Các nguyên tắc giúp cho buổi họp online trở nên “dễ thở” hơn với tất cả mọi người

Hãy thừa nhận đi, hầu hết tất cả các buổi họp đều vô nghĩa vì chẳng ai thật sự đang tập trung lắng nghe cả. Khi họp trong cùng một phòng, chúng ta có thể “giả vờ” tham gia bằng những ánh mắt nhìn một cách gượng ép. Những người tham dự cuộc họp cảm thấy rằng họ phải có bổn phận mình đang thật sự quan tâm (ngay cả khi họ chỉ đang nhìn chằm chằm vào cái điện thoại di động). Trong những trường hợp như vậy, bạn nên bắt đầu tìm ra phương pháp giải quyết bằng cách: tạo sự hứng khởi tình nguyện. Nói cách khác, bạn nên tổ chức một môi trường họp sao cho ai ai cũng đều thật sự có hứng thú.

Có bốn lí do chính để tổ chức một buổi họp: để tạo sự ảnh hưởng, để ra quyết định, để giải quyết vấn đề, hoặc để củng cố mối quan hệ. Vì cả bốn lí do trên đều là chủ động, nên người tham gia bị động trong các buổi họp sẽ không thật sự tham gia một cách hiệu quả. Điều kiện tiên quyết cho một buổi họp thành công – dù là online hay tại nơi làm việc, chính là sự tình nguyện tham gia của tất cả mọi người.

Trong một nghiên cứu nhằm hiểu hơn về lí do tại sao việc họp online lại khiến cho mọi người vô cùng chán nản – kết quả đã tìm ra được năm nguyên tắc có thể giúp “vực dậy” các buổi họp online trở nên tốt hơn. Trong nghiên cứu, 200 người tham gia ngồi trực diện với nhau trong 200 môi trường trải nghiệm online khác nhau. Khi những nguyên lí này được áp dụng, 86% người tham gia cho rằng họ cảm thấy mình có hứng thú tham gia cao hoặc cao hơn so với trong các buổi họp mặt-đối-mặt. Và giờ những nguyên lí này đã được áp dụng cho hơn 15.000 người tham dự buổi họp.

Đây là cách nó hoạt động.

Hãy lấy ví dụ Hoàng – một quản lý cấp trung, người chuẩn bị thuyết trình trong một cuộc họp online 15 phút với sự tham gia của 16 đồng nghiệp rải rác từ bắc cho đến nam. Mục đích của hoàng là thuyết phục họ tìm ra các phương án bán hàng từ vốn đầu tư ở mỗi vùng miền của họ, sau đó hợp tác để thực hiện dự án đó. Để tránh bài thuyết trình quá dài dòng đồng thời gây hứng thú cho cả nhóm, hoàng lên kế hoạch sử dụng 18 trang slide. Đây là những nguyên tắc mà hoàng áp dụng.

1. Nguyên tắc 60 giây

Đầu tiên, không bao giờ “lôi kéo” người tham gia vào giải quyết vấn đề nếu họ chưa thật sự “cảm” về vấn đề đó. Hãy làm một điều gì đó vào 60 giây đầu tiên nhằm cho họ cảm giác được trải nghiệm nó.

Bạn có thể chia sẻ những số liệu thống kê gây sốc hay mang tính “khích tướng”, những chuyện vặt bên lề, hay những suy diễn đầy kịch tính nhằm quan trọng hóa vấn đề. Ví dụ, hoàng có thể tiết lộ một thống kê cho thấy rằng đối thủ cạnh tranh đang chốt hạ được một thương vụ với quy mô “khủng”, nhằm kích thích ý chí muốn chiến đấu của nhóm họp ngay lúc này. Hoàng có thể kể một câu chuyện ngoài lề rằng đang có một khách hàng vô cùng tức giận và quyết định ngừng mua hàng bởi vì công ty đã không thể cung cấp hỗ trợ chi phí. Hoặc, hoàng có thể thu hút sự hứng thú bằng cách tạo một suy diễn rằng: cá voi kiếm ăn xa bờ sẽ hiệu quả hơn là chỉ vây quanh một đàn nhuyễn thể rồi sau đó thay phiên nhau ngốn hết đống thức ăn đó.

Tóm lại, không cần biết bạn dùng thủ thuật nào, mục đích cuối cùng chính là khiến cho mọi người đồng cảm và hiểu vấn đề trước khi bắt tay vào giải quyết nó.

2. Nguyên tắc trách nhiệm

Khi một người bước vào một khung cảnh xã hội, họ sẽ ngầm hành động để xác định được vai trò của mình là gì. Ví dụ, khi bước chân vào rạp chiếu phim, bạn sẽ tự giác xác định vai trò của mình là một người xem – bạn ở đó là để được giải trí. Khi ở phòng gym, bạn là một người vận động – bạn ở đó là để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất ở các buổi họp online, chính là cho phép người tham dự tự ý xác định vai trò là một người quan sát.

Có rất nhiều người vui vẻ chấp nhận vai trò là người quan sát này của mình khi họ được mời tham dự buổi họp. Để có thể dập tắt ngay ý định ngầm này, hãy tạo ra một môi trường sao cho mọi người đều chia sẻ chung một trách nhiệm trước khi bạn bắt đầu thuyết trình. Đừng nói rằng: “ok, tôi muốn đây là một buổi giao lưu nói chuyện, chứ không phải là một buổi thuyết giảng. Tôi cần sự tham gia của tất cả mọi người”. Chỉ nói mà không làm thì chỉ công cốc mà thôi. Thay vào đó, hãy giao cho mọi người mọi nhiệm vụ có ý nghĩa nào đó.

