Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn để chọn đúng nhân tài

Xây dựng kịch bản phỏng vấn là việc làm quan trọng giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng nhân tài. Vậy làm thế nào để xây dựng được một kịch bản phỏng vấn hiệu quả? Mời bạn theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để hiểu hơn về điều này nhé!

Tìm hiểu về kịch bản phỏng vấn

1.1 Kịch bản phỏng vấn là gì?

Kịch bản phỏng vấn là tập hợp các câu hỏi và vấn đề cần được giải quyết mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra cho ứng viên. Kịch bản này được sử dụng để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, đảm bảo có đủ các câu hỏi quan trọng cũng như đưa ra câu trả lời phù hợp. Thông thường, kịch bản phỏng vấn sẽ chứa các câu hỏi được chuẩn bị trước, một số câu hỏi có thể sẽ phát sinh trong quá trình phỏng vấn.

1.2 Kịch bản phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Kịch bản phỏng vấn tuyển dụng là một bản tóm tắt các câu hỏi và câu trả lời dự kiến trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Kịch bản này sẽ được cả nhà tuyển dụng và ứng viên soạn thảo trước để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn sắp tới, bao gồm câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời cho những câu hỏi đó.

Khi xây dựng được kịch bản phỏng vấn tuyển dụng hoàn hảo sẽ giúp ứng viên  cảm thấy thoải mái, tự tin hơn, còn doanh nghiệp sẽ tìm ra ứng viên phù hợp.

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn cơ bản

Là một vị trí trong bộ phận nhân sự, bạn cần nắm và biết cách xây dựng kịch bản phỏng vấn chuyên nghiệp. Nhờ đó có thể tìm kiếm ra các ứng viên phù hợp và tài giỏi cho doanh nghiệp. Nhìn chung, quy trình xây dựng kịch bản phỏng vấn cơ bản gồm 5 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định yêu cầu của vị trí tuyển dụng

Trước khi bắt tay vào việc xây dựng kịch bản phỏng vấn, bạn cần nắm rõ các yêu cầu của vị trí đang cần nhân sự. Đây chính là tiền đề giúp bạn đưa ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và đúng trọng tâm nhất. Việc tìm hiểu kỹ về các yêu cầu của vị trí tuyển dụng còn giúp bạn xác định được các kỹ năng cốt lõi của ứng viên lý tưởng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm Biên Hòa, thì đây là cơ hội tốt để tìm những vị trí hấp dẫn tại khu vực này. Tương tự, việc làm Gò Vấp cũng mở ra nhiều cơ hội cho những ai muốn phát triển sự nghiệp tại thành phố. Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến việc làm Hóc Môn hoặc các khu vực ngoại thành, có rất nhiều công việc tiềm năng để lựa chọn. Khu vực miền Tây như việc làm Bến Tre hay miền Trung như việc làm Bình Thuận cũng có nhiều cơ hội không kém cho người lao động.

Bước 2: Thông tin của ứng viên

Các thông tin về ứng viên như: họ và tên, vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp liên quan, kỹ năng hiện có, phương thức liên lạc,… là phần không thể thiếu trong kịch bản phỏng vấn tuyển dụng.

Bước 3: Lời giới thiệu

Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin về ứng viên, bạn tiến hành viết lời giới thiệu ngắn gọn. Tuy chỉ một vài câu nói ngắn gọn nhưng lời giới thiệu đóng vai trò quan trọng trong cuộc phỏng vấn. Nó không chủ là lời chào hỏi để kết nối ứng viên giúp họ khỏi căng thẳng mà còn phần nào giới thiệu về môi trường làm việc và văn hóa của doanh nghiệp đến ứng viên.

Bước 4: Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn

Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn là một trong những nhiệm vụ khó nhằn và mất nhiều thời gian nhất trong quy trình xây dựng kịch bản phỏng vấn. Số lượng và nội dung của câu hỏi phỏng vấn sẽ tùy thuộc vào kỳ vọng của doanh nghiệp, vị trí tuyển dụng, ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động. Thông thường, sẽ có các dạng câu hỏi như:

Câu hỏi mở

Câu hỏi mở là những câu hỏi có chiều sâu thường được đưa ra trong quá trình phỏng vấn dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Những câu hỏi này có độ khó khá cao, đòi hỏi sự tư duy và tính linh hoạt của ứng viên. Do đó, nếu trả lời được những câu này, ứng viên sẽ ghi điểm ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. Trong một số trường hợp, các câu hỏi mở còn giúp ứng viên thoải mái trò chuyện và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp.

Một số câu hỏi mở bạn có thể tham khảo đưa vào kịch bản phỏng vấn của mình như:

• Vì sao bạn muốn làm việc tại công ty này?
• Nếu có thể thay đổi tính cách của mình, bạn lựa chọn thay đổi điều gì?
• Bạn có thể cho tôi biết về một dự án mà bạn đã hoàn thành trong quá khứ và cách bạn đã đạt được thành công trong dự án đó?
• Những kỹ năng nào mà bạn cho rằng sẽ giúp bạn thành công trong công việc này?
• Bạn có những điểm yếu nào mà bạn đang cố gắng cải thiện không?
• Bạn nghĩ gì về vai trò của đội ngũ và sự hợp tác trong công việc?
• Bạn có những kế hoạch gì trong tương lai?
• Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về công ty/chức vụ này muốn hỏi chúng tôi không?

 Câu hỏi đóng

Đây là câu hỏi yêu cầu ứng viên trả lời ngắn gọn, súc tích. Nhiều nhà tuyển dụng ưa chuộng dạng câu hỏi đóng hơn vì những câu hỏi này có thể khai thác được các thông tin thực tế về ứng viên, kinh nghiệm làm việc của họ. Đồng thời tiết kiệm thời gian cho buổi phỏng vấn.

• Một số câu hỏi mở bạn có thể tham khảo như: 
• Bạn đã từng làm ở vị trí tương tự bao nhiêu năm?
• Bạn đã hoàn thành bao nhiêu chiến dịch marketing?
• Bạn được bao nhiêu dự án hoàn thành xuất sắc?
• Bạn có kinh nghiệm leader một team làm việc từ xa không?
• Bạn có tự tin về năng lực của mình không?

Câu hỏi “Outside-the-box”

Những câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng sáng tạo hoặc tư duy phản biện của ứng viên. Những câu hỏi “hóc búa”, đưa ra các thử thách cho các ứng viên bạn có thể tham khảo như:

• Bạn giữ thái độ gì với ổ gà trên đường đi làm?
• Nếu bạn có một tỷ để đầu tư vào một ý tưởng kinh doanh, bạn sẽ làm gì?
• Nếu có thể được làm việc với bất kỳ một người nổi tiếng nào, bạn sẽ chọn ai và vì sao?
• Nếu được phép thay đổi một điều trong lịch sử, bạn sẽ thay đổi điều gì?
• Nếu được chọn để thiết kế một sản phẩm mới, bạn sẽ chọn sản phẩm nào?

Bước 5: Ghi chú các thông tin quan trọng

Sau khi hoàn thành các bước xây dựng kịch bản phỏng vấn trên đây, bạn cần ghi chú lại những suy nghĩ của bản thân hoặc các thông tin quan trọng trong cuộc phỏng vấn. Từng thông tin của ứng viên sẽ là cơ sở để bạn đánh giá lại khả năng của họ trong giai đoạn tuyển dụng sau này. 

Những nguyên tắc cần biết khi xây dựng kịch bản phỏng vấn

Để xây dựng kịch bản và quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp, thành công như mong đợi, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc sau đây:

Nên

• Bạn nên tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên bằng cách chào hỏi và chia sẻ trước với họ về những gì doanh nghiệp sẽ hỏi trong cuộc phỏng vấn.
• Đặt câu hỏi tình huống và xử lý vấn đề để khai thác tiềm năng ở ứng viên.
• Thuyết phục ứng viên phù hợp gia nhập vào doanh nghiệp.

Không nên 

• Xây dựng kịch bản và quy trình phỏng vấn sơ sài, thiếu sự chuẩn bị.
• Không tìm hiểu đặc điểm của vị trí tuyển dụng và ứng viên để xây dựng câu hỏi liên quan
• Sắp xếp quá nhiều người tham gia buổi phỏng vấn trong cùng thời điểm
• Quá chú trọng vào “sự phù hợp văn hóa” mà quên đi khả năng cùng năng lực thích nghi của ứng viên.

Mẫu kịch bản phỏng vấn chuyên nghiệp

Mẫu kịch bản phỏng vấn tuyển dụng

Dưới đây là một mẫu kịch bản phỏng vấn tuyển dụng cho vị trí kinh doanh:

• Người được phỏng vấn: Trần Hà An, 12/04/1999, 0346789987, tranhaan99@gmail.com
• Người phỏng vấn: Cao Quyết Tiến, 0987896758, caoquyettien89@gmail.com

Ngày: Thứ 5, ngày 30 tháng 05 năm 2023

Địa điểm gặp mặt: Phòng 02, tầng 19, tòa nhà Sailing Tower 51 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1, TPHCM

Xin chào, tên tôi là Cao Quyết Tiến, là nhà tuyển dụng cấp cao tại CVS. Hôm nay, tôi sẽ là người trực tiếp phỏng vấn, trao đổi với bạn. Như đã đề cập trong email, công ty tôi đang tìm kiếm một nhân viên kinh doanh để tham gia bộ phận kinh doanh của chúng tôi.

Cuộc phỏng vấn sẽ mất khoảng 30 đến 60 phút. Nếu có thắc mắc gì, bạn cứ mạnh dạn bày tỏ nhé.

• Bạn có thể cho chúng tôi biết về kinh nghiệm làm việc của mình không?
• Bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực kinh doanh trước đây chưa?
• Bạn đã từng có kinh nghiệm về bán hàng hoặc tiếp thị không?
• Bạn có những kỹ năng chuyên môn nào trong lĩnh vực kinh doanh?
• Bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt không? Làm thế nào để bạn quản lý được nhiều công việc cùng một lúc?
• Bạn có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt không? Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn đã giải quyết một vấn đề trong quá khứ?
• Bạn có kỹ năng giao tiếp tốt không? Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn đã giao tiếp với khách hàng hoặc đồng nghiệp trong quá khứ?
• Bạn có kỹ năng làm việc nhóm tốt không? Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn đã làm việc với đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung?
• Bạn có kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch tốt không? Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn đã tổ chức và lập kế hoạch để đạt được một mục tiêu cụ thể trong quá khứ?
• Bạn nghĩ những đặc điểm tính cách nào sẽ giúp bạn thành công trong lĩnh vực kinh doanh?
• Bạn có động lực và tận tâm với công việc không? Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn đã chứng minh điều này trong quá khứ không?
• Bạn hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ của công ty chúng tôi không? Bạn có ý kiến gì về sản phẩm/dịch vụ này?
• Bạn có bất kỳ kế hoạch hoặc tham vọng nào trong tương lai không liên quan đến công ty chúng tôi không?
• Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về công ty hoặc vị trí tuyển dụng không?

Cảm ơn vì những câu trả lời của bạn. Chúng tôi sẽ gửi phản hồi từ cho bạn vào thứ Hai tới.

[Kết thúc phỏng vấn].

Mẫu kịch bản mời ứng viên đi phỏng vấn

Dưới đây là một mẫu kịch bản mời ứng viên đi phỏng vấn:

Dear [Tên ứng viên],

Chúng tôi xin gửi đến bạn lời mời tham gia buổi phỏng vấn tại công ty chúng tôi cho vị trí [tên vị trí tuyển dụng]. Chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và thấy rằng bạn có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc.

Thời gian phỏng vấn: [ngày/tháng/năm], vào lúc [giờ phút].
Địa điểm: [địa chỉ công ty].

Trong buổi phỏng vấn này, chúng tôi mong muốn tìm hiểu thêm về kinh nghiệm làm việc của bạn, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm, tính cách và động lực của bạn trong công việc. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ đánh giá khả năng tư duy sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của bạn thông qua các câu hỏi “outside-the-box”.

Vui lòng đến địa điểm phỏng vấn đúng giờ và đem theo bản sao hồ sơ và các giấy tờ có liên quan như bằng cấp, chứng chỉ hoặc thư giới thiệu.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn này hoặc cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại được cung cấp bên dưới.

Chúng tôi rất mong chờ được gặp bạn và tìm hiểu thêm về năng lực và kinh nghiệm của bạn.

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]

Với những thông tin hữu ích trên đây, chúng tôi hy vọng đã phần nào giúp bạn xây dựng được kịch bản phỏng vấn phù hợp và chuyên nghiệp. Qua đó, bạn có thể tiếp cận và tuyển dụng được các ứng viên tiềm năng nhất.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Banner tuyển dụng, Dentsu tuyển dụng, Jotun tuyển dụng, CITIGYM tuyển dụng, Nhã Nam tuyển dụng, Đông Tây Promotion tuyển dụng, Nike tuyển dụng và Admicro tuyển dụng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam