Để có được cơ hội việc làm tại công ty mình mong muốn, mỗi ứng viên đều phải trải qua các vòng như xét duyệt CV, phỏng vấn với HR, phỏng vấn với Manager, v.v. Tuy nhiên trước khi “chạm” đến được vòng phỏng vấn, bản thân bạn phải cạnh tranh với hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí là hàng ngàn ứng viên khác.
CV tuy rất quan trọng, nhưng vẫn còn một yếu tố khác chính là thư ứng tuyển – Cover Letter có thể ảnh hưởng đến quyết định của các nhà tuyển dụng. Vì thế hãy cùng “theo chân” chị Nguyễn Thị Trang – Chuyên viên Tuyển dụng và Truyền thông tại Medinet Group để học hỏi ngay cách viết thư ứng tuyển chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp nhé!
Cover Letter là gì?
Cover Letter hay còn được gọi là Thư ứng tuyển. Trong thư này, ứng viên sẽ thể hiện nguyện vọng ứng tuyển của mình vào một công việc hoặc công ty cụ thể, cũng như các khả năng nổi bật của bản thân phục vụ cho công việc đó.
Nhà tuyển dụng có đọc Cover Letter không?
Trong nhiều trường hợp thì Cover Letter là không bắt buộc (optional), bởi có những công ty yêu cầu ứng viên phải có thư ứng tuyển, trong khi đó các công ty khác lại không có yêu cầu này. Chị Trang chia sẻ rằng: “Mình hồi xưa hay nghĩ, Optional tức là không nộp không sao. Vậy thôi khỏi nộp. Tuy nhiên thực tế là… ngược lại đó các bạn. Khi Cover Letter là Optional, tức là ứng viên nào có nộp Cover Letter sẽ có lợi thế hơn, khi chứng minh mình là người hứng thú với công việc và có đầu tư cho quá trình tuyển dụng hơn. Mình tin rằng khi yêu cầu Thư ứng tuyển (bao gồm optional), nhà tuyển dụng đương nhiên sẽ đọc nó. Thậm chí nếu không yêu cầu, họ cũng sẽ đọc bởi vì… tò mò”.
Qua những chia sẻ trên, chị Trang đã đúc kết kinh nghiệm dành cho các bạn sinh viên mới ra trường rằng là cứ nên viết Cover Letter cho những công việc thực sự tiềm năng.
Tầm quan trọng của Cover Letter
Đối với các nhà tuyển dụng, chất lượng của bức thư xin việc được coi là yếu tố quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định tiếp tục xem xét CV và hồ sơ xin việc của ứng viên. Việc tạo ra một thư xin việc ấn tượng và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng ngay từ những giây đầu, mà còn là cơ hội quan trọng để ghi điểm và tạo ấn tượng tích cực. Hãy đảm bảo bạn không làm mất đi cơ hội quan trọng này.
Sự khác nhau giữa Résumé, CV và Cover Letter
Résumé, CV (Curriculum Vitae), và Cover Letter (thư xin việc) là ba tài liệu quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng.
Résumé thường ngắn gọn, tập trung vào kỹ năng và thành tựu. CV sẽ chi tiết hơn, bao gồm thông tin về học vấn, kinh nghiệm làm việc, dự án, và nghiên cứu. Còn Cover Letter được viết để giới thiệu và cá nhân hóa đơn xin việc, giúp ứng viên kết nối thông tin từ Résumé và CV với vị trí cụ thể.
Mỗi tài liệu đóng vai trò riêng biệt, tạo nên một bức tranh toàn diện về ứng viên đối với nhà tuyển dụng.
Các lỗi thường gặp khi viết thư ứng tuyển
Ứng tuyển “lộn chỗ”
Về câu chuyện ứng tuyển “lộn chỗ”, chị Trang đã có những chia sẻ hóm hỉnh: “Bạn đã bao giờ nhắn tin cho bạn gái này mà nói lộn tên cô khác chưa? À mình thì chưa. Và bạn đã bao giờ viết thư cho công ty này mà ghi tên vị trí và tên công ty khác chưa? Cái này thì mình rồi. Khỏi nói là mình thấy nhục cỡ nào! Việc apply đó thôi coi như bái bai đi nha, vì cái sự cẩu thả từ chuyện cái thư người ta có thể suy ra luôn mình cẩu thả trong công việc luôn rồi”.