Đây là lúc tốt nhất để sử dụng nguyên tắc tiếp theo.

3. Nguyên tắc không trốn tránh

Nghiên cứu cho thấy rằng, một người có đang dấu hiệu bị đau tim trên tàu điện ngầm thường ít nhận được sự giúp đỡ từ người khác hơn là trên xe lửa. Các nhà tâm lý xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu ai cũng có trách nhiệm, thì sẽ chẳng ai cảm thấy mình có trách nhiệm cả. Hãy tránh cho điều này đừng xảy ra tại các buổi họp của mình, bằng cách giao cho mỗi người từng nhiệm vụ sao cho họ có thể tích cực tham gia và không trốn tránh. Xác định một vấn đề để giải quyết một cách nhanh chóng, phân nhóm từ hai đến ba người (tối đa). Cung cấp cho mỗi người một phương tiện để giao tiếp với người khác (họp video, phòng thảo luận, trao đổi qua tin nhắn, chia nhóm nhỏ,…). Cho họ một khoảng thời gian giới hạn để đảm nhận những nhiệm vụ có kết cấu và ngắn gọn.

Ví dụ, trong vòng 3 phút hoàng có thể diễn đạt như sau: “slide tiếp theo sẽ cho thấy người cùng nhóm với bạn là ai. Thời gian là 2 phút, trong nhóm riêng của mình, hãy kể về một sự nuối tiếc chung nào đó: một đối tác bạn tin rằng bạn đã có thể thương lượng giá cao hơn nếu chúng ta phối hợp với nhau tốt hơn trong 12 tháng vừa qua”. Kế tiếp, hoàng có thể yêu cầu mọi người đánh máy câu trả lời vào thanh công cụ chat, hoặc có thể gọi cho một – hai người để chia sẻ ví dụ của họ qua điện thoại chẳng hạn.

4. Nguyên tắc MVP

Chẳng gì chán nản hơn việc mọi người phải xem hết slide này qua slide khác với những số liệu thống kê dài đằng đẵng và gây rối trí cả. Không cần biết các con số được nhóm một cách khéo léo hay phức tạp đến mức độ nào; nhưng nếu mục đích của bạn là thu hút sự chú ý, bạn cần phải biết kết hợp giữa thông tin và ví dụ minh họa. Đó gọi là nguyên tắc mvp (minimum viable powerpoint – trình chiếu khả dụng tối thiểu). Nói cách khác, hãy chọn mức thấp nhất số lượng thông tin mà bạn muốn cung cấp, và thu hút mọi người dõi theo chúng. Đừng thêm bất kì một slide nào nữa.

Một lợi ích khác của nguyên tắc này, chính là nó khiến cho bạn thu hút sự chú ý từ những người tham dự cuộc họp. Nếu có quá nhiều slide, bạn sẽ cảm thấy như mình đang cố “gồng sức” để nói cho hết số slide đó vậy. Nếu hoàng có 18 phút để hoàn thành bài thuyết trình, thì 15 slide đã là quá nhiều. Hoàng chỉ nên diễn giải tình hình của anh trong một đến hai slide, và sau đó sử dụng thêm những slide khác để hoàn thành nhiệm vụ được đề ra từ các nguyên tắc đã kể trên.

5. Nguyên tắc 5 phút

Không bao giờ được đi quá 5 phút khi một vấn đề khác chưa được đưa ra để giải quyết. Những người tham dự cuộc họp luôn bị phân tâm bởi vô số các yếu tố khác nhau. Nếu bạn không duy trì được sự lôi cuốn xuyên suốt cuộc họp, họ sẽ quay về lại với vai trò là một người quan sát – và sẽ thật khó biết bao để có thể mang họ về với thực tại.

Trong 15 phút thuyết trình, hoàng nên có từ hai đến ba hoạt động thu hút sự tham gia – và những hoạt động đó phải ngắn gọn, rành mạch và có ý nghĩa nhất định. Ví dụ, raul có thể kết thúc bài thuyết trình của mình với một danh sách những sự lựa chọn khác nhau theo đơn vị nhóm, sau đó phát cho họ một tờ phiếu/bình chọn để quyết định xem ý kiến của nhóm nào sẽ được bắt đầu thực hiện.

Sự thật là những nguyên tắc này hoàn toàn là bản năng thứ hai, tức là những kỹ năng được mài giũa trong thời gian dài dần hình thành thói quen cho bản thân – bất kể bạn đang tổ chức một cuộc họp online, hay là một buổi họp thông thường đi chăng nữa. Và với công nghệ tân tiến như hiện nay, việc dẫn dắt một buổi họp online thì không hề đơn giản; vì dường như mọi người đang ở tâm thế “xa mặt” thì “cách lòng” vậy. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng năm nguyên tắc kể trên, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng cải thiện năng suất và hiệu quả của các buổi họp online đấy!

>>Xem thêm:  Những “tuyệt chiêu” lãnh đạo của CEO Alibaba – Daniel Zhang

— HR Insider / Theo business —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam