Excel ngày càng trở thành công cụ tính toán và thống kê phổ biến nhất trong thời đại hiện nay. Khi đã tạo ra một bảng tính hữu ích, việc quan trọng tiếp theo là lưu file để dễ dàng truy cập, chỉnh sửa trong tương lai, cũng như chia sẻ thông tin với bạn bè và đồng nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lưu Excel nhanh chóng và tiện lợi nhất có thể.
Sự quan trọng của việc lưu file excel
Việc lưu file Excel đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc với dữ liệu và thông tin trong môi trường văn phòng, doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là một số lý do cho sự quan trọng của cách lưu excel:
- Bảo lưu dữ liệu: Lưu trữ file Excel giúp bảo lưu thông tin và công việc của bạn. Nếu máy tính hoặc phần mềm Excel bị sự cố, việc lưu trữ dữ liệu trên file sẽ giúp bạn khôi phục lại công việc mà không mất thông tin quan trọng.
- Chia sẻ thông tin: File Excel có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, USB, hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hay Dropbox. Việc lưu file giúp bạn chia sẻ thông tin một cách thuận tiện và hiệu quả.
Lưu file Excel giúp bảo lưu dữ liệu
- Sao lưu và khôi phục: Lưu trữ các phiên bản khác nhau của file Excel là một phương tiện hiệu quả để sao lưu dữ liệu. Trong trường hợp có sự cố, bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó của file để không mất dữ liệu quan trọng.
- Đảm bảo tính nhất quán và chính xác: Lưu file thường xuyên giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu. Bạn có thể tránh được việc mất thông tin do sự cố không mong muốn.
- Điều chỉnh và thay đổi: Lưu file Excel cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh và thay đổi mà không lo lắng về việc mất dữ liệu. Nếu bạn cần quay lại phiên bản trước đó, bạn có thể làm điều đó dễ dàng từ file đã lưu.
- Quản lý phiên làm việc: Việc lưu file giúp bạn quản lý công việc và phiên làm việc. Bạn có thể tạo các phiên bản khác nhau của file để theo dõi sự tiến triển và đối chiếu thông tin.
- Tuân thủ quy tắc an toàn thông tin: Lưu trữ file theo các quy tắc và biện pháp an toàn thông tin giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không bị mất mát hoặc rơi vào tay không có quyền truy cập.
Tóm lại, việc lưu file Excel không chỉ là một bước quan trọng để bảo vệ dữ liệu mà còn giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý thông tin.
Hướng dẫn cách lưu excel excel trên máy tính
Có nhiều cách để bạn có thể thực hiện việc lưu file excel. Cùng tìm hiểu chi tiết về các cách lưu excel sau đây, giúp bạn lưu file một cách nhanh chóng và gọn lẹ.
THẢ GA HỌC E-LEARNING MIỄN PHÍ
Cách lưu Excel bằng Save, Save As
Lưu file Excel có thể thực hiện thông qua hai tùy chọn chính là “Save” (Lưu) và “Save As” (Lưu thành). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách cách lưu excel cho cả hai tùy chọn này:
Save
- Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn lưu.
- Bước 2: Nếu đây là lần đầu bạn lưu file hoặc nếu bạn muốn lưu file với một tên mới hoặc định dạng khác, bạn có thể sử dụng “Save As” (Lưu thành) thay vì “Save” (Lưu).
- Bước 3: Nếu bạn sử dụng “Save” (Lưu), nhấn tổ hợp phím `Ctrl + S` hoặc chọn `File` -> `Save`.
- Bước 4: Nếu bạn đã lưu file trước đó, các thay đổi sẽ được lưu lại vào file hiện tại mà không yêu cầu bạn nhập tên file mới.
Lưu ý: Nếu bạn chưa lưu file trước đó, Excel có thể hiển thị hộp thoại “Save As” (Lưu thành) để bạn chọn nơi lưu và nhập tên file.
Cách lưu Excel bằng Save
Save As
- Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn lưu.
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím `F12` hoặc chọn `File` -> `Save As`.
- Bước 3: Chọn vị trí (thư mục) mà bạn muốn lưu file.
- Bước 4: Nhập tên mới cho file nếu bạn muốn thay đổi tên.
