Việc thu hồi Email đã gửi có lợi ích gì?
Việc thu hồi email đã gửi giúp bạn có được sự kiểm soát toàn diện:
- Thu Hồi Khi Gửi Nhầm: Thu hồi email giúp bạn giải quyết nhanh chóng tình huống khi gửi nhầm, tránh những hiểu lầm không mong muốn và bảo vệ uy tín của bạn.
- Chỉnh Sửa Mà Không Cần Soạn Lại: Một lợi ích khác của việc thu hồi email là khả năng chỉnh sửa lại email hoàn chỉnh mà không cần phải soạn lại từ đầu. Điều này tiết kiệm thời gian và năng lực sáng tạo của bạn, giúp bạn duy trì sự chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Cách thu hồi Email đã gửi trên điện thoại
Thu hồi email trên điện thoại là quy trình khá đơn giản, dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Đăng Nhập vào Ứng Dụng Gmail
- Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại của bạn.
- Nhập thông tin tài khoản để đăng nhập vào ứng dụng.
Bước 2: Soạn Tin Nhắn và Gửi
- Chọn biểu tượng “Soạn thư” để bắt đầu viết email.
- Hoàn tất nội dung email của bạn và nhấn “Gửi.”
Bước 3: Sử Dụng Chức Năng Hủy
- Ngay sau khi gửi email, một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện, đi kèm với tùy chọn “Hủy.”
- Lựa chọn “Hủy” sẽ đưa bạn trở lại giao diện soạn thư, tạo cơ hội để điều chỉnh thông tin hoặc nội dung email đã gửi.
- Bạn có thể thực hiện lại các chỉnh sửa cần thiết trước khi quyết định gửi lại hoặc xóa nội dung đã gửi.
Với quy trình thu hồi này, việc sửa chữa nhanh chóng lỗi trong email đã gửi trở nên đơn giản và tiện lợi. Đừng quên tận dụng tính năng “Hủy” để duyệt lại và cải thiện nội dung trước khi nó đến tay người nhận.
Xem thêm >> Cách viết Email chuyên nghiệp ấn tượng dành cho bạn
Cách thu hồi Email đã gửi trên máy tính
Dưới đây các bước cách thu hồi Email đã gửi trên máy tính:
Bước 1: Truy Cập Gmail Trên Trình Duyệt
- Mở trình duyệt web mà bạn thường sử dụng trên máy tính.
- Truy cập Gmail và chọn biểu tượng răng cưa để mở menu cài đặt.
Bước 2: Chọn Xem Tất Cả Chế Độ Cài Đặt
- Trong menu, tiếp tục chọn mục “Xem tất cả cài đặt” để mở rộng tùy chọn cấu hình.
Bước 3: Tìm và Chọn Tùy Chọn Hủy Gửi
- Kéo chuột xuống và tìm mục “Hủy gửi.”
- Chọn “Thời gian hủy gửi” để cấu hình khoảng thời gian bạn muốn có để thu hồi email.
Bước 4: Lưu Thay Đổi
- Kéo xuống cuối trang và chọn “Lưu thay đổi” để áp dụng cài đặt mới.
Bước 5: Soạn và Gửi Email
- Bây giờ, bạn có thể soạn một email và nhấn nút “Gửi” như bình thường.
Bước 6: Kiểm Tra và Hủy Gửi
- Sau khi gửi email, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận và có tùy chọn “Hủy” hiển thị.
- Nhấn “Hủy” để kiểm tra lại nội dung email trước khi nó đến tay người nhận.
Lưu ý rằng tính năng Hủy chỉ hoạt động trong khoảng thời gian bạn đã cài đặt trước đó. Sau thời gian này, mọi email đã gửi thành công sẽ không thể thu hồi được nữa.
Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất
Những lưu ý khi thu hồi Email đã gửi
Quá trình thu hồi Email đã gửi không phải lúc nào cũng đảm bảo thành công. Để tăng xác suất thu hồi thành công và không phát sinh thêm rủi ro gì, bạn cần chú ý đến những điểm sau đây:
Email đã được người nhận mở ra đọc
Nếu người nhận đã mở và đọc email của bạn trước khi bạn thực hiện thao tác thu hồi, quá trình này chỉ có thể xóa khỏi hộp thư của bạn mà không ảnh hưởng đến hộp thư của họ. Như vậy, việc thu hồi email tại thời điểm này trở nên không khả thi.
Email nằm trong thư mục “Công khai”
Nếu email của bạn nằm trong thư mục công khai, tức là đã được gửi đến nhiều người cùng một lúc, việc thu hồi trở nên khó khăn. Ngay cả khi người nhận chưa đọc email, những người khác trong danh sách cc và bcc đã mở nó, làm cho việc thu hồi trở nên không thể.
Gửi email đến hệ thống khác
Nếu bạn gửi email từ Gmail đến các hệ thống email khác như Yahoo, Outlook, tính năng thu hồi sẽ không có hiệu lực. Tính năng này chỉ hoạt động nội bộ trong hệ thống Gmail của Google.
Thời gian thu hồi email thường bị giới hạn
Thời gian để thu hồi email thường bị giới hạn và thường là rất ngắn. Mặc định, Gmail cho phép sử dụng tính năng Hoàn tác trong vòng 5 giây. Bạn có thể tăng thời gian này lên để có thêm cơ hội hủy email của mình, với các lựa chọn thời gian khác như 10, 20, và 30 giây. Thời gian 30 giây thường được khuyến khích và sử dụng phổ biến nhất.
Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng
Câu hỏi thường gặp khi thu hồi Email đã gửi
Vẫn không ít người tò mò và đặt ra những thắc mắc khác về cách thu hồi Email đã gửi, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:
Cách thu hồi email đã gửi sau 1 ngày?
Hiện tại, khả năng thu hồi email đã gửi trong Gmail trên máy tính là trong khoảng thời gian tối đa là 30 giây và trên điện thoại là 5 giây. Do đó, việc thu hồi email sau 1 ngày là không thực hiện được. Điều này đặt ra một yêu cầu cẩn thận khi gửi email, đặc biệt là khi cần sửa chữa thông tin hay nội dung trước khi gửi đi.
Xóa email đã gửi thì người nhận có nhận được không?
Khi bạn xóa một email đã gửi từ hộp thư của bạn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư của bạn. Tuy nhiên, quan trọng là người nhận sẽ vẫn nhận được email nếu họ đã mở và đọc nó trước khi bạn thực hiện thao tác xóa. Điều này chỉ ảnh hưởng đến hộp thư của bạn và không có tác động đến hộp thư của người nhận. Việc này đặt ra một cảnh báo về tính chặt chẽ khi xóa email, và việc kiểm tra kỹ trước khi thực hiện thao tác này là quan trọng để tránh những hiểu lầm không mong muốn.
Như vậy, HR Insider đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng và cách thu hồi email đã gửi một cách hiệu quả. Hãy áp dụng ngay để tránh những rủi ro không mong muốn khi gửi email. Và đừng quên chia sẻ bí quyết này với bạn bè của bạn!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
