Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn

Viết mail để làm gì? Tầm quan trọng của học cách viết email

Email (thư điện tử) là phương tiện trao đổi thông tin qua mạng Internet giữa các thiết bị như điện thoại, laptop. Đây là công cụ liên lạc phổ biến nhờ khả năng gửi, nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi, chỉ cần có kết nối Internet ổn định.

Dưới đây là lợi ích khi học cách viết email:

• Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng: Cách trình bày email rõ ràng, từ ngữ mạch lạc thể hiện bạn tôn trọng người nhận, tạo sự tin tưởng và gây ấn tượng tích cực.
• Phản ánh tính cách và sự trưởng thành: Cách viết cẩn thận cho thấy sự nghiêm túc, trong khi cách viết hời hợt lại thể hiện thiếu chuyên nghiệp.
• Tạo ấn tượng khi xin việc: Email chỉn chu giúp CV của bạn nổi bật, dễ gây chú ý với nhà tuyển dụng giữa hàng ngàn ứng viên.
• Xây dựng mối quan hệ tốt: Viết email đúng chuẩn giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững, hỗ trợ sự nghiệp tương lai.

Cấu trúc một mẫu email chuẩn

Cấu trúc một email chuẩn bao gồm:

• Tiêu đề email
• Địa chỉ email người nhận
• Lời chào đầu email
• Nội dung chi tiết của email
  • Phần mở đầu
  • Thân email
  • Phần kết
• Chèn ảnh, liên kết hoặc file đính kèm (nếu cần)
• Chữ ký email và thông tin liên hệ

Dưới đây là mô tả cụ thể cho cấu trúc của email:

• Dòng subject: là tiêu đề của email, nói lên mục đích chính của email. Dòng Subject nên ngắn gọn, rõ ràng và có từ khóa chính liên quan đến nội dung email.
• Lời chào: là phần đầu tiên của email, dùng để gửi lời chào đến người nhận. Lời chào nên phù hợp với mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, cũng như tôn trọng văn hóa và thói quen của người nhận.
• Lý do viết email: là phần tiếp theo của email, dùng để giới thiệu bản thân, nêu rõ lý do viết email và kết nối với người nhận. Phần này nên ngắn gọn, thân thiện và tránh sử dụng những từ ngữ quá chung chung hoặc không liên quan.
• Nội dung email: là phần chính của email, dùng để trình bày thông tin, ý kiến, yêu cầu, đề nghị,… của người gửi. Phần này nên rõ ràng, logic, có cấu trúc và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mục đích và đối tượng của email. Nếu nội dung email dài, có thể chia thành các đoạn văn nhỏ, sử dụng các dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm câu,… để tạo khoảng cách và thứ tự cho các ý. Nếu có thể, nên sử dụng các danh sách, bảng biểu, định dạng chữ,… để làm nổi bật các thông tin quan trọng.

• Ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm: là phần bổ sung cho nội dung email, dùng để cung cấp thêm thông tin, minh họa, chứng minh,… cho người nhận. Phần này nên được đặt ở vị trí thích hợp trong email, có ghi rõ tên và mô tả ngắn gọn về nội dung của ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm. Nếu có nhiều ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm, nên sắp xếp theo thứ tự và nhóm lại theo chủ đề. Nếu ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm có dung lượng lớn, nên sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến và gửi đường dẫn cho người nhận.
• Lời kết: là phần cuối cùng của email, dùng để kết thúc email một cách lịch sự, cảm ơn người nhận, nhắc nhở hành động tiếp theo hoặc gửi lời chúc. Phần này nên ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và mong muốn tiếp tục liên lạc với người nhận.
• Chữ ký email: là phần dưới cùng của email, dùng để giới thiệu thông tin cá nhân hoặc tổ chức của người gửi. Chữ ký email nên có tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ website, logo,… của người gửi. Chữ ký email nên được thiết kế đơn giản, chuyên nghiệp và thống nhất với phong cách của email.

Xem thêm >> Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn chỉnh

Nguyên tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp

Để viết email chuyên nghiệp, hãy tuân theo các nguyên tắc sau:

Chọn địa chỉ email phù hợp

• Sử dụng họ tên hoặc lĩnh vực chuyên môn trong địa chỉ email để tạo sự nghiêm túc và dễ nhận diện, ví dụ: nguyenvana.cntt@gmail.com.
• Nếu có, ưu tiên dùng đuôi email của trường học hoặc công ty, điều này giúp tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp, ví dụ: nguyenvana.vietnamwork@gmail.com.
• Tránh các tên mang tính giải trí hoặc trẻ con, như meomeo2k2@gmail.com.

Thiết lập định dạng email chuyên nghiệp

• Màu nền: Sử dụng màu trắng, không dùng nền màu mè.
• Màu chữ: Đen hoặc xanh đậm để đảm bảo dễ đọc.
• Font chữ: Dùng các font chữ Unicode phổ biến như Arial, Times New Roman, Tahoma để tạo sự đồng nhất và chuyên nghiệp.
• Chữ ký (Signature): Đảm bảo chữ ký đầy đủ thông tin như tên, lớp và số điện thoại hoặc email liên hệ.

Sử dụng đúng cách các trường gửi mail (To, CC, BCC)

• To: Email gửi trực tiếp đến người nhận chính.
• CC (Carbon Copy): Gửi bản sao cho các địa chỉ khác và mọi người có thể thấy được email của nhau.
• BCC (Blind Carbon Copy): Gửi bản sao nhưng không hiển thị email của người nhận cho các địa chỉ khác, bảo vệ tính riêng tư.
• RE (Reply): Phản hồi email, lưu ý lựa chọn “Reply” (trả lời người gửi) hoặc “Reply All” (trả lời tất cả).
• FW (Forward): Chuyển tiếp email cho người khác.

Điền tiêu đề và nội dung rõ ràng

• Tiêu đề: Đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, giúp người nhận nắm bắt nhanh nội dung email.
• Nội dung: Tránh chỉ đính kèm file mà không ghi chú; hãy viết nội dung tóm tắt và giải thích ngắn gọn về file đính kèm.

Tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp email của bạn trông chuyên nghiệp, dễ đọc và dễ tiếp nhận.

Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp và ấn tượng

Để viết một email hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

Đặt tiêu đề cho email (Subject)

Phần tiêu đề chính là thông tin quan trọng nhất để thông báo cho người nhận về nội dung của email. Nó có vai trò quyết định liệu email của bạn có được mở đọc hay không. Việc chọn từ ngữ cẩn thận là quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Tránh để trống phần tiêu đề hoặc sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng. Viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh sự lỗi phông chữ.

Dưới đây là một số lưu ý khi đặt tiêu đề email:

• Đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, đúng chủ đề và rõ ràng.
• Tránh tiêu đề mơ hồ hoặc để trống tiêu đề, để tránh bị đánh dấu là email rác.
• Đối với email định kỳ, thêm ngày tháng để người nhận dễ dàng theo dõi.

Ví dụ: “V/v đăng ký môn học – [MSSV]” hoặc “CV ứng tuyển – [Vị trí] – [Họ tên]”.

Gửi lời chào – lý do viết email 

Lời chào mở đầu email có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng ban đầu của người nhận. Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc, bạn có thể lựa chọn lời chào phù hợp. Ví dụ:

• Đối với đối tượng quen thuộc: “Chào bạn,” “Xin chào,”…
• Đối với người nước ngoài: “Hi Ana,” “Hi Mark,”…
• Đối với tình huống cần lịch sự: “Dear Mr Jenni,” “Dear Miss Lona,”… (hoặc “Kính gửi” trong trường hợp Việt Nam).

Cấu trúc lời chào nên tuân theo mẫu [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy], ví dụ:

• Hi Linh,
• Dear Jacob,
• Chào em Helen thân quý,

Viết nội dung email 

Nội dung của email phụ thuộc vào mục đích và đối tượng nhận. Đối với công việc hoặc các tình huống cụ thể, cách viết email sẽ phản ánh tính chất của công việc. Một email chuẩn thường bao gồm ba phần: Mở đầu, nội dung, và kết thúc.

• Mở Đầu: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
• Nội dung email: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, bao gồm giải pháp, cách giải quyết, hoặc nhận định của bạn.
• Kết Thúc: Đề cập đến yêu cầu nhận phản hồi hoặc đóng góp từ người nhận, đồng thời có thể đặt câu hỏi kích thích họ trả lời.

Đối với email tiếp theo, ví dụ như thư phản hồi, hãy đi thẳng vào vấn đề mà không cần giải thích quá nhiều. Bảo đảm rằng nội dung phản hồi của bạn dễ hiểu, ngắn gọn, và đạt được mục đích mong muốn.

Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm 

Trong các loại email công việc hoặc ứng tuyển, tệp đính kèm đóng vai trò quan trọng. Chúng nên được gắn vào cuối email để người nhận dễ dàng tải xuống và xem nội dung bổ sung. Điều này giúp làm cho thông điệp của bạn trở nên đầy đủ hơn. Hãy kiểm tra số lượng và nội dung của tệp đính kèm trước khi gửi để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

Dưới đây là một số lưu ý khi chèn tập tin vào email:

• Định dạng file đính kèm nên là PDF, DOC hoặc XLS để đảm bảo tương thích trên nhiều thiết bị.
• Nếu có nhiều file, hãy nén thành file ZIP hoặc RAR.
• Tên file rõ ràng, không viết tiếng Việt có dấu.

Tạo chữ ký email 

Chữ ký email là phần quan trọng thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký theo cấu trúc sau cho tài khoản email của bạn:

• Lời cảm ơn.
• Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
• Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
• Số điện thoại liên lạc.
• Địa chỉ email.
• Phương thức liên hệ khác: Zalo, Skype, WhatsApp,…

Những lưu ý khi viết và gửi email 

Một số lưu ý trong cách viết email của bạn được chuyên nghiệp và thu hút người nhận hơn, bao gồm:

Nghĩ kỹ trước khi viết 

Khi chuẩn bị viết email, hãy dành thời gian từ 1-3 phút, thậm chí có thể lâu hơn để suy nghĩ trước khi bắt đầu viết. Quan trọng nhất là bạn cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi quan trọng như:

• Tại sao bạn đang gửi email này?
• Mục tiêu của bạn là gì khi gửi mail này?
• Bạn mong đợi nhận được những gì từ người nhận?
• Liệu email này có thực sự cần phải gửi đi không?

Việc xác định những vấn đề này qua các câu hỏi giúp bạn tránh bị lãng phí thời gian khi viết. Đặc biệt, nó giúp bạn xác định nên bắt đầu từ đâu và triển khai thư điện tử của mình như thế nào.

Viết email đơn giản, ngắn gọn 

Khi phát triển nội dung trong bài, hãy giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu vấn đề bạn muốn truyền đạt và không làm mất thời gian của họ.

Sử dụng dòng Subject 

Hãy sử dụng chức năng Subject để tạo tiêu đề email nổi bật và tránh bị xem như thư rác. Đặt tiêu đề theo hướng dẫn trước đó để có nội dung hấp dẫn. Các tính năng Cc và Bcc cũng là công cụ hữu ích, giúp bạn gửi cùng một nội dung đến nhiều người một cách thuận tiện.

Đặt cấu trúc cho email 

Áp dụng đúng cấu trúc mà JobsGo đã chia sẻ trước đó khi triển khai viết email là chìa khóa để tạo ra một email chuyên nghiệp trong tâm trí người nhận. Điều này không chỉ giúp họ nhận thức được tính đáng tin cậy của nội dung thông tin mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của email.

Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu 

Trong quá trình viết email, hãy tránh sử dụng viết tắt và nên viết một cách ngắn gọn. Việc sử dụng ngôn ngữ cá nhân có thể khiến người đọc khó hiểu thông điệp bạn muốn truyền đạt, đặc biệt là khi gửi email đến khách hàng hoặc đối tác. Cấu trúc email cũng cần được xây dựng có đầu có đuôi, tránh cốc lốc, thiếu chủ ngữ, hoặc đảo lộn nội dung, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc truyền đạt ý.

Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi 

Một lưu ý quan trọng cuối cùng trong cách viết email đó chính là luôn kiểm tra lại nội dung của email trước khi nhấn nút gửi. Thay vì tự động gửi ngay sau khi soạn, hãy tạo thói quen đọc lại nội dung để phát hiện và sửa chữa những lỗi hoặc không chính xác có thể xuất hiện. Đồng thời, đảm bảo kiểm tra số lượng và nội dung của các file đính kèm, cũng như xác minh lại tên và địa chỉ email của người nhận trước khi nhấn gửi. Điều này sẽ giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Một số mẫu viết email thường gặp

Dưới đây là một số mẫu cách viết email bạn có thể tham khảo để giúp quá trình viết email của mình đạt được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Mẫu email cảm ơn khách hàng

Xin chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã giới thiệu bạn bè [tên của bạn bè] cho chúng tôi. Tôi rất thích làm quen và hợp tác kinh doanh với anh/cô ấy. Rất vui vì bạn đã gắn bó với chúng

tôi trong khoảng thời gian qua. Cảm ơn một lần nữa vì đã là một khách hàng tuyệt vời

Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả

[Tên của bạn]

Mẫu email khảo sát khách hàng

Xin chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã mua hàng dịp gần đây của chúng tôi! Hy vọng bạn thích sản phẩm đó. Tôi muốn nghe thêm về những trải nghiệm của bạn khi làm việc với bên tôi. Vui lòng điền vào bản khảo sát sau đây và cung cấp thêm thông tin phản hồi.

Mẫu khảo sát này khá ngắn gọn và nó sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong tương lai.

Tôi biết thời gian của bạn là có giá trị, và tôi rất quý trọng điều đó.

[Tên của bạn] << Đính kèm bảng câu hỏi >>

Mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng

Xin chào [Tên khách hàng],

Tôi hy vọng bạn thích sản phẩm hiện tại với nhiều tính năng mới. Tôi nhớ rằng bạn đã bị phân vân giữa hai phiên bản, nhưng tôi tin chắc bạn đã tìm được sự lựa chọn hoàn hảo cho mình.

Nếu bạn quan tâm, tôi rất muốn nghe thêm về cách sản phẩm đã giúp ích cho bạn ra sao, một số ưu nhược điểm và nếu có cách nào tôi có thể hỗ trợ để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này. Tôi sẵn sàng liên lạc với bất cứ điều gì bạn cần .

Chúc bạn một ngày làm việc tốt lành!

[Tên của bạn]

Với những chia sẻ bổ ích mà HR Insider chia sẻ trên đây, bạn sẽ không chỉ nắm vững cách viết email mà còn biết cách tạo ra những thông điệp độc đáo và gây ấn tượng. Chúc bạn thành công!

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Intertek tuyển dụng, Tuyển dụng FamilyMart, Suntory PepsiCo tuyển dụng, FE tuyển dụng, KingFoodMart tuyển dụng, Annam Gourmet tuyển dụng, Rau Má Mix tuyển dụng và Dookki tuyển dụng.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam