adsads
bi kip thanh thao outlook mail tu a den z cho dan van phong 3
Lượt Xem 47 K

Microsoft Outlook hiện đang là hòm thư được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở nhiều công ty bởi tính tiện dụng và những công cụ tuyệt vời dễ quản lý. Outlook còn tăng tính hiệu quả và năng suất làm việc của dân văn phòng. Bên cạnh các kỹ năng chuyên môn, bạn cần trau dồi kiến thức sử dụng hòm thư “vi diệu” này để tối ưu hóa công việc. Khám phá ngay loạt bí kíp “Có Thể Bạn Chưa Biết” để thành thạo từ A đến Z Outlook mail nhé.

 

1. Lọc email quan trọng vào thư mục riêng

Tính năng này giúp dân văn phòng tránh tình trạng bị sót những email quan trọng. Hãy thực hiện theo thao tác File > New > Search Folder và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Bạn có thể cá nhân hóa thư mục bằng cách đặt tên tại khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose để thêm các điều kiện khác cho thư mục của bạn. Sau khi nhấn Ok, hộp thư của bạn sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách bên trái. Mỗi ngày bạn chỉ cần check qua hộp thư này để không bỏ sót bất kỳ email quan trọng nào từ các khách hàng.

 

2. Lên sẵn thời gian gửi email

Nếu trong giờ làm việc hành chính nhưng bạn có những email bên ngoài cần được gửi đi trong khung giờ này, hoặc công việc của nhân viên văn phòng đòi hỏi việc gửi email vào một khoảng thời gian cố định, bạn có thể chọn tính năng hẹn giờ gửi email của OutLook. Bạn hãy bấm chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery. Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại. Bạn chỉ cần bấm Send nhưng mail của bạn đến thời gian thiết lập mới được gửi đi.

 

3. Lọc thư nhanh chóng hơn

Bạn có thể sắp xếp các nhóm thư theo ngày hoặc bố trí chúng theo một Conversation để tiện việc theo dõi quá trình làm việc. Để kích hoạt Conversations, ở thẻ View, trong nhóm Conversations, tích vào hộp thoại Show as Conversations. Những email có cùng chủ đề sẽ được nhóm vào một Conversation. Bạn có thể giảm kích cỡ của một Conversation với tính năng Clean Up, giúp xóa các message trùng trong Conversation.

 

4. Giảm bớt email với bộ lọc rác

Khi khối lượng email quá tải, việc xuất hiện những mail rác sẽ khiến bạn vô cùng khó chịu và làm hộp thư của bạn thêm lộn xộn hơn. Để tránh tình trạng này, hãy sử dụng bộ lọc Outlook Junk Email để chuyển những email được gắn cờ là file rác vào một folder email riêng trong hòm thư. Sau đó, bạn có thể xem qua nội dung của folder này để đảm bảo rằng không có bất kì email hợp lệ nào bị gửi nhầm vào đó trước khi xóa.

 

4. Gắn cờ đánh dấu nội dung email

Với tính năng Flag for Follow Up, dân văn phòng có thể gắn cờ cho các email và tác vụ để giúp phân loại chúng hoặc đánh dấu chúng. Các lá cờ sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại, theo dõi và nhắc nhở những nhiệm vụ bạn cần phải làm để đảm bảo mọi việc luôn diễn ra đúng tiến độ. Hãy chú ý đặt ngày hết hạn khi tạo một tác vụ, tác vụ đó sẽ tự động được đánh dấu cờ để bạn không quên ngày hết hạn thực hiện và hoàn thành nó hiệu quả hơn.

 

5. Soạn và gửi trả lời vắng mặt tự động

Bạn đang đi công tác, đang trong kỳ nghỉ dưỡng hoặc bạn đang có khoảng thời gian không thể sắp xếp việc kiểm tra Outlook thường xuyên? Hãy soạn sẵn một email trả lời tự động để thông báo sự vắng mặt của bạn đến những người gửi mail tới trong khoảng thời gian này. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Setting bên góc phải để mở trình đơn cài đặt. Đánh dấu chọn vào mục Send automatic replies. Nếu bạn chọn mục Send replies only during this time period, bạn cần chỉ định thời điểm bắt đầu (start time) và kết thúc (end time). Khi đó, phản hồi tự động sẽ chỉ được gửi trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định. Sau đó, bạn chỉ cần nhập thông điệp và Ok để hoàn tất email tự động. Nếu muốn tắt tính năng này, hãy chọn Do not send automatic replies.

 

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

adsads
Bài Viết Liên Quan
Actuary là gì?

Actuary là gì? Khám phá nghề thẩm định đầy tiềm năng

Actuary được coi là xương sống trong ngành tài chính, là động lực để các tập đoàn, doanh nghiệp phát triển mà không mất quá...

Hustle là gì? Sống hết mình với công việc hay làm khổ mình?

Hustle là gì? Sống hết mình với công việc hay làm khổ mình?

Trong thế giới hiện đại, Hustle đang ngày trở nên phổ biến, nhất là đối với giới trẻ, dân văn phòng. Tuy nhiên, không phải...

Vốn cố định là gì?

Vốn cố định là gì? Giải đáp chi tiết cho người mới bắt đầu

Vốn cố định là một trong những loại tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi và quản...

Khám phá chi tiết về hội chứng cô độc hướng ngoại

Cô độc hướng ngoại và cách để dân văn phòng vượt qua?

Đã bao giờ bạn cảm thấy mình rất hướng ngoại, dễ hòa nhập với đám đông nhưng đôi khi lại muốn tách biệt ra khỏi...

Khám phá công việc của một kế toán công trình

Kế toán công trình: Cơ hội nghề nghiệp và kỹ năng cần có

Hầu như tất cả các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều có bộ phận kế toán và công ty xây dựng cũng không ngoại...

Bài Viết Liên Quan
Actuary là gì?

Actuary là gì? Khám phá nghề thẩm định đầy tiềm năng

Actuary được coi là xương sống trong ngành tài chính, là động lực để các...

Hustle là gì? Sống hết mình với công việc hay làm khổ mình?

Hustle là gì? Sống hết mình với công việc hay làm khổ mình?

Trong thế giới hiện đại, Hustle đang ngày trở nên phổ biến, nhất là đối...

Vốn cố định là gì?

Vốn cố định là gì? Giải đáp chi tiết cho người mới bắt đầu

Vốn cố định là một trong những loại tài sản quan trọng của doanh nghiệp....

Khám phá chi tiết về hội chứng cô độc hướng ngoại

Cô độc hướng ngoại và cách để dân văn phòng vượt qua?

Đã bao giờ bạn cảm thấy mình rất hướng ngoại, dễ hòa nhập với đám...

Khám phá công việc của một kế toán công trình

Kế toán công trình: Cơ hội nghề nghiệp và kỹ năng cần có

Hầu như tất cả các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều có bộ phận...

Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.email subscribers