con người là yếu tố quan trọng nhất làm nên sự độc đáo và thành công!
Xem thêm: AI có thể giúp bạn thoát khỏi các cuộc họp không hiệu quả như thế nào?
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