- Bước 5: Chọn định dạng lưu file, ví dụ như “Excel Workbook (*.xlsx)”.
- Bước 6: Nhấn nút “Save” (Lưu) để hoàn tất quá trình lưu file.
Lưu ý rằng “Save As” (Lưu thành) thường được sử dụng khi bạn muốn tạo một bản sao mới của file hoặc lưu file với tên hoặc định dạng khác mà không làm thay đổi file gốc.
Cách lưu Excel bằng Save As
Cách dùng tổ hợp phím để lưu file Excel
Để lưu file Excel sử dụng tổ hợp phím tắt trên bàn phím, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file và kích hoạt tính năng Save. Nếu bạn muốn sử dụng Save As, thay vì Ctrl + S, hãy nhấn tổ hợp phím F12.
- Bước 2: Sau khi thực hiện tổ hợp phím, bạn có thể đặt tên cho file tại ô “File name” và nhấn Enter hoặc nút “Save” để hoàn tất quá trình lưu.
Lưu ý rằng việc sử dụng tổ hợp phím giúp tăng tốc quá trình lưu file và làm việc hiệu quả.
Cách lưu excel bằng OneDrive
Nếu bạn muốn lưu file Excel trực tiếp lên OneDrive, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Bật tính năng “Auto Save” bằng cách chọn tùy chọn “On” tại mục “Auto Save” ở phía trên cùng của file Excel, trên thanh công cụ.
- Bước 2: Nhấn vào biểu tượng OneDrive để xác nhận và sử dụng tài khoản Microsoft để đăng nhập hoặc sử dụng tài khoản có sẵn.
Với cách này, bạn có thể lưu trữ bảng tính trực tiếp trên OneDrive, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính cá nhân và dễ dàng chia sẻ bảng tính với người khác.
Lưu file Excel dạng PDF
Để chuyển đổi và lưu file Excel dưới định dạng PDF, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Trước tiên, truy cập tab “File” trên thanh công cụ Excel.
- Bước 2: Chọn “Save As” trong cột bên trái của cửa sổ.
- Bước 3: Nhấn vào nút “Browse” để chọn vị trí lưu file mới.
- Bước 4: Trong cửa sổ “Save As”, chọn định dạng “PDF” trong ô “Save as type”.
- Bước 5: Đặt tên cho file mới nếu cần thiết.
- Bước 6: Nhấn nút “Save” để lưu file Excel dưới định dạng PDF.
Việc này sẽ chuyển đổi bảng tính Excel thành một tệp PDF, giúp bạn chia sẻ thông tin mà không muốn người khác có khả năng chỉnh sửa dữ liệu. Định dạng PDF thường được sử dụng để bảo vệ tính nhất quán của nội dung khi chia sẻ.
Lưu file Excel dạng PDF
Sử dụng tính năng Auto Recovery
Tính năng AutoRecovery trong Excel giúp tự động lưu trữ phiên bản dự phòng của bảng tính của bạn định kỳ, giúp ngăn chặn mất dữ liệu trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc Excel bị đóng đột ngột. Dưới đây là cách sử dụng tính năng AutoRecovery để lưu file Excel:
Bước 1. Mở Excel và bảng tính bạn muốn làm việc.
Bước 2: Kiểm tra xem tính năng AutoRecovery có được kích hoạt hay không:
- Chọn tab “File” trên thanh menu.
- Chọn “Options” (Tùy chọn) ở cuối danh sách.
- Chọn “Save” (Lưu) trong danh sách bên trái.
- Kiểm tra ô “Save AutoRecover information every” (Lưu thông tin AutoRecover mỗi) và xác định khoảng thời gian giữa các lần lưu (thường là mỗi 10 phút).
- Đảm bảo rằng ô “Keep the last AutoRecovered version if I close without saving” (Giữ phiên bản AutoRecovered cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu) được kích hoạt nếu bạn muốn giữ lại phiên bản cuối cùng khi đóng file mà không lưu.
Bước 3: Đặt địa điểm lưu trữ AutoRecover File:
- Trong cùng cửa sổ “Excel Options,” chọn “Save” (Lưu). Xác định “AutoRecover file location” (Địa điểm lưu trữ AutoRecover) để quy định nơi lưu trữ các tệp AutoRecover.
