Chữ ký email là gì? Khám phá cách tạo và mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp nhất

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là “tấm danh thiếp” của người gửi đính kèm ở phnà cuối của mỗi email gửi đi. Chữ ký email thường chứa tên, thông tin liên hệ và các chi tiết khác mà người gửi muốn chia sẻ với người nhận. 

Chữ ký email cũng có thể bao gồm tên đầy đủ của người gửi, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website và các thông tin khác tùy theo sở thích cá nhân hoặc yêu cầu công việc. Chữ ký email thường được thêm tự động vào cuối mỗi email thông qua cài đặt trong ứng dụng email.

Tầm quan trọng của chữ ký email

Chữ ký email có vai trò quan trọng, là công cụ hữu ích trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Có thể nói rằng, chữ ký email chuyên nghiệp mang lại lợi ích rất quan trọng trong các chiến dịch marketing, giúp người nhận email có thể nhận diện được thương hiệu.

Một số lợi ích quan trọng khi dùng chữ ký trong email có thể kể đến như:

• Định danh cá nhân và chuyên nghiệp: Chữ ký email giúp xác định danh tính và chuyên nghiệp của người gửi. Nó cho phép người nhận biết ai đã gửi email và cung cấp thông tin liên hệ cần thiết để liên lạc.
• Xây dựng niềm tin và độ tin cậy: Chữ ký email chứa thông tin liên hệ và chi tiết về công ty của người gửi. Điều này giúp người nhận cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn khi nhận được email từ một nguồn đáng tin cậy.
• Quảng bá thương hiệu: Chữ ký email có thể chứa logo, slogan hoặc các thông tin quảng cáo nhằm quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm của công ty. Điều này giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng tốt đối với người nhận.
• Thông tin cần thiết: Chữ ký email có thể cung cấp thông tin quan trọng như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website, giúp người nhận dễ dàng liên hệ hoặc tìm hiểu thêm về người gửi.

Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Chữ ký email chuyên nghiệp gồm những phần nào?

Một chữ ký email chuyên nghiệp cần đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ là thu hút sự chú ý của người nhận và truyền đạt thông tin rõ ràng đến họ. Do đó, khi tạo chữ ký email bạn cần đáp ứng các yếu tố cơ bản sau:

• Họ và tên, tên công ty và chức vụ hiện tại cảu người gửi.
• Các thông tin liên hệ cơ bản: số điện thoại, email, link website, …
• Thông tin mạng xã hội: Facebook cá nhân, Fanpage, LinkedIn, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: Hình ảnh đẹp, chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
• Logo: Giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ thương hiệu của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Cách tạo chữ ký email nhanh chóng

Hiện nay, cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp thường được sử dụng trên những công cụ có sẵn. Bạn chỉ cần tạo là chữ ký sẽ được tự động thêm vào cuối nội dung mà bạn gửi đi. Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email trên những trình duyệt phổ biến hiện nay.

Trên Outlook

• Bước 1: Mở trình Outlook => click vào mục “New Email” để tạo email mới.
• Bước 2: Trong menu “Message” chọn “Signature” (chữ ký).
• Bước 3: Bấm vào “New…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Điền tên cho chữ ký của mình và nhấp “OK”.
• Bước 5: Điền các thông tin muốn hiển thị trong chữ ký email vào khung “Edit signature”. Tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình hoặc yêu cầu của công việc rồi nhấn “OK”.
• Bước 6: Click “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo để add chữ ký vào email.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở Gmail và chọn “Settings”.
• Bước 2: Chọn “General” (cài đặt chung), tìm => chọn “Signature” (Chữ ký) => Nhâọ nội dung chữ ký muốn tạo vào khung soạn thảo.
• Bước 3: Chọn “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập.

Trên HTMLSIG

• Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG rồi chọn tạo chữ ký miễn phí và có tính phí.
• Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào các mục tương ứng Main, Social, Disclaimer, Banner,…
• Bước 3: Chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

Xem thêm >> Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn chỉnh

Trên Hubspot

• Bước 1: Truy cập vào Hubspot
• Bước 2: Chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu
• Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa màu sắc, font, kích thước và upload ảnh
• Bước 4: Chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

Thủ thuật trong tạo chữ ký email

Để có cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có cần nắm ngay 3 thủ thuật sau:

Đơn giản và bám sát thương hiệu

2 yếu tố cần lưu ý trong cách tạo chữ ký email là phong cách thiết kế và tính dễ đọc. Do đó, bạn hãy bắt đầu bằng chữ ký đơn giản nhưng chứa đầy đủ các thông tin cần thiết. Tránh việc đưa chữ ký quá dài mà không ấn tượng với người nhận. Bên cạnh đó, bạn cũng nên bám sát và đồng nhất với nhận diện thương hiệu từ màu sắc, bố cục cho đến phông chữ và màu sắc.

