Bạn lỡ gửi một email thiếu thông tin hoặc gửi nhầm email và muốn thu hồi lại nhưng lại không biết cách? Đừng lo lắng, VietnamWorks HR Insider sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email đã gửi một cách đơn giản, bảo vệ quyền riêng tư của bạn một cách an toàn.
Có thể thu hồi các email khi đã gửi không?
Việc thu hồi email đã gửi có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào từng trường hợp cụ thể. Mỗi ứng dụng email có những tính năng và giới hạn riêng.
Ví dụ, một số ứng dụng cho phép bạn thu hồi email trong một khoảng thời gian nhất định sau khi gửi, nhưng cũng có những ứng dụng không hỗ trợ tính năng này.
Ngoài ra, cài đặt của người nhận cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu người nhận đã đọc email hoặc thiết bị của họ không hỗ trợ tính năng thu hồi, việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn hơn.
Để tránh những rắc rối không đáng có, bạn hãy luôn dành thời gian kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi. Đối với những thông tin quan trọng, bạn hãy cân nhắc sử dụng các hình thức liên lạc khác như gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và an toàn.
Có thể thu hồi các email khi đã gửi không?
Việc thu hồi Email đã gửi có lợi ích gì?
Việc thu hồi email đã gửi giúp bạn có được sự kiểm soát toàn diện:
- Thu Hồi Khi Gửi Nhầm: Thu hồi email giúp bạn giải quyết nhanh chóng tình huống khi gửi nhầm, tránh những hiểu lầm không mong muốn và bảo vệ uy tín của bạn.
- Chỉnh Sửa Mà Không Cần Soạn Lại: Một lợi ích khác của việc thu hồi email là khả năng chỉnh sửa lại email hoàn chỉnh mà không cần phải soạn lại từ đầu. Điều này tiết kiệm thời gian và năng lực sáng tạo của bạn, giúp bạn duy trì sự chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Việc thu hồi Email đã gửi có lợi ích gì?
Cách thu hồi Email đã gửi trên điện thoại
Thu hồi email trên điện thoại là quy trình khá đơn giản, dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Đăng Nhập vào Ứng Dụng Gmail
- Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại của bạn.
- Nhập thông tin tài khoản để đăng nhập vào ứng dụng.
Bước 2: Soạn Tin Nhắn và Gửi
- Chọn biểu tượng “Soạn thư” để bắt đầu viết email.
- Hoàn tất nội dung email của bạn và nhấn “Gửi”.
Bước 3: Sử Dụng Chức Năng Hủy
- Ngay sau khi gửi email, một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện, đi kèm với tùy chọn “Hủy”.
- Lựa chọn “Hủy” sẽ đưa bạn trở lại giao diện soạn thư, tạo cơ hội để điều chỉnh thông tin hoặc nội dung email đã gửi.
- Bạn có thể thực hiện lại các chỉnh sửa cần thiết trước khi quyết định gửi lại hoặc xóa nội dung đã gửi.
Cách thu hồi Email đã gửi trên điện thoại
Với quy trình thu hồi này, việc sửa chữa nhanh chóng lỗi trong email đã gửi trở nên đơn giản và tiện lợi. Đừng quên tận dụng tính năng “Hủy” để duyệt lại và cải thiện nội dung trước khi nó đến tay người nhận.
Xem thêm: Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn
Cách thu hồi Email đã gửi trên máy tính
Dưới đây các bước cách thu hồi Email đã gửi trên máy tính:
Bước 1: Truy Cập Gmail Trên Trình Duyệt
- Mở trình duyệt web mà bạn thường sử dụng trên máy tính.
- Truy cập Gmail và chọn biểu tượng răng cưa để mở menu cài đặt.
Bước 2: Chọn Xem Tất Cả Chế Độ Cài Đặt
- Trong menu, tiếp tục chọn mục “Xem tất cả cài đặt” để mở rộng tùy chọn cấu hình.
Bước 3: Tìm và Chọn Tùy Chọn Hủy Gửi
- Kéo chuột xuống và tìm mục “Hủy gửi”.
- Chọn “Thời gian hủy gửi” để cấu hình khoảng thời gian bạn muốn có để thu hồi email.