Bước 4. Làm việc trên bảng tính của bạn như thường lệ. Tính năng AutoRecovery sẽ tự động lưu phiên bản dự phòng theo khoảng thời gian đã thiết lập.
Bước 5: Trong trường hợp sự cố hoặc đóng Excel đột ngột, khi bạn mở lại Excel, nó sẽ cung cấp thông báo và cơ hội để khôi phục phiên bản đã lưu của bảng tính.**
Lưu ý rằng tính năng AutoRecovery giúp bảo vệ dữ liệu của bạn, nhưng không thay thế cho quá trình lưu file thường xuyên bằng cách sử dụng chức năng “Save” hoặc “Save As.”
Sử dụng tính năng Auto Recovery để lưu file excel
Hướng dẫn cách lưu excel trên MacBook
MacBook có một số khác biệt so với các dòng máy khác, tuy nhiên, bạn vẫn có thể lưu file Excel theo các bước sau:
- Bước 1: Trong bảng tính Excel, tại file bạn muốn lưu, bạn có thể chọn “Save As” hoặc nhấn tổ hợp phím Command + S để thực hiện lệnh lưu.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vị trí lưu file, đặt tên cho file và nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình lưu.
Hướng dẫn cách lưu excel trên MacBook
Cách lưu excel trên điện thoại nhanh
Để lưu một file Excel trên điện thoại, bạn có thể sử dụng các tính năng Save và Save As tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn cách lưu excel chi tiết cho cả hai phương pháp:
Lưu file excel trên điện thoại với Save
Trên ứng dụng Excel (Microsoft Excel hoặc ứng dụng tương tự):
Bước 1: Mở file Excel:
- Mở ứng dụng Excel trên điện thoại của bạn.
- Chọn file Excel mà bạn muốn lưu.
Bước 2: Lưu file:
- Nếu bạn đã thực hiện thay đổi, ứng dụng sẽ thường xuyên nhắc bạn lưu file khi bạn thoát ra hoặc đóng ứng dụng.
- Nếu không có thông báo, bạn có thể nhấn vào biểu tượng “Save” hoặc “Lưu” (thường là biểu tượng đĩa mềm hoặc biểu tượng dấu chấm ba).
Bước 3: Đặt tên và lưu:
- Nếu là lần đầu lưu, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu.
- Nếu đã lưu trước đó, ứng dụng sẽ tự động lưu lại mà không cần xác nhận tên và vị trí.
Lưu file excel trên điện thoại với Save As
Trên ứng dụng Excel (Microsoft Excel hoặc ứng dụng tương tự):
Bước 1: Mở file Excel
- Mở ứng dụng Excel trên điện thoại của bạn.
- Chọn file Excel mà bạn muốn lưu.
Bước 2: Lưu file với tên mới hoặc vị trí mới
- Nhấn vào biểu tượng “Save As” hoặc “Lưu như” (thường là biểu tượng đĩa mềm có chữ “As”).
- Chọn nơi bạn muốn lưu file (nếu muốn lưu ở vị trí khác).
- Đặt tên mới cho file nếu bạn muốn lưu với một tên khác.
Bước 3: Xác nhận và lưu
- Bạn có thể được yêu cầu xác nhận quyết định lưu file với tên và vị trí mới.
- Nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình.
Lưu ý rằng các bước có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của ứng dụng Excel bạn đang sử dụng trên điện thoại.
Lưu file excel trên điện thoại nhanh chóng
Sử dụng những tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn làm tăng sự hiệu quả trong quá trình làm việc với file Excel trên điện thoại. Hãy nhớ thực hiện cách lưu excel đều đặn để tránh mất dữ liệu quan trọng và đảm bảo rằng bạn luôn có phiên bản mới nhất của công việc của mình. Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức và chủ động trong quá trình làm việc với dữ liệu trên thiết bị di động của mình.
Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: Thế Giới Di Động tuyển dụng, MWG tuyển dụng, Xanh SM Bike tuyển dụng, 24h tuyển dụng, Công ty LEGO tuyển dụng, TAM SƠN tuyển dụng, Vietjet Air tuyển dụng và CC1 tuyển dụng.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
