Khi bạn không còn muốn gắn bó với nơi làm việc hiện tại của mình nữa thì việc xin nghỉ là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, làm sao để viết một Email xin nghỉ việc mà bạn vẫn giữ tốt được mối quan hệ đồng nghiệp và cấp trên thì không phải ai cũng làm được. Dưới đây sẽ là gợi ý mà HR Insider dành cho bạn để quá trình ra đi diễn ra một cách êm đẹp.
Tại sao cần viết Email xin nghỉ việc?
Khi quyết định nghỉ việc, việc viết email xin nghỉ cần được thực hiện một cách lịch sự và chuyên nghiệp để thông báo với lãnh đạo và các bộ phận liên quan về quyết định của bạn. Đồng thời, bạn cũng mong muốn kết thúc công việc một cách êm đẹp và duy trì mối quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp. Vì vậy, viết một email xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp là rất quan trọng.
Email là một phương tiện truyền thông chính thức và trang trọng trong môi trường công sở. Vì vậy, khi quyết định nghỉ việc, bạn cần lưu ý viết thư xin nghỉ việc một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
Sự quan trọng của đơn xin nghỉ việc
Hướng dẫn cách viết Email xin nghỉ việc
Những nội dung không thể bỏ qua trong một Email xin nghỉ việc tiêu chuẩn:
Đặt tiêu đề
Khác với một văn bản thông thường, email xin nghỉ việc không thể thiếu tiêu đề. Vì tính quan trọng của email này, hãy chọn một tiêu đề ngắn gọn và có thể định dạng IN HOA hoặc in đậm nếu cần thiết.
Phần mở đầu
Trước khi đi vào nội dung chính, hãy đề tên người nhận thư một cách lịch sự. Người nhận thư xin nghỉ việc của bạn có thể là sếp, người quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc quản lý cấp cao. Dù người giải quyết đơn xin nghỉ việc của bạn là ai, hãy sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và phù hợp.
Lý do xin nghỉ việc
Có nhiều lý do dẫn đến mong muốn xin nghỉ việc: thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, chuyển nhà, hoàn cảnh gia đình, tiếp tục việc học, v.v. Dù lý do là gì, hãy tìm hiểu về người sếp của mình và chính sách nghỉ việc của công ty, sau đó trình bày một cách hợp lý và chân thành. Khi đó, sếp của bạn sẽ thông cảm và quá trình rời công ty sẽ dễ dàng hơn.
Hướng dẫn cách viết thư xin nghỉ việc
Thông báo về thời gian nghỉ việc
Sau khi thông báo quyết định nghỉ việc, điều quan trọng tiếp theo là đưa ra thông tin về thời gian dừng làm việc dự kiến. Đề cập thời gian nghỉ cụ thể sẽ giúp người quản lý có thời gian sắp xếp công việc và tìm kiếm nhân sự thay thế phù hợp. Trong trường hợp công việc phức tạp cần nhiều thời gian để bàn giao, bạn có thể đề nghị kéo dài thời gian ở lại để hỗ trợ người mới làm quen với công việc. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt trong mắt đồng nghiệp và sếp.
Báo cáo tình trạng công việc hiện tại
Khi nghỉ việc, khả năng cao bạn sẽ còn những công việc chưa hoàn thành tại thời điểm viết email xin nghỉ việc. Hãy hoàn thành những nhiệm vụ trong khả năng và báo cáo chi tiết về tiến độ công việc hiện tại để sếp và các đồng nghiệp có thể bắt kịp.
Lời chào cuối thư
Kết thúc thư bằng lời ngỏ để giữ liên lạc và gửi lời chúc thân mật đến công ty và đồng nghiệp. Phần ký tên cũng được thực hiện như những mẫu email thông dụng khác.
Những lưu ý khi viết Email xin nghỉ việc
Khi viết một email xin nghỉ việc, hãy nhớ tuân thủ những lưu ý sau đây để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và lịch sự:
- Lựa chọn thời gian phù hợp: Hãy đảm bảo rằng bạn thông báo về quyết định nghỉ việc của mình trong thời gian hợp lý. Tránh thông báo đột ngột và đảm bảo rằng bạn có thời gian đủ để hoàn thành các nhiệm vụ cuối cùng và chuyển giao công việc một cách trơn tru.
- Đặt câu hỏi nếu cần thiết: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến quy trình nghỉ việc, chính sách của công ty hoặc bất kỳ chi tiết nào khác, hãy đặt câu hỏi một cách lịch sự và rõ ràng trong email của bạn.
- Giữ một thái độ lịch sự và tôn trọng: Hãy chắc chắn rằng toàn bộ email của bạn được viết một cách lịch sự và tôn trọng. Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc phê phán và tập trung vào những khía cạnh tích cực của công việc của bạn.
- Kiểm tra lại email trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lại toàn bộ nội dung để xác định rằng không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai sót khác. Điều này giúp bạn tránh những hiểu lầm và đảm bảo rằng email của bạn chuyên nghiệp và dễ đọc.
Lưu ý khi viết thư xin nghỉ việc
Những mẫu Email xin nghỉ việc dành cho bạn
Dưới đây là một số mẫu email xin nghỉ việc mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu Email 1: Email xin nghỉ việc thông thường
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi viết email này để thông báo về quyết định của mình về việc nghỉ việc tại công ty ABC. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định tìm kiếm một cơ hội mới để phát triển sự nghiệp và mở rộng kiến thức của mình.
Tôi đề xuất thời gian nghỉ việc là từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc]. Tình trạng công việc hiện tại của tôi đang ổn định và tôi đã chuẩn bị một tài liệu hướng dẫn chi tiết để giúp người thay thế tiếp quản công việc một cách suôn sẻ.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và cơ hội mà công ty đã trao cho tôi trong suốt thời gian làm việc tại đây. Tôi rất biết ơn và tôi hy vọng mối quan hệ của chúng ta sẽ tiếp tục trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu Email 2: Email xin nghỉ việc với lý do cá nhân
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi viết email này để thông báo về quyết định của mình về việc nghỉ việc tại công ty ABC. Tôi đã đưa ra quyết định này sau khi xem xét kỹ lưỡng và đánh giá tình huống cá nhân của mình.
Tôi muốn tập trung vào việc chăm sóc gia đình và sức khỏe cá nhân. Hiện tại, tôi đang đối mặt với những thay đổi trong cuộc sống cá nhân mà tôi cần dành nhiều thời gian và tâm huyết hơn. Tôi tin rằng việc nghỉ việc sẽ cho phép tôi tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất trong cuộc sống của mình.
Tôi muốn thông báo rằng tôi đã chuẩn bị một tài liệu hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ người thay thế tiếp quản công việc của tôi. Tôi cũng sẵn sàng cung cấp bất kỳ hỗ trợ nào cần thiết trong quá trình chuyển giao và giúp đỡ đồng đội mới.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và cơ hội mà công ty đã trao cho tôi trong suốt thời gian làm việc tại đây. Tôi rất biết ơn và tôi hy vọng mối quan hệ của chúng ta sẽ tiếp tục trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
HR Insider mong vọng rằng thông qua nội dung trên đây, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của một Email xin nghỉ việc và có thể tham khảo được mẫu email xin nghỉ việc phù hợp với bản thân. Chúc hành trình xin nghỉ việc của bạn diễn ra suôn sẻ.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