Định hình trước phong cách thiết kế

Trước khi tiến hành tạo chữ ký email, bạn cần định hình trước phong cách thiết kế để giới hạn được lựa chọn của mình. Nhờ đó, giúp bạn tạo được chữ ký đẹp nhanh hơn.

Linh hoạt các tùy chọn

Hiện nay có nhiều mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẵn để bạn lựa chọn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các mẫu chữ ký sẵn cho phù hợp. Việc sử dụng linh hoạt các mẫu chữ ký này sẽ giúp tạo dấu ấn riêng của bạn trên các nền tảng trực tuyến.

Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email dưới đây:

Những điều cần lưu ý khi tạo chữ kỹ email

Khi tạo chữ ký email, bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Đơn giản và dễ đọc: Chữ ký email nên được thiết kế đơn giản và dễ đọc. Tránh sử dụng quá nhiều font, màu sắc hay hình ảnh phức tạp, vì điều này có thể làm mất đi tính chuyên nghiệp và gây khó khăn cho việc đọc.
• Thông tin cần thiết: Đảm bảo chữ ký email chứa đủ thông tin cần thiết như tên đầy đủ, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ website. Lựa chọn thông tin phù hợp và hợp lý cho mục đích gửi email.

• Logo và hình ảnh: Nếu muốn, bạn có thể thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký email để tăng tính nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng logo và hình ảnh không làm chữ ký trở nên quá phức tạp hoặc gây cản trở cho việc đọc.
• Liên kết xã hội: Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin liên kết đến các trang mạng xã hội cá nhân hoặc công ty, hãy đảm bảo rằng các liên kết này hoạt động và được cập nhật đúng.
• Độ phù hợp với mục đích: Chữ ký email nên phù hợp với mục đích và ngữ cảnh gửi email. Ví dụ, nếu bạn gửi email trong môi trường chuyên nghiệp, hãy đảm bảo chữ ký email mang tính chuyên nghiệp và không có các yếu tố không thích hợp.
• Kiểm tra hiển thị trên các thiết bị: Trước khi sử dụng chữ ký email, hãy đảm bảo kiểm tra hiển thị trên nhiều thiết bị và trình đọc email khác nhau để đảm bảo rằng chữ ký hiển thị chính xác và đẹp trên mọi nền tảng.
• Kích thước tệp đính kèm: Nếu chữ ký email của bạn có chứa hình ảnh hoặc logo, hãy đảm bảo rằng kích thước tệp đính kèm không quá lớn. Vì nếu tệp đính kèm quá lớn, nó có thể gây trục trặc khi gửi và nhận email.

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng

Phần mềm/website tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Email Signature Rescue

Email Signature Rescue cung cấp bộ công cụ để tạo, cài đặt và quản lý chữ ký email HTML. Email Signature Rescue có hơn 60 mẫu chữ ký sẵn có và cho phép bạn tùy chỉnh các thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh và biểu tượng mạng xã hội, và hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng khác nhau.

Mail-Signatures

Mail-Signatures cung cấp các công cụ để tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Mail-Signatures cung cấp một thư viện các mẫu chữ ký sẵn có và cho phép tùy chỉnh các yếu tố như hình ảnh, logo và thông tin liên hệ. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng phổ biến.

Canvato

Canvato cung cấp các tiện ích miễn phí cho việc tạo chữ ký email. Canvato cho phép rút gọn liên kết, tạo mã QR và tạo chữ ký email. Canvato cung cấp một số mẫu chữ ký sẵn có và cho phép tùy chỉnh các yếu tố như hình ảnh và tên công ty.

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Cách thay đổi chữ ký email

Trên Outlook

• Bước 1: Đăng nhập Outlook => chọn “File” trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn mục “Options”
• Bước 3: Chọn “Mail” ở cửa sổ “Options”. Ở dòng “Create or modify signatures for messages”, chọn “Signature”.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký ở phần “Select signature to edit” trong hộp thoại “Signatures and Stationery”.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmai => chọn “Settings” => chọn “See All Settings”.
• Bước 2: Chọn General” => chọn “Signature” => Nhấp vào chữ ký muốn thay đổi
• Bước 3: Chọn  “Save Changes” ở cuối trang.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký muốn thay đổi ở phần “Edit Signature” => Chọn “OK” để hoàn thành.

Với các thông tin vừa chia sẻ qua bài viết trên đây, HR Insider hy vọng đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về chữ ký email, cách tạo và mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Hãy tạo cho mình một chữ ký email thật chuyên nghiệp để từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân một cách hữu hiệu nhất nhé!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam