Chạy KPI là gì? Cách xây dựng và chạy KPI cuối tháng hiệu quả

“Chạy KPI” hiệu quả là bí quyết giúp cá nhân cũng như doanh nghiệp bứt phá thành công, tăng hiệu suất hoạt động và đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó. Vậy chạy KPI là gì? Làm thế nào để chạy KPI hiệu quả? Hãy cùng VietnamWorks HR Insider khám phá bí quyết trong bài viết này!

Chạy KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicators) – Chỉ số hiệu suất chính, là thước đo phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược. KPI được xây dựng dựa trên các tiêu chí cụ thể, đo lường được và có liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

KPI là gì?

Chạy KPI là quá trình triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện các chỉ số KPI đã được đề ra. Chạy KPI bao gồm các hoạt động như:

• Xác định mục tiêu KPI
• Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
• Thu thập dữ liệu
• Phân tích dữ liệu
• Đánh giá hiệu quả thực hiện KPI
• Điều chỉnh KPI khi cần thiết

Vai trò của KPI trong kinh doanh

Đối với doanh nghiệp

• La bàn định hướng: KPI đóng vai trò như những “bức la bàn” định hướng doanh nghiệp, giúp tổ chức đo lường hiệu quả hoạt động, đánh giá hiệu suất của từng bộ phận, cá nhân và từ đó đưa ra những điều chỉnh chiến lược phù hợp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xác định rõ mục tiêu, tập trung nguồn lực và tối ưu hóa hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra.
• Động lực thúc đẩy: KPI là công cụ hữu ích để động viên nhân viên, khuyến khích họ nỗ lực hoàn thành mục tiêu được giao. Khi hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của bản thân trong việc hoàn thành mục tiêu ấy, nhân viên sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu suất: KPI giúp doanh nghiệp xác định những điểm yếu, điểm mạnh trong hoạt động và từ đó đưa ra những giải pháp cải tiến, nâng cao quản lý hiệu suất hoạt động. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả thực hiện KPI của từng bộ phận, cá nhân để kịp thời điều chỉnh, hỗ trợ và thúc đẩy họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Tăng cường sự đồng bộ: KPI giúp thống nhất mục tiêu chung của doanh nghiệp và tạo sự đồng bộ trong hoạt động của các bộ phận, cá nhân. Nhờ vậy, mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu chung, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và thời gian.

Giải mã sự khác biệt giữa KPI và OKR: chọn công cụ phù hợp với mục tiêu

Vai trò của KPI

Đối với nhân viên

• Hiểu rõ mục tiêu công việc: KPI giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc của mình và từ đó tập trung nỗ lực để hoàn thành mục tiêu. Khi biết rõ “đích đến” của công việc, nhân viên sẽ có định hướng rõ ràng, từ đó sắp xếp công việc hợp lý và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng suất làm việc: KPI là động lực để nhân viên nỗ lực nâng cao năng suất làm việc, hoàn thành tốt công việc được giao. Khi biết được hiệu quả công việc của mình được đo lường và đánh giá, nhân viên sẽ có ý thức trách nhiệm, năng lượng làm việc cao hơn và nỗ lực để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ.
• Phát triển bản thân: KPI giúp nhân viên đánh giá năng lực bản thân và từ đó xác định định hướng phát triển bản thân phù hợp. Nhờ vậy, nhân viên có thể trau dồi kiến thức, kỹ năng và năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc và phát triển bản thân một cách hiệu quả.

Ưu và nhược điểm của chỉ số KPIs

Tương tự như những công cụ đánh giá hiệu suất khác, việc sử dụng KPI cũng có những ưu điểm và hạn chế riêng. Cụ thể:

Ưu điểm

• Đo lường kết quả: KPI giúp theo dõi tiến độ và hiển thị kết quả một cách chính xác thông qua số liệu hoặc thống kê. Điều này giúp cá nhân, nhóm và tổ chức dễ dàng đánh giá được tiến trình đạt được mục tiêu và xác định những nhiệm vụ cần tập trung.
• Liên kết tổ chức: Trong các doanh nghiệp lớn, việc theo dõi tiến độ của từng nhân viên có thể gặp khó khăn. KPI hỗ trợ việc kết nối mọi người với các mục tiêu chung, từ đó duy trì động lực làm việc và giúp mọi người làm việc theo cùng một hướng.
• Chiến lược tương lai: Theo dõi hiệu suất thông qua KPI cho phép nhà quản lý điều chỉnh chiến lược dựa trên kết quả đạt được. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về khả năng và hiệu suất của từng cá nhân, từ đó đưa ra kế hoạch và mục tiêu cho tương lai.
• Phần thưởng: KPI khuyến khích cá nhân nỗ lực làm việc chăm chỉ và những người đạt kết quả tốt có cơ hội nhận thưởng, điều này thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Nhược điểm

• Nếu KPI không được định nghĩa rõ ràng, có thể tạo ra cảm giác hoang mang và chán nản cho nhân viên, dẫn đến sự thiếu kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp.
• Các chỉ số KPI không đạt tiêu chí SMART có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự.
• KPI mơ hồ và không đo lường được sẽ khiến nhân viên cảm thấy lạc lối trong công việc.
• KPI không chính xác hoặc không thực tế có thể khiến nhân viên mất động lực và chán nản khi không đạt được mục tiêu.
• Thiếu thời hạn hoàn thành cho KPI cũng có thể dẫn đến rủi ro nhất định.
• KPI cần linh hoạt thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Nếu KPI không được cập nhật, hiệu suất làm việc có thể bị suy giảm hoặc vượt quá khả năng của nguồn lực nhân sự.

Thưởng KPI là gì?

Thưởng KPI là khoản tiền thưởng thêm ngoài mức lương chính mà bạn nhận được, dựa trên đánh giá về hiệu suất công việc đã thực hiện. Khoản thưởng này không chỉ mang ý nghĩa khích lệ tinh thần cho nhân viên mà còn công nhận những nỗ lực làm việc của họ.

Do đó, những cá nhân hoặc tập thể nỗ lực và đạt hiệu quả cao sẽ được thưởng xứng đáng với những gì đã đóng góp. Ngược lại, những người không đạt được chỉ tiêu KPI sẽ phải đối mặt với những hình phạt nhất định, có thể là trừ lương theo KPI hoặc nhận cảnh cáo.

Thưởng KPI có bắt buộc ghi trong hợp đồng lao động hay không?

Theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;

b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;

c) Công việc và địa điểm làm việc;

d) Thời hạn của hợp đồng lao động;

đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;

e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;

g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;

i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;

k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

…

Theo đó, thưởng KPI không phải là một điều khoản bắt buộc trong hợp đồng lao động. Do đó, việc ghi nhận thưởng KPI trong hợp đồng không phải là yêu cầu bắt buộc, mà là thể hiện sự thiện chí của người sử dụng lao động. Các bên hoàn toàn có thể thống nhất để bổ sung điều khoản về thưởng KPI vào nội dung của hợp đồng lao động nếu cần thiết.

Cách chạy KPI hiệu quả cuối tháng

Định vị KPI chiến lược hoặc chiến thuật

Trước hết, cần xác định rõ KPI của bạn là chiến lược hay chiến thuật. KPI chiến lược thường liên quan đến các mục tiêu dài hạn và toàn diện của tổ chức, như tăng trưởng doanh thu hoặc mở rộng thị phần. Trong khi đó, KPI chiến thuật tập trung vào các hoạt động ngắn hạn và cụ thể, như tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng hay giảm thời gian xử lý đơn hàng. Việc định vị đúng loại KPI giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và có tác động lớn nhất.

Xác định mục tiêu và tần suất thực hiện đủ KPI

Mỗi KPI cần có mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Mục tiêu này nên được đặt dựa trên phương pháp SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra là cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn hoàn thành. Tần suất thực hiện và đánh giá KPI cũng cần được xác định rõ ràng, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý tùy thuộc vào đặc thù của từng KPI.

Cách chạy KPI hiệu quả

Xác định người phụ trách thực hiện KPI

Mỗi KPI cần có người phụ trách rõ ràng. Người này sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, báo cáo và đảm bảo rằng KPI được thực hiện đúng tiến độ. Việc xác định rõ trách nhiệm giúp đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình thực hiện KPI. Đồng thời, nó cũng giúp phân chia công việc hợp lý và tránh tình trạng bỏ sót nhiệm vụ.

Xác định cách thức triển khai KPI

Triển khai KPI đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Đầu tiên, cần đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và tầm quan trọng của các KPI. Tiếp theo, sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý KPI để theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập cho tất cả các bên liên quan.

Theo dõi, đo lường và phản hồi trong quá trình thực hiện KPI

Theo dõi thường xuyên và cung cấp phản hồi kịp thời là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả của việc chạy KPI. Điều này giúp bạn nhận ra những vấn đề và cơ hội sớm, từ đó điều chỉnh kịp thời. Sử dụng các báo cáo định kỳ và cuộc họp nhóm để đánh giá tiến độ và thảo luận về các vấn đề gặp phải. Phản hồi liên tục không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn tạo động lực cho nhân viên.

Tham khảo thêm cách quản lý nhân viên tăng năng suất trong doanh nghiệp.

Đánh giá và khen thưởng khi hoàn thành đủ KPI

Khi các KPI được hoàn thành, việc đánh giá và khen thưởng là cần thiết để công nhận nỗ lực của nhân viên và khuyến khích họ tiếp tục cố gắng. Đánh giá không chỉ dựa trên kết quả đạt được mà còn xem xét quá trình thực hiện và các yếu tố ngoại cảnh. Khen thưởng có thể là tài chính hoặc phi tài chính, như lời khen ngợi, thăng chức, hoặc cơ hội tham gia các khóa đào tạo phát triển.

Xem thêm mẫu tính lương theo KPI đúng chuẩn dành cho doanh nghiệp

Đánh giá và khen thưởng khi hoàn thành đủ KPI

Điều chỉnh và tối ưu hóa các KPI khác

KPI không phải là những chỉ số tĩnh, mà cần được điều chỉnh và tối ưu hóa thường xuyên để phản ánh đúng tình hình thực tế. Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể điều chỉnh các KPI hiện tại hoặc thiết lập các KPI mới phù hợp hơn. Quá trình này giúp đảm bảo rằng KPI luôn đồng bộ với chiến lược và mục tiêu của tổ chức, đồng thời phản ánh đúng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Câu hỏi thường gặp

Lương KPI có phải đóng BHXH không?

Theo Điều 30 trong Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, đã được sửa đổi bởi khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, có quy định như sau:

Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội đối với người lao động đóng bảo hiểm xã hội theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được quy định như sau:

….

2. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2018 đến ngày 31 tháng 12 năm 2020, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội là mức lương, phụ cấp lương theo quy định tại khoản 1 Điều này và các khoản bổ sung khác theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH.

Từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 trở đi, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác quy định tại điểm a, tiết b1 điểm b và tiết c1 điểm c khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12 tháng 11 năm 2020 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về nội dung của hợp đồng lao động, Hội đồng thương lượng tập thể và nghề, công việc có ảnh hưởng xấu tới chức năng sinh sản, nuôi con (sau đây viết tắt là Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH).

Thêm vào đó, khoản 5 Điều 3 của Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH nêu rõ những nội dung chính trong hợp đồng lao động, cụ thể như sau:

Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

Nội dung chủ yếu phải có của hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 21 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

….

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

a) Mức lương theo công việc hoặc chức danh: ghi mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động; đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán thì ghi mức lương tính theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán;

b) Phụ cấp lương theo thỏa thuận của hai bên như sau:

b1) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ;

….

c1) Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương;

….

Dựa trên các quy định này, hiện nay, tiền lương tháng để tính đóng bảo hiểm xã hội của người lao động thuộc chế độ tiền lương sẽ bao gồm những khoản sau:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh. Đối với những người lao động nhận lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, mức lương sẽ được ghi nhận theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán.
• Các khoản phụ cấp lương đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Những khoản bổ sung khác có mức tiền cụ thể được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương.

Trong khi đó, lương KPI hàng tháng của người lao động không cố định và phụ thuộc vào hiệu suất làm việc. Mức lương này không được xác định cụ thể trong hợp đồng và cũng không được trả định kỳ hàng tháng. Do đó, phần lương KPI sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội.

KPI trong ngân hàng là gì?

KPI là thuật ngữ đã trở nên quen thuộc trong ngành ngân hàng. Đây là tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, cũng như là công cụ để đo lường kết quả công việc thông qua các số liệu và chỉ tiêu định lượng.

Không chỉ riêng với nhân viên kinh doanh, mà các vị trí khác trong ngân hàng cũng được giao KPI phù hợp với đặc thù công việc của họ. Để ngân hàng có thể phát triển bền vững và mạnh mẽ, việc đạt được các chỉ tiêu KPI đã đề ra là điều bắt buộc.

KPI trong kinh doanh là gì?

KPI trong kinh doanh là chỉ số đo lường mức độ thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn của một tổ chức. Bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh, công ty có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình, xác định những lĩnh vực cần cải thiện và thúc đẩy sự phát triển. Một số KPI trong kinh doanh bao gồm:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu (Revenue Growth Rate)
• Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost)
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
• Giá trị khách hàng trọn đời (Customer Lifetime Value)
• Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin)
• Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho (Inventory Turnover)
• Tỷ suất lợi nhuận đầu tư (Return on Investment – ROI)
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng (Lead Conversion Rate)

KPI trong sản xuất là gì?

KPI trong sản xuất là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường hiệu quả của quy trình sản xuất. Những KPI này thường bao gồm các yếu tố như năng suất, chất lượng sản phẩm, hiệu quả sử dụng nguyên liệu, tỷ lệ lỗi, thời gian chế biến và các yếu tố khác có liên quan đến quy trình sản xuất.

Hy vọng những thông tin chia sẻ về cách chạy KPI trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tối ưu hoá công việc cũng như đạt được mục tiêu nhanh chóng. Nếu còn bất kỳ thắc mắc hãy để lại bình luận phía dưới để được VietnamWorks HR Insider hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhé. Chúc bạn thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Shopee Express tuyển dụng, Chợ Tốt tuyển dụng, tuyển dụng FPT Shop, LG tuyển dụng, Điện Máy Chợ Lớn tuyển dụng, tuyển dụng Lazada, công ty Bosch tuyển dụng và Daikin tuyển dụng.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam