Bạn có thể gửi email cho thầy cô với nhiều mục đích khác nhau, bao gồm việc gửi bài tập, yêu cầu kiểm tra lại một vấn đề hoặc chỉ đơn thuần muốn liên hệ với họ. Tuy nhiên, để gửi email một cách đúng phép và lịch sự, có một số quy tắc mà bạn cần lưu ý. Dưới đây là cách viết Email gửi thầy cô chuyên nghiệp mà HR Insider chia sẻ đến bạn.
Bố cục cách viết Email gửi thầy cô
Để viết một email gửi thầy cô đẹp và chuyên nghiệp để gửi cho giáo viên, chúng ta cần hiểu rõ về cấu trúc của một email. Một email đầy đủ sẽ bao gồm các phần sau:
– Người gửi (From): Đây là tên và địa chỉ email của người gửi. Khi viết email cho giáo viên, hãy sử dụng tên cá nhân của bạn làm địa chỉ email, tránh sử dụng biệt danh.
– Người nhận (To): Đây là tên và địa chỉ email của giáo viên
– Tiêu đề thư (Subject): Tiêu đề thư nên tóm tắt nội dung chính của email để người nhận có thể hiểu được nội dung và đánh giá mức độ quan trọng của email. Tiêu đề thư cần ngắn gọn, rõ ràng và đặt từ khóa quan trọng trong dấu ngoặc vuông hoặc viết hoa.
– Nội dung: Đây là phần chính của email. Trong cách viết Email gửi thầy cô, để đảm bảo nội dung của email chính xác và đầy đủ, hãy lưu ý các điểm sau:
- Nội dung phải phù hợp với tiêu đề đã viết ở trên.
- Trình bày nội dung một cách mạch lạc và rõ ràng. Sử dụng các đoạn để thể hiện sự lịch sự. Nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho giáo viên, hãy giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn để người nhận biết bạn là ai.
- Tránh việc đưa ra quá nhiều vấn đề trong cùng một email.
- Kiểm tra lại nội dung để tránh lỗi chính tả.
- Phần kết thư: Đây là phần cuối cùng của email và thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận.
- Tài liệu đính kèm: Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi kèm tài liệu như báo cáo, CV,… để người nhận có thể xem thông tin chi tiết.
Bố cục cách viết Email gửi cho thầy cô
Qua việc tuân thủ cấu trúc và những lưu ý trên, bạn sẽ có được cách viết Email gửi thầy cô đảm bảo tính duy nhất và chuyên nghiệp.
Cách viết email gửi thầy cô ấn tượng
Tạo ấn tượng đầu tiên
- Kiểm tra giáo trình để đảm bảo câu hỏi của bạn chưa được giải đáp, thể hiện sự tự chủ và chú ý đến nội dung học.
- Sử dụng tài khoản học tập của bạn để gửi email, giúp thầy cô dễ dàng nhận ra bạn và liên kết thông tin với học viên cụ thể.
- Chọn một dòng tiêu đề ngắn gọn mà thầy cô có thể nhanh chóng hiểu và thoải mái đọc nội dung tiếp theo.
Soạn thảo nội dung email
- Bắt đầu bằng lời chào lịch sự, sử dụng chức danh và tên của thầy cô để tạo sự gần gũi.
- Giới thiệu bản thân trước khi bắt đầu nội dung, nhắc lại tên, lớp học và khoa. Điều này giúp thầy cô nhớ rõ bạn là ai và làm cho nội dung trao đổi rõ ràng hơn.
- Trình bày vấn đề cần hỗ trợ một cách rõ ràng và ngắn gọn, tránh nói dài dòng và lan man. Sử dụng câu chữ rành mạch, không kết hợp tiếng Anh và tiếng Việt trong nội dung email.
Giữ giọng điệu nghiêm túc và trang trọng
- Trong cách viết Email gửi thầy cô, viết nội dung email đúng chính tả, tránh sử dụng teencode hay biểu tượng cảm xúc. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thầy cô.
- Sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng, lịch sự trong những yêu cầu hỗ trợ. Điều này giúp thầy cô cảm thấy thoải mái khi giúp bạn giải quyết vấn đề.
Đưa ra hành động
- Đề cập đến hành động tiếp theo bạn mong muốn từ thầy cô, như cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ. Đừng chỉ nêu vấn đề mà không đưa ra hướng dẫn cụ thể. Điều này giúp thầy cô có thể giúp bạn nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kiểm tra và kết thúc email
- Đặt mình vào vị trí của giáo viên và đọc lại nội dung email để đảm bảo hoàn thiện và tránh lỗi sai cơ bản như chấm phẩy câu, lỗi chính tả,…
- Kết thúc email bằng lời chào, lời cảm ơn hoặc lời chúc. Điều này giúp thầy cô cảm thấy thoải mái sau khi đọc email của bạn.
Cách viết email gửi đến thầy cô ấn tượng
Theo dõi và phản hồi
- Thiết lập thông báo để kiểm tra email thường xuyên để không bỏ lỡ phản hồi từ giáo viên.
- Khi nhận được phản hồi, đọc kỹ nội dung và trả lời lại thầy cô bằng một lời cảm ơn.
Với cách viết Email gửi thầy cô trên không chỉ tạo ra một nội dung chất lượng, mang tính đồng nhất mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt và thuận lợi cho thầy cô khi đọc và hỗ trợ bạn.
Một số lưu ý trước khi gửi mail cho thầy cô
Đọc lại toàn bộ nội dung mail vừa viết
Trước khi nhấn nút “Gửi,” hãy dành chút thời gian đọc lại nội dung email của bạn. Việc này không chỉ giúp bạn phát hiện và sửa những lỗi nhỏ mà còn đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác. Cẩn thận và tỉ mỉ là tâm điểm, vì vậy hãy làm điều này như một thói quen.
Đọc lại email dưới quan điểm giáo viên
Đọc lại email từ góc độ của một giáo viên cũng là một bước quan trọng. Mặc dù không cần phải yêu cầu quá chặt chẽ, nhưng hãy đảm bảo rằng yêu cầu của bạn được trình bày một cách ngắn gọn và súc tích. Hiểu rõ góc nhìn của người đọc sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả.
Đừng quên một lời chào
Đừng quên thêm một lời chào ở phần cuối. Sau những đoạn văn mở đầu xuân sẻ và trang trọng, đảm bảo rằng bạn cũng kết thúc email của mình một cách lịch sự và chân thành. Gửi đi một lời cảm ơn và lời chào đến thầy cô là một trong cách viết Email gửi thầy cô rất quan trọng để tạo ấn tượng tích cực.
Lưu ý trước khi gửi email cho thầy cô
Kiểm tra hộp thư sau 1 đến vài ngày gửi thành công
Sau khi gửi thành công email của bạn, hãy kiên nhẫn đợi 1-2 ngày trước khi kiểm tra hộp thư đến. Nếu không nhận được phản hồi, bạn có thể gửi một email nhắc nhở sau khoảng 1 tuần. Điều này giúp tránh tình trạng thầy cô quên hoặc email của bạn “lạc trôi.”
Cần phải xác nhận thư trả lời
Khi nhận được phản hồi, hãy xác nhận việc nhận được thư trả lời. Một cách đơn giản và chuyên nghiệp để làm điều này là trả lời lại email của thầy cô với một lời nhắc nhở hoặc một câu cảm ơn. Việc này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn thể hiện tôn trọng đối với giáo viên.
Trên đây là cách viết Email gửi thầy cô mà HR Insider mong muốn chia sẻ với bạn. Với những hướng dẫn này, bạn có thể tự tin gửi đi một email lịch sự và chuyên nghiệp đến giáo viên của mình. Chúc bạn gặt hái được những phản hồi tích cực và thành công trong việc truyền đạt thông điệp của mình.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