Câu chuyện này cho thấy tầm quan trọng của việc xác định đúng nơi, đúng chỗ mình cần ứng tuyển. Bạn không thể chỉ sử dụng một Cover Letter duy nhất và “rải” cho hàng chục công ty tuyển dụng khác nhau, bởi điều này rất dễ gây ra sự sai sót. Thay vào đó, hãy điều chỉnh thông tin trong Cover Letter, từ tên công ty, vị trí ứng tuyển cho đến những kinh nghiệm, kỹ năng bạn có thể áp dụng được vào công việc sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp khác nhau. Nếu như Cover Letter của bạn có dấu hiệu ứng tuyển sai chỗ, bạn sẽ có nguy cơ bị nhà tuyển dụng bấm nút “next” ngay cả trước khi họ xét duyệt CV.
Sai chính tả
Viết CV, cách viết Cover Letter hay tìm công việc cũng đã tiêu tốn của bạn hết nhiều tiếng đồng hồ. Do đó, chỉ một lỗi sai chính tả nho nhỏ trong thư ứng tuyển cũng có thể khiến tất cả đổ sông đổ bể. Theo chị Trang, giải pháp cho vấn đề này là khi viết Cover Letter hãy kiểm tra chính tả bằng ít nhất hai công cụ. Chị Trang cũng gợi ý cho các bạn có thể “double check” chính tả bằng tính năng tự động của Microsoft Word hoặc của Google Docs. Với những bạn viết thư ứng tuyển bằng tính năng thì cũng có thể rà lỗi chính tả thêm bằng Grammarly – một công cụ miễn phí cho phép bạn kiểm tra cả lỗi chính tả và ngữ pháp cơ bản.
Nội dung chung chung
Một lỗi sai phổ biến khác mà nhiều bạn trẻ thường mắc phải chính là nội dung trong thư ứng tuyển quá chung chung. Đó có thể là những đặc tính của công ty được viết chung chung, ví dụ như là “một công ty năng động, thân thiện, đáng ngưỡng mộ” hay là những điểm mạnh của cá nhân bạn được viết không quá chi tiết, không liên quan đến công việc, chẳng hạn như ứng tuyển vào vị trí sales mà chỉ toàn nói kinh nghiệm marketing.
Chị Trang cho rằng: “Thư là gửi đến một người cụ thể, nếu không viết riêng, viết customize, thì tốt nhất mình đừng viết luôn, như vậy sẽ có cơ hội cao hơn đó các bạn”.
Cấu trúc của Cover Letter
Phần giới thiệu
Phần giới thiệu hay còn gọi là phần mở đầu của Cover Letter, đây là phần rất quan trọng bởi nó đại diện cho ấn tượng đầu tiên. Vì thế phần giới thiệu cần được viết chỉn chu và cẩn thận ngay từ ban đầu. Điều này nhằm tạo sự thu hút, chú ý của nhà tuyển dụng. Mục tiêu của phần giới thiệu này bạn cần lý giải tại sao bạn mong muốn có được công việc, vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
Phần trọng tâm
Sau khi đã kết thúc phần giới thiệu, Cover Letter sẽ đi đến phần trọng tâm. Đây là phần chủ chốt để bạn thể hiện bản thân một cách tối đa. Hãy thông minh và có tư duy chiến lược trong việc trình bày những nội dung. Một phần trọng tâm đạt hiệu quả cao nhất sẽ bao gồm ít nhất 2 đoạn văn bản mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc,… Nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ phần này để đánh giá mức độ phù hợp của bạn với công việc ứng tuyển.
Phần kết luận
Tương tự như một bài văn ngắn, Cover Letter cần có đủ ba phần “Mở – Thân – Kết”. Vì thế ở cuối thư, hãy kết thúc lại lá thư xin việc của bạn với những dòng mô tả ngắn gọn. Lưu ý là bạn đừng quên gợi nhắc người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn (hay còn được gọi là lời kêu gọi hành động – Call To Action).
Nội dung của thư ứng tuyển
Phần chào hỏi
Mở đầu Cover Letter, bạn cần gửi lời chào hỏi đến nhà tuyển dụng/ doanh nghiệp bạn đang hướng đến bởi “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Dựa vào thông tin tuyển dụng mà bạn đã thấy trước đó, bạn có thể xác định được hồ sơ xin việc này sẽ được gửi đến người nào hoặc bộ phận nào. Do đó bạn có thể viết “Dear, Mr/Ms/Dr…” hoặc nếu bạn chưa rõ danh tính của người nhận thì hãy để tên công ty cho lịch sự.
Đoạn mở đầu bên cạnh lời chào cũng cần có phần trình bày về lý do gửi Cover Letter hoặc cách mà bạn đã tiếp cận thông tin tuyển dụng. Phần này không cần quá dài dòng, bạn chỉ cần tóm tắt trong 1 – 2 câu, ví dụ như: “Tôi được biết quý công ty đang tuyển dụng vị trí ABC qua XYZ và tôi rất quan tâm đến công việc này.”
Vì sao bạn mong muốn vào công ty?
Sau phần chào hỏi trong Cover Letter, bạn hãy thể hiện cho công ty thấy rằng tại sao bạn lại mong muốn vào công ty này. Có nhiều cách để thể hiện sự hứng thú vào công ty, chẳng hạn như là:
– Có thể trong quá khứ bạn đã từng apply vào công ty.
– Có thể là bạn có một người thân, bạn bè làm trong công ty và nói rất tốt về công ty.
– Có thể bạn đã từng gặp một người làm ở công ty ở trường đại học, trong một buổi hướng nghiệp, và rất ấn tượng với tác phong của họ, với sản phẩm của công ty, văn hoá công ty,…
– Có thể bạn chính là khách hàng của sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Bạn rất ngưỡng mộ giá trị mà công ty mang lại, hoặc một quảng cáo ý nghĩa mà công ty vừa tung ra gần đây.
Trong trường hợp nếu như bạn chưa có bất kỳ tương tác nào và mới chỉ nghe đến công ty lần đầu tiên. Hãy tìm hiểu kĩ website của công ty. Từ đó, bạn có thể bày tỏ sự hứng thú vào các sản phẩm, dịch vụ, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty. Ngoài ra còn nhiều nguyên nhân khác, hãy chọn nguyên nhân nào chân thành và đúng trong trường hợp của bạn nhé.
Chị Trang cho rằng: “Cứ hình dung công ty như người yêu. Họ muốn nghe những lời ngọt ngào và sự chân thành về việc tại sao bạn đã biết đến và yêu thích công ty của họ. Bạn có thể nói đã yêu thích công ty từ lâu, hoặc nhấn mạnh một tính chất gì đó mà bạn đặc biệt hứng thú. Điều này sẽ gây ấn tượng rất tốt với nhà tuyển dụng”.
Vì sao bạn có hứng thú vào công việc mình đang ứng tuyển?
Ok, bạn đã thích công ty, rồi sao nữa! Công ty có hàng trăm hàng ngàn vị trí, vậy thì điều gì khiến bạn hứng thú với vị trí cụ thể này?
Nếu yêu thích công ty là nói chung cho nhà tuyển dụng và tất cả mọi người trong công ty, thì sự yêu thích công việc chính là lời gửi gắm đến Hiring Manager, người có một tình yêu và sự gắn bó cụ thể với phòng ban của họ. Do đó, có một số nguyên nhân bạn có thể bày tỏ tâm tư tình cảm của mình là:
– Vị trí này kết nối với mục tiêu nghề nghiệp của tôi. Trong 3 năm tôi muốn làm Brand Manager, và vị trí đang ứng tuyển là Associate Brand Manager.
– Tôi có nhiều kinh nghiệm trong vị trí này, do đó có thể “là phiên bản tốt nhất của bản thân” khi làm việc này. Tôi có 5 năm kinh nghiệm làm Account Manager, và nhận thấy công ty đang tuyển dụng vị trí Account Manager.
– Vị trí này liên quan đến những giá trị của tôi. Tôi thích làm education, mà vị trí này chuyên về tạo ra những nội dung education cho nội bộ công ty và khách hàng.
– Vị trí này ở thành phố mà tôi yêu thích. Khi apply sang thành phố khác, nước khác, điều này cũng có thể rất quan trọng. (Tuy nhiên đây chỉ nên là lý do phụ)
Và còn rất nhiều nguyên nhân khác của riêng bạn, miễn là chúng phù hợp với giá trị của công ty và vị trí công việc bạn đang ứng tuyển vào Cover Letter.
Vì sao bạn là ứng viên tốt nhất cho vị trí đang ứng tuyển?
Sau khi đã thể hiện mong muốn và hứng thú đối với công ty và vị trí công việc, lúc này bạn hãy chốt hạ rằng “Tôi tin rằng mình sẽ là một ứng viên rất cạnh tranh cho vị trí này”. Hãy nêu 2-3 điểm mạnh của bạn mà có thể giúp công ty giải quyết được vấn đề của họ. Khi chọn điểm mạnh, hãy chọn theo mô tả công việc một cách cụ thể chứ không phải là kinh nghiệm chung chung của bạn. Thường thì bạn cần phải thoả mãn 3 yêu cầu đầu tiên của phần “Yêu cầu ứng viên” và viết nó trong Cover Letter.
Ví dụ, công ty yêu cầu Brand Manager có 3 năm kinh nghiệm làm trực tiếp với Creative Agency, có khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và hợp tác liên phòng ban tốt. Vậy hãy viết 3 đoạn nêu lên thế mạnh của bạn trong 3 điều đó.
Trong mỗi đoạn trong Cover Letter, câu đầu tiên nên nói về thế mạnh của bạn. Các câu sau nói về những trường hợp cụ thể trong công việc của bạn thể hiện thế mạnh đó với kết quả cụ thể. Lưu ý rằng, bạn hãy nói những điều không được thể hiện rõ ràng trong CV. Phần này là phần dài nhất trong Cover Letter, tuy nhiên trong nhiều trường hợp có thể “tái sử dụng” nhiều lần.
Chị Trang cũng chia sẻ thêm rằng: “Khi ứng tuyển vào công việc, mình đã chọn ra 3 điểm để cho vào Cover Letter. Nếu là điểm đã viết sẵn chỉ cần copy-paste. Nếu là điểm mới của riêng công việc thì phải viết mới thôi. Chất liệu là giống nhau nhưng cách thức lái về mô tả công việc của từng vị trí là khác nhau”.
Mong muốn được phỏng vấn
Trong bán hàng, thì có khái niệm Call To Action rất phổ biến như “Try – Hãy thử ngay”, “Call me – Gọi ngay”, “Free trial – Trải nghiệm miễn phí”, thì đi ứng tuyển công việc cũng vậy.
Kết phần Cover Letter, bạn hãy lịch sự cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho hồ sơ của mình. Ngay sau đó, hãy kêu gọi họ hành động, đó là mời bạn đến phỏng vấn. Hãy nói rằng bạn sẽ chia sẻ những gì mình có thể mang lại cụ thể cho công ty. Hoặc thực hiện những nhiệm vụ mà công ty đề ra để đảm bảo chúng ta có thể thực hiện được công việc.
Nên phân phối Cover Letter như thế nào?
Upload trực tiếp. Cover Letter thường sẽ được upload dưới dạng PDF cùng với CV/Resume trên trang web apply chính thức của công ty hoặc ở các website tuyển dụng.
Gửi qua email. Nếu không thể upload trực tiếp, bạn có thể đính kèm thư ứng tuyển vào trong email gửi cho HR/Hiring Manager nếu bạn biết được email của nhân sự và gửi trực tiếp đến họ. Trong trường hợp này, phần thân của email nên viết ngắn gọn hơn, vì họ không có thời gian đọc như Cover Letter được, với mẫu như sau:
“Chào anh chị,
Em tên là… Đang ứng tuyển vào vị trí…
Em rất hứng thú với công ty vì…. (1 câu rút gọn)
Em tin rằng mình là một ứng viên phù hợp với công ty vì 3 yếu tố (1 câu rút gọn)
Em xin đính kèm CV và thư ứng tuyển để thể hiện chi tiết nguyện vọng và khả năng của bản thân. Mong anh chị xem xét.
Trân trọng,
Tên”.
Kết luận
Theo như những chia sẻ từ chị Nguyễn Thị Trang – Chuyên viên Tuyển dụng và Truyền thông tại Medinet Group thì quá trình ứng tuyển công việc rất tốn công. Có khi bạn sẽ ứng tuyển đến mấy chục công việc, nên nếu viết Cover Letter cho từng công việc riêng thì sẽ rất mất thời gian. Do đó, các bạn ứng viên cũng lưu ý rằng chỉ nên ưu tiên gửi Cover Letter cho những công việc mình có tiềm năng nhất. Chị Trang còn nhấn mạnh rằng: “Tiềm năng tức là mình thích công ty đó, vị trí đó, và mình tự cảm thấy mình rất phù hợp. Giống như công việc đó sinh ra là để dành cho mình vậy đó”.
Hy vọng qua những thông tin hữu ích trên, các bạn sinh viên mới ra trường đã hiểu về cách viết thư xin việc, có thể chuẩn bị cho mình một chiếc Cover Letter thật hoàn chỉnh để có cơ hội “ghi điểm” trong mắt nhà tuyển dụng hơn nữa bạn nhé!
Xem thêm: Lương có phải yếu tố tiên quyết khi lựa chọn công việc?
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.