Bước 4: Lưu Thay Đổi
- Kéo xuống cuối trang và chọn “Lưu thay đổi” để áp dụng cài đặt mới.
Bước 5: Soạn và Gửi Email
- Bây giờ, bạn có thể soạn một email và nhấn nút “Gửi” như bình thường.
Bước 6: Kiểm Tra và Hủy Gửi
- Sau khi gửi email, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận và có tùy chọn “Hủy” hiển thị.
- Nhấn “Hủy” để kiểm tra lại nội dung email trước khi nó đến tay người nhận.
Cách thu hồi Email đã gửi trên máy tính
Lưu ý rằng tính năng Hủy chỉ hoạt động trong khoảng thời gian bạn đã cài đặt trước đó. Sau thời gian này, mọi email đã gửi thành công sẽ không thể thu hồi được nữa.
Xem thêm: Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất
Cách thu hồi email đã gửi Outlook
Tính năng thu hồi email hiện đã được tích hợp vào nhiều phiên bản Microsoft Outlook, bao gồm Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007. Nhờ đó, người dùng có thể yên tâm hơn khi gửi nhầm thông tin quan trọng.
- Bước 1: Truy cập Microsoft Outlook. Ở thư mục góc trái màn hình, chọn “Sent Items” và nhấp đúp chuột vào email bạn định thu hồi.
- Bước 2: Cửa sổ hiển thị, bấm “Actions” => chọn mục “Recall This Message” tại menu thả xuống.
- Bước 3: Bấm “Delete unread copies and replace with a new message” nếu bạn muốn thu hồi rồi thay thế vào đó một thư mới. Chọn “Delete unread copies of this message” để thu hồi email được gửi đi. Sau khi hoàn thành, bạn có thể chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” để kiểm tra xem email đã được thu hồi thành công hay không.
- Bước 4: Chọn “OK” để hoàn tất.
Cách thu hồi email đã gửi Outlook
Những lưu ý khi thu hồi Email đã gửi
Quá trình thu hồi Email đã gửi không phải lúc nào cũng đảm bảo thành công. Để tăng xác suất thu hồi thành công và không phát sinh thêm rủi ro gì, bạn cần chú ý đến những điểm sau đây:
Email đã được người nhận mở ra đọc
Nếu người nhận đã mở và đọc email của bạn trước khi bạn thực hiện thao tác thu hồi, quá trình này chỉ có thể xóa khỏi hộp thư của bạn mà không ảnh hưởng đến hộp thư của họ. Như vậy, việc thu hồi email tại thời điểm này trở nên không khả thi.
Email nằm trong thư mục “Công khai”
Nếu email của bạn nằm trong thư mục công khai, tức là đã được gửi đến nhiều người cùng một lúc, việc thu hồi trở nên khó khăn. Ngay cả khi người nhận chưa đọc email, những người khác trong danh sách cc và bcc đã mở nó, làm cho việc thu hồi trở nên không thể.
Những lưu ý khi thu hồi Email đã gửi
Gửi email đến hệ thống khác
Nếu bạn gửi email từ Gmail đến các hệ thống email khác như Yahoo, Outlook, tính năng thu hồi sẽ không có hiệu lực. Tính năng này chỉ hoạt động nội bộ trong hệ thống Gmail của Google.
Thời gian thu hồi email thường bị giới hạn
Thời gian để thu hồi email thường bị giới hạn và thường là rất ngắn. Mặc định, Gmail cho phép sử dụng tính năng Hoàn tác trong vòng 5 giây. Bạn có thể tăng thời gian này lên để có thêm cơ hội hủy email của mình, với các lựa chọn thời gian khác như 10, 20 và 30 giây. Thời gian 30 giây thường được khuyến khích và sử dụng phổ biến nhất.
Xem thêm: Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng
Một số trường hợp không thể thu hồi email đã gửi
Việc thu hồi email thành công thường phụ thuộc vào thời gian bạn thực hiện yêu cầu. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ mà email không thể được thu hồi:
- Email đã được mở: Nếu email đã được mở, việc nhấn Hủy gửi chỉ có tác dụng xóa thư khỏi hộp thư đi, còn bản sao đã được gửi đến người nhận vẫn sẽ được lưu trữ.
- Email nằm trong thư mục công khai: Khi bạn gửi email đến nhiều người, việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn hơn. Ngay cả khi người nhận chính chưa đọc, những người nhận CC hoặc BCC có thể đã mở email, nên bạn không thể thu hồi email đã gửi.
- Gửi email đến hệ thống khác ngoài Gmail: Tính năng thu hồi email của Gmail chỉ giới hạn trong phạm vi hệ thống của Google. Vì vậy, bạn không thể sử dụng tính năng này để thu hồi email đã gửi đến các địa chỉ khác như Yahoo hay Outlook.
- Email di chuyển theo tính năng filter: Email đã gửi không thể rút lại nếu người nhận đã mở hoặc hệ thống tự động phân loại vào thư mục khác.
Các tính năng hữu ích trong Email
Ngoài tính năng thu hồi email, dịch vụ email hiện đại còn cung cấp nhiều công cụ hữu ích khác giúp bạn quản lý và gửi email hiệu quả hơn. Để tối ưu hóa việc sử dụng email, bạn có thể khám phá thêm những tính năng như:
- Chức năng gợi ý hoàn thành: Dựa trên lịch sử gửi email của bạn, hệ thống sẽ tự động đề xuất các tiêu đề và nội dung phù hợp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả nhất.
- Hẹn lịch gửi: Bạn có thể lên lịch gửi email trước để gửi đi đúng thời điểm bạn mong muốn, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác và khách hàng.
- Gửi mã bảo mật: Để tăng cường bảo mật thông tin, người dùng có thể yêu cầu gửi mã xác thực một lần (OTP) qua email. Mã OTP này sẽ giúp đảm bảo chỉ có người nhận được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin cần bảo mật.
- Quản lý hộp thư đến thông minh: Tận dụng tối đa các tính năng của hộp thư như phân loại, lọc và đánh dấu để sắp xếp thông tin một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và xử lý email.
- Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Một chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin cá nhân và vị trí sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp qua email.
Các tính năng hữu ích trong Email
Câu hỏi thường gặp khi thu hồi Email đã gửi
Vẫn không ít người tò mò và đặt ra những thắc mắc khác về cách thu hồi Email đã gửi, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:
Cách thu hồi email đã gửi sau 1 ngày?
Hiện tại, khả năng thu hồi email đã gửi trong Gmail trên máy tính là trong khoảng thời gian tối đa là 30 giây và trên điện thoại là 5 giây. Do đó, việc thu hồi email sau 1 ngày là không thực hiện được. Điều này đặt ra một yêu cầu cẩn thận khi gửi email, đặc biệt là khi cần sửa chữa thông tin hay nội dung trước khi gửi đi.
Xóa email đã gửi thì người nhận có nhận được không?
Khi bạn xóa một email đã gửi từ hộp thư của bạn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư của bạn. Tuy nhiên, quan trọng là người nhận sẽ vẫn nhận được email nếu họ đã mở và đọc nó trước khi bạn thực hiện thao tác xóa. Điều này chỉ ảnh hưởng đến hộp thư của bạn và không có tác động đến hộp thư của người nhận.
Việc này đặt ra một cảnh báo về tính chặt chẽ khi xóa email và việc kiểm tra kỹ trước khi thực hiện thao tác này là quan trọng để tránh những hiểu lầm không mong muốn.
Làm sao để thu hồi email đã gửi lâu trên điện thoại?
Tính năng thu hồi email trên Gmail hiện chỉ hỗ trợ trong thời gian giới hạn: 30 giây trên máy tính và 5 giây trên điện thoại. Vì thế, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi trên điện thoại quá thời gian trên.
Như vậy, HR Insider đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng và cách thu hồi email đã gửi một cách hiệu quả. Hãy áp dụng ngay để tránh những rủi ro không mong muốn khi gửi email. Và đừng quên chia sẻ bí quyết này với bạn bè của bạn!
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Phê La tuyển dụng, Juno tuyển dụng, Olam tuyển dụng, tuyển dụng Unilever, Công ty Masan tuyển dụng, tuyển dụng Mixue, CP tuyển dụng và ABC Bakery tuyển dụng.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